Hantera inköpsorder i vyn Open purchase orders. Hantera godkännande av inköpsförslag, sändning av inköpsorder, ej levererade och delvis levererade order, hantering av levererade order, koppling av inköpsorderrader till inköpsfakturor, eventuell kvalitetsbehandling och arkivering av inköpsorder. Öppna vyn genom att välja Purchases > Purchase orders > Open purchase orders.

INNEHÅLL

Hantering av inköpsorder och behörigheter

Hantering av inköpsorder sker i vyn Open purchase orders. I öppna inköpsorder visas inköpsförslag, godkända, ej levererade, delvis levererade, levererade och överlevererade order. När en order arkiveras flyttas den från öppna inköpsorder till inköpsorderlistan.

För att komma åt vyn Open purchase orders måste användaren ha läs- eller redigeringsbehörighet i de funktionsspecifika rättigheterna för "purchase order". Med läsbehörighet kan du inte göra ändringar i vyn.

Listvyn kan uppdateras enligt sökkriterierna. Du kan lägga till önskade fält i vyn och ta bort fält som inte behövs. Med knappen Visa kolumner (1) väljer du de kolumnval du vill ha med i vyn. Vyn kan begränsas ytterligare med användarens egna sökord (2). När valen är gjorda uppdateras vyn med knappen Uppdatera val (3).

  • Kontrollera att du har läs- eller redigeringsbehörighet i de funktionsspecifika rättigheterna för "purchase order".
  • Öppna vyn Open purchase orders.
  • Välj knappen Visa kolumner (1) om du vill lägga till eller ta bort kolumner i vyn.
  • Ange vid behov egna sökord i sökfältet (2) för att begränsa vyn.
  • Tryck på knappen Uppdatera val (3) för att verkställa dina val.

Inköpsordervyn kan också exporteras till Excel via länken Spara som Excel-fil.

  • Välj länken Spara som Excel-fil när du vill exportera inköpsordervyn till Excel.

Hanteringsstatus för inköpsorder

Inköpsförslag

Alla nya inköpsorder skapas i systemet som inköpsförslag. Inköpsförslaget skapar ännu ingen bokföringsrad i lagret.

Godkänd
Inköpsförslaget kan godkännas av en användare som har tilldelats rättigheten inköpsordergodkännare i rättigheterna för försäljnings- och leverantörsreskontra. En godkänd inköpsorder skapar en reservation i lagerhanteringen i fältet Kommer. Varorna flyttas till lagret när inköpsordern markeras som levererad.

Ej levererad
Statusen för inköpsordern ändras till ej levererad när ordern skrivs ut eller skickas till leverantören. Denna åtgärd kräver godkännanderättigheter från reskontran för inköpsorder samt behörighet till grundläggande rättigheter i kundreskontran, eftersom inköpsordern använder samma utskriftsfunktion som försäljningsorder.

Delvis levererad

Leveransen görs via länken Mottag leverans. Om inte alla rader i inköpsordern har markerats som levererade och du väljer efterleverans för dessa, blir statusen för inköpsordern delvis levererad. De rader som är i levererad status har flyttats till lagret med det valda leveransdatumet. Mer detaljerade instruktioner för att göra leveransen finns i guiden mottag leverans.

Levererad

När alla rader i inköpsordern har markerats som levererade i vyn Mottag leverans, ändras inköpsordern till levererad status.

Arkiverad
Inköpsordern arkiveras av användaren när varuleveransen har registrerats som mottagen och leveransraderna har kopplats till inköpsfakturan. Arkivering är den sista åtgärden för öppna inköpsorder. En arkiverad order kan endast rapporteras via inköpsorderlistan.

Hantering av öppna inköpsorder

Godkännande av inköpsförslag, sändning av order till leverantören, registrering av varumottagning och koppling av inköpsorderrader till inköpsfakturan sker via vyn Open purchase orders.

Godkännande av inköpsförslag

Nya inköpsorder skapas alltid som inköpsförslag. Inköpsförslaget kan skapas av vilken användare som helst i företaget utan särskilda rättigheter, men endast inköpsordergodkännaren kan godkänna eller avvisa inköpsförslaget. Godkännanderättigheten ställs in i reskontrans behörigheter.

  • Öppna vyn Open purchase orders.
  • Välj önskade inköpsförslag genom att markera dem som valda.
  • Tryck på knappen godkänn x antal order för att godkänna de valda inköpsförslagen.
  • Kontrollera att de godkända orderna flyttas under rubriken Godkänd.

 

Avvisning av inköpsförslag

Inköpsförslaget kan avvisas med godkännanderättighet.

  • Öppna vyn Open purchase orders.
  • Välj det inköpsförslag du vill avvisa.
  • Välj menyalternativet bredvid godkännandeknappen.
  • Välj funktionen Avvisa.

