En ny leverantör kan skapas antingen manuellt eller så kan systemet automatiskt skapa en ny leverantör när en faktura kommer in i leverantörsreskontran, om inte fakturans leverantör kan fördelas till en befintlig leverantör. För fakturor som inkommer via skanningstjänsten försöker systemet identifiera namn, FO-nummer och bankkonto för en ny leverantör. Från e-fakturor fyller systemet även i adress- och kontaktuppgifter, om dessa nämnts i materialet.

För att kunna lägga till nya leverantörer ska du ha följande behörigheter:

  • Minst redigeringsbehörighet för hantering av leverantörer.
  • Redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner.

Skapa en ny leverantör

Du kan börja skapa en ny leverantör via Inköp > Leverantörer > Ny leverantör. Fyll i leverantörsuppgifterna så heltäckande som möjligt.

Leverantörsgrupp: Om du har skapat en leverantörsgrupp i Netvisor kan du här välja önskad leverantörsgrupp.

Leverantörskod: Inte obligatorisk. Om du vill uppdatera leverantörslistan exempelvis från Excels .CSV-fil uppdateras leverantörsuppgifterna i Netvisor via samma leverantörskod. I annat fall skapas leverantören på nytt i systemet.

Namn: I fältet Namn anger du leverantörens namn.

FO-nummer: Vi rekommenderar att ange FO-nummer, eftersom skanning av inköpsfakturor och e-faktura-funktionerna hämtar leverantörsuppgifter på basis av bankkonto, leverantörsnamn och FO-nummer.

Annat leverantörsidentifieringsuppgift: Fältet syns om företaget använder byggbranschens anmälningsförfarande.

Kod: Om leverantören är utländsk kan du i detta fält ange leverantörens VAT-nummer eller annat motsvarande organisationsnummer. Fältet syns om företaget använder byggbranschens anmälningsförfarande.

Fakturerings- och adressuppgifter här anger du leverantörens adressuppgifter.
Obs! Fältet Postanstalt rymmer högst 50 tecken.
Det land som valts för leverantören från listan påverkar automatisk kontosättning av leverantörens fakturor beroende på om det är hemlandet, ett annat EU-land eller ett land utanför unionen. Obs! Vid utlands- och valutabetalningar måste du fylla i leverantörens adressuppgifter, annars kommer betalningsmaterialet inte att gå igenom på banken eller så får du ett felmeddelande om felaktiga eller ofullständiga adressuppgifter under fakturans betalningsfas. Om du lägger till eller redigerar leverantörens adressuppgifter på leverantörskortet sparas ändringen framöver till alla obetalda inköpsfakturor, och du behöver inte längre hämta leverantören manuellt på nytt.

Språk för inköpsorder: Valet avgör språket för inköpsordern på dess utskrift eller blankett som skickas från Netvisor. Möjliga språkval är finska, engelska och svenska. För nya företag kräver användning av Inköpsorder minst Professional-paket.

Tilläggsuppgifter -avsnittet används för att göra fler standardinställningar och hantera standardkostnadsobjekt.

Standardbetalningsvillkor: Det här betalningsvillkoret erbjuds som standard för manuella fakturor. Om du dessutom väljer alternativet "Använd alltid standardbetalningsvillkor för inkommande fakturor" ställs standardbetalningsvillkoret automatiskt in för alla inkommande fakturor (även för fakturor som inkommer via skanningstjänsten och e-fakturor).

Förvald momssats: Leverantören kan tilldelas en förvald momssats, som alltid används på fakturablanketten. När elektroniska fakturor inkommer utan att en momssats anges i fakturauppgifterna (e-fakturameddelandet) fastställs momssatsen utifrån leverantörens basuppgifter. Om momsuppgiften anges i fakturameddelandet importeras den som standard från fakturameddelandet till Netvisors faktura- och konteringsrader. De momsuppgifter som angivits i e-fakturameddelandet åsidosätter alltid uppgiften för förvald momssats som anges på leverantörskortet. Fakturor som tas emot via skanningstjänsten förmedlar ingen momsuppgift, så uppgiften läses från leverantörens förvalda momssats. Detsamma gäller även för fakturor som matats in manuellt i systemet.

Följande punkter kan väljas när leverantörsuppgifterna har sparats minst en gång.

