Den här guiden beskriver hur en inköpsorder hanteras i Netvisor och Rackbeat. Guiden förklarar hanteringen av inköpsorder, fälten i ordern och matchningen av inköpsorder till inköpsfaktura.

INNEHÅLL

Hantering av inköpsorder

  1. När inköpsordern har skickats till Netvisor, är den i status "Ej levererad" på Netvisors sida. 
  2. När inköpsordern tas emot på Rackbeats sida, ändras ordern till "Levererad" på Netvisors sida. 
  3. När inköpsordern får en inköpsfaktura, matchas den på Netvisors sida. Då överförs inköpsfakturan till Rackbeat och inköpsordern arkiveras. 
  4. Inköpsfakturan betalas på Netvisors sida.

Från listan får man en översikt över aktiva inköpsorder. Listan kan granskas antingen på rubrik- eller orderradnivå. Om man vill granska på orderradnivå, så ändrar knappen "Visa rader" listan.

  • Sök efter nummer = Order kan sökas baserat på ordernummer eller del av ordernummer
  • Sök efter produkter = Order kan filtreras baserat på en viss produkt. När en produkt väljs här, filtreras de order som innehåller en rad med produkten i tabellen nedan. 

Inköpsorderns fält 

Filter

Genom att söka inköpsorderlistan baserat på en viss produkt och filtrera med status "Ej mottagen", får man en rapport över ej levererade produkter från inköpsorderlistan.

  • Per sida = Hur många order som visas åt gången
  • Arkiverad = Om arkiverade eller aktiva order söks. Inköpsordern arkiveras när den matchas med en inköpsfaktura. Om ingen inköpsfaktura överförs till Rackbeat antingen via integration eller manuellt, förblir inköpsordern i "Ej arkiverad" listan.
  • Skickad = Filtrerar order baserat på om ordern är ett utkast eller registrerad
  • Fakturerad = Filtrerar order baserat på om ordern är fakturerad eller inte
  • Status = Filtrerar order baserat på om ordern är Ej mottagen, Klar för mottagning, delvis mottagen eller Mottagen.
  • Leverantör = Filtrerar för att visa en viss leverantörs order
  • Från datum = Söker order baserat på datum för de order vars orderdatum är det angivna datumet eller senare
  • Till datum = Söker order baserat på datum för de order vars orderdatum är det angivna datumet eller tidigare
  • Leveransdatum från = Söker order baserat på förväntade leveransdatum för de order vars förväntade leveransdatum är det angivna datumet eller senare
  • Leveransdatum till = Söker order baserat på förväntade leveransdatum för de order vars förväntade leveransdatum är det angivna datumet eller tidigare
  • Rubrik = Söker i orderns rubrikfält
  • Tilläggsuppgifter = Söker i orderns tilläggsuppgifter

Orderlistans kolumner

I listan kan man välja att visa kolumnerna i bilden nedan när listan är ordnad efter rubriknivå:

När listan är ordnad efter radnivå, kan man välja att visa kolumnerna nedan:

 

Listans radfunktioner

Radfunktioner är endast tillgängliga när listan är ordnad efter rubriknivå. 

  • Kryss = Avbryter ordern. Systemet frågar fortfarande om bekräftelse för att avbryta ordern

  • Bock = Om leverantören har bekräftat ordern. Systemet ber fortfarande om kvitto för funktionen:

Om denna funktion används, visas leverantörens bekräftelse i kolumnen "Godkänd"

