I denna guide lär du dig att ta i bruk och utnyttja Intrums påminnelse- och inkassotjänst i Netvisor. Instruktionerna omfattar ibruktagning av tjänsten, definiering av inställningar och hantering av betalningar.
INNEHÅLL
- Aktivering av tjänsten
- Inställningar
- Användning av tjänsten och sändning av faktura
- Avbryt faktura från Intrums tjänst
- Redigera faktura i Intrums tjänst
- Hantering av räntefakturor
- Direktbetalning för faktura skickad till Intrum Oy:s tjänst
- Matcha Intrums omatchade betalning
- Hantera maskinläsbar referensbetalning
- Hantera betalning utan referens
- Inkassostatus
Aktivering av tjänsten
Intrum Oy:s påminnelse- och inkassotjänst tas i bruk genom att du kontaktar Intrum Oy och ingår ett avtal med dem om ibruktagning av tjänsten.
- Kontakta Intrum Oy.
- Ingå ett avtal med Intrum om ibruktagning av påminnelse- och inkassotjänsten.
- Vänta på att informationen om ibruktagningen av inkassotjänsten förmedlas från Intrum till Netvisor.
- När informationen har förmedlats aktiveras tjänsten automatiskt i Netvisor.
Mer information om Intrum Oy och deras tjänster finns på: https://www.intrum.fi/fi/
Inställningar
Inkassoinställningarna definieras när tjänsten har tagits i bruk. Baserat på inställningarna visas Intrums påminnelse- och inkassofunktioner i kundreskontran.
Du kan öppna inställningarna genom att välja Försäljning > Inställningar > Försäljningens grunduppgifter > Intrum Oy collection texts > Collection settings.
- Definiera i inkassoinställningarna, från vilken fakturastatus fakturor kan skickas till Intrum.
- Välj om du vill använda endast inkassotjänsten eller även påminnelsetjänsten.
- Spara inställningarna så att Intrums påminnelse- och inkassoknappar visas i vyn Öppna försäljningsfakturor enligt dina val.
- Säkerställ att inställningarna är korrekta så att det är möjligt att skicka fakturor till Intrum.
Om Intrums avtalsnummer är felaktigt görs ändringen hos Intrum.
- Kontakta Intrum och be dem korrigera avtalsnumret.
Om Intrums avtalsnummer ändras och det redan har skickats fakturor till Intrums tjänst som måste skickas till Intrum med det nya numret, fortsätter du enligt följande:
- Säkerställ med Intrum att det är okej att avbryta fakturorna hos Intrum.
- Avbryt de nödvändiga fakturorna från Intrums tjänst enligt Intrums anvisningar.
- Säkerställ att det nya avtalsnumret finns i Intrums inkassoinställningar.
- Skicka fakturorna på nytt till Intrums tjänst. Vid omsändning används avtalsnumret som finns i inkassoinställningarna.
Användning av tjänsten och sändning av faktura
Sändning av material till Intrums påminnelsetjänst sker från vyn Öppna försäljningsfakturor enligt den vanliga utskrifts- och sändningsprocessen. Intrums påminnelsetjänst är i bruk när fakturan har status ”Förfallen”.
Du kan skicka fakturan till Intrums påminnelsetjänst genom att välja Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor.
- Välj en förfallen faktura i vyn Öppna försäljningsfakturor.
- Välj ”Hantera förfallna” längst ner i vyn.
- Välj ”Överför till Intrum Oy:s tjänst” i den öppnade menyn.
- Klicka på knappen Skicka i det öppnade lilla fönstret.
- Om kunden har inkassoförbud kan kundens fakturor inte överföras till Intrums tjänst.
- Fakturan måste ha fullständiga faktureringsadressuppgifter för att överföringen till Intrum ska lyckas.
Från fakturan kan påminnelsematerial skapas när fakturan är i status ”Förfallen”. Intrums inkassotjänst är tillgänglig för både företags- och privatkunders fakturor. Det är också möjligt att skicka fakturor från utländska kunder till inkassotjänsten.
