Denna hjälp täcker hanteringen av användarrättigheter relaterade till kontering, sakgranskning, godkännande och betalning av inköpsfakturor i Netvisor. Dessutom lär du dig att ställa in rättigheter i kundreskontran och kommunikationen.

Du kan öppna vyn genom att välja Företagsmeny > Kund- och leverantörsreskontrans rättigheter. Vyn visar användarrättigheter relaterade till sakgranskning, godkännande och betalning av inköpsfakturor i reskontrarnas användarrättigheter. Vyn nås med användaradministratörsrollen.

INNEHÅLL

Kund- och leverantörsreskontrans rättigheter

Kontering av inköpsfaktura

Rättighetsnivåerna för kontering av inköpsfakturan definieras per användare. Rättighetsnivån påverkar vilken information användaren ser och vilka funktioner han eller hon kan utföra på inköpsfakturan.

  • Ingen rätt till kontering:
    • Behåll denna inställning för användaren om du inte vill att han eller hon ska se konteringsraderna på inköpsfakturan.
    • Användaren ser inte konteringsraderna på inköpsfakturan.
    • Användaren ser inte eventuella beräkningsobjekt.
  • Hantera radinformation utan konteringsinformation:
    • Ge användaren denna rättighet om du vill att han eller hon ska kunna definiera beräkningsobjekt, men inte se konteringsraderna.
    • Beräkningsobjekt kan definieras för inköpsfakturan.
    • Konteringsraderna är inte synliga för användaren.
  • Konteringsförslag:
    • Ge användaren denna rättighet om du vill att han eller hon ska kunna föreslå kontering, men inte göra den faktiska konteringen.
    • Användaren kan ge ett konteringsförslag för konteringsraderna på inköpsfakturan.
    • Konteringsförslaget skapar inte en kontering, dvs. inget verifikat skapas för fakturan till exempel vid godkännande.
    • Användaren kan definiera önskade beräkningsobjekt för inköpsfakturan.
  • Konteringsmöjlighet, som standard inte konterad:
    • Ge användaren denna rättighet om du vill att han eller hon ska kunna kontera inköpsfakturan, men att konteringen inte är aktiverad som standard.
    • Användaren kan kontera inköpsfakturan.
    • Rutan för kontering är inte automatiskt markerad.
  • Konteringsmöjlighet, som standard konterad:
    • Ge användaren denna rättighet om du vill att han eller hon ska kunna kontera inköpsfakturan och att konteringen är aktiverad som standard.
    • Användaren kan kontera inköpsfakturan.
    • Rutan för kontering är automatiskt markerad som ”kontera faktura”.

Sakgranskare av inköpsfakturor

Sakgranskningsrätten definierar vilka inköpsfakturor användaren kan sakgranska och vilka fakturor han eller hon ser i leverantörsreskontran, i rapporter och i fakturalistan.

  • Användning av sakgranskningsrätt:
    • Ge användaren sakgranskningsrätt om du vill att han eller hon ska kunna sakgranska inköpsfakturor.
    • Användaren kan sakgranska inköpsfakturor i Ny faktura-status.
    • Användaren kan sakgranska fakturor där han eller hon har valts som sakgranskare (då är fakturan i Sakgranskning-status).
  • Valet ”Endast tilldelade till användaren”:
    • Välj ”Endast tilldelade till användaren” om du vill begränsa användarens sakgranskningsrätt till endast de fakturor som uttryckligen har tilldelats honom eller henne.
    • Användaren får sakgranska endast de inköpsfakturor där han eller hon uttryckligen har valts som sakgranskare.
    • Användaren ser endast dessa fakturor i leverantörsreskontran.
    • Valet påverkar också rapportering och fakturalista.
    • Användaren ser i rapporterna och fakturalistan endast de fakturor där han eller hon har varit med i sakgranskningsprocessen.
  • Leverantörsbegränsningar:
    • Begränsa sakgranskningsrätten till att endast gälla fakturor från vissa leverantörer genom att använda knappen Förfina.
    • Välj med knappen Förfina de leverantörer vars fakturor användaren får sakgranska.
    • Du kan påverka om användaren överhuvudtaget ser fakturor från andra leverantörer.
    • Om du väljer ”Ingen åtkomst till andra” ser användaren endast fakturor från tillåtna leverantörer.
    • Om användaren tidigare har hanterat fakturor utan leverantörsbegränsning ser han eller hon fortfarande de gamla fakturorna från andra leverantörer som han eller hon tidigare har hanterat.

