Den här guiden hjälper dig att navigera i Rackbeat inställningar: allmänna inställningar, numrering, valutor, användarhantering och aktivering av tillägg. Guiden fokuserar särskilt på överväganden relaterade till integrationen mellan Rackbeat och Netvisor.

Den här guiden beskriver Rackbeat inställningar. Du kan komma åt inställningarna från ditt namn i det övre högra hörnet och från Företagets grundläggande information och inställningar.

Här är de viktigaste inställningarna för att komma igång:
  • Allmänt > Bokföring > Lagervärderingsmetod. Lagervärderingsmetoden kan inte ändras efter att den första lagerhändelsen har skapats
  • Tillägg > Serienummer och batchspårning kan läggas till via tillägg. När batchspårning eller serienummer är aktiverade, ställs de in på produktkortet för varje produkt. Observera att batchspårning och serienummer måste vara aktiverade innan produkten har lagerhändelser. För en produkt med lagerhändelser kan batchspårning eller serienummer inte aktiveras i efterhand. Priserna som visas på denna sida behöver inte beaktas.
  • Allmänt > Avancerade inställningar > Tillåt support att agera i din miljö. Detta gör att kundtjänst kan komma åt miljön på kundens begäran
  • Allmänt > Bank > Om bankuppgifter ska visas på Rackbeat dokument kan de definieras här. Inställningen påverkar inte Netvisor banktransaktioner
  • Valutor > Se till att euro är standardvalutan
  • I Layout kan du redigera ordermallar och anpassa mallarna själv. Försäljningsfakturan skickas från Netvisor, så vid behov måste språkversioner göras

  • Betalningsvillkor > Lägg till nödvändiga betalningsvillkor

  • I numreringen är det bra att säkerställa att det inte finns några överlappningar. Om det finns köp- och försäljningsorder i Netvisor, måste du se till att nummerserierna inte överlappar och orsakar förvirring. Om alla order/fakturor i framtiden hanteras på Rackbeat sidan bör Rackbeat numrering börja med ett större nummer än vad som finns i Netvisor. Om vissa order/fakturor hanteras endast på Netvisor sidan, måste Netvisor egna order/fakturanummer vara betydligt större än de nummer som används av Rackbeat, så att de inte överlappar. Detta beror på att Netvisor fortsätter fakturanumreringen alltid från det största order/fakturanumret som finns i systemet.

  • Språk > kontrollera språken och lägg till finska om det saknas

Allmänna inställningar

Här finns programmets allmänna inställningar. 

Nummer

I numreringen är det bra att säkerställa att det inte finns några överlappningar. Om det finns köp- och försäljningsorder i Netvisor, måste du se till att nummerserierna inte överlappar och orsakar förvirring. Om alla order/fakturor i framtiden hanteras på Rackbeat sidan bör Rackbeat numrering börja med ett större nummer än vad som finns i Netvisor. Om vissa order/fakturor hanteras endast på Netvisor sidan, måste Netvisor egna order/fakturanummer vara betydligt större än de nummer som används av Rackbeat, så att de inte överlappar. Detta beror på att Netvisor fortsätter fakturanumreringen alltid från det största order/fakturanumret som finns i systemet. 

  • Allmän nummerserie: Varifrån numreringen av händelser börjar om händelsetypen inte har en egen nummerserie.
  • Inköpsordernummer: Varifrån numreringen av inköpsorder börjar.
  • Fakturanummer: Varifrån numreringen av inköpsfakturor börjar. Detta påverkar numreringen av inköpsfakturor inom Rackbeat. Netvisor tar emot det verkliga inköpsfakturanumret som kommer till programmet. 
  • Mottagningsnummer: Varifrån numreringen av inköpsmottagningar börjar.
  • Försäljningsordernummer: Varifrån numreringen av försäljningsorder börjar.
  • Fakturanummer: Varifrån numreringen av försäljningsfakturor börjar. Fakturanumret överförs som det är till Netvisor som fakturanummer. 
  • Offertnummer: Varifrån numreringen av försäljningsofferter börjar.

