Import av leverantörsinformation

Den här guiden handlar om import och uppdatering av leverantörsinformation i Netvisor med hjälp av CSV-filer.

INNEHÅLL

• Allmänt
• Fält som används vid import och uppdatering av leverantörsinformation
• Förbereda data
• Steg för dataimport

Allmänt

Leverantörsinformation kan importeras till Netvisor från Excel-tabeller eller andra system. Det kan också finnas behov av att uppdatera ett befintligt leverantörsregister baserat på en Excel-tabell. För dessa situationer används funktionen Dataimport.

Dataimportfunktionen möjliggör import av leverantörsinformation från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -format. CSV-filformatet är ett allmänt använt överföringsfilformat som ofta används vid överföring av data mellan olika programvaror. Du kan skapa en CSV-fil till exempel med ett kalkylprogram genom att välja CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) som sparformat. Observera att om filnamnet innehåller specialtecken kan det orsaka ett fel vid dataimporten.

Funktionen är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad och användaren måste ha redigeringsrättigheter i Accounting-sektionens funktionsspecifika rättigheter för "Hantera grunddata" samt "Importera grunddata". Du hittar dataimportfunktionen i företagets meny i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Dataimport och export > Dataimport

Obligatorisk information i materialet är

• Leverantörskod (rekommenderas)
• Namn
• Adress
• Postnummer
• Postanstalt
• Fo-nummer
• Obs! Om leverantörens bankkontoinformation importeras måste även BIC/ Swift och bankkontonamn finnas i en egen kolumn

Fält som används vid import och uppdatering av leverantörsinformation

Om obligatoriska fält inte har angetts kan importen inte genomföras.

* Varje bankkontos uppgifter anges i egna kolumner i importfilen, de placeras inte i samma cell.
Samma praxis gäller även Bokföringskonto, Standard bokföringskonto och Kostnadsobjekt.

Här finns exempelfiler för import av leverantörsinformation:

• Excel-version
• CSV-version

Förbereda data

I CSV-överföringsfilen ska en leverantörs uppgifter anges på en egen rad, med leverantörsinformationen uppdelad i kolumner. Om du namnger kolumnerna i Excel-filen som ska importeras enligt listan ovan, allokeras kolumnerna automatiskt till de fält som används på leverantörskortet i Netvisor vid import av data. Ta bort tomma kolumner från filen, det vill säga om en kolumn inte används ska den tas bort helt.

Formatera tabellen som text i Excel före importen så undviker du problem med nummer. Behandling av nummerserier som börjar med noll kan i Excel leda till att inledande nollor saknas (till exempel: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki) om tabellen behandlas med standardinställningar.

Gör så här:

1. Markera hela tabellen
2. Högerklicka
3. Välj "Formatera celler"
4. Välj kategorin "Text" (se bilden nedan)

Om du använder en MAC-arbetsstation bör sparformatet vara "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" eller "Windows Comma Separated (.csv)" för att få å, ä och ö rätt. På de nyaste MAC-datorerna finns dessa sparformat eventuellt inte, så i sådana fall bör importen göras på en Windows-arbetsstation.

Steg för dataimport

1. Öppna Företagsmeny och välj "Dataimport"
2. Välj datatypen "Import av leverantörsinformation" (se bilden nedan, punkt 1) och klicka på "Bläddra" (2)
3. Sök upp filen som innehåller den sparade leverantörsinformationen och klicka på "Importera data" (3).
   
4. I nästa steg länkas fälten i den importerade informationen till motsvarande fält i Netvisors leverantörsinformation. Med knappen "Välj" (se bilden nedan, punkt 1) öppnas en rullgardinsmeny per kolumn där du väljer vilken information kolumnen innehåller. I bilden nedan har valet gjorts i punkt 2. I exempelskärmbilden är denna kolumn markerad som innehållande leverantörskod.
5. Om den första raden i filen som importeras innehåller kolumnrubriker, kan du genom att välja "Första raden innehåller kolumnrubriker (importeras inte)" se till att kolumnrubrikerna inte importeras till Netvisor (3).
6. Efter länkningen klickar du på knappen "Uppdatera valdafält" (4)
   
7. Grön färg visar att den importerade informationen är korrekt (se bilden nedan, punkt 1). Röd färg anger ett fel och import av den raden skulle inte lyckas.
8. I sammanfattningen (3) ser du att materialet innehåller ett leverantörskort som ska redigeras men inga nya leverantörskort. Informationen "Ändringar" betyder att det redan finns ett leverantörskort i leverantörsregistret med samma leverantörskod. Om det finns ett tal vid "Felrader" i sammanfattningen, kan dessa rader inte importeras. Felaktiga rader måste korrigeras i CSV-filen och importen startas om för att informationen ska kunna importeras till Netvisor.
9. Via länken "Referens" (2) kan du se vilket leverantörskort som avses (öppna i ett nytt fönster med höger musknapp).
   
10. Efter att fälten har uppdaterats visas två alternativa funktioner i vyn:
    1. "Behandla endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" – Denna funktion behandlar endast redigerbara rader, nya poster hoppas över.
    2. "Fortsätt till val av länkning av data" – Denna funktion importerar alla nya leverantörer (Tillägg) till registret och uppdaterar befintliga (Ändringar).
11. Genom att klicka på knappen "Behandla endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" uppdateras befintlig leverantörsinformation i leverantörsregistret. Efter att du klickat på knappen "Fortsätt till val av länkning av data" fortsätter du till val av länkningar. De uppgifter som länkas är: 
    1. Leverantörsgrupp
    2. Standard MOMS-sats
    3. Land
    4. Standardbetalningsvillkor
12. Uppgifterna i CSV-filen uppdateras automatiskt till befintliga poster. Om automatisk allokering inte har gjorts eller om fältet har varit tomt i CSV-filen kan du välja posten (t.ex. leverantörsgrupp) manuellt i rullgardinsmenyn. Efter valen genomförs dataimporten genom att klicka på knappen "Spara data" .

Nyckelord: Leverantörsinformation, Netvisor, CSV-fil, Excel, Import, Datalänkning

Hjälpte det här svaret? Ja Nej