Godkännare av inköpsfakturor

Rätten att godkänna inköpsfakturor definierar vilka fakturor användaren kan godkänna och med vilka eurogränser. Rätten ställs in i leverantörsreskontrans rättigheter.

  • Inställning av godkännanderätt:
    • Ställ in godkännanderätt för inköpsfakturor för användaren i leverantörsreskontrans rättigheter så att han eller hon kan godkänna fakturor.
    • Ställ vid behov in en fakturaspecifik eurogräns för godkännande för användaren.
    • Godkännandegränsen definierar hur stora fakturor användaren kan godkänna.
    • Användaren har ingen godkännanderätt till fakturor vars belopp överskrider hans eller hennes godkännandegräns.
    • Lägg inte till användaren som godkännare via manuell cirkulation om fakturabeloppet överskrider användarens godkännandegräns, eftersom systemet inte tillåter detta.
  • Godkännandegräns i automatisk cirkulation:
    • Använd automatisk cirkulation om du vill att godkännare ska definieras automatiskt.
    • Om en användare är godkännare i den automatiska cirkulationen och fakturabeloppet överskrider hans eller hennes godkännandegräns används inte den cirkulationslistan för fakturan.
    • I fakturakommentaren skapas texten: ”Godkännandecirkulationen kunde inte sättas eftersom cirkulationens ’Skapade cirkulationens namn’ godkännanderätt för fakturan inte räcker till.”
  • Borttagning av godkännandegräns:
    • Lämna fakturagränsfältet tomt eller ställ gränsen till noll om du inte vill använda en eurobegränsning.
    • När fältet är tomt eller gränsen är noll är begränsningen inte aktiv.
  • Valet ”Endast tilldelade till användaren” vid godkännande:
    • Välj ”Endast tilldelade till användaren” om du vill begränsa användarens godkännanderätt till endast de fakturor som uttryckligen har tilldelats honom eller henne.
    • Användaren får godkänna endast de inköpsfakturor där han eller hon uttryckligen har valts som godkännare.
    • Användaren kan inte godkänna andra fakturor även om han eller hon har allmän godkännanderätt.
  • Fakturor utan särskilt vald godkännare:
    • Ge godkännanderätt till de användare som du vill ska kunna godkänna fakturor utan särskilt vald godkännare.
    • Om ingen godkännare har valts för inköpsfakturan kan den godkännas av vilken användare som helst med godkännanderätt.
    • Om godkännandet har ”Endast tilldelade till användaren”-allokering aktiverad och användaren har sakgranskningsrätt utan allokeringsbegränsningar, ser han eller hon inte fakturan via fakturalistan om han eller hon inte har varit med i fakturans cirkulation.
    • Om användaren har varit med i sakgranskningen ser han eller hon fakturan även om godkännaren är en annan person.

Betalare av inköpsfakturor och löner

Rätten att betala inköpsfakturor och löner definierar vilka fakturor användaren kan betala och med vilka eurogränser. Rätten ställs in i leverantörsreskontrans rättigheter.