Sändning/utskrift av inköpsorder

Godkända inköpsförslag kan skrivas ut lokalt i PDF-format, skickas till PDF eKirje -utskriftstjänsten eller skickas via e-post. Godkända order väljs i vyn Open purchase orders och knappen Sänd trycks.

  • Öppna vyn Open purchase orders.
  • Välj under rubriken Godkänd de order du vill skicka eller skriva ut.
  • Tryck på knappen Sänd.

 

Sändningsprocessvyn föreslår att orderna skickas till leverantörerna via PDF eKirje -utskriftstjänsten om leverantören inte har en e-postadress.

Om orderna ska skrivas ut själv eller skickas via e-post ändras sändningskanalen enligt följande:

  • Markera orderna som valda (1).
  • Välj sändningskanalen Lokal utskrift (PDF) eller Sänd via e-post (2).
  • Tryck på knappen Ändra (3).
  • Tryck på knappen Skriv ut material eller Skicka via e-post enligt vald sändningskanal.

Mer information om e-postsändning finns i avsnittet "Sändning av inköpsorder via e-post".

Efter att orderna har skrivits ut eller skickats flyttas de under rubriken Ej levererade.

Sändning av inköpsorder via e-post

För att kunna skicka inköpsordern via e-post måste leverantörens e-postadress läggas till på fliken Kontaktinformation för inköpsorderns leverantör. Om inköpsordern ska skickas till flera e-postadresser måste adresserna separeras med semikolon (;).

  • Öppna leverantörens uppgifter och gå till fliken Kontaktinformation.
  • Lägg till leverantörens e-postadress.
  • Lägg till flera e-postadresser genom att separera adresserna med semikolon (;) om du vill skicka ordern till flera adresser.

Du kan ge inköpsordern en medföljande text som skickas med e-posten. Texten på inköpsordern ersätter texten i företagets grunduppgifter. Om leverantören har en e-postadress är e-postsändning standard sändningsmetod för inköpsordern. Sändningsmetoden kan ändras i sändningsvyn som beskrivs i bilden ovan i denna guide.

  • Öppna inköpsordern.
  • Ange vid behov en egen medföljande text på inköpsordern.
  • Kontrollera att e-postsändning är vald som sändningskanal eller ändra sändningskanal i sändningsvyn.

Meddelandemallar redigeras under Sales > Billing settings > Email message templates:

Avsändarens e-postadress: I detta fält kan du ange företagets egen adress. Avsändarens e-postadress visas alltid som noreply@netvisor.fi och avsändarens namn som företagets namn. Om mottagaren av inköpsordern svarar på meddelandet, kommer meddelandet till den adress som anges i detta fält.

  • Gå till Sales > Billing settings > Email message templates.
  • Ange företagets egen e-postadress i fältet Avsändarens e-postadress, dit svaren ska komma.
  • Spara ändringarna.

Ej levererade inköpsorder

När varorna har anlänt går du till länken Mottag leverans för att registrera leveransen. Leveransen lägger till produkterna i lagret på det valda leveransdatumet. I slutet av raden visas hur många rader i inköpsordern som har levererats och det totala antalet rader i inköpsordern. Från länken Ej levererad kan du komma åt inköpsorderns produktlagerhändelser när produkterna är lagerförda produkter. När statusen är ej levererad är lagerhändelserna öppna.

  • Öppna vyn Open purchase orders och sök upp ordern under rubriken Ej levererade.
  • Välj länken Mottag leverans när varorna har anlänt.
  • Ange leveransdatum och bekräfta leveransen så att produkterna registreras i lagret.
  • Välj länken Ej levererad om du vill granska inköpsorderns produktlagerhändelser.

Delvis levererade inköpsorder

När inköpsordern inte har levererats helt är den i delvis levererad status. I vyn kan du se hur många rader som har levererats och vad det totala antalet rader i inköpsordern är. De rader som är levererade har behandlats med lagerhändelser och de ej levererade raderna är i öppet status. På lagerrapporter betyder öppet status att varor är på väg.

  • Öppna vyn Open purchase orders och granska orderna under rubriken Delvis levererade.
  • Kontrollera antalet rader för att se hur många rader som är levererade respektive ej levererade.
  • Behandla återstående rader med funktionen Mottag leverans när varorna anländer.

Levererade inköpsorder

När alla rader i inköpsordern har levererats ändras statusen till levererad. I lagerhanteringen är raderna i behandlad status och varorna har kommit till lagret.

  • Öppna vyn Open purchase orders och granska orderna under rubriken Levererade.
  • Kontrollera att alla rader har markerats som levererade och att varorna syns i lagret.