Information

På fliken Information anges företagets information i programmet. Informationen används på Rackbeat dokument, såsom försäljningsorder. Informationen som anges här påverkar inte till exempel e-fakturameddelandet som skickas från Netvisor.

Adresser

Kan vara till exempel leveransadresser som kan användas när företagets lager ligger på en annan adress än företagets huvudkontor.

Bank

Om bankuppgifter ska visas på Rackbeat dokument kan de definieras här. Inställningen påverkar inte Netvisor banktransaktioner. Om du till exempel vill ta emot förskottsbetalningar mot order, måste bankkontot läggas till. Observera också att om du vill ha betalningsvillkor synliga på ordern, kräver detta också att bankkontot läggs till i programmet.

Standardinställningar

Fliken visar standardinställningar för produkter, kunder och leverantörer.

Produktens standardinställningar

Enhet = Föreslås en viss enhet för varje ny produkt.
Grupp = Föreslås en viss produktgrupp för varje ny produkt.
Standardplats = Vilken lagerplats fungerar som standard för nya produkter. Om företaget har bara ett lager, eller om du vill använda en viss lagerplats inom lagret, definieras det här.
Standardleverantör = Föreslås en viss leverantör för produkten.
Föreslå nytt nummer = Om du vill ha en kontinuerlig numrering för produktkoder, välj detta som aktivt. Då föreslår Rackbeat kontinuerligt ett nummer för produkterna. 

Kundens standardinställningar

Valuta = Vill du använda en viss valuta som standard för kunder.
Språk = Vill du använda ett visst språk som standard för kunder. Språket kan påverka till exempel översättningen av produktnamn på orderbekräftelsen.
Betalningsvillkor = Vilket betalningsvillkor vill du ha som standardbetalningsvillkor. Betalningsvillkor överförs med order till Netvisor. Dessa måste skapas innan kunder.
Grupp = Vill du använda en viss kundgrupp som standard.
Layout = Vill du använda en viss layout för dokumentmallar som standard.
Momsbehandling = Vill du använda en viss momsbehandling som standard.
Land = Vill du ha ett visst land som standardland för kunder.
Leveransvillkor = Vill du använda ett visst leveransvillkor som standard.
Föreslå nytt nummer = Om valt, föreslår Rackbeat kontinuerligt ett nytt kundnummer för nya kunder. Kundnumret överförs till Netvisor med kundinformation. Rackbeat bestämmer kundnumret.

Leverantörens standardinställningar

Valuta = Vill du använda en viss valuta som standardvaluta för leverantören.
Språk = Vill du använda ett visst språk som standardspråk för leverantören.
Betalningsvillkor = Vill du ha vissa betalningsvillkor som standard för leverantören.
Grupp = Används en viss leverantörsgrupp som standardgrupp.
Layout = Vill du ha en viss layout för dokumentmallar som standard för leverantörer.
Momsbehandling = Vill du ha en viss momsbehandling som standard för leverantörer.
Land = Vill du ha ett visst land som standard för leverantörer.
Leveransvillkor = Vill du ha ett visst leveransvillkor som standard för leverantörer.
Föreslå nytt nummer = Om valt, föreslår Rackbeat kontinuerligt ett nytt nummer för leverantörer. Leverantörens nummer överförs till Netvisor. Rackbeat bestämmer leverantörens nummer.

Bokföring

Lagervärderingsmetod = Vilken lagervärderingsmetod används. OBS! Detta kan inte ändras efter att händelser finns i systemet. Rackbeat har FIFO eller genomsnittspris som alternativ.

Löpande genomsnittsprisberäkning 

  • Löpande genomsnittsprisberäkning är en lagervärderingsmetod som erhålls genom att summera alla inköp i lagret och dela med mängden i lager.
  • Då kan du inte korrigera produktens genomsnittspris vid något tillfälle.

