Den här användarhandboken går igenom hur du aktiverar automatiska påminnelser för dina försäljningsfakturor, justerar dem för att passa ditt företags behov och hanterar undantag. Du lär dig också hur inkassotjänster kan användas i automatiseringen och hur du rapporterar om fakturor som har fastnat i fel.

INNEHÅLL

Med hjälp av automatiska påminnelser och anmärkningar kan du möjliggöra automatisk hantering av försäljningsfakturor.
Vid aktivering visas en guide för användaren och kunderna flyttas automatiskt till allmänna regler, baserat på vilka påminnelser skickas till kunderna. Detta säkerställer att alla inhemska kunder - företag och konsumenter - omfattas av påminnelserna. Utländska kunder kan också inkluderas, men detta måste användaren göra själv.

Tjänsten i sig är gratis, men för varje skickad påminnelse, anmärkning och inkassobrev debiteras en 0,25€ (moms 0 %) transaktionsavgift. Denna avgift kommer utöver den vanliga transaktionsavgiften.

Med automatiseringen kan du skapa så många separata regler som du vill, vilket innebär att alla kunder inte nödvändigtvis behöver påminnas med samma frekvens. Vid skapandet av en ny regel kan du till exempel ta hänsyn till storleken på den faktura som ska påminnas om, inkassokostnaden eller frekvensen för att skicka påminnelsefakturan. Om det till exempel finns kunder som inte ska få några påminnelser alls, kan dessa kunder tas bort från aktiva regler och påminnas manuellt. Vid behov kan även inställningarna för de allmänna reglerna ändras för att bättre passa företagets verksamhet.


Automatiska påminnelser och inkasso fungerar endast i Netvisors produktionsversion och fungerar inte i utbildningsdelen.

Aktivering av tjänsten och nödvändiga rättigheter

Tjänsten kan aktiveras från Försäljning > Ränta och indrivning > Automatiska påminnelser.

Först öppnas en sida där tjänsten kan aktiveras. Aktiveringen av tjänsten kan göras av personer som har någon av följande användarrättigheter för det aktuella företaget:

  • Byråns huvudanvändare (TPK)
  • Användaradministratör (KH)
  • Företagets huvudanvändare
  • Aktivering med ovanstående rättigheter är dock inte möjligt om användaren har inställningen: Visa endast egna inmatade fakturor och beställningar i försäljnings- och reskontrarättigheterna

Lägg till/redigera/ta bort regler:
Funktionsspecifika rättigheter: Kundreskontrans grundfunktioner: redigeringsrättighet
- Redigering av regler är dock inte möjligt om användaren har inställningen: "Visa endast egna inmatade fakturor och beställningar" i försäljnings- och reskontrarättigheterna.
Visa regler:
 Funktionsspecifika rättigheter: Kundreskontrans grundfunktioner: läsrättighet
- Visa regler är dock inte möjligt om användaren har inställningen: "Visa endast egna inmatade fakturor och beställningar" i försäljnings- och reskontrarättigheterna.


Meddelanden via e-post

Du kan beställa en sammanställning av snart skickade påminnelser, anmärkningar och inkassoärenden / -brev till din e-post. E-postmeddelandet skickas veckovis på måndagar.

Beställ e-postmeddelanden via dina egna kommunikationsinställningar enligt följande:

  1. Klicka på ditt namn längst upp till höger.
  2. Välj Mina grundinställningar.
  3. Gå till fliken Kommunikation.
  4. Välj inställningen "Skicka meddelande om fakturor som skickas under veckan med automatiska påminnelser".
  • Utskick görs till den e-postadress som anges i användarens kommunikationsinställningar.
  • Meddelanden skickas inte om användaren har blockerat systemkommunikation i sina egna inställningar.
  • För fakturor som ska inkasseras visas detaljer per faktura. För anmärkningar och påminnelser visas informationen i sammanfattningsform, eftersom deras antal kan vara stort.


Hur används tjänsten?



Tjänsten aktiveras genom att klicka på OFF-läget till ON-läget. Vid aktivering ombeds användaren om en bekräftelse, eftersom användningen av tjänsten medför transaktionskostnader.


På sidan visas också de allmänna reglerna, baserat på vilka kunderna har placerats enligt informationen på kundkortet.

