Den här guiden handlar om avtalsfakturering och dess servicekorgar, du lär dig hur man lägger till produkter och kunder i servicekorgen samt hur man skapar fakturor. Guiden innehåller steg-för-steg instruktioner för att skapa, hantera och fakturera servicekorgar samt vanliga frågor relaterade till denna process.

INNEHÅLL

• Ny servicekorg
• Hantera servicekorg
  • Lägga till produkt i servicekorg
  • Lägga till kund i servicekorg
  • Kundspecifik produktfakturering 
  • Skapa fakturor
  • Inställningar för servicekorg
  • Försäljnings- och kassaflödesprognos
• Vanliga frågor

Med avtalsfakturering kan återkommande fakturering hanteras på ett mångsidigt sätt. Avtalsfakturering gör det möjligt att fakturera massvis återkommande önskade kunder och produkter. Sektionen kan användas för att hantera exempelvis hyresfakturering och företagsservicefakturering. 

Servicekorgen är en central del av avtalsfaktureringen. Under faktureringsperioden kan produkter och kunder läggas till och tas bort från servicekorgen. Genom den manuella faktureringsvyn för avtalsfakturering kan fakturor inte skapas för det förflutna. Om servicekorgen samt dess kunder och produkter är inställda att börja i det förflutna och automatisk skapande av material är aktiverat och moms-låsning inte är aktiv, skapas fakturorna automatiskt även för det förflutna. Fakturorna skapas under nästa nattens automatiska körning. 

Försäljning > Fakturering > Avtalsfakturering

Servicekorgens status: Du kan söka efter önskade korgar baserat på deras status. Aktiva servicekorgar är i aktiv status. Om faktureringen för servicekorgen redan har avslutats, är den i avslutad status. Faktureringen för servicekorgar i väntande status har ännu inte börjat.

Innehåller produkt: Du kan söka efter de servicekorgar där den specifika produkten har använts.

Innehåller kund: Du kan söka efter de servicekorgar där den specifika kunden har använts. 

Tilldelad säljare: Du kan söka efter de servicekorgar där den specifika säljaren har använts.

Fakturans valuta: Du kan söka efter fakturor med den valda valutan.

Spara som Excel-fil: Excel-filen innehåller en lista över kunder och produkter i servicekorgar. Observera att tomma servicekorgar inte exporteras till Excel.

Ny servicekorg

En ny servicekorg skapas genom att trycka på "Skana ny servicekorg" -knappen.

Namn: Namnet på servicekorgen, använd ett beskrivande namn.
Faktureringsperioder från: Startdatum för faktureringsperioden. Med en servicekorg kan fakturor skapas för samma faktureringsperiod för olika kunder och produkter. För olika faktureringsperioder skapas separata servicekorgar.
Faktureringsperioder till: Slutdatum för faktureringsperioden, eller alternativt kan det anges att servicekorgen är giltig tills vidare.
Faktureringsintervall: Valbart är x dagar, veckor, månader eller år.
Fakturans valuta: Välj fakturans valuta.
Fakturans värdedag: Använd inte värdedag om fakturans betalningsvillkor beräknas från fakturadatumet, lämna fältet tomt. Värdedagen är datumet från vilket fakturans betalningsvillkor beräknas. Exempel: Om fakturadatumet är 1.1.2019 och betalningsvillkoret är 14 dagar netto, genom att sätta värdedagen till 4, blir fakturans förfallodag 18.1.2019. Om värdedagen är 15, blir förfallodagen 29.1.2019.
Fakturans förfallodag: Förfallodagen kan anges manuellt till önskat datum om inget befintligt betalningsvillkor används. Om du anger en förfallodag här, hämtas inte kundens standardbetalningsvillkor, utan alla fakturor får denna förfallodag.

Materialdag: När materialet skapas

Faktureringsperiodens första dag: Det betyder den dag som har angetts som startdag för faktureringsperioden. Om faktureringen fortsätter exempelvis månadsvis, kommer det alltid att vara samma dag för nästa månad. 

Faktureringsperiodens sista dag: Om faktureringen är exempelvis månadsvis från början av månaden, är denna dag alltid den sista dagen i den aktuella månaden. Om faktureringsperioden är något annat än en månad, blir materialdagen den sista dagen i faktureringsperioden. 

Faktureringsperiodens första månads sista dag: Om faktureringsintervallet är något annat än från början till slutet av månaden, med detta val får man alltid den sista dagen i startmånaden som materialdag. Om faktureringen är från början till slutet av månaden, är valet faktureringsperiodens sista dag och faktureringsperiodens månads sista dag samma. 

