Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion. Den här guiden beskriver hur man hanterar vikariefunktionen för inköpsfakturor i Netvisor, vilket gör det möjligt för användare att ställa in vikarier i faktura cirkulation under frånvaro. Vikarier kan sakgranska eller godkänna inköpsfakturor på den ursprungliga handläggarens vägnar utan att ändra företagets cirkulationslistor eller regler för inköpsfakturaautomatisering.

Vikariefunktionen för inköpsfakturor möjliggör för användaren att ställa in vikarier i leverantörsreskontrans faktura cirkulation. Med hjälp av funktionen kan vikarier definieras för användare som sakgranskar och/eller godkänner inköpsfakturor medan den ursprungliga handläggaren är frånvarande. Vikariatet för inköpsfakturan påverkar inte den ursprungliga sakgranskningen eller godkännandecirkulationen av fakturan. När användaren är vikarie kan han dock sakgranska eller godkänna inköpsfakturan som om han själv var på plats i cirkulationen av inköpsfakturan. Vikariefunktionen är alltid giltig enligt den aktuella tidpunkten och fakturans datum påverkar inte detta. 

Frånvaro ändrar inte de personer som har satts in i cirkulationen av inköpsfakturan, företagets cirkulationslistor eller regler för inköpsfakturaautomatisering. Med andra ord ändras inte de ursprungliga handläggarna som har satts in i cirkulationen av inköpsfakturan på grund av frånvaro. Inköpsfakturaautomatiseringen sätter personen i cirkulationen trots hans frånvaro. Företagets cirkulationslistors personer ändras inte.

Om du definierar dig själv som frånvarande kan du ändå få meddelanden om fakturor via e-postkommunikation. I så fall skickas ett meddelande om samma faktura både till den frånvarande och till den som vikarierar. Om du inte vill ha meddelanden om inköpsfakturor under frånvaron bör du stänga av kommunikationen under denna tid. 

INNEHÅLL

Aktivering av tjänsten

Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion. I vyn aktiveras tjänsten, och vikariefunktionen gör det möjligt för vikarie att sakgranska eller godkänna fakturan, även om han inte själv är med i cirkulationen av inköpsfakturan. Företaget måste aktivera vikariefunktionen en gång.

  1. Klicka på knappen Ej i bruk.
  2. Kontrollera att knappen blir grön och att texten ändras till I bruk.

Tjänsten kan aktiveras av:

  • Företagets huvudanvändare (måste också ha redigeringsrättigheter för grundfunktionerna i leverantörsreskontran)
  • Revisionsbyråns huvudanvändare (måste också ha redigeringsrättigheter för grundfunktionerna i leverantörsreskontran)
  • Person med användaradministratörsrättigheter (måste också ha redigeringsrättigheter för grundfunktionerna)
  • Användare med All rights-profil på Accounting-sidan
  • Användare med Company user-profil på Accounting-sidan

I vyn finns också en händelselogg. Händelseloggen visar aktivering av tjänsten, borttagning samt användarnas tillagda frånvaro och vikarier under personens frånvaro. 

Lägga till användarens frånvaro

Du kan öppna dina egna frånvaro- och vikariatinställningar genom att välja Eget namn > Egna grundinställningar > Frånvaro och vikariat-fliken.

Från egna grunduppgifter kan du definiera din egen frånvarotid. Startdatum är obligatorisk information. Vikariat avslutas automatiskt efter frånvarons slutdatum. Om slutdatumet för frånvaron lämnas tomt är frånvaron och vikariaten giltiga tills vidare.

  1. Välj Eget namn > Egna grundinställningar > Frånvaro och vikariat-fliken.
  2. Ange startdatum för frånvaron (obligatoriskt).
  3. Ange slutdatum för frånvaron eller lämna det tomt om frånvaron gäller tills vidare.
  4. Spara dina ändringar.

Med KH-roll kan du sätta frånvaro för andra användare. KH-användaren kan hantera användarens frånvaro från: Företagsmenyn > Användare och roller (> klicka på användarens namn) > Redigera användarens personuppgifter > Frånvaro och vikariat-fliken.

  1. Välj Företagsmenyn > Användare och roller.
  2. Välj namnet på den användare för vilken du vill ställa in frånvaro.
  3. Välj Redigera användarens personuppgifter.
  4. Välj Frånvaro och vikariat-fliken.
  5. Definiera användarens frånvaro och spara.

Om användaren inte har sakgranskning eller godkännande rättigheter i leverantörsreskontran, visas inte fliken Frånvaro och vikariat, även om vikariefunktionen är aktiverad i företaget. 

Vikariat

För sakgranskning och godkännande av inköpsfakturor kan vikarier definieras. I vyn kan du ge upp till fem vikarier både som sakgranskare och godkännare. Dessa används i den ordning de visas i vikariaten. Endast en vikarie kan vikariera för den frånvarande åt gången. Till exempel, om den första vikarien också är frånvarande, väljs nästa definierade vikarie som vikarie. 

  1. Öppna Frånvaro och vikariat-fliken från egna grunduppgifter eller som KH-användare från en annan användares uppgifter.