  • Inställning av betalningsrätt:
    • Ställ in betalningsrätt för inköpsfakturor för användaren i leverantörsreskontrans rättigheter så att han eller hon kan betala inköpsfakturor.
    • Om företaget använder dubbelbetalning måste betalningsrätten vara aktiverad för användaren för att han eller hon ska kunna bekräfta betalningsmaterialet.
  • Fakturaspecifik betalningsgräns:
    • Ställ in en fakturaspecifik eurogräns för betalning för användaren om du vill begränsa hur stora fakturor han eller hon kan betala.
    • Användaren har ingen betalningsrätt till fakturor vars belopp överskrider hans eller hennes betalningsgräns.
    • Om fältet är tomt eller gränsen är noll är begränsningen inte aktiv
    • och användaren kan betala så mycket som det finns tillgängliga pengar på kontot.
  • Eurogräns per betalningsdag:
    • Ställ in en eurogräns per betalningsdag i rättigheterna om du vill begränsa den totala summan som kan betalas under en dag.
    • Programmet kontrollerar de summor som ska betalas på betalningsdagen.
    • Om den inställda gränsen överskrids kan betalningen inte längre genomföras den dagen.
  • Användning av leverantörsbegränsningar vid betalning:
    • Välj ”Använd samma leverantörsbegränsningar som i sakgranskningen” om du vill att samma leverantörsbegränsningar ska gälla vid betalning som vid sakgranskning.
    • Om något har begränsats bort i sakgranskningen kan betalningen inte genomföras för dessa leverantörer.
    • Om sakgranskningen har valts ”Endast tilldelade till användaren” och användaren inte har sakgranskat denna faktura kan han eller hon inte heller betala denna faktura.

Bekräftelse av betalningar

Med inställningarna för bekräftelse av betalningar definieras hur många godkännanden som krävs för betalningar och vem som har rätt att skicka betalningsuppdrag till banken. Inställningarna påverkar betalning av inköpsfakturor och löner.

  • Öppna inställningar för bekräftelse av betalningar:
    • Öppna inställningarna för bekräftelse av betalningar genom att välja knappen Inställningar för bekräftelse av betalningar.
    • Kontrollera att du har TPK-användarrätt eller KH + företags huvudanvändare-rättigheter för att se denna funktion.

  • Definiera antal bekräftare:
    • Välj i inställningarna hur många bekräftare som krävs för inköpsfakturan.
    • Kontrollera att du väljer ett antal som motsvarar företagets godkännandepraxis.

  • Betalningarnas gång till banken:
    • Kontrollera att betalningen godkänns av tillräckligt många bekräftare med betalningsrätt.
    • När det krävs antal bekräftelser har getts skickas betalningarna som betalningsuppdrag till banken.
    • Inställningen påverkar både betalning av inköpsfakturor och löner.
  • Rätt att skicka betalningsuppdrag utan andra godkännanden:
    • Ge användaren rätt att skicka betalningsuppdrag till banken utan andra godkännanden genom att välja motsvarande inställning i listan på personens sida.
    • Med denna rätt kan användaren skicka betalningsuppdrag till banken utan att andra bekräftare godkänner betalningen.

Godkännare av gireringar

Rätten att godkänna gireringar möjliggör godkännande av gireringar som ett separat steg före betalning. Rätten definieras i inställningarna för bekräftelse av betalningar och i kund- och leverantörsreskontrans rättigheter.

  • Införande av godkännande av gireringar:
    • Öppna inställningarna för bekräftelse av betalningar (kräver TPK eller KH + företags huvudanvändare-rättigheter).
    • Aktivera godkännande av gireringar i inställningarna för bekräftelse av betalningar.
    • Definiera i vyn hur många godkännare som behövs för gireringar (1–3 stycken).
  • Definiera godkännare av gireringar:
    • Öppna kund- och leverantörsreskontrans rättigheter.
    • Definiera vilka användare som har rätt att godkänna gireringar.
    • Observera att personen som godkänner gireringen inte kan betala den aktuella gireringen.
    • Kontrollera att någon annan användare har betalningsrätt för gireringar.
  • Ytterligare hjälp:

Betalare av gireringar

Rätten att betala gireringar definierar vem som kan betala gireringar i Netvisor.

  • Inställning av betalningsrätt för gireringar:
    • Ställ in betalningsrätt för gireringar för användaren så att han eller hon kan betala gireringar i Netvisor.
    • Observera att det inte är möjligt att definiera en betalningsgräns för betalare av gireringar.

Godkännare av inköpsorder 

Rätten att godkänna inköpsorder definierar vem som kan godkänna inköpsorder och inköpsförslag.