Visa faktureringsperiod på fakturan: Välj om faktureringsperioden ska visas på fakturan. Faktureringsperioden visas på försäljningsfakturan under "Text före fakturarader" och ersätter texten i kundens fält "Standardtext före fakturarader". Men om inställningarna för avtalsfakturering har valt "Använd endast kundens standardtext" för texten före rader, kommer endast kundens text att visas och faktureringsperioden visas inte. Detta kan visas om inställningarna för standardtext före rader väljer "Kombinera servicekorgens standardtext och kundens standardtext".

Skapa material automatiskt på skapandedagen: Systemet skapar fakturor enligt den inställning som definierats i föregående punkt. Automatisk skapande rekommenderas för stora fakturamassor.

Materialets skapandedag: Endast tillgänglig om föregående inställning är aktiv. Definiera här hur många dagar före materialdagen du vill att systemet ska skapa fakturorna i kundreskontran.

Använd skapandedagen som fakturadatum: Endast tillgänglig om materialet är inställt att skapas automatiskt. Om du har definierat materialdagen som faktureringsperiodens sista dag och ställer in detta till 5 dagar före materialdagen, kommer fakturadatumet att vara, beroende på månad, den 23, 24, 25 eller 26 dagen.

Typ av material som ska skapas: Offert, Order eller Faktura.

Bifirma: Om företaget har bifirmor, kan det här definieras vilken bifirma fakturorna ska skapas för.

Betalningsvillkor: Betalningsvillkor för det skapade materialet som används om ingen förfallodag har definierats för servicekorgen.

Kundens standardbetalningsvillkor ersätter korgens betalningsvillkor: Om ett kundspecifikt standardbetalningsvillkor har definierats på kundkortet, används det när detta val är aktivt.
Leveransdag i månaden: Vilken dag leveransen sker. Observera att leveransdatumet hanteras enligt det valda faktureringsperioden. Om fakturorna är daterade 1.5.2014, gäller leveransdatumet även för maj. Leveransdagen kan inte definieras för föregående eller kommande månad.

Säljare: En befintlig aktiv säljare kan väljas för fakturan.
Vår referens: Vår referens.
Er referens: Kundens referens. Inställningen för avtalsfaktureringens korg ersätter eventuellt värde i kundens standardfält för er referens. 
Standardtexter: Standardtexter före och efter fakturarader. Fältens maximala längd är 500 tecken. I beskrivningen kan följande kommandon användas. Standardtexten kan också definieras i inställningarna för servicekorgen (Använd endast servicekorgens standardtext) eller använda standardtexter som lagts till bakom kunden (Använd endast kundens standardtext). Om kundkortet inte har någon standardtext, används företagets standardtext.

Det är också möjligt att använda både servicekorgens och kundens standardtext (Kombinera servicekorgens standardtext och kundens standardtext). Med valet "Ingen standardtext" skapas ingen standardtext för fakturorna och fälten förblir tomma. 

%lastmonth och %nextmonth kommandon används tillsammans med exempelvis %monthname, %date, %duedate och %deliverydate. Till exempel om juni faktureras och %monthname %lastmonth används i radbeskrivningen, skrivs maj ut i radbeskrivningen.

Extern ordernummer: Det angivna ordernumret visas på den skapade fakturan i fältet "Extern ordernummer". Längden kan vara 0-70 tecken. Informationen skickas i e-fakturameddelandet i fältet OrderIdentifier. Det skrivs ut på pdf-formuläret under leveransadressen i Ordernummer-fältet. 

Om detta externa ordernummer har angetts i kundspecifik produktfakturering i fältet för extern ordernummer, visas denna information på försäljningsfakturaraden i fältet för extern ordernummer per respektive fakturarad. Detta visas inte på fakturans pdf-utskrift, men skickas i e-fakturameddelandet i fältet 

<RowIdentifier>Här är nummersekvensen</RowIdentifier>

Registrera delbetalningar automatiskt på fakturan: Om valt, registreras delbetalningar som kommer till fakturan automatiskt. Denna inställning ersätter valet i försäljningsgrunddata och måste ställas in separat för varje servicekorg.

Observera, leveransvillkor och leveranssätt kommer direkt från de inställningar som definierats bakom kunden (Standardleveransvillkor och standardbetalningssätt).

Till höger om grunddata finns Förhandsgranskning av faktureringsperiod, där du kan kontrollera datum för faktureringsperioder som skapas med servicekorgen. Med pilknappen kan du se nästa faktureringsperiod.

Hantera servicekorg

När en ny servicekorg har sparats, går du till hanteringen av servicekorgen. I toppen av vyn finns fyra flikar, var och en med sina egna funktioner.