FIFO-beräkning

  • Kostnaderna för de först köpta enheterna tilldelas de senast sålda enheterna.
  • Metoden antar att de först inkomna materialen och förnödenheterna används först.
  • Enligt näringsinkomstskattelagen, som starkt påverkar affärsbokföringen, måste inventarievärdet beräknas enligt FIFO-metoden.

Fält

Användaren kan skapa ytterligare informationsfält i Rackbeat för följande områden:

- Produkt
- Kund
- Leverantör
- Inköp
- Försäljning

Fälten överförs inte direkt i integrationen till Netvisor om användaren har lagt till dem själv. Om fältet läggs till i Rackbeat via integrationen kan det användas i integrationen. Med hjälp av fälten kan du till exempel gruppera produkter mer detaljerat, eller ta ställning till vilka produkter du vill överföra till webbutiken. 

Avancerade inställningar

Tillåt lagerdelning = Om du vill visa produktens lagerstatus i ett annat system via en direktlänk, välj denna inställning som aktiv. Möjliggör till exempel att visa produktens lagerstatus i CRM-systemet.

Meddela om integrationsfel via e-post = Om aktiv, meddelar Rackbeat användaren via e-post om upptäckta fel. Detta påverkar inte Netvisor-integrationen. 

Logotyp = Bilden som företaget vill visa på Rackbeat dokument, såsom försäljningsbekräftelse.

Antal decimaler i priser = Hur många decimaler används vid prissättning.
Decimalavgränsare = Vilket tecken används som decimalavgränsare på utskrifter.
Tusentalsavgränsare = Vilket tecken används som tusentalsavgränsare på utskrifter.
Antal decimaler i mängder = Hur många decimaler används vid uppföljning av mängder.
Datumformat = I vilket format visas datum.
Måndag först = Börjar veckans uppföljning på måndag.
Tillåt redigering av produktstrukturer med arbetsorder = Om aktiv, kan produktstrukturen redigeras även om den används i en öppen produktionsorder.
Tillåt support att agera i din miljö = Detta gör att supportpersonalen kan komma åt kundens miljö på kundens begäran. Detta är viktigt att ha aktivt.

Inkludera produktbeskrivning på försäljningsraden = Med detta val inkluderas texten i Beskrivningsfältet på produktkortet i försäljningsradens beskrivning och texten visas också för kunden på pdf-utskrifter.
Lagervärde kopplat till fakturering: Om detta är aktiverat påverkar mottagning och leverans inte bokföringen förrän motsvarande faktura (försäljning / inköp) har bokförts. Dessutom justerar bokföring av fakturan utan tillhörande order eller inköp också automatiskt lagermängden.
Stäng tjänsten = Stänger tjänsten. Om företaget vill avsluta användningen av Rackbeat är det lämpligt att meddela Netvisor kundsupport. 

Valutor

På sidan kan du definiera vilka valutor du vill använda för prissättning av produkter. Användaren kan fritt lägga till de valutor som behövs i systemet. För varje valuta kan du ta ställning till om du använder en fast valutakurs eller en variabel marknadsbaserad kurs. 

Överskottsvalutor kan tas bort via denna vy

Anställda

På sidan visas en lista över anställda som har lagts till i Rackbeat. Från vyn kan du lägga till nya anställda. Anställda används på ordermallar i våra referenser och leveransansvariga fält.

Du kan redigera anställda både från anställdas nummer och från anteckningsikonen till höger om raden.

Anställdas information kompletteras med namn och e-post. E-postadressen används vid inloggning. Informationen ärvs från användartillägg. Anställdas numrering är automatisk och kontinuerlig. Titel kan definieras om så önskas.

Ta emot meddelanden? = Med valet styrs systemkommunikationen

Telefon = Anställdas telefonnummer

Språk = De språk som har definierats i systemet är tillgängliga. Detta val styr inte språkvalet i användargränssnittet. 

Standardlager = Om inköpsorder som görs av anställda ska styras till ett visst lager som standard, måste det aktuella lagret ställas in här bakom anställda.

