Denna anvisning behandlar betalning av inköpsfakturor i Netvisor antingen via vyn Öppna inköpsfakturor eller direkt från inköpsfakturan. Anvisningen innehåller krav för att betalningar ska lyckas, instruktioner för hantering av utlandsbetalningar samt möjliga felmeddelanden. Obs! Godkännande av en inköpsfaktura är inte samma sak som att betala den, det vill säga godkännandet debiterar inte betalningen från bankkontot och kvitterar inte inköpsfakturan som betald, utan inköpsfakturan måste fortfarande betalas separat efter godkännandet av fakturan.

INNEHÅLL

För utlandsbetalningar

För utlandsbetalningar ska följande uppgifter vara sparade för leverantören:

  • Leverantörens adressuppgifter (gata, postnummer, postanstalt och land).
  • Bankkontots land och valuta motsvarar landet och valutan på fakturan. Landet ska motsvara de två första bokstäverna i IBAN-kontonumret, det vill säga landskoden.
  • Bankadressuppgifter är bra att fylla i när informationen är tillgänglig.
  • Bankens adressuppgifter krävs när en betalning går till USA, Kanada eller Kina.
  • Mer om utlandsbetalningar längre fram i den här anvisningen.

När du uppdaterar leverantörsuppgifter, till exempel adressen, och det redan finns en befintlig faktura i företaget, gör så här för att ändringarna ska uppdateras även på den befintliga fakturan:

  1. Återställ fakturan till obehandlad.
  2. Välj Byt leverantör i inköpsfakturans funktioner.
  3. Byt till någon annan leverantör och spara.
  4. Sök därefter rätt leverantör och spara.

Efter detta uppdateras de ändringar som gjorts i leverantörsuppgifterna till den redan befintliga fakturan.

Betala inköpsfakturor via vyn Öppna inköpsfakturor

Du kan öppna vyn Öppna inköpsfakturor genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Öppna inköpsfakturor.

För att en inköpsfaktura ska kunna föras till betalning måste fakturan ha statusen Godkänd.

För inköpsfakturor till betalning via vyn Öppna inköpsfakturor enligt följande:

  1. Välj de fakturor som ska betalas genom att klicka i rutan framför fakturanumret.
  2. Välj knappen "Exportera till betalning".

I vyn Välj betalningar visas de fakturor som valts för betalning listade. I denna vy kan förfallodagen fortfarande ändras.

Om du vill ändra förfallodagen för alla fakturor som valts för betalning, gör så här:

  1. Välj ny förfallodag via kalenderikonen uppe till höger.
  2. Välj knappen "Uppdatera betalningsdag för valda".

Om du vill ändra förfallodagen fakturavis, ange ny förfallodag på fakturans rad i kolumnen Betalningsdag.

När du har kontrollerat fakturorna som ska betalas och förfallodagarna, gör så här:

  1. Välj det konto du vill betala från.
  2. Välj knappen "Fortsätt till sammandraget".

Om du vill avbryta bildandet av betalningsmaterial kan du göra det genom att klicka på knappen "Återkalla bildandet av material".

När du väljer knappen "Fortsätt till sammandraget" öppnas vyn Sammandrag av betalningsparti. I denna vy visas det betalningsparti som ska bildas.

Skicka betalningsmaterialet till banken enligt följande:

  1. Välj knappen "Tunnista ja maksa".
  2. Identifiera dig med stark autentisering för att bekräfta din identitet.

Efter en lyckad identifiering skickas materialet till banken för behandling.

Identifieringen är sessionsspecifik och användarspecifik. Om du betalar flera betalningar under samma session i samma företag krävs ingen ny identifiering. Användaren behöver alltså göra extra verifiering endast i samband med den första betalningen under samma session.

Identifiering behöver inte göras på nytt om du har rättigheter till flera företag och redan har identifierat dig under samma session. När du loggar ut från Netvisor begärs extra verifiering igen nästa gång. Om identifiering redan har gjorts under samma session, till exempel i samband med att lägga till en användare, begärs ingen ny identifiering i samband med betalningen. Samma logik gäller för både inhemska och utländska användare.