Produkt- och kundfakturering (se bild ovan, punkt 1)
Detta är sammanfattningssidan för servicekorgen. För att kunna fakturera med servicekorgen måste både produkter och kunder läggas till ("Add product" och "Add customer"). Servicekorgen är i praktiken en samling parametrar som styr faktureringen. Produkter och kunder läggs till i korgen efter behov. Själva korgen har en viss giltighetstid (faktureringsperioder), men även produkter och kunder kan definieras med en tid då de blir en del av servicekorgen och en tid då de tas bort från korgen. I vyn faktureras de valda produkterna för de kunder vars servicekorg giltighetstid är aktiv.
Observera! Om faktureringsperioden för servicekorgen är exempelvis en månad, och faktureringen sker först i slutet av månaden, kommer alla produkter och kunder som har varit med i servicekorgen under den faktureringsperioden att inkluderas i faktureringen. Även om kundens "medlemskap" i servicekorgen avslutas den 3.6.2023, om faktureringsperioden är 6/2023, kommer kunden att inkluderas i faktureringen den 30.6.2023. Samma gäller för produkterna.

Observera! Om aktiva kunder läggs till en redan fakturerad period medan faktureringsperioden fortfarande är öppen, skapas fakturor automatiskt för dessa kunder om automatisk skapande är aktiverat. Fakturorna skapas under nästa natt.

Lägga till produkt i servicekorg

Detta görs genom knappen Add product.
Produkt - Sök i produktregistret med sökfunktionen. Tillfällig produkt (TEMP) kan inte användas i avtalsfakturering.
Korg produkt från - När produkten kommer med i servicekorgen
Korg produkt till - När produkten tas bort från servicekorgen
Åsidosätt produktens grundpris - Ett pris som avviker från produktens försäljningspris kan anges här. Inklusive moms = Brutto pris
Antal - Hur många enheter av den valda produkten som läggs till i korgen
Produktens radbeskrivning - Produktens radbeskrivning som visas på fakturan

Kommentarer kan också läggas till på produktlinjerna. Detta görs i vyn Hantera servicekorg med knappen Add comment line. Produktens och kommentarens plats kan ändras med knappen framför raden. På så sätt kan produkterna och kommentarerna ordnas i önskad ordning på den skapade fakturan. 

Produktens kalkylobjekt i servicekorgen: Om företaget använder kalkylobjekt och de är kopplade till produkten, kan dessa också användas i avtalsfakturering. Som standard hämtas kalkylobjektet från produkten, men det kan fortfarande ändras till något annat här. 

• Lägg till kalkylobjekt per fakturarad: Kalkylobjekt kan läggas till i servicekorgen antingen när en ny produkt läggs till eller i efterhand på produktlinjerna. När en ny produkt läggs till kan kalkylobjekten väljas i sektionen Produktens kalkylobjekt i servicekorgen. I efterhand kan kalkylobjekten läggas till på produktlinjerna i servicekorgen enligt följande: välj önskade produktlinjer > I menyn "Do for selected product lines" välj "Edit selected lines' calculation objects". För att kunna lägga till kalkylobjekt per fakturarad måste inställningen "Default calculation objects for sales invoices" i försäljningsgrunddata (Sales > Basic data and settings > Sales basic data) vara inställd på "Per invoice line". Dessutom måste kalkylobjektets rubrikdata i kalkylobjektshanteringen (Financial management > Calculation object management) i redigeringsvyn ha "Product data" valt som standardobjekt, så att kalkylobjektet kan väljas för fakturaraden.

Lägga till kund i servicekorg

Kund - Sök i kundregistret med sökfunktionen
Kontaktperson - Kundens kontaktperson, hämtas från de sparade kontaktpersonerna för den valda kunden
Verksamhetsställe - Kundens verksamhetsställe, hämtas från de sparade verksamhetsställena för den valda kunden. Verksamhetsstället kan också användas för att separera flera olika produkter för samma kund på olika fakturor.
Korg kund från - När kunden kommer med i servicekorgen
Korg kund till - När kunden tas bort från servicekorgen

Efter tillägg ser servicekorg-vyn ut så här:

Både produkten och kunden är nu tillagda i servicekorgen och faktureringen börjar fungera enligt korgens inställningar.
Produkt- och kunddata kan uppdateras med korgens massfunktioner, som finns i menyn "Do for selected":

Om du vill lägga till flera kunder samtidigt i servicekorgen, kan det göras i korgen via länken "Customer search". I kundlistningsvyn, sök efter önskade kunder. När kunderna har sökts, välj dem genom att kryssa i rutan framför kundens namn. I botten av sidan aktiveras menyn "Customer listing actions" och där väljer du "Add selected to contract billing service basket". I det öppnade fönstret väljer du minst de obligatoriska fälten: servicekorg och från när kunderna är i servicekorgen.
Du kan också välja till när kunderna tillhör den valda servicekorgen.