De kunder som har valt alternativet “personkund” på kundkortet placeras i den allmänna regeln för personkunder. Övriga kunder placeras som standard i den allmänna regeln för företagskunder. Om landinformationen är något annat än Finland, tolkas dessa som utländska kunder och lämnas utanför reglerna. Dessa kunder finns under “Automatisering blockerad”. Även om kunder har importerats med dataimport via .csv-fil, placeras dessa kunder i automatisering blockerad status. Dessa kunder kan också läggas till i önskad regel av användaren.

Skapa en ny regel

Skapandet av en ny regel börjar med knappen “Skapa ny” till höger.

  1. Välj “Skapa ny” från högerkanten.
  2. Välj kundtyp (företagskunder eller personkunder) som den nya automatiseringsregeln ska riktas till.
  3. Ge regeln ett namn.
  4. Ge vid behov en kort beskrivning.

Den nya automatiseringsregeln riktas till den valda kundtypen. Kundtypen påverkar till exempel de maximala inkassokostnaderna som används i automatiseringen och påminnelsefrekvensen för de kunder som ska inkasseras.


Därefter definieras inställningarna för de automatiskt skickade påminnelserna och anmärkningarna för regeln. För regeln väljs sändningskanal, eventuella inkassokostnader samt tidpunkt för påminnelsen. Dessutom kan du välja att skicka påminnelser endast när en viss öppen summa överskrids eller baserat på det bifirma som anges på fakturan.

  1. Välj sändningskanal för regeln.
  2. Definiera eventuella inkassokostnader.
  3. Definiera tidpunkten för påminnelsen (till exempel X dagar efter förfallodagen).
  4. Välj vid behov att påminnelser skickas endast när en viss öppen summa överskrids.
  5. Välj vid behov att påminnelser skickas baserat på det bifirma som anges på fakturan.
  • Lagen om indrivning för personkunder och företagskunder skiljer sig åt. Därför är även de angivna standardvärdena olika för person- och företagskunder.
  • Påminnelser kan inte skickas automatiskt till kunder som har beställt e-faktura eller direktbetalning. Påminnelser till personkunder kan inte skickas som e-faktura (konsument e-faktura), vilket innebär att denna sändningskanal inte heller visas på listan om kundtypen är Personkunder.
  • Sändningskanal "systemets standard" bildas baserat på vilken information som har sparats på kundkortet i ordningen 1. e-faktura (ej personkunder) 2. e-postfaktura 3. utskriftstjänst.
  • Inkassobrev kan inte skickas via e-post, vilket innebär att sändningskanalen kan väljas som e-faktura eller PDF eLetter.
  • En verifikation för inkassokostnaden bokförs först när fakturamottagaren betalar kostnaden. Betalningen bokförs på det inkassokonto som anges i standardkonteringen. Automatiseringen lägger inte till inkassokostnaden om den redan har lagts till på fakturan tidigare.
  • För valutafakturor kommer inkassokostnaden att vara det belopp som anges i inkassokostnadsfältet. Om du till exempel anger inkassokostnaden som 10,00 kommer inkassokostnaden för SEK-fakturor att vara 10,00 SEK.
Skicka anmärkning X dagar efter påminnelsen. Skicka inkassobrev/ överför till tjänsten X dagar efter anmärkningen.

Här beräknas det angivna datumet i hela dagar från påminnelsens utskick. Till exempel, om påminnelsen skickas den 1.10 kl. 13.00, beräknas det angivna datumet från nästa dag i hela dagar. Om värdet här är 14, beräknas det från den 2:a dagen framåt i 14 dagar, vilket innebär att anmärkningen skickas den 15:e dagen.


Därefter väljs de kunder som ska inkluderas i regeln. Kunder kan också sökas genom att skriva namnet eller en del av det i sökfältet.

  1. Öppna regelns kundvalssteg.
  2. Sök kunder genom att skriva namnet eller en del av det i sökfältet.
  3. Välj de kunder som du vill inkludera i regeln.


Slutligen visas en sammanfattning av regeln där regelns information kontrolleras och den nya regeln slutförs. Vid behov kan du gå tillbaka till tidigare steg genom att klicka på cirklarna (1–4) i regeln.

  1. Kontrollera alla inställningar i regelns sammanfattningsvy.
  2. Gå vid behov tillbaka till tidigare steg genom att klicka på cirklarna (1–4) i regeln.
  3. Slutför den nya regeln genom att spara den.