Betalningarnas bekräftelse och identifiering

Denna identifiering kommer alltid till den sista betalningsbekräftaren. Om företaget använder betalningsbekräftelse och betalningen till exempel kräver två personers bekräftelse, kommer identifieringen endast till den sista bekräftaren. Därefter skickas materialet till banken.

Företag kan om de vill aktivera en strängare inställning för extra verifiering från försäljnings- och leverantörsreskontrabehörigheter under "Inställningar för betalningsbekräftelse". När inställningen är aktiverad krävs extra verifiering för varje betalning.

Bankerna behandlar betalningsmaterial som anländer till dem enligt sina egna betalningskörningar. Betalningsmaterialet debiteras från företagets konto på den förfallodag som har angetts för betalningsmaterialet.

Om du vill avbryta sändningen av betalningsmaterialet i detta skede, klicka på knappen "Tillbaka till val av betalningspost". Systemet styr dig därefter automatiskt tillbaka till vyn Välj betalningar.

Betalningen kan bekräftas via Netvisors mobilapp genom att läsa QR-koden eller genom att använda bankkoder. Du kan också välja appen Visa identifierare. Då visas en sexsiffrig kod. I QR-kodvyn i Netvisors mobilapp väljer du Ange identifierare och matar in den sexsiffriga koden i telefonen.

Till sist öppnas en bekräftelsevy över betalningsmaterial som skickats till banken.

Betala inköpsfakturor från faktura

En inköpsfaktura kan också föras till betalning direkt från fakturan. Fakturan måste ha statusen Godkänd och användaren måste ha behörighet som betalare av inköpsfakturor för att knappen "Exportera till betalning" ska aktiveras på fakturan.

För inköpsfakturan till betalning direkt från fakturan enligt följande:

  1. Öppna inköpsfakturan.
  2. Kontrollera att fakturans status är Godkänd.
  3. Kontrollera att du har behörighet som betalare av inköpsfakturor.
  4. Välj knappen "Exportera till betalning".

Därefter öppnas vyn Välj betalningar och betalningsprocessen fortsätter på samma sätt som via vyn Öppna inköpsfakturor.

När fakturans betalningsmaterial har skickats till banken ändras fakturans status till I betalningstjänsten. Betalningen kvitteras automatiskt på fakturan när kontoutdraget för förfallodagen anländer till Netvisor. Därefter ändras fakturans status till Betald.

Föra en faktura i betalningstjänstläget till betalning

Om en inköpsfaktura med betalningstjänststatus förs till betalning på nytt aktiveras knappen "Exportera till betalning på nytt".

 

I den Välj betalningar-vy som öppnas är summan att betala 0,00 € på röd botten, om fakturan har exporterats till betalning tidigare med hela fakturans öppna slutsumma. Under betalningen anges när det senaste betalningsmaterialet har skickats från Netvisor till banken och med vilket belopp.

Om beloppet som ska betalas skrivs in manuellt i fältet "Betalas" och betalningen slutförs, skickas samma faktura för betalning på nytt.

Betala inköpsfaktura i delar

När du vill delbetala en inköpsfaktura, gör så här i vyn Välj betalningar:

  1. Hitta den inköpsfaktura som ska föras till betalning i listan.
  2. Ange önskat delbetalningsbelopp manuellt i fältet "Betalas".

Genomför därefter betalningen normalt till slut.

När betalningsmaterialet har skickats till banken ändras fakturans status till I betalningstjänsten. Fakturan förblir i betalningstjänstläget tills fakturan har betalats i sin helhet eller det har kommit en transaktion på kontoutdraget för delbetalningen som har kopplats till den aktuella inköpsfakturan. Delbetalningen syns på inköpsfakturan på följande sätt:

När en inköpsfaktura, för vilken en del redan är betald, på nytt förs till betalning föreslår systemet som belopp att betala hela det utestående beloppet.