Sändning av material till Intrums inkassotjänst sker också från vyn Öppna försäljningsfakturor. Inkassouppdragsmaterial kan skapas när fakturan är i status ”Påminnelse”.
Du kan skicka fakturan till Intrums inkassotjänst genom att välja Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor.
- Välj i vyn Öppna försäljningsfakturor en faktura som har status ”Påminnelse”.
- Välj ”Hantera förfallna”.
- Välj ”Överför till Intrum Oy:s tjänst” i den öppnade menyn.
- Klicka på knappen Skicka i det öppnade lilla fönstret.
Från fakturan kan inkassouppdragsmaterial skapas när fakturan är i status ”Påminnelse”. Detta innebär att både betalningspåminnelse och betalningspåminnelsebrev tidigare har skickats från fakturan.
Fakturor som skickats till Intrum Oy visas i vyn Öppna försäljningsfakturor under rubriken Intrum Oy:s tjänst.
Avbryt faktura från Intrums tjänst
Intrums fakturor kan avbrytas elektroniskt i Netvisor. Avbrytandet av fakturan från inkassotjänsten görs i vyn Öppna försäljningsfakturor.
Du kan avbryta fakturan från Intrums tjänst genom att välja Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor.
- Sök i vyn Öppna försäljningsfakturor efter den faktura som har skickats till Intrums tjänst.
- Öppna menyn längst till höger på fakturaraden.
- Välj ”Ta bort från Intrum Oy:s tjänst”.
- När fakturan tas bort från inkassotjänsten skickas automatiskt information om detta till Intrum.
- Om inkassotjänsten avslutas på Intrums sida uppdateras ingen information automatiskt till Netvisor.
- Kvittera då fakturan manuellt som betald i Netvisor genom att lägga till en ny betalning på fakturan med lämplig hanteringsmetod.
- Avbrytandet förutsätter att alternativet om att manuell inkasso är möjlig från en viss punkt har valts i inställningarna för Intrum Oy:s collection texts. Om detta inte har valts tillåter programmet inte att fakturan väljs för avbrytande hos Intrum.
För att underlätta inkassobyråns arbete bör kundens information innehålla standardkontaktpersonens telefonnummer och e-postadress.
Du kan lägga till en standardkontaktperson genom att välja Försäljning > Kundlista.
- Öppna den önskade kundens uppgifter för redigering från kundlistan.
- Välj ”Lägg till ny kontaktperson” uppe till höger i kundens översiktsvy.
- Ange kontaktpersonens telefonnummer och e-postadress.
Standardkontaktpersonens kontaktuppgifter ingår i fakturamaterialet som skickas till inkassobyrån och underlättar därmed inkassoprocessen. När du skapar denna kontaktperson blir den automatiskt kundens standardkontaktperson. Dessutom måste alternativet ”Bring customer's default contact person to invoice” vara valt i försäljningens grunduppgifter.
Redigera faktura i Intrums tjänst
När fakturan har skickats till Intrums tjänst kan vissa fält i fakturan inte längre redigeras i Netvisor.
- Du kan inte redigera fakturans bokföringsdag.
- Du kan inte redigera värdedagen.
- Du kan inte redigera betalningsvillkoret.
- Du kan inte redigera förfallodagen.
- Du kan inte redigera leveransdatum.
- Du kan inte redigera leveransvillkoret.
- Du kan inte redigera leveranssättet.
- Du kan inte redigera valutan.
- Du kan inte redigera referensnumret.
Hantering av räntefakturor
Information om en separat räntefaktura som skapats i Netvisor skickas inte till Intrum, så Intrum beräknar räntorna enligt den ursprungliga fakturan.
- Skapa inte en separat räntefaktura i Netvisor för en faktura som har skickats till Intrums tjänst, om Intrums tjänst är i bruk.
- Intrum hanterar räntorna baserat på den ursprungliga fakturan.
Direktbetalning för faktura skickad till Intrum Oy:s tjänst
Om en direktbetalning från kunden automatiskt har matchats till försäljningsfakturan, skickas automatiskt information om direktbetalningen till Intrum.