Layout

Användaren kan definiera olika utskriftsmallar enligt sina egna behov, till exempel kan olika orderbekräftelser skapas för olika kunder. Du kan skapa så många mallar som användaren behöver.

Dokument vars layout kan redigeras är följande:

Fakturans utseende ändras inte i grunden eftersom Netvisor är faktureringens master-system. Grundinställningarna för layouten är:


Grundinställningarna för mallar tar ställning till följande frågor:

Namn = Under vilket namn finns mallar till exempel på kundkortet.

Språk = Vilket är mallens språk. Detta säkerställer rätt språk på utskrifter. Om du behöver utskrifter på andra språk än finska, måste nya layoutmallar skapas för olika språk

Bankkonto = Visas bankkontouppgifter för ett visst bankkonto på mallar

Teckensnittsstorlek = Vilken teckensnittsstorlek vill du använda. Detta är obligatorisk information.

Logotyp = Användaren kan ladda upp en bildfil om han vill använda en logotyp på mallar. Om ingen logotyp laddas upp används det företagsnamn som har definierats i Rackbeat.

Logotypens placering = Är logotypen placerad på dokumentets vänstra sida, är den centrerad eller är den placerad på den högra sidan. 

Logotypens storlek = Begränsas logotypen för att passa på mallar, eller används den verkliga bredden på bildfilen.

Signatur = Här kan du lägga till en annan bildfil som används i layoutens nederkant. 

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor kan definieras i Rackbeat för att användas till exempel på försäljningsorder.

Betalningsvillkoret ges ett namn, typ, dagar och beskrivning. På fliken Språk kan du också definiera språköversättningar för betalningsvillkoret. Olika typer kan definieras för betalningsvillkoret. Det rekommenderas att välja Netto som typ. Den faktiska reskontrauppföljningen sker i Netvisor. Om betalningsvillkoret ska visas på pdf-dokument måste bankkontot också läggas till i Rackbeat.

För att betalningsvillkoret ska visas på order måste du först lägga till bankkontot i Rackbeat från företagets inställningar. Därefter läggs bankkontot till bakom den önskade layouten. På försäljningsordern kommer möjligheten att välja "Visa betalningsvillkor" som aktiv, vilket gör att betalningsvillkoret skrivs ut på ordern. OBS: Om betalningsvillkoret har % tecken, dvs. t.ex. 14 dagar netto, 7 dagar -2% så undersöks kundens standardbetalningsvillkor från Netvisor. Om det finns rätt betalningsvillkor i Netvisor, kommer kontant rabatt att visas korrekt på fakturans betalningsvillkor.

Leveransvillkor

I Rackbeat kan du hantera leveransvillkor som används till exempel på försäljningsorder. Leveransvillkoret ges ett namn, beskrivning och eventuella språköversättningar.

Lagerhändelsetyper

Lagerhändelsetyper definieras vid behov för olika typer av lagerhändelser. Dessa används till exempel för att följa och rapportera lagerhändelser. De vanligaste händelsetyperna finns i systemet som standard. Händelsetyper kan skapas vid behov. Ge typen ett namn och typ, t.ex. "inköp". Typvalet påverkar om du kan rapportera t.ex. alla händelser av typen Inköp på en gång.

Språk

I språk kan du definiera vilka språk som kan definieras för språköversättningar, till exempel på produktkortet. Användaren kan fritt lägga till de språk som behövs i systemet. Språket ges ett namn och en språkkod, varefter det är tillgängligt.

Projekt

Projekt kan definieras i Rackbeat för att till exempel följa inköp. Projekt kan också importeras via gränssnittet från projektledningssystem. Projektet ges ett nummer, namn och eventuell beskrivning. Projekt som definieras i Rackbeat överförs inte till Netvisor.


Användare

Från användarlistan kan du lägga till nya användare i systemet och redigera befintliga användares information.