Om du inte vill betala hela det utestående beloppet för fakturan ändrar du manuellt till önskat belopp i fältet Betalas.

Fakturors betalningsuppgifter för betalningar utanför SEPA-området

Vid betalning av inköpsfakturor till länder utanför SEPA-området, exempelvis USA eller Kanada, gör så här:

  1. Öppna leverantörskortet.
  2. Välj Hantering av leverantörens bankkonton.
  3. Välj i kolumnen Redigera länken xx för det aktuella bankkontot.
  4. Välj alternativet "Exportera bankens adressuppgifter till betalningsmeddelandet utöver BIC-kod".

Dessutom är det bra att lägga till Beneficiary/For Final Credit To-uppgifterna i betalningsvyns Beskrivning-fält, om dessa nämns på fakturan. I Beskrivning-fältet ska också den trebokstaviga POP-kod som krävs för betalningar till Förenade Arabemiraten anges.

Betalningar utanför SEPA-området

Valutabetalningar i Netvisor går automatiskt till betalningar utanför SEPA-området, även om betalningen går till SEPA-området. I Netvisor är endast betalningar i euro på SEPA-området uppdelade i SEPA-betalningar. En uppdelning som gjorts av Netvisor går inte vidare med betalningsmaterialet till banken.

Betalningar utanför SEPA-området inkluderar inte uppgifterna i referensnummer-/meddelandefälten på fakturan. Netvisor fyller i texten "Invoice: #XXX, #YYY" i betalningsvyns Beskrivning-fält på förhand, som du kan ändra som önskat. Om detta beskrivningsfält lämnas tomt, kommer informationen i referensnummer-/meddelandefältet att gå till betalningsmeddelandet.

Om betalningen utanför SEPA-området går genom en förmedlande bank ska du i regel ange uppgifterna för den förmedlande banken i leverantörskortets bankkontaktuppgifter. Uppgifterna om den slutliga betalningsmottagaren anges i beskrivningsfältet under betalningsfasen.

Ofta, när betalningar dirigeras genom förmedlande banker, måste de i praktiken behandlas från fall till fall. Det finns ingen enskild universell anvisning för betalningar utanför SEPA, eftersom praxis varierar från land till land och från bank till bank. Ibland räcker det att ange den slutliga betalningsmottagarens uppgifter i betalningen, även om den går via en förmedlande bank. Finska banker uppmanar till att kontakta dem om du är osäker på vems uppgifter du ska ange för betalningen. I sådana situationer lönar det sig i första hand att kontakta den egna banken.

Netvisor beter sig så här för betalningsmeddelandet:

  • Leverantörens IBAN går till meddelandets Iban-tagg.
  • Bankens namn går till NM-taggen.
  • BIC/Swift-koden går till meddelandets BIC-tagg.
  • Land går till CTRY-taggen.
  • Valutakod och belopp går till InstdAmt-taggen.
  • Clearingkod och nummer går till taggarna ClrSysMmbId><Id>.
  • Bankens adressuppgifter går till taggarna PstlAdr><AdrLine>.
  • Netvisors beskrivning går i betalningsmeddelandet till följande plats: <RmtInf><Ustrd>...</Ustrd></RmtInf>.

Hantera valutakurser

De växelkurser som används i Netvisor är ECB:s referenskurser som publicerats föregående bankdag. Kursuppgifterna hittar du här. Vid betalning används betalningsdagens växelkurs. Om en valuta som inte är noterad av ECB används i betalningen uppdateras inte växelkursen i Netvisor.

I Netvisor är bokföringsvalutan alltid euro.