Aktiivinen: Om du tar bort markeringen här kan du inte skapa en ny inköpsfaktura manuellt för leverantören i fråga och leverantören blir inte valbar. Om leverantören får en e-faktura kommer fakturan igenom, men leverantören är fortfarande inaktiv.

Tilläggsuppgifter

När uppgifterna har sparats kan du välja använd alltid standardbetalningsvillkoret för inkommande fakturor.

  • Från fakturor som inkommer via skanningstjänsten avläses inget betalningsvillkor, varvid systemet använder det standardbetalningsvillkor som valts i leverantörsuppgifterna.
  • På inköpsfakturan kommer betalningsvillkoret i e-fakturameddelandet i textfältet ("PaymentTermsFreeText"), vilket inte kan läsas direkt till Netvisor.

Endast partiell avdragsrätt för moms: Det här gör i sig ingenting, men genom en automation av inköpsfakturor kan du göra ett partiellt momsavdrag på leverantörens faktura. Läs mer på anvisningssidorna.

  • Lägg till regeln ”Partiellt momsavdrag”.
  • Användaren måste ange vilken andel av raden som är avdragsgill (%).
  • Välj på vilken grund fakturaraden identifieras: produktkod, produktnamn, förklaring eller kombinationer av dessa.

Standardvaluta för inköpsorder: Det här påverkar om företaget använder inköpsorder. I detta fall kan du skriva en inköpsorder i önskad valuta. Standardvalet är euro.

Standardkostnadsobjekt: Om det har skapats en kostnadsobjektrubrik eller flera rubriker i företaget är kostnadsobjekten under dessa valbara bakom leverantören. Då kommer kostnadsobjektet automatiskt på en ny inköpsfaktura, om fakturan har skapats manuellt eller inkommit via skanningstjänsten. För e-fakturor kommer objektet också automatiskt, om e-fakturan inte innehåller ett sådant kostnadsobjekt i meddelandet som exakt finns bland företagets kostnadsobjekt. I så fall åsidosätter objektet i meddelandet kostnadsobjektet bakom leverantören.

Spara leverantörens bankkontouppgifter

Lägg till ett bankkonto för leverantören under "Hantera leverantörens bankkonton" på leverantörskortet.

En utländsk leverantörs bankuppgifter bör omfatta bankens namn, kontonummer och bankens SWIFT/BIC-kod.

För betalningar till USA anges ofta också ett Clearing- eller Routingnummer. De här uppgifterna sparas i fältet "Clearingnummer" i leverantörens bankkontouppgifter. I fältet "Clearingkod" anges bokstavskombinationen USABA. BIC/SWIFT-nummer går också till betalningsmeddelandet, även om du använder Clearing-kod.

Läs mer om Osuuspankkis Clearing-koder här och Nordeas Clearing-koder här.

Vid en utlandsbetalning utanför SEPA-området ska även bankens adressuppgifter finnas angivna i leverantörens bankkontouppgifter. För att bankens adressuppgifter ska uppdateras på fakturans betalningsmaterial måste du när du lägger till kontouppgifterna kryssa för "Överför bankens adressuppgifter till betalningsmeddelande utöver BIC-koden". Bankens adressuppgifter får innehålla högst 140 tecken.

I fältet Land väljer du det land som motsvarar banken (standard är Finland) och som standardvaluta den valuta som betalas till leverantören. Spara till slut ändringarna genom att klicka på knappen "Spara".

Leverantörens standardbankkonto kommer som standard på manuellt skrivna fakturor. Om e-fakturameddelandet eller en faktura som inkommit via skanningstjänsten har ett annat bankkonto i sitt meddelande överförs meddelandets bankkonto till fakturan. Om fakturan som inkommit via skanningstjänsten inte har ett skannat bankkonto hämtas bankkontot från leverantörens standardbankkonto.

Leverantörens standardvaluta

När du har skapat en leverantör kan du ställa in en standardvaluta för leverantören på leverantörskortet.

Standardvaluta-definitionen används som standard på två ställen:

  • Vid hantering av ett leverantörsspecifikt inköpspris som matas in på produktkortet: anskaffningen anges i den valuta som är vald som standard i leverantörens uppgifter.

  • När du väljer leverantör för en inköpsorder bestäms valutan för inköpsordern automatiskt på basis av den valuta som finns bakom leverantören.