Koppling av inköpsorderrader till inköpsfakturor

När en inköpsfaktura har anlänt för en inköpsorder kan fakturorna matchas med varandra. Matchningen görs från inköpsordervyn vid den önskade inköpsorderraden via länken faktura. Efter länken visas hur många rader i inköpsfakturan som har matchats med inköpsordern.

  • Öppna vyn Open purchase orders.
  • Sök upp den inköpsorder för vilken en inköpsfaktura har anlänt.
  • Välj länken faktura vid inköpsorderraden.
  • Matcha inköpsfakturans rader mot inköpsorderraderna enligt instruktionen.

Färgen på länken faktura anger matchningens status:

  • Grå: ingen matchning har gjorts.
  • Grön: rader har matchats eller alla rader har matchats.
  • Orange: det finns något att notera på inköpsfakturan, till exempel att inköpsfakturan är i betalningsstopp.

Mer detaljerade instruktioner för matchning finns här.

Kvalitetsbehandling

Om företaget har kvalitetsbehandling aktiverad, visas kvalitetsbehandlingen i inköpsordervyn. Om kvalitetsdefinitionerna har definierats med en kvalitet som innehåller en kvalitetsavvikelse, visas kvalitetsavvikelsen i öppna inköpsorder med orange.

  • Aktivera kvalitetsbehandling i företagets inställningar enligt instruktionen.
  • Granska vyn Open purchase orders och sök upp kvalitetsavvikelser markerade med orange.
  • Behandla kvalitetsavvikelser enligt företagets kvalitetsrutiner.

Arkivering av inköpsorder

När inköpsordern har behandlats, det vill säga alla nödvändiga rader har levererats och fakturalänkningen har gjorts, kan inköpsordern arkiveras. Arkivering flyttar inköpsordern från vyn Open purchase orders till inköpsorderlistan.

  • Kontrollera att alla nödvändiga rader har levererats och att inköpsfakturan har länkats till inköpsordern.
  • Öppna vyn Open purchase orders.
  • Välj den inköpsorder eller de inköpsorder du vill arkivera.
  • Tryck på knappen Arkivera.

Om ordern arkiveras görs inget i lagret för de levererade raderna. De rader som är öppna, det vill säga inte ännu levererade, försvinner helt från lagerhändelserna. Reservationen upphävs samtidigt.

Nyckelord: öppna inköpsorder, inköpsförslag, inköpsorder, inköpsfaktura, kvalitetsbehandling, arkivering

Vanliga frågor

Hur kommer jag till vyn Open purchase orders?
Öppna vyn genom att välja Purchases > Purchase orders > Open purchase orders. Kontrollera att du har läs- eller redigeringsbehörighet i de funktionsspecifika rättigheterna för "purchase order".

Vem kan godkänna ett inköpsförslag?
Inköpsförslaget kan godkännas av en användare som i rättigheterna för försäljnings- och leverantörsreskontra har tilldelats rättigheten inköpsordergodkännare. Andra användare kan skapa inköpsförslag men inte godkänna eller avvisa dem.

När ändras statusen för en inköpsorder till ej levererad?
Statusen för inköpsordern ändras till ej levererad när ordern skrivs ut eller skickas till leverantören. Detta kräver godkännanderättighet för inköpsorder och behörighet till grundläggande rättigheter i kundreskontran.

Hur skickar jag en inköpsorder via e-post?
Lägg till leverantörens e-postadress på leverantörens flik Kontaktinformation. Välj ordern i vyn Open purchase orders, tryck på Sänd och kontrollera att sändningskanalen Sänd via e-post är vald. Lägg vid behov till en medföljande text på inköpsordern.

Hur kopplar jag inköpsorderrader till inköpsfakturarader?
Öppna vyn Open purchase orders, sök upp inköpsordern och välj länken faktura vid inköpsorderraden. Matcha inköpsfakturans rader mot inköpsorderraderna. Länkens färg anger matchningens status (grå, grön eller orange).

När kan en inköpsorder arkiveras?
En inköpsorder kan arkiveras när alla nödvändiga rader har levererats och länkningen till inköpsfakturan har gjorts. Arkivering flyttar ordern från vyn Open purchase orders till inköpsorderlistan och upphäver reservationerna för öppna rader.

Hur syns kvalitetsbehandling i öppna inköpsorder?
När kvalitetsbehandling är aktiverad och kvalitetsdefinitionerna innehåller en kvalitet med kvalitetsavvikelse, visas kvalitetsavvikelsen i vyn Open purchase orders med orange.

Hur exporterar jag inköpsordervyn till Excel?
Välj i vyn Open purchase orders länken Spara som Excel-fil, så sparas vyn som en Excel-fil.

Nyckelord: öppna inköpsorder, inköpsförslag, inköpsorder, inköpsfaktura, kvalitetsbehandling, arkivering

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.