Kurser som uppdateras i Netvisor:

  • AUD Australisk dollar
  • BRL Brasiliansk real
  • BGN Bulgarisk ny lev
  • GBP Brittiskt pund
  • ZAR Sydafrikansk rand
  • KRW Sydkoreansk won
  • PHP Filippinsk peso
  • HKD Hongkongdollar
  • IDR Indonesisk rupiah
  • INR Indisk rupie
  • ISK Isländsk krona
  • ILS Ny israelisk shekel
  • JPY Japansk yen
  • CAD Kanadensisk dollar
  • CNY Kinesisk yuan
  • HRK Kroatisk kuna
  • MYR Malaysisk ringgit
  • MXN Mexikansk peso
  • NOK Norsk krona
  • PLN Polsk zloty
  • RON Ny rumänsk leu
  • SEK Svensk krona
  • SGD Singaporiansk dollar
  • CHF Schweizisk franc
  • CZK Tjeckisk koruna
  • DKK Dansk krona
  • THB Thailändsk baht
  • TRY Turkisk lira
  • HUF Ungersk forint
  • NZD Nyzeeländsk dollar
  • RUB Rysk rubel (inte stödd betalningsvaluta i Netvisor. Betalning är inte möjlig i rubel)
  • USD Amerikansk dollar

Betalningarnas bankkostnader

Betalningar som ska göras samtidigt samlas i Netvisor till en bunt beroende på om det är en SEPA-områdesbetalning eller en betalning utanför SEPA-området.

Vid SEPA-betalningar kan bankavgifterna minskas genom att göra betalningar samtidigt och på samma förfallodag. Om fakturorna har kassarabatt buntar systemet ihop dem om betalningsdatumet är samma. Som standard används kassarabattens förfallodag i fältet Betalningsdag.

Betalningar utanför SEPA-området buntas ihop om betalningarna har exporterats till betalning i samma betalningsparti under dagen och leverantören är densamma. I detta fall kommer alla betalningar till samma leverantör att ske samtidigt enligt tidigaste förfallodatum.

Om samma leverantörs fakturor exporteras till betalning på samma dag men i olika buntar och vid olika tidpunkter, samlas inte alla dessa betalningar i en bunt, utan bara de som ingår i samma betalningsparti.

Ändra förfallodag när betalningen skickats till banken

Gör så här när du behöver ändra förfallodagen efter att betalningen redan har skickats från Netvisor till banken:

  1. Ångra en betalning som skickats till banken. Mer om att ångra betalningar: Ångra betalningar och löner.
  2. Gör betalningen på nytt med rätt förfallodag.

Är inköpsfakturan betald?

Du kan granska betalningen för en inköpsfaktura enligt följande:

  1. Öppna inköpsfakturan i fråga.
  2. Välj "Visa betalningar" från inköpsfakturans funktioner.

Under rubriken Betalningsmaterial som skickats till banken ser du de betalningar som skickats från Netvisor till banken. Betalningsmaterialet har behandlats i banken när det inte längre finns en röd felnotis vid betalningen.

Du kan också granska betalningar på kontoutdraget för dagen i fråga samt i banktrafikvyn. I banktrafikvyn har en betalning som behandlats utan fel statusen "OK". Mer om banktrafikvyn: Banktrafikvyn.

Fakturastatusen "Godkänd" är inte det samma som "I betalningstjänsten". Godkänd betyder att fakturans godkännare har markerat den som godkänd. I betalningstjänsten betyder att betalning för fakturan har skickats till banken och inväntar kvittering tills kontoutdraget för förfallodagen anländer till Netvisor. Därefter kvitteras fakturan som betald.

Om att mata in ett utländskt bankkonto

Om bankkontot innehåller bindestreck (-) ska du mata in bankkontonumret i Netvisor utan specialtecken. Bankkontonumret får inte innehålla specialtecken.

Programmet kan ta bort bindestrecket från betalningsmeddelandet under betalningsfasen, men bankkontot kan matas in direkt utan bindestrecket.

Möjliga felmeddelanden vid export av betalningar

Felaktig SWIFT → Kontrollera leverantörens bankkontos SWIFT.

Felaktigt kontonummer → Kontrollera leverantörens bankkontonummer.

Felaktig Clearing-information → Kontrollera leverantörens bankkontos Clearing-information (kod, namn och bankens adressuppgifter). Kontrollera också att clearing-koden är korrekt fördelad mellan fälten.

Ofullständiga adressuppgifter → Kontrollera att leverantörens adressuppgifter har matats in.