Manuell betalning för faktura skickad till Intrum Oy:s tjänst:
Om en direktbetalning från kunden registreras manuellt på fakturan måste kryssrutan ”Betalning är avräkning från inkassoföretaget” tas bort vid registreringen av betalningen. Denna åtgärd meddelar Intrum om direktbetalningen från kunden.
Du kan lägga till en manuell betalning på försäljningsfakturan genom att välja Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor och öppna fakturan.
- Välj ”Lägg till betalning” i försäljningsfakturans funktioner.
- Ange betalningsuppgifterna.
- Ta bort krysset vid ”Betalning är avräkning från inkassoföretaget”.
- Spara betalningen.
Matcha Intrums omatchade betalning
Betalningar från Intrum bör automatiskt matchas till försäljningsfakturan om betalningen har gjorts med rätt referens och rätt belopp. Vissa betalningar kan dock förbli omatchade automatiskt, eftersom betalningarna ofta innehåller räntor och andra poster utöver kapitalet.
Hantera maskinläsbar referensbetalning
Hanteringsmetod 1
I hanteringsmetod 1 matchas den maskinläsbara referensbetalningen i sin helhet till försäljningsfakturan och indrivningskostnaden bokförs automatiskt på inkassokontot.
Du kan hantera den maskinläsbara referensbetalningen med hanteringsmetod 1 genom att välja Försäljning > Betalningar.
- Sök vid behov efter omatchade betalningar med hjälp av sökningen.
- Klicka på länken Matcha på den önskade betalningsraden.
- Välj den försäljningsfaktura som betalningen ska matchas mot i listan.
- Välj hanteringsmetoden Collection.
- Spara matchningen.
Hanteringsmetoden Collection bokför indrivningskostnaden på det inkassokonto som är definierat i systemets standardkonton, och betalningsinformationen registreras som ”Customer paid collection fee” (visas på sidan Betalningar). I Netvisor läggs indrivningskostnaden inte till fakturans kapital, men denna hanteringsmetod korrigerar både reskontran och bokföringen och bokför indrivningskostnaderna i bokföringen.
Betalningar som skapas på försäljningsfakturan:
Skapad MS-verifikation:
Hanteringsmetod 2
I hanteringsmetod 2 hanteras den maskinläsbara referensbetalningen först bort, varefter kapitalet och ränteintäkterna bokförs separat.
Du kan hantera den maskinläsbara referensbetalningen med hanteringsmetod 2 genom att välja Försäljning > Betalningar.
- Sök vid behov efter omatchade betalningar med hjälp av sökningen.
- Klicka på länken Matcha på den önskade betalningsraden.
- Välj hanteringsmetoden "Do not match" i den öppnade vyn.
- Annulera den skapade MS-verifikationen.
- Gå till den försäljningsfaktura som betalningen hör till.
- Välj Sales invoice actions > Add payment i försäljningsfakturans funktioner.
- Ange följande för betalningen:
- Account = det bankkonto där betalningen har kommit in
- Payment date = det datum då betalningen syns på bankkontot
- Amount = fakturans kapitalbelopp
- Handling method = Normal
- Spara betalningen.
- Ta upp den skapade MS-verifikationen för redigering.
- Bokför ränteintäkterna direkt på MS-verifikationen.
- MS-verifikationen kan inte länkas till kontoutdraget, eftersom en maskinläsbar referensbetalning inte kan länkas till verifikationer.
Hantera betalning utan referens
Vid hantering av betalning utan referens registreras betalningen manuellt på försäljningsfakturan och ränteintäkterna bokförs på MS-verifikationen, som länkas till kontoutdraget.
Du kan hantera betalning utan referens genom att välja Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor och öppna fakturan.
- Lägg till en manuell betalning på fakturan via Sales invoice actions > Add payment.
- Ange följande för betalningen:
- Account = det bankkonto där betalningen har kommit in
- Payment date = det datum då betalningen syns på bankkontot
- Amount = fakturans kapitalbelopp
- Handling method = Normal
- Spara betalningen.
- Ta upp den skapade MS-verifikationen för redigering.
- Bokför ränteintäkterna direkt på MS-verifikationen.