Inkassokostnad i automatiseringen

  • I inkassoavsnittet föreslås inte inkassokostnadens storlek för användaren, men denna kan läggas till vid behov. Det maximala beloppet för kostnaden beror på storleken på den öppna summan på fakturan.
  • För valutafakturor kommer inkassokostnaden att vara det belopp som anges i inkassokostnadsfältet. Om du till exempel anger inkassokostnaden som 10,00 kommer inkassokostnaden för SEK-fakturor att vara 10,00 SEK.
  • Automatiseringsregelns inkassokostnad ersätter alltid den inkassokostnad som har satts på fakturan, även om inkassokostnaden har satts manuellt på fakturan.
  • Om både påminnelser och anmärkningar har aktiverats i automatiseringsregeln och inkassokostnader har lagts till för båda, kommer inkassokostnaden på anmärkningens nivå att gälla för fakturan. Om ingen inkassokostnad har definierats för anmärkningen, kommer inkassokostnaden som har satts för påminnelsen att gälla.


Redigering av regler

Automatiseringsregler kan väljas för redigering från panelen till vänster. I panelen finns allmänna regler för företags- och personkunder samt eventuella egna tillagda regler. Klicka på den regel som ska redigeras till vänster och redigeringen av regeln sker via panelen till höger.

  1. Välj i panelen till vänster den regel som ska redigeras (allmänna regler för företagskunder, allmänna regler för personkunder eller en egen tillagd regel).
  2. Klicka på regeln till vänster.
  3. Redigera regeln i panelen till höger.

För fakturor som ska skickas kan inkassokostnad läggas till, antalet dagar efter vilket påminnelsen ska skickas definieras samt summan under vilken fakturor inte ska påminnas. Dessutom kan du definiera om påminnelsen ska skickas som e-faktura, via e-post eller traditionell post. Dessutom kan du välja att skicka påminnelser endast när en viss öppen summa överskrids eller baserat på det bifirma som anges på fakturan.

  • Lagen om indrivning för personkunder och företagskunder skiljer sig åt. Därför är även de angivna standardvärdena olika för person- och företagskunder.
  • Påminnelser kan inte skickas automatiskt till kunder som har beställt e-faktura eller direktbetalning. Påminnelser till personkunder kan inte skickas som e-faktura (konsument e-faktura), vilket innebär att denna sändningskanal inte heller visas på listan om kundtypen är Personkunder.
  • Sändningskanalen "systemets standard" bildas baserat på vilken information som har sparats på kundkortet i ordningen 1. e-faktura (ej personkunder) 2. e-postfaktura 3. utskriftstjänst.
  • En verifikation för inkassokostnaden bokförs först när fakturamottagaren betalar kostnaden. Betalningen bokförs på det inkassokonto som anges i standardkonteringen. Automatiseringen lägger inte till inkassokostnaden om den redan har lagts till på fakturan tidigare.



“Riktade kunder” -fliken visar vilka kunder som omfattas av vilken regel. Genom denna vy kan du också flytta kunder till en annan regel genom att välja de önskade kunderna och trycka på knappen “Gör för valda” längst ner. Kunder kan också flyttas till en annan regel via massfunktionerna i kundlistningen samt från fliken “ytterligare information” på kundkortet.

  1. Öppna regelns flik “Riktade kunder”.
  2. Välj de kunder som du vill flytta till en annan regel.
  3. Tryck längst ner på “Gör för valda”.
  4. Välj den funktion med vilken du flyttar kunderna till en annan regel.

Dessutom kan kundens regler hanteras via gränssnittet, vilket innebär att när nya kunder läggs till eller befintliga kunder redigeras, är det möjligt att sätta regeln med hjälp av resursen customer.nv. Dessa läggs automatiskt till i de allmänna reglerna enligt ovanstående principer.

Händelser:
Regelspecifika händelser finns på regelns tredje flik. För att säkerställa transparens i automatiseringen kan du här se allt som automatiseringen har gjort för den aktuella regeln. Här kan du filtrera händelser till exempel per faktura, vilket gör att du kan se om en viss faktura har skickats framgångsrikt av påminnelsetjänsten. I fakturans behandlingshistorik finns också en anteckning om automatiseringens åtgärder.

Alla händelser finns under rubriken "Händelser" högst upp:

Här kan du filtrera händelser till exempel efter datum eller fakturanummer.


Förhindra automatisk behandling

De kunder som inte ska omfattas av automatisk påminnelse kan läggas till i regeln "Ingen automatiseringsbehandling".

  1. Öppna en befintlig regel (företagskunders regler eller personkunders regler).
  2. Gå till fliken Riktade kunder.
  3. Välj den kund för vilken du vill blockera automatiseringsbehandlingen.
  4. Tryck längst ner på “Gör för valda” > "Blockera automatisering".

Om den automatiska påminnelsen ska tas bort per faktura, redigeras automatiseringen från försäljningsfakturans övre del under "Automatisk påminnelse".

  1. Öppna den försäljningsfaktura från vilken du vill ta bort den automatiska påminnelsen.
  2. Gå till fakturans övre del till punkten "Automatisk påminnelse".
  3. Redigera inställningen så att den automatiska påminnelsen tas bort från denna faktura.



Situationer där automatiseringen inte skickar en påminnelse

  • Fakturamottagaren har inkassoförbud.
  • En betalningsplan har satts på fakturan. Automatiseringen skickar inte fakturor retroaktivt även om betalningsplanen tas bort.
  • Automatisk behandling har blockerats för den kund som ska påminnas.
  • Fakturan har redan påminnts, anmärkts eller varit i inkasso.
  • Fakturan i betald status (fakturans kapital betalt) har obetalda anmärkningskostnader.
    • För kostnaderna skickas inte längre någon ny automatisk anmärkning.
  • Fakturan som ska påminnas är en factoring-faktura.
  • Fakturan som ska påminnas är redan i sändningsprocessen.
  • Fakturan som ska påminnas är en räntefaktura.
  • Fakturan som ska påminnas är en kreditfaktura.
  • Fakturan är i extern inkasso.
  • Fakturamottagaren har konsument e-fakturaavtal.
  • Kunden har inte varit inom automatiseringen när automatiseringen först försökte behandla fakturan. Till exempel, fakturan förfaller 15.4 och kunden läggs till i automatiseringen 16.4. Då har automatiseringen försökt behandla fakturan 15.4 och tolkat fakturan utanför automatiseringen. I detta fall måste kunden påminnas manuellt, och om automatiska anmärkningar är aktiverade, skickar automatiseringen en anmärkning.
  • Påminnelse/anmärkning eller inkassofaktura skickas inte om fakturans status är betald (ändrad till exempel manuellt) eller om den har varit i betald status vid något tillfälle och detta har tagits bort (till exempel manuellt eller om en kreditfaktura har allokerats till fakturan för hela fakturabeloppet och allokeringen senare har annullerats).

Användning av Intrum och Amili inkasso i automatiseringen

  • I automatiseringen kan även Netvisors stödda inkassotjänster, Amili inkasso och Intrum, användas.
  • Användaren kan överföra fakturan till inkassopartnern med automatiseringsregeln om han har aktiverat tjänsten (mer detaljerade instruktioner för användning av tjänsterna: Amili inkassotjänst, Intrum Oy - anmärkning-  och inkassotjänst).
  • Till dessa partners kan både påminnelser, anmärkningar och inkassobrev skickas.
  • Om fakturan skickas till inkassopartnern redan i påminnelsestadiet, är anmärknings- och inkassoåtgärderna inte tillgängliga i automatiseringen, eftersom inkassopartnern hanterar inkassot.
  • Om du vill kan du använda båda inkassotjänsterna i automatiseringen. I samma regel kan dock endast en tjänst användas.
  • Om sändningskanalen har definierats som inkassotjänst i regeln och inkassotjänsten senare har avaktiverats, kommer detta att meddelas "Den valda sändningskanalen för regeln har avaktiverats" i automatiseringens hanteringsgränssnitt, och automatisk behandling kommer inte att lyckas.
  • När inkassopartners används, sätter regeln inte inkassokostnaden på fakturan.

Intrums ytterligare anmärkningar:

  • Om Intrums tjänst används i automatiseringen, följer automatiseringen valet enligt inställningen "Materialformat" (Sales > Inställningar > Basinformation och inställningar > Intrum Oy inkassotexter > Inkassoinställningar).
    • Skicka material till tjänsten enligt fakturans status: om inställningen är vald, är Intrum Oy:s anmärkningstjänst tillgänglig i kanalvalen för påminnelse- och anmärkningsåtgärder i automatiseringen. Intrum Oy:s inkassotjänst är inkluderad i kanalvalen för inkassoåtgärder.
    • Skicka material alltid till inkassotjänsten: i alla automatiseringsåtgärder är endast Intrum Oy:s inkassotjänst inkluderad i kanalvalen.
  • Den öppna minimisumman för fakturan som ska skickas till Intrum är 5 euro. Fakturor under 5 euro ignoreras i behandlingen och detta lämnar ett meddelande i automatiseringens behandlingshistorik.
  • Även fakturor för utländska kunder kan skickas till Intrums tjänst.
  • Borttagning av fakturan från Intrums tjänst kan endast göras manuellt (från listan över öppna försäljningsfakturor).
  • Om inställningarna för Intrums inkassotjänst ändras angående den använda kanalen på sidan "Inkassoinställningar", ändras kanalen automatiskt även i de automatiseringsregler där Intrum är sändningskanalen. Till exempel, om allt material tidigare har skickats till Intrums inkassotjänst och inställningen ändras så att materialet skickas till tjänsten enligt status, uppdateras sändningskanalen för påminnelser och anmärkningar till Intrum Oy:s anmärkningstjänst.

Amili inkassos ytterligare anmärkningar:

  • I automatiseringen är Visma Amili anmärkningstjänst tillgänglig i kanalvalen för påminnelse- och anmärkningsåtgärder. Perintäpalvelu Visma Amili är inkluderad i kanalvalen för inkassoåtgärder.
  • Även fakturor för utländska kunder kan skickas till Amili inkassotjänst.

Felmeddelanden

Om en faktura med automatisk påminnelse av någon anledning inte skickas och fastnar i ett fel, visas detta på startsidan under Undantag och anmärkningar och där under Fakturor som skickas av automatiska påminnelser. Felet är synligt i 30 dagar och försvinner sedan automatiskt. Tyvärr kan detta inte nollställas på annat sätt.


Vanliga frågor (FAQ)

Lämnar påminnelsen automatiskt för redan förfallna fakturor om jag nu aktiverar automatiska påminnelser?

Programmet skickar inte påminnelser retroaktivt. Om fakturans förfallodag redan har passerat och det inställda påminnelsedatumet (till exempel ”X dagar efter förfallodagen”) ligger i det förflutna, skickas ingen automatisk påminnelse utan påminnelsen måste göras manuellt.

Lämnar påminnelser om fakturor inte ursprungligen har skickats från Netvisor, utan de har kommit via gränssnittet?

Påminnelser skickas om övriga villkor uppfylls, vilket innebär att fakturor inte behöver skickas ursprungligen från Netvisor.

Riktning av kunder till en annan regel:

Om du inte kan rikta kunder till en annan regel, kontrollera att du har skapat flera regler. Om det endast finns en regel för företags- eller personkunder är det inte möjligt att byta regel, eftersom det inte finns någon annan regel att byta till. När du väljer "Riktade kunder" och sedan "Gör för valda", visas de regler som kan väljas i menyn.

När skickar automatiseringen inte en påminnelse?

Automatiseringen skickar till exempel inte en påminnelse när fakturan redan har varit i inkasso, en betalningsplan har satts på fakturan, fakturan är en factoring-faktura, räntefaktura eller kreditfaktura, fakturan är i extern inkasso, fakturamottagaren har konsument e-fakturaavtal eller kunden inte har varit inom automatiseringen när automatiseringen först försökte behandla fakturan.

Hur förhindrar jag automatisk behandling för en viss kund?

Du kan förhindra automatisk behandling genom att lägga till kunden i regeln "Ingen automatiseringsbehandling" eller genom att välja kunden på regelns flik "Riktade kunder" och använda funktionen "Gör för valda" > "Blockera automatisering".

Hur aktiverar jag automatiska påminnelser?

Du kan aktivera automatiska påminnelser genom att välja Försäljning > Ränta och indrivning > Automatiska påminnelser och ändra tjänstens status från OFF-läget till ON-läget. Vid aktivering ber programmet om en bekräftelse, eftersom användningen av tjänsten medför transaktionskostnader.

Hur kopplar jag en inkassotjänst till en automatiseringsregel?

Du kan koppla en inkassotjänst till en automatiseringsregel genom att välja Intrum Oy eller Visma Amili som sändningskanal för regeln när inkassotjänsten har aktiverats i företagets inställningar. I samma regel kan endast en inkassotjänst användas.

Var kan jag se vad automatiseringen har gjort med fakturorna?

Du kan granska de åtgärder som automatiseringen har utfört på regelns flik "Händelser" samt i fakturornas behandlingshistorik. Händelser kan filtreras till exempel efter datum eller fakturanummer.

Nyckelord: Automatiska påminnelser, användarrättigheter, skapa regler, inkassotjänst, inkassokostnad, Intrum, Amili, e-postmeddelanden, blockering av automatisering, felmeddelanden

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.