  • Inställning av rättighet för godkännare av inköpsorder:
    • Ge personen rättigheten ”Godkännare av inköpsorder” om du vill att han eller hon ska kunna godkänna inköpsorder.
    • Observera att inköpsförslaget inte kan godkännas utan denna rättighet.

Sättare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura

Rätten för sättare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura definierar vem som kan hantera sakgranskare och godkännare av inköpsfakturan samt redigera fakturans cirkulation.

  • Inställning och redigering av godkännandecirkulation:
    • Ge personen rättigheten ”Sättare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura” om du vill att han eller hon ska kunna definiera sakgranskare och godkännare av inköpsfakturan.
    • Användaren kan definiera vem som sakgranskar inköpsfakturan.
    • Användaren kan definiera vem som godkänner inköpsfakturan.
    • Användaren kan byta ut en redan inställd sakgranskare eller godkännare på fakturan.
    • Användaren kan ta bort hela fakturans cirkulation.
  • Automatisk fakturacirkulation:

Automatiseringsregler för inköpsfaktura

Rätten till automatiseringsregler för inköpsfaktura definierar vem som kan skapa och hantera automatiseringsregler för inköpsfakturor.

  • Inställning av rättighet för automatiseringsregler för inköpsfaktura:
    • Ge användaren rättigheten ”Automatiseringsregler för inköpsfaktura” om du vill att han eller hon ska kunna skapa automatiseringsregler för inköpsfakturor.
    • Med denna rättighet kan användaren skapa och redigera automatiseringsregler för inköpsfakturor.

Kundreskontrans rättigheter

Med kundreskontrans rättigheter definieras vilken information användaren ser om försäljningsorder och försäljningsfakturor samt vilka fakturor han eller hon ser i sin egen vy.

  • Synlighet för produkternas inköpspris och försäljningsprovisioner:
    • Definiera användarens rättigheter enligt om han eller hon ser inköpspriset för produkter som sparats i produktlistan.
    • Definiera om användaren kan redigera produkternas inköpspris.
    • Definiera om eventuella försäljningsprovisioner som ska betalas från försäljningsfakturor är synliga för användaren.
    • Om inköpspris eller försäljningsprovisioner inte är synliga för användaren visas *-tecken istället för siffrorna.
  • Begränsning av synlighet för försäljningsfakturor:
    • Begränsa användarens rättigheter enligt om han eller hon ser endast sina egna skapade försäljningsfakturor eller även försäljningsfakturor skapade av andra användare eller systemets automatisering.
    • Välj att användaren endast ser sina egna försäljningsfakturor om du vill begränsa synligheten till hans eller hennes egna åtgärder.
    • Välj att användaren även ser försäljningsfakturor skapade av andra användare om du vill ha bredare synlighet.
    • Observera att systemets automatisering i detta fall avser till exempel avtalsfakturering, där användare kan spara faktureringsinformation, men den faktiska faktureringen sker inte av användaren.

Rättigheterna sparas i systemet med knappen Uppdatera information.

  • Spara rättigheter:
    • Gör nödvändiga ändringar i kundreskontrans rättigheter.
    • Klicka på knappen Uppdatera information så att rättigheterna sparas i systemet.

Kommunikation

Med kommunikationsinställningarna definieras när och till vilken kanal användaren får systemmeddelanden relaterade till inköpsfakturor. Användaren börjar få meddelanden till den valda kommunikationskanalen när alla villkor i denna hjälp är uppfyllda.