- Anteckna numret på den skapade MS-verifikationen.
Du kan länka MS-verifikationer till kontoutdraget genom att välja Financial management > Bank statements.
- Öppna kontoutdraget för redigering.
- Sök fram den transaktionsrad i kontoutdraget som betalningen hör till.
- Välj ”Link voucher” från triangeln längst bak på raden.
- Välj den tidigare skapade MS-verifikationen och spara länkningen.
Netvisors credit loss handling skickar ingen information till Intrum, så om detta används måste man först kontakta Intrum.
Om påminnelse- eller indrivningskostnader har lagts till manuellt på fakturan, skickas dessa inte med meddelandet till inkassobyrån. Dessa kostnader måste hanteras via inkassobyrån hos Intrum, så kontakta Intrum först i sådana fall.
Inkassostatus
För fakturor som skickats till Intrum visas inkassostatus i fältet Inkassostatus i vyn Öppna försäljningsfakturor. Intrum använder följande inkassostatus:
Registrerad
Brevinkasso
Tingsrätt
Utmätningsman
Avslutad
Ärende låst för fakturering
Fakturerad
Annullerad
Tratta
Konkurs/Skuldsanering
Avliden
Kund utomlands
Utländskt ärende
Ackordbetalningsprogram
Ackordförfarande
Juridisk åtgärd
Betalningsprogram
Delgivning
Adressuppgifter saknas
Ny adress
Skuldsaneringens betalningsprogram
Övervakningsbrev
Bedömning av betalningsförmåga
Brevinkasso
Inkassobrevskedja
Avbrott av preskription
Juridisk åtgärd
Betalningspåminnelse
Återföring från utmätning, ingen betalning
Delbetalning från utmätning
Meddelande om dom
Hantering av betalningsavtal
Fullständigt betalningsprogram
Telefoninkasso
Kreditinformation kontrollerad
Utvärdering
Faktura skickad
Tratta
Konkurs / Skuldsanering
Betald
Avbruten
Betald efter juridiska åtgärder
Avslutad – Litet kapital / ingen betalningsförmåga
Avslutad – Kunden saknar tillgångar
Avslutad – Konkurs
Avslutad – Utredningar resultatlösa
Avslutad – Annan orsak
Avslutad – Skuldsanering
Avslutad – Sammanförd med annan fordran
Vanliga frågor
Fråga: Hur tar jag Intrum Oy:s påminnelse- och inkassotjänst i bruk i Netvisor?
Svar: Kontakta Intrum Oy och ingå ett avtal om ibruktagning av tjänsten. När Intrum förmedlar informationen om ibruktagningen till Netvisor aktiveras tjänsten automatiskt i Netvisor. Därefter definierar du inkassoinställningarna under Försäljning > Inställningar > Försäljningens grunduppgifter > Intrum Oy collection texts > Collection settings.
Fråga: Hur skickar jag en förfallen faktura till Intrums påminnelsetjänst?
Svar: Välj Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor, välj den förfallna fakturan, klicka på ”Hantera förfallna”, välj ”Överför till Intrum Oy:s tjänst” och klicka på Skicka i det öppnade fönstret. Kontrollera att fakturan har fullständiga faktureringsadressuppgifter och att kunden inte har inkassoförbud.
Fråga: Hur skickar jag en påmind faktura till Intrums inkassotjänst?
Svar: Välj Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor, välj en faktura som har status ”Påminnelse”, klicka på ”Hantera förfallna”, välj ”Överför till Intrum Oy:s tjänst” och klicka på Skicka. Från fakturan kan inkassouppdragsmaterial skapas när både betalningspåminnelse och betalningspåminnelsebrev tidigare har skickats från fakturan.
Fråga: Hur avbryter jag en faktura som har skickats till Intrums tjänst i Netvisor?
Svar: Välj Försäljning > Kundreskontra > Öppna försäljningsfakturor, sök fram den faktura som har skickats till Intrums tjänst, öppna menyn längst till höger på fakturaraden och välj ”Ta bort från Intrum Oy:s tjänst”. Netvisor skickar automatiskt information om avbrytandet till Intrum. Om Intrum avslutar inkassot i sitt eget system kvitterar du fakturan manuellt som betald i Netvisor genom att lägga till en betalning på fakturan.