Hantera leverantörens bokföringskonton

När du har skapat en leverantör kan du lägga till standardbokföringskonton för leverantören bakom denna länk. De valda kontona i fråga står högst upp i listan när du konterar en inköpsfaktura. I hanteringen av bokföringskonton kan du också ange ett konto som standardbokföringskonto. I så fall kommer detta konto direkt på inköpsfakturans konteringsrad. Netvisor läser också in kontot från nedanstående ställen i inkommande e-fakturamaterial, om uppgiften ingår i meddelandet.

  • Fakturaspecifik import av bokföringskonto:

4000

  • Fakturaradsspecifik import av bokföringskonto:

4000
Om uppgiften kommer från meddelandet åsidosätter den standardkontovalet bakom leverantören.

Bifoga leverantörsuppgifter: Med hjälp av detta kan du kombinera två leverantörers uppgifter till en. Läs mer på anvisningssidorna.

Bläddra bland leverantörens fakturor: Bakom länken visas de inköpsfakturor som bildats för leverantören.

Anskaffningsuppgifter: För att se anskaffningsuppgifter behöver du minst behörighet att läsa inköpspris i kundreskontras behörigheter. I vyn ser du om ett leverantörsspecifikt inköpspris har införts på produktkortet. Via länken leverantörens anskaffningsuppgifter ser du alla anskaffningsuppgifter som länkats till leverantören för olika produkter.

Uppdatera uppgifterna till leverantörens öppna fakturor: Som standard är detta alltid valt. Med det här valet sparas ändringar i leverantörens adressuppgifter också till öppna fakturor, och du behöver inte längre hämta leverantören på nytt. Obs! Om betalningen av en inköpsfaktura har fått ett fel måste du först ta bort den felaktiga betalningen och därefter uppdatera leverantörens uppgifter. Om detta inte görs först uppdateras uppgifterna inte automatiskt till inköpsfakturorna, eftersom fakturan är i status ”Betalningstjänsten”. Om fakturan är i betalningsförbud uppdateras inte heller ändringar i leverantörsuppgifterna automatiskt till sådana fakturor. Ta först bort fakturan från betalningsförbud och uppdatera sedan leverantörens uppgifter.

Kontaktuppgifter-fliken

På fliken Kontaktuppgifter hanterar du leverantörens kontaktuppgifter. Om du lägger till en e-postadress i e-postfältet bakom leverantören kan du skicka inköpsordern till leverantören via e-post. Inköpsordern kan också skickas via e-post till flera e-postadresser samtidigt. I så fall ska e-postadresserna sparas i leverantörens uppgifter separerade med semikolon.

Sakgranskare och cirkulationslistor-fliken

För fliken Sakgranskare och cirkulationslistor finns en egen anvisningssida.

Betalningsförbud-fliken

På fliken Betalningsförbud kan du lägga leverantören i betalningsförbud och ange en kommentar om orsaken till betalningsförbudet (obligatorisk uppgift). Om leverantören redan har betalningsförbud kan du ta bort betalningsförbudet via knappen Ta bort betalningsförbud. Uppgiften om tillagt eller borttaget betalningsförbud finns kvar i betalningsförbudshistoriken. Du kan lägga till eller ta bort betalningsförbud om du har redigeringsbehörigheter för hantering av leverantörer.

Leverantörens behandlingshistorik-fliken

Fliken Leverantörens behandlingshistorik visar ändringar som gjorts i leverantörsuppgifterna.

Hantera bilagor-fliken

Bakom leverantören kan du lägga till önskade bilagor för arkivering.

Redigera leverantör

Välj önskad leverantör från leverantörslistan vars uppgifter du vill redigera. När du redigerar leverantörens uppgifter uppdateras ändringarna till alla obetalda fakturor. Om du till exempel korrigerar leverantörens adressuppgifter behöver du inte längre hämta uppgifterna på nytt till en befintlig obetald inköpsfaktura, utan det räcker att uppgifterna har korrigerats bakom leverantörskortet.

Ta bort leverantör

Knappen för att ta bort en leverantör finns längst ner på leverantörskortet på fliken Kontaktuppgifter. Du kan inte ta bort leverantören om den har fakturor eller inköpsordrar i reskontra. I sådana fall kan du i stället för att ta bort leverantören tillåta eller förhindra inmatning av en ny inköpsfaktura via valet aktiv i basuppgifterna.


Vanliga frågor

Fråga: Hur kan jag skapa en ny leverantör i Netvisor?