  • Rättigheter till inköpssektionen i användarprofilen:
    • Öppna användarens användarprofil.
    • Kontrollera att inköpssektionen har minst följande rättigheter (funktionsspecifika rättigheter):
  • Leverantörsreskontrans grundfunktioner och vyer:
    • Ge användaren redigeringsrätt till:
      • Leverantörsreskontrans grundfunktioner
      • Leverantörsreskontrans vyer och listor
    • Välj en lämplig färdig profil, till exempel:
      • Leverantörsreskontraanvändare
      • Reskontraanvändare
      • Företagsanvändare
      • Alla rättigheter
  • Val av kanal för systemmeddelanden:
    • Öppna användarens egna basinformation genom att välja ditt eget namn i vyns toppmeny.
    • Välj fliken Kommunikation.
    • Kontrollera att kommunikationskanalen för systemmeddelanden är vald.
    • När basinformationen är öppen, kontrollera punkten ”Kommunikationskanal för systemmeddelanden”. Det måste vara valt som Email för att meddelanden ska skickas till e-posten.
    • Kontrollera att e-postadressen är korrekt.
    • Lägg till e-postadressen personligen för användaren.
    • Ange i programmet den bekräftelsekod som kommer till e-posten för att adressen ska kunna användas.
    • Byt e-postadress vid behov själv som användare, eftersom adressen inte kan ändras av någon annan.
    • Observera att samma e-postadress endast kan användas av en person.

  • Inställningar för kommunikationsschema:
    • Öppna personliga inställningar för kommunikationsschemat.
    • Välj när du vill få meddelanden om inköpsfakturor.

Exempel: Enligt ovanstående inställningar, om en inköpsfaktura anländer eller sätts i cirkulation till användaren på måndag, får han eller hon en notifikation på tisdag klockan 9:00.

  • Val av saker som ska meddelas:
    • Öppna i kommunikationsinställningarna punkten där saker som ska meddelas väljs.
    • Välj om vilka händelser du vill få notifikationer.

Nedan visas kommunikationsinställningarna även under reskontrarättigheterna.

Notifikation om sakgranskning av inköpsfakturor: Meddelandet skickas om inköpsfakturan till alla personer som kan sakgranska inköpsfakturor i det aktuella företaget.

Notifikation endast till användaren om sakgranskning av inköpsfakturor: Meddelandet skickas om inköpsfakturan endast till den person som har definierats som sakgranskare för inköpsfakturan.

Notifikation om godkännande av inköpsfakturor: Meddelandet skickas till personen som kan godkänna fakturan i det aktuella företaget.

Vanliga frågor

Vem kan hantera användarrättigheter för inköpsfakturor?

Personer med användaradministratörsrollen.

Hur ställer jag in godkännanderätt för fakturor?

Öppna leverantörsreskontrans rättigheter och ställ in en fakturaspecifik eurogräns för godkännande i godkännandefältet.

Hur ställer jag in betalningsgräns för betalning av inköpsfakturor?

Öppna leverantörsreskontrans rättigheter och ställ in en fakturaspecifik eurogräns för betalning för användaren samt vid behov en eurogräns per betalningsdag.

Hur begränsar jag användarens rättigheter till endast vissa leverantörers fakturor?

Använd knappen Förfina i sakgranskningsrättigheterna och välj de leverantörer vars fakturor användaren får hantera. Välj vid behov ”Ingen åtkomst till andra”.

Hur säkerställer jag att användaren endast ser sakgransknings- och godkännandefakturor som har tilldelats honom eller henne?

Välj ”Endast tilldelade till användaren” både i sakgranskarens och godkännarens rättigheter så att användaren endast ser och hanterar fakturor som uttryckligen har tilldelats honom eller henne.

Hur ställer jag in kommunikationsinställningar korrekt?

Kontrollera på fliken Kommunikation i användarens egna basinformation att kommunikationskanalen för systemmeddelanden är Email, att e-postadressen är bekräftad och att inställningar för kommunikationsschema samt saker som ska meddelas har valts.

Hur tar jag i bruk godkännande av gireringar?

Öppna inställningarna för bekräftelse av betalningar med TPK- eller KH + företags huvudanvändare-rättigheter, aktivera godkännande av gireringar, definiera antal godkännare och ställ in i kund- och leverantörsreskontrans rättigheter godkännare och betalare av gireringar.

Hur sparar jag de ändringar i rättigheter som jag gjort i kundreskontran?

Klicka på knappen Uppdatera information i vyn för kundreskontrans rättigheter så att ändringarna sparas i systemet.

Nyckelord: Netvisor, användarrättigheter, inköpsfakturor, sakgranskning, godkännande, kundreskontra, kommunikationsinställningar

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.