Användaren ges ett namn, e-post, lösenord, språk och väljer abonnemangspaket. Användarens språkval påverkar användargränssnittets språk och kan ändras senare. Användarens abonnemangspaket påverkar tillgängliga funktioner. Obs! Priset som visas i abonnemangspaketet behöver inte beaktas när du använder programmet med Netvisor. 

Abonnemangspaketet bestämmer användarens behörigheter. 

Lagerarbetare = Användaren kan hantera leveranser, mottagningar och skapa nya lagerhändelser via mobilappen. Lagerarbetarens vy i användargränssnittet:

Standard = Alla rättigheter till alla funktioner som finns i systemet.

Användaren skapas också som anställd som standard i Rackbeat. Användarens lösenord kan ändras, och användaren kan göra det självständigt. Användarkonton kostar inte extra i Rackbeat. Ett meddelande skickas separat till den nya användarens e-post. Meddelandet innehåller inte användarens lösenord. Detta måste meddelas till användaren separat, till exempel genom att skicka ett textmeddelande eller e-post från din egen e-post. 

Obs! Uppsägning av användare i Rackbeat följer en uppsägningstid på 3 månader. När användare tas bort från användarvyn, visas ett datum efter användarens namn när användaren tas bort från användarna. 

Fakturering

Visar antalet användare och eventuella tillägg. 

Applikationer

På applikationssidan kommer applikationer att visas som användaren kan använda för att utöka användningen av Rackbeat med produkter från tredje part. Applikationer aktiverar till exempel Shopify och Woocommerce webbutiker.

Meddelanden

På denna sida visas eventuella felmeddelanden från applikationer. Om Rackbeat egen Shopify-integration används, listas eventuella felmeddelanden från den integrationen här.

Meddelandelog

Från meddelandeloggen kan du kontrollera e-postmeddelanden som har skickats från systemet. Loggen visar från vilken händelse meddelandet har skapats, dess tidsstämpel. Samt adressen till vilken det har skickats och om sändningen har lyckats eller inte.

Tillägg

Via tillägg kan batchspårning, serienummerspårning och B2B-portalen aktiveras. När batchspårning eller serienummer är aktiverade i tillägg, ställs de in på produktkortet för varje produkt. Observera att batchspårning och serienummer måste vara aktiverade innan produkten har lagerhändelser. För en produkt med lagerhändelser kan batchspårning eller serienummer inte aktiveras i efterhand.Obs! Priserna som visas på denna sida behöver inte beaktas. 

Dataexport

Via dataexport kan du centralt ladda ner data som finns i systemet till excel-filer.

B2B Användare

Via B2B användare kan Rackbeat användarens kunder skapa användarkonton för Rackbeat B2B-webbutik. Det finns för närvarande ingen finskspråkig sida tillgänglig för vyn. När en B2B-användare skapas skickas ett e-postmeddelande till kunden. Därefter måste kunden också separat få webbutikens länk som finns i B2B-vyn. När B2B-användaren gör en beställning i webbutiken skapas en försäljningsorder automatiskt i Rackbeat. 

Namn = Användarens namn
E-post = Användarens e-post
Kund = Vilken kund representerar användaren i Rackbeat kundregister. Beställningar som görs av användaren riktas till denna kund.
Tillåtna produktgrupper = Har användaren rätt att beställa produkter från alla eller endast utvalda produktgrupper.
Orderstatus = Kommer order som bekräftade eller bekräftade och leveransklara till Rackbeat.
Dölj lagerstatus = Visas lagerstatus för användaren i B2B-portalen
Tillåt efterleveranser = Accepteras beställningar även för produkter som inte finns i lager vid beställningstillfället.
Användarens språk = Vilket språk använder användaren i B2B-portalen.

Obs! Endast huvudprodukten visas för B2B-användaren, dvs. modellvarianter och deras lagerstatus visas inte om modellvarianter har aktiverats. 

Nyckelord: Rackbeat-inställningar, Netvisor-integration, lagervärdering, numrering, tillägg, B2B-portal, betalningsvillkor, användarhantering

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.