  • Tumme upp = Intern godkännande av inköpsförslag. Godkännarens namn visas i kolumnen "Godkänd" i listan. 
  • Papper och + = Skapa faktura. Denna funktion skapar manuellt en inköpsfaktura för ordern. Användningen av denna rekommenderas inte. Manuellt skapad inköpsfaktura överförs inte till Netvisor. 
  • Varukärra = Klar för mottagning. Detta skapar en väntande mottagning för ordern. Används till exempel när leverantören har meddelat att varorna har skickats från dem. Då kan lagret förbereda sig för varornas ankomst, och mottagningen visas i mobilappen.
  • Penna och anteckningsblock = Redigering. Med detta kan inköpsordern redigeras. Används till exempel om leverantören meddelar uppdaterat pris eller leveransdatum för produkterna. 
  • Två papper = Kopieringsfunktion. Detta skapar en identisk kopia av inköpsordern med ett nytt ordernummer. 
  • Papper och förstoringsglas = Öppna för mer detaljerad granskning av inköpsordern.
  • Soptunna = Ta bort inköpsordern
  • Öppna igen = Om en inköpsorder som skickats till leverantören behöver redigeras, måste inköpsordern öppnas igen med funktionen "Öppna igen" i listan. Därefter kan inköpsordern redigeras och efter redigeringen skickas ordern till leverantören igen.

Om man vill ta bort mottagna rader från inköpsordervyn (de visas under Rapporter --> Lagerhändelser), kan det göras så här:

  1. Matcha inköpsorder och inköpsfaktura i Netvisor
  2. Skapa manuellt en inköpsfaktura för order i Rackbeat och registrera den där. 

Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura

  1. Inköpsordern skickas till Netvisor
  2. Inköpsordern matchas i Netvisor med inköpsfakturan. Instruktioner för matchning finns här: Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura.
  3. När inköpsordern har matchats med inköpsfakturan, överförs inköpsfakturan till Rackbeat inom nästa hela timme.

Om radpriserna på inköpsfakturan har varit olika priser än på inköpsordern, korrigeras priserna till Rackbeats lagervärde. Inköpsordern visar fortfarande de priser som har matats in på ordern, men lagerrapporterna visar lagervärdet enligt inköpsfakturans rader. 

Om inköpsfakturan har endast en rad som länkas till flera inköpsorderrader, kan Rackbeat inte läsa detta korrekt och överför en nollfaktura till Rackbeat. Då kan till exempel inköpsordern inte arkiveras eftersom inköpsfakturan inte har ett identifierat pris. Om en sådan situation uppstår på inköpsfakturan, bör inköpsorderraderna först föras till inköpsfakturan och matchas med inköpsordern. Efter denna hantering överförs fakturan korrekt till Rackbeat och inköpsordern kan arkiveras normalt.

Om inköpsordern matchas i Netvisor med en inköpsfaktura som har kommit via skanningstjänsten och då har endast en rad, måste man välja "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturans rader med inköpsorderrader" i matchningen. Detta gör att inköpsfakturan överförs korrekt till Rackbeat.

Om ersättning av inköpsorderrader inte valdes och matchningen gjordes direkt, överförs inköpsfakturan till Rackbeat som nollsumma och inköpsordern arkiveras inte. Detta kan korrigeras genom att ta bort nollfakturan från Rackbeat. Därefter går man till matchningen på Netvisors sida. Återställ matchningen > spara informationen > gör om med valet "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturans rader med inköpsorderrader" 


Till slut går inköpsordern till arkivering på Rackbeats sida. Detta gör att Rackbeats inköpsfakturor får ett nytt nummer. Det borttagna inköpsfakturans nummer lämnas i detta fall utanför, men fakturanumret i Netvisor visas i Rackbeat i fälten "Anteckningar" och "Fakturanummer i Netvisor".

Om inköpsordern inte kan matchas helt på Netvisors sida med inköpsfakturan, går inköpsordern inte till arkivering på Rackbeats sida. I detta fall bör en inköpsfaktura skapas manuellt från inköpsordern på Rackbeats sida. Då försvinner inköpsordern från listan (den går till arkivering). Om varor fortfarande är på väg, bör man välja de levererade raderna i faktureringen. Sedan, om alla lagerövervakade produkter har anlänt, väljer man alla rader. Detta arkiverar inköpsordern. På Netvisors sida bör man också manuellt arkivera den återstående inköpsordern vars rader inte längre matchas.




Nyckelord: Rackbeat inköpsorder, orderhantering, mottagning av inköpsorder, matchning av inköpsorder

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.