För långt leverantörsnamn eller adressuppgift, Danske Bank har en maxlängd på 35 tecken → Kontrollera och förkorta namnet eller adressen.

För långt leverantörsnamn eller adressuppgift, maxlängd 70 tecken → Kontrollera och förkorta namnet eller adressen.

Fakturans valuta avviker från leverantörens bankkontos standardvaluta → Kontrollera att fakturans valuta är densamma som leverantörens bankkontos standardvaluta.

Du har redan bekräftat denna faktura. → Om betalningsbekräftelse används har användaren redan bekräftat denna betalning.

Felaktiga fakturor exporterades till betalning. Korrigera fakturornas uppgifter. → Gå till fakturans uppgifter. Vyn visar mer exakt orsaken för den aktuella fakturan.

Betalningsuppdraget avbröts av användaren → Betalningen har tidigare avbrutits.

Detta företag har inte aktiverat betalningstrafik, så betalningsmaterialet skickas inte vidare. → Företaget bör ingå ett avtal om betalningstrafik med banken eller så är avtalet inte ännu i kraft.

Inga betalningsrättigheter. → Användaren har inte fått betalarrättighet i försäljnings- och inköpsreskontrabehörigheterna eller redigeringsbehörighet för grundläggande funktioner och listor i inköpsreskontra.

Inga bankkonton har definierats för företaget → Företaget har inte matat in bankkonton eller bankkontona är inte aktiverade.

Inga fakturor att betala. → De valda fakturorna kan ännu inte betalas.

Fel relaterade till betalning av kreditbetalningsbuntar

Den valda banken stöder inte sändning av kreditbuntar. Välj en annan bank, dela upp bunten eller ta bort bunten från betalningsmaterialet → Kreditbuntar kan betalas från de banker som stöder ERI-betalningsspecifikation (tidigare AOS2). Kreditbuntar kan inte betalas från valutakonton.

Kreditbuntar kan inte betalas från valutakonton. Välj ett annat konto, dela upp bunten eller ta bort bunten från betalningsmaterialet → Det går inte att betala kreditbuntar från valutakonton (valuta annan än euro).

Den sammanlagda summan för kreditbunten blir positiv → Krediternas summa får inte vara större än debeternas summa. Det vill säga, buntens sammanlagda summa får inte vara negativ. Du kan redigera de belopp som ska betalas i betalningsvyn innan sändning.

Kreditbunten saknar belopp att kreditera. Om du inte vill föra kreditfakturan till betalning, ta bort den från bunten → Det går inte att betala enbart en kreditfaktura.

Kreditfakturor kan endast betalas som SEPA-betalningar. → Det går inte att betala kreditfakturor utanför SEPA-området. Kreditfakturan kunde inte kopplas till någon av de valda fakturorna för betalning. Kontrollera att de valda fakturorna är betalningsklara och inte väntar på bekräftelser eller godkännanden.

Inköpsfakturor under betalning

Du kan kontrollera vilka fakturor som redan är under betalning genom att filtrera vyn Öppna inköpsfakturor. Öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Öppna inköpsfakturor och välj "Fakturor under betalning" i vänstra menyn.

Dessa fakturor har statusen "I betalningstjänsten" tills betalningen har debiterats från kontot på betalnings-/förfallodagen och banken har skickat betalningsbekräftelsen till Netvisor tillsammans med kontoutdraget för betalningsdagen. Därefter ändras fakturans status till "Betald".

Betalningar som har skickats till betalning syns också i banktrafikvyn. Öppna vyn genom att välja Inköp > Betalningar > Banktrafikvyn och välj kontonummer.

Streckkodshantering

Vi rekommenderar att du lägger till och betalar inköpsfakturor via Netvisor. Då skickas betalningsuppgifterna till banken direkt utifrån Netvisors uppgifter. Om företaget har avtalat med banken om kontoutdrag och betalningsbekräftelser för fakturor kvitteras fakturorna automatiskt som betalda utifrån uppgifterna på kontoutdraget.