Fråga: Vilka fakturauppgifter kan jag inte redigera efter att fakturan har skickats till Intrums tjänst?
Svar: Du kan inte redigera bokföringsdag, värdedag, betalningsvillkor, förfallodag, leveransdatum, leveransvillkor, leveranssätt, valuta eller referensnummer när fakturan har skickats till Intrums tjänst.
Fråga: Måste jag skapa en separat räntefaktura i Netvisor för en faktura som skickats till Intrum?
Svar: Nej. En separat räntefaktura som skapats i Netvisor förmedlas inte till Intrum, och Intrum beräknar räntorna enligt den ursprungliga fakturan. Om Intrums tjänst är i bruk och fakturan har skickats till Intrum ska du inte skapa en separat räntefaktura i Netvisor för denna faktura.
Fråga: Hur hanterar jag en direktbetalning för en faktura som har skickats till Intrum?
Svar: Om direktbetalningen automatiskt matchas till försäljningsfakturan skickas informationen automatiskt till Intrum. Om du registrerar direktbetalningen manuellt lägger du till betalningen på försäljningsfakturan och tar bort krysset vid ”Betalning är avräkning från inkassoföretaget” så att Intrum får information om kundens betalning.
Fråga: Hur hanterar jag en maskinläsbar referensbetalning från Intrum som innehåller både kapital och ränteintäkter?
Svar: Du kan använda två hanteringsmetoder. I hanteringsmetod 1 matchar du betalningen i sin helhet till försäljningsfakturan och väljer hanteringsmetoden Collection, varvid indrivningskostnaderna bokförs automatiskt på inkassokontot. I hanteringsmetod 2 väljer du först hanteringsmetoden ”Do not match”, annullerar den skapade MS-verifikationen, lägger till en manuell betalning på försäljningsfakturan med hanteringsmetoden Normal och bokför ränteintäkterna direkt på MS-verifikationen.
Fråga: Hur hanterar jag en betalning utan referens som hänför sig till en inkassofaktura från Intrum?
Svar: Lägg till en manuell betalning på försäljningsfakturan (Account = bankkontot, Payment date = kontoutdragets datum, Amount = fakturans kapitalbelopp, Handling method = Normal), spara betalningen, bokför ränteintäkterna på den skapade MS-verifikationen och länka MS-verifikationen till transaktionen i kontoutdraget under Financial management > Bank statements genom att välja ”Link voucher”.
Fråga: Hur säkerställer jag att Intrum får kundens kontaktpersons uppgifter?
Svar: Lägg till en standardkontaktperson för kunden under Försäljning > Kundlista genom att i kundens översiktsvy välja ”Lägg till ny kontaktperson” och ange telefonnummer och e-postadress. Kontrollera dessutom att ”Bring customer's default contact person to invoice” är valt i försäljningens grunduppgifter, så att kontaktuppgifterna ingår i fakturamaterialet som skickas till Intrum.
Fråga: Hur ser jag Intrums inkassostatus i Netvisor?
Svar: Inkassostatus för fakturor som skickats till Intrum visas i fältet Inkassostatus i vyn Öppna försäljningsfakturor. Statusen kan till exempel vara Registrerad, Brevinkasso, Utmätningsman, Betald eller någon annan av de inkassostatusar som Intrum använder och som listas i slutet av denna anvisning.
Fråga: Förmedlas Netvisors hantering av kreditförlust och manuellt tillagda påminnelse- eller indrivningskostnader till Intrum?
Svar: Netvisors hantering av kreditförlust förmedlar ingen information till Intrum, så om du använder kreditförlusthantering måste du först kontakta Intrum. Inte heller påminnelse- eller indrivningskostnader som lagts till manuellt på fakturan förmedlas till Intrum i meddelandet, utan dessa kostnader måste hanteras via Intrum, så kontakta Intrum i sådana fall.
Nyckelord: Intrum Oy, inkassotjänst, påminnelsetjänst
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback