Denna anvisning behandlar betalning av inköpsfakturor i Netvisor antingen via vyn Öppna inköpsfakturor eller direkt från inköpsfakturan. Anvisningen innehåller krav för att betalningar ska lyckas, instruktioner för hantering av utlandsbetalningar samt möjliga felmeddelanden. Obs! Godkännande av en inköpsfaktura är inte samma sak som att betala den, det vill säga godkännandet debiterar inte betalningen från bankkontot och kvitterar inte inköpsfakturan som betald, utan inköpsfakturan måste fortfarande betalas separat efter godkännandet av fakturan.

INNEHÅLL

För utlandsbetalningar

  • Leverantörens adressuppgifter (gata, postnummer, postanstalt och land)
  • Bankkontots land och valuta motsvarar landet och valutan på fakturan. Landet ska motsvara de två första bokstäverna i IBAN-kontonumret, det vill säga landskoden.
  • Bankadressuppgifter är bra att fylla i när informationen är tillgänglig
  • Bankens adressuppgifter krävs när en betalning går till USA, Kanada eller Kina
  • Mer om utlandsbetalningar längre fram i den här anvisningen.

När leverantörsinformationen uppdateras exempelvis för en adress och företaget redan har en befintlig faktura måste du återbörda den till obehandlad och sedan välja leverantören på nytt under inköpsfakturans funktioner. Använd en annan leverantör, spara, sök rätt leverantör och spara. Ändringarna som gjorts uppdateras direkt till den befintliga fakturan. 

Betala inköpsfakturor via vyn Öppna inköpsfakturor

Följ dessa steg för att komma till vyn Öppna inköpsfakturor: Inköp > Inköpsfakturor > Öppna inköpsfakturor. För att en inköpsfaktura ska kunna föras till betalning måste fakturan ha Godkänd-status. Välj de fakturor som ska betalas genom att klicka på rutan framför fakturanumret och sedan på knappen "Exportera till betalning": 

Därefter öppnas en förteckning över de fakturor som valts för betalning. Om du vill kan du i detta skede ännu ändra fakturornas betalningsdag. Den nya betalningsdagen kan väljas antingen från kalenderikonen uppe till höger, varvid förfallodatumet ändras för alla fakturor som valts för betalning. Därefter klickar du ännu på knappen "Uppdatera betalningsdag för valda". Du kan också välja nya betalningsdagar för respektive faktura i kolumnen Betalningsdag. 

Välj sedan det konto du vill betala från och klicka slutligen på knappen "Fortsätt till sammandraget" -knappen. Om du vill avbryta bildandet av betalningsmaterial kan du göra det genom att klicka på knappen "Återkalla bildandet av material":

"Fortsätt till sammandraget" -knappen öppnar vyn Sammandrag av betalningsparti. Genom att klicka på knappen "Skicka betalningsmaterial" skickas materialet till banken för behandling. Bankerna behandlar inkomna betalningsmaterial som de fått in enligt sina egna betalningskörningar och betalningsmaterialet debiteras från företagets konto på förfallodagen för betalningsmaterialen. Om du vill avbryta sändningen av betalningsmaterialet i detta skede, klicka på knappen "Tillbaka till val av betalningspost". Härmed styr systemet dig automatiskt till vyn Välj betalningar.

Till sist öppnar sig ännu en bekräftelsevy över betalningsmaterial som skickats till banken:

Betala inköpsfakturor från faktura

En inköpsfaktura kan också betalas direkt från fakturan. Fakturan måste ha Godkänd-status och användaren måste ha behörighet att betala inköpsfakturor för att knappen "Exportera till betalning" ska aktiveras på fakturan. Efter att ha klickat på knappen "Exportera till betalning" på fakturan öppnas Välj betalningar-vyn och betalningsprocessen följer instruktionerna ovan.

När fakturans betalningsmaterial har skickats till banken ändra fakturans status till I betalningstjänsten. Betalningen kommer automatiskt att kvitteras för fakturan när kontoutdraget för förfallodagen anländer till Netvisor och fakturans status ändras till Betald.

För en faktura i betalningstjänstläget till betalning

Om en inköpsfaktura med Betaltjänststatus förs till betalning på nytt aktiveras knappen "Exportera till betalning på nytt" 

 

I den Välj betalningar-vy som öppnas är summan att betala 0,00 € på röd botten, om fakturan har exporterats till betalning tidigare med hela fakturans öppna slutsumma. Under betalningen anges när och till vilken summa det senaste betalningsmaterialet skickats från Netvisor till banken.

Om beloppet som ska betalas skrivs in manuellt i fältet "Betalas" och betalningen slutförs, skickas samma faktura för betalning på nytt.

Betala inköpsfaktura i delar

När du vill delbetala en inköpsfaktura måste du manuellt ändra beloppet som ska betalas i fältet "Betalas" i vyn Välj betalningar:

Därefter genomförs betalningen normalt.

När betalningsmaterialet har skickats till banken ändras fakturans status till I betalningstjänsten. Fakturan förblir i betalningstjänstläget tills fakturan har betalats i sin helhet eller delbetalningen har registrerats på kontoutdraget och kopplats till den aktuella inköpsfakturan. Delbetalningen syns på följande sätt på inköpsfakturan:

När en inköpsfaktura för vilken en del redan är betald på nytt förs till betalning föreslår systemet att hela det utestående beloppet betalas:

Om du inte vill betala hela det utestående beloppet för fakturan ändrar du manuellt till önskat belopp i fältet Betalas.

Fakturors betalningsuppgifter för betalningar utanför SEPA-området

Vid betalning av inköpsfakturor till länder utanför SEPA-området, exempelvis USA eller Kanada, rekommenderar vi att du väljer "Exportera bankens adressuppgifter till betalningsmeddelandet utöver BIC-kod" för leverantörens bankkonto (Leverantörskort > Hantera leverantörens bankkonton > Redigera-kolumnen xx-länken).

Dessutom är det bra att vill lägga till Beneficiary/For Final Credit To-uppgifterna i betalningsvyns Beskrivning-fält, om dessa nämns på fakturan. För UAE-betalningar måste du i Beskrivning-fältet ange den trebokstaviga POP-kod som krävs för betalningar till Förenade Arabemiraten.

Betalningar utanför SEPA-området

Valutabetalningar i Netvisor går automatiskt till betalningar utanför SEPA-området, även om betalningen går till SEPA-området. I Netvisor är endast betalningar i euro på SEPA-området uppdelade i SEPA-betalningar. En uppdelning som gjorts av Netvisor går inte vidare med betalningsmaterialet till banken. 

Betalningar utanför SEPA-området inkluderar inte uppgifterna i referensnummer-/meddelandefälten på fakturan, utan Netvisor fyller i texten "Faktura: #XXX, #YYY" i fältet Förklaring i betalningsvyns Beskrivning-fält på förhand, som du kan ändra som önskat. Om detta beskrivningsfält lämnas tomt, kommer informationen i referensnummer-/meddelandefältet att gå till betalningsmeddelandet.

Om betalningen utanför SEPA-området går genom en förmedlande bank ska du i regel ange uppgifterna för den förmedlande banken i leverantörskortets bankkontaktuppgifter och informationen om den slutliga betalningsmottagaren i beskrivningsfältet under betalningsfasen.

Ofta dock, när betalningar dirigeras genom förmedlande banker, måste de i praktiken behandlas från fall till fall och tyvärr finns ingen enskild universell anvisning för betalningar utanför SEPA. Det här beror på att praxis varierar från land till land och från bank till bank, och det exempelvis ibland räcker att ange den slutliga betalningsmottagarens uppgifter i betalningen, även om den går via en förmedlande bank. Finska banker uppmanar till att kontakta dem om du är osäker på vems uppgifter du ska ange för betalningen, kontakta alltså alltid i första hand din bank om dessa frågor sysselsätter dig.

Netvisor beter sig så här för betalningsmeddelandet:

  • Leverantörens iban går till meddelandets Iban-tagg.
  • Bankens namn går till NM-taggen.
  • Bic/Swift-koden går till meddelandets BIC-tagg.
  • Land går till CTRY-taggen
  • Valutakod och belopp går till InstdAmt-taggen.
  • Clearingkod och nummer går till ClrSysMmbId><id> taggarna
  • Bankens adressuppgifter går till  PstlAdr><Adrline> taggarna. 
  • I betalningsmeddelandet går Netvisors beskrivning till följande plats: <RmtInf>,<Ustrd> Här kommer beskrivningen i meddelandet </Ustrd>,</RmtInf>

Hantera valutakurser

De växelkurser som används i Netvisor är ECB:s referenskurser som publicerats föregående bankdag. Kursuppgifterna hittar du här. Vid betalning används betalningsdagens växelkurs. Om en valuta som inte är noterad av ECB används i betalningen uppdateras inte växelkursen i Netvisor.

I Netvisor är bokföringsvalutan alltid euro.

Kurser som uppdateras i Netvisor:
AUD Australisk dollar
BRL Brasiliansk real
BGN Bulgarisk ny lev
GBP Brittiska pund
ZAR Sydafrikanska rand
KRW Sydkoreanska Won
PHP Filippinsk peso
HKD Hong Kong Dollar
IDR Indonesiska Rupiah
INR Indiska rupier
ISK Isländska kronor
ILS Nya israeliska shekel
JPY Japanska yen
CAD Kanadensisk dollar
CNY Kinesiska yuan
HRK Kroatiska kuna
MYR Malaysisk ringgit
MXN Mexikansk peso
NOK Norska kronor
PLN Polsk zloty
RON Ny rumänsk leu
SEK Svenska kronor
SGD Singaporiansk dollar
CHF Schweiziska franc
CZK Tjeckisk koruna
DKK Danska kronor
THB Thailändska baht
TRY Turkisk lira
HUF Ungersk forint
NZD Nyzeeländsk dollar
RUB Rysk rubel (inte stödd betalningsvaluta i Netvisor. Betalning är inte möjlig i rubel)
USD Amerikansk dollar

Betalningarnas bankkostnader

Betalningar som ska göras samtidigt samlas alltid till en bunt i Netvisor beroende på om betalningen är en SEPA-områdesbetalning eller en icke-SEPA-områdesbetalning. Vid SEPA-betalningar kan bankavgifterna minskas genom att göra betalningar samtidigt och på samma förfallodag. Om fakturorna har kassarabatt, så buntar systemet ihop dem om betalningsdatumet är samma. Som standard används kassarabattens förfallodag. 

Betalningar utanför SEPA-området buntas ihop om betalningarna har exporterats till betalning i samma betalningsparti under dagen och leverantören är densamma. I detta fall kommer alla betalningar till samma leverantör att ske samtidigt enligt tidigaste förfallodatum. Om samma leverantörs fakturor exporteras till betalning på samma dag men i olika buntar och vid olika tidpunkter, så samlas inte alla dessa betalningar i en bunt, utan bara de som ingår i samma betalningsparti.

Ändra förfallodag när betalningen skickats till banken

Gör så här när du behöver ändra förfallodagen efter att betalningen redan har skickats från Netvisor till banken:

  1. Ångra en betalning som skickats till banken. Mer om att ångra betalningar: Ångra betalningar och löner 
  2. Gör betalningen på nytt med rätt förfallodag. 

Är inköpsfakturan betald?

Du kan granska betalningen för en faktura genom att öppna fakturan i fråga och välja "Visa betalningar" från inköpsfakturans funktioner. Under rubriken betalningsmaterial som skickats till banken ser du de betalningar som skickats från Netvisor till banken. Betalningsmaterial har behandlats i banken när det inte längre finns en röd felnotis vid betalningen. Du kan också granska betalningar på kontoutdraget för dagen i fråga samt i banktrafikvyn. För betalningar som behandlats i banktrafiken visas "OK"-status. Mer om banktrafikvyn: Banktrafikvyn
Fakturastatusen "Godkänd" är inte det samma som "I betalningstjänsten". Godkänd betyder att fakturans godkännare har markerat den som godkänd. I betalningstjänsten betyder att betalning för fakturan har skickats till banken och inväntar kvittering tills kontoutdraget för förfallodagen anländer till Netvisor. Härefter kvitteras fakturan som betald.

Om att mata in ett utländskt bankkonto

Bankkontot innehåller bindestreck, hur matar jag in detta i programmet? Bankkontonumret får inte innehålla specialtecken. Programmet kan dock ta bort bindestrecket från betalningsmeddelandet under betalningsfasen, men bankkontot kan matas in direkt utan detta bindestreck.

Möjliga felmeddelanden vid export av betalningar

Felaktig SWIFT --> Kontrollera leverantörens bankkontos SWIFT

Felaktigt kontonummer --> Kontrollera leverantörens bankkontonummer

Felaktig Clearing-information --> Kontrollera leverantörens bankkontos Clearing-information (kod, namn och bankens adressuppgifter). Kontrollera också att clearing-koden är korrekt fördelad mellan fälten.

Ofullständiga adressuppgifter --> Kontrollera att leverantörens adressuppgifter har matats in.

För långt leverantörsnamn eller adressuppgift, Danske Bank har en maxlängd på 35 tecken --> Kontrollera och förkorta namnet eller adressen. 

För långt leverantörsnamn eller adressuppgift, maxlängd 70 tecken -- > Kontrollera och förkorta namnet eller adressen. 

Fakturans valuta avviker från leverantörens bankkontos standardvaluta --> Kontrollera att fakturans valuta är densamma som leverantörens bankkontos standardvaluta.

Du har redan bekräftat denna faktura. --> Om betalningsbekräftelse används har användaren redan bekräftat denna betalning.

Felaktiga fakturor exporterades till betalning. Korrigera fakturornas uppgifter. --> Gå till fakturans uppgifter, detta visar mer exakt orsaken för den aktuella fakturan.

Betalningsuppdraget avbröts av användaren --> Betalningen har tidigare avbrutits.

Detta företag har inte aktiverat betalningstrafik, så betalningsmaterialet skickas inte vidare. --> Företaget bör ingå ett avtal om betalningstrafik med banken eller så är det inte ännu i kraft. 

Inga betalningsrättigheter. --> Användaren har inte fått betalarrättighet i försäljnings- och inköpsreskontrabehörigheterna eller redigeringsbehörighet för grundläggande funktioner och listor i inköpsreskontra. 

Inga bankkonton har definierats för företaget --> Företaget har inte matat in bankkonton eller de är inte aktiverade.

Inga fakturor att betala. --> De valda fakturorna kan ännu inte betalas

Fel relaterade till betalning av kreditbetalningsbuntar

Den valda banken stöder inte sändning av kreditbuntar. Välj en annan bank, dela upp bunten eller ta bort bunten från betalningsmaterialet -> Kreditbuntar kan betalas från de banker som stöder ERI-betalningsspecifikation (tidigare AOS2). Kreditbuntar kan dock inte betalas från valutakonton.

Kreditbuntar kan inte betalas från valutakonton. Välj ett annat konto, dela upp bunten eller ta bort bunten från betalningsmaterialet --> Det går inte att betala kreditbuntar från valutakonton (valuta annan än euro)

Den sammanlagda summan för kreditbunten blir positiv --> Krediternas summa får inte vara större än debeternas summa. Det vill säga, buntens sammanlagda summa får inte vara negativ. Du kan redigera de belopp som ska betalas i betalningsvyn innan sändning. Krediternas summa får inte vara större än debeternas summa. Det vill säga, buntens sammanlagda summa får inte vara negativ. Du kan redigera de belopp som ska betalas i betalningsvyn innan sändning.

Kreditbunten saknar belopp att kreditera. Om du inte vill föra kreditfakturan till betalning, ta bort den från bunten --> Det går inte att betala enbart en kreditfaktura.

Kreditfakturor kan endast betalas som SEPA-betalningar. --> Det går inte att betala kreditfakturor utanför SEPA-området. Kreditfakturan kunde inte kopplas till någon av de valda fakturorna för betalning. Kontrollera att de valda fakturorna är betalningsklara och inte väntar på bekräftelser eller godkännanden.

Inköpsfakturor under betalning

Du kan kontrollera vilka fakturor som redan är under betalning genom att filtrera vyn Öppna inköpsfakturor (Inköp > Öppna inköpsfakturor) genom att välja "Fakturor under betalning" i vänstra menyn. Dessa fakturor har statusen "I betalningstjänsten" tills betalningen har debiterats från kontot på betalnings-/förfallodagen och banken har skickat betalningsbekräftelsen till Netvisor tillsammans med kontoutdraget för betalningsdagen. Därefter ändras fakturans status till "Betald".

Betalningar som har skickats till betalning syns också i banktrafikvyn (Inköp > Betalningar > Banktrafikvyn) genom att klicka på kontonumret.


Nyckelord: inköpsfakturor, bankkostnader, felmeddelande, betalningshantering, betalning



This article has been translated using an AI-based translation tool.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.