Om du betalar pappersfakturor med streckkodsläsare direkt i nätbanken läses/hämtas inte mottagarens namn från streckkoden. Om namnet visas i nätbanken kommer det från banken. Annars måste det läggas till manuellt.

Vanliga frågor

Fråga: Räcker det att godkänna inköpsfakturan för att fakturan ska betalas?

Svar: Nej. Godkännande av en inköpsfaktura debiterar inte betalningen från bankkontot och kvitterar inte inköpsfakturan som betald, utan fakturan måste fortfarande föras till betalning separat och skickas till banken.

Fråga: Hur betalar jag en inköpsfaktura via vyn Öppna inköpsfakturor?

Svar: Öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Öppna inköpsfakturor, välj de fakturor som ska betalas genom att markera rutan framför fakturanumret och välj "Exportera till betalning". Gå därefter igenom vyn Välj betalningar, välj betalningskonto och fortsätt till sammandraget där du identifierar dig och skickar betalningsmaterialet till banken.

Fråga: Hur betalar jag en inköpsfaktura direkt från fakturan?

Svar: Öppna inköpsfakturan, kontrollera att fakturans status är Godkänd och att du har behörighet som betalare av inköpsfakturor. Välj "Exportera till betalning", varvid vyn Välj betalningar öppnas och du kan fortsätta betalningsprocessen till slut.

Fråga: Hur betalar jag en inköpsfaktura i delar?

Svar: För fakturan till vyn Välj betalningar och ange önskat delbetalningsbelopp manuellt i fältet "Betalas". Genomför därefter betalningen normalt till slut. Fakturan förblir i betalningstjänstläget tills den är helt betald.

Fråga: Hur kontrollerar jag om en inköpsfaktura är betald?

Svar: Öppna inköpsfakturan och välj "Visa betalningar" i funktionerna. Under rubriken Betalningsmaterial som skickats till banken ser du de betalningar som har skickats. Du kan också kontrollera betalningen på kontoutdraget eller i banktrafikvyn, där en betalning som behandlats utan fel har statusen "OK".

Fråga: Vad gör jag om förfallodagen måste ändras efter att betalningen har skickats till banken?

Svar: Ångra först betalningen som skickats till banken enligt anvisningen "Ångra betalningar och löner" och för därefter betalningen på nytt med rätt förfallodag.

Fråga: Vilka uppgifter behöver jag för en utlandsbetalning?

Svar: Du behöver leverantörens adressuppgifter, bankkontots land och valuta som motsvarar fakturan och IBAN:s landskod samt bankens adressuppgifter. Bankens adressuppgifter är obligatoriska om betalningen går till USA, Kanada eller Kina.

Fråga: Hur gör jag om jag får felmeddelandet "Felaktig SWIFT" eller "Felaktigt kontonummer"?

Svar: Kontrollera leverantörens bankkontos SWIFT-kod eller kontonummer på leverantörskortet och korrigera uppgifterna. För därefter fakturan på nytt till betalning.

Fråga: Hur ser jag vilka inköpsfakturor som redan är under betalning?

Svar: Öppna vyn Öppna inköpsfakturor (Inköp > Inköpsfakturor > Öppna inköpsfakturor) och filtrera vyn genom att välja "Fakturor under betalning" i vänstra menyn. Dessa fakturor har statusen "I betalningstjänsten" tills betalningen har debiterats och kvitterats som betald.

Fråga: Kan jag betala kreditfakturor utanför SEPA-området?

Svar: Nej. Kreditfakturor kan endast betalas som SEPA-betalningar, så betalning av kreditfakturor utanför SEPA-området är inte möjlig.

Fråga: Hur hanterar Netvisor valutakurser?

Svar: Netvisor använder ECB:s referenskurser i euro som publicerats föregående bankdag. Vid betalning används betalningsdagens kurs. Om valutan inte noteras av ECB uppdateras inte valutakursen i Netvisor.

Nyckelord: inköpsfakturor, bankkostnader, felmeddelande, betalningshantering, betalning

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.