Svar: Du kan börja skapa en ny leverantör genom att välja Inköp > Leverantörer > Ny leverantör och fylla i leverantörsuppgifterna så heltäckande som möjligt.

Fråga: Vilka behörigheter behöver jag för att kunna lägga till nya leverantörer?

Svar: Du behöver minst redigeringsbehörighet för hantering av leverantörer samt redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner.

Fråga: Hur påverkar standardbetalningsvillkor och förvald momssats inkommande fakturor?

Svar: Standardbetalningsvillkoret erbjuds för manuella fakturor och kan ställas in att alltid användas för inkommande fakturor. Den förvalda momssatsen används om e-fakturameddelandet inte innehåller momsuppgifter. Om e-fakturameddelandet innehåller momsuppgifter åsidosätter dessa den förvalda momssatsen på leverantörskortet.

Fråga: Hur sparar jag leverantörens bankkontouppgifter, särskilt för utlandsbetalningar?

Svar: Lägg till bankkontot på leverantörskortet under ”Hantera leverantörens bankkonton”. För en utländsk leverantör ska du spara bankens namn, kontonummer och SWIFT/BIC-kod. Vid betalningar utanför SEPA-området lägger du också till bankens adressuppgifter och väljer ”Överför bankens adressuppgifter till betalningsmeddelande utöver BIC-koden”.

Fråga: Hur används leverantörens standardvaluta på inköpsorder och inköpspriser?

Svar: Leverantörens standardvaluta används som valuta för leverantörsspecifikt inköpspris på produktkortet och som valuta på inköpsordern, som sätts automatiskt när du väljer leverantören på inköpsordern.

Fråga: Kan jag förhindra att nya inköpsfakturor skapas för en leverantör utan att ta bort leverantören?

Svar: Ja. Du kan ta bort markeringen i basuppgifternas fält Aktiivinen. Då kan du inte skapa nya inköpsfakturor manuellt för leverantören, men leverantören tas inte bort ur systemet.

Fråga: När kan jag inte ta bort en leverantör?

Svar: Du kan inte ta bort leverantören om den har fakturor eller inköpsordrar i reskontra. I sådana fall kan du använda valet aktiv för att förhindra att nya inköpsfakturor matas in.

Fråga: Hur påverkar redigering av leverantörsuppgifter öppna inköpsfakturor?

Svar: När du redigerar leverantörsuppgifter och valet ”Uppdatera uppgifterna till leverantörens öppna fakturor” är aktiverat uppdateras ändringarna automatiskt till alla öppna fakturor, om fakturan inte är i status ”Betalningstjänsten” eller i betalningsförbud.

Fråga: Hur kan jag lägga en leverantör i betalningsförbud?

Svar: Öppna fliken Betalningsförbud på leverantörskortet, lägg leverantören i betalningsförbud och ange en obligatorisk kommentar om orsaken. Du kan ta bort betalningsförbudet via knappen ”Ta bort betalningsförbud”.

Fråga: Hur kombinerar jag två leverantörers uppgifter?

Svar: Använd funktionen Bifoga leverantörsuppgifter, med vilken två leverantörers uppgifter kan kombineras till en. Mer detaljerade anvisningar finns på en separat anvisningssida.

Nyckelord

leverantör, ny leverantör, leverantörskort, leverantörsgrupp, leverantörskod, FO-nummer, leverantörsreskontra, skanningstjänst, e-faktura, faktureringsadress, språk för inköpsorder, tilläggsuppgifter, standardbetalningsvillkor, förvald momssats, endast partiell avdragsrätt för moms, standardvaluta för inköpsorder, standardkostnadsobjekt, spara leverantörens bankkontouppgifter, SWIFT, BIC, clearingnummer, clearingkod, SEPA, utlandsbetalning, bankens adressuppgifter, leverantörens standardvaluta, hantera bokföringskonton, NormalProposedAccountIdentifier, RowNormalProposedAccountIdentifier, bifoga leverantörsuppgifter, anskaffningsuppgifter, uppdatera uppgifterna till leverantörens öppna fakturor, kontaktuppgifter-fliken, sakgranskare och cirkulationslistor-fliken, betalningsförbud-fliken, betalningsförbudshistorik, leverantörens behandlingshistorik, hantera bilagor, redigera leverantör, ta bort leverantör, aktiv

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.