Kundspecifik produktfakturering

Kundspecifik produktfakturering gör det möjligt att fakturera en önskad produkt endast till en vald kund. Funktionen kan startas med knappen "Add product":

I denna vy väljs kund, kundens kontaktperson och produkt, samt definieras andra parametrar som tidigare.

Ett användningsfall för denna funktion kan vara exempelvis följande:

1. Ett fotbollslag registreras som kund
2. Varje spelare läggs till på kundkortet som kontaktperson
3. En servicekorg skapas där matchtröjor faktureras
4. Varje kontaktperson läggs till i servicekorgen och produkten för korgen väljs för dem
5. Vid faktureringen skapas en faktura för laget där varje spelare och deras köpta produkt specificeras
   

Skapa fakturor

Om automatisk materialskapande inte är definierat i inställningarna för servicekorgen, kan faktureringen startas manuellt från denna vy. Om fakturamassan är stor och den inte skapas helt direkt, slutförs processen nästa natt. 

Vid behov kan materialet faktureras manuellt ändå. I vyn kan texten före och efter fakturarader samt vår referens och er referens -information fortfarande redigeras. 

Välj till vilken period du vill skapa fakturor och tryck på create until selected period -knappen. 

Deleted material -länken visar om några fakturor/ordrar har tagits bort.

Fakturor kan skapas för den pågående perioden eller för framtida perioder. Genom den manuella faktureringsvyn för avtalsfakturering kan fakturor inte skapas för det förflutna. Om servicekorgen samt dess kunder och produkter är inställda att börja i det förflutna och automatisk skapande av material är aktiverat och moms-låsning inte är aktiv, skapas fakturorna automatiskt även för det förflutna. 

Om samma kund har flera olika produkter i korgen eller samma kund är både i produkt- och kundspecifik fakturering, skapas ändå bara en faktura för kunden med alla kundens produkter inkluderade. Med verksamhetsställe kan olika fakturor skapas för olika produkter för samma kund. Då måste kundkortet ha två olika verksamhetsställen och dessa verksamhetsställen väljs vid produktens tillägg i servicekorgen.

Kan nya servicekorgar för avtalsfakturering skapas direkt från försäljningsfakturan?

Servicekorgar för avtalsfakturering skapas i Sales > Billing > Contract billing. Korgar kan inte skapas från fakturan, som återkommande fakturamallar kunde tidigare skapas.

När flera kunder är på samma faktureringsperiod, men olika produkter faktureras: Måste kunden vara på fliken Kund- och produktfakturering och Kundspecifik produktfakturering?

När kundspecifik produktfakturering används behöver inget vara på fliken Kund- och produktfakturering. Det räcker att informationen finns på fliken Kundspecifik produktfakturering.

När skapar den automatiska bakgrundstjänsten för avtalsfakturering fakturor?

Skapandet sker den dag det är schemalagt mellan kl. 22.00 - 5.00. Till exempel om fakturans skapandedag är 31.1.2022, skapas fakturorna mellan 30.1.2022 kl. 22.00-31.1.2020 kl. 5.00.

Fungerar prisgrupper i avtalsfakturering?

Ja, det fungerar. Om en prisgrupp har angetts för produkten med en önskad multiplikator eller ett bestämt slutpris och samma prisgrupp finns bakom kunden i avtalsfakturering, skapas fakturans pris baserat på detta. Det ersätter alltså det pris som matats in i avtalsfakturering. Det fungerar på samma sätt oavsett om produkt- och kundfakturering eller kundspecifik produktfakturering används.

Kan stora fakturamassor skapas på en gång via servicekorgen?

För att skapa större fakturamassor rekommenderas att aktivera automatisk fakturaskapande (I inställningarna för servicekorgen, "Skapa material automatiskt på skapandedagen"). Manuell skapande av större fakturamassor (200+) kan orsaka timeout, vilket resulterar i att vissa fakturor inte skapas. Om detta händer, kan fakturorna skapas genom att aktivera automatisk skapande och vänta över natten, den automatiska skapandet skapar fakturorna nästa natt.

Varför har avtalsfakturering-fakturorna inte skapats vid bokslutet?

Den automatiska skapandet för avtalsfakturering kontrollerar alltid om den fakturerade perioden finns på en befintlig bokslutsperiod. Kontrollera därför om den aktuella bokslutsperioden har skapats. Efter att bokslutsperioden har skapats kan fakturorna skapas igen från sektionen Deleted materials i servicekorgen.

Nyckelord: servicekorg, avtalsfakturering, skapa servicekorg

Hjälpte det här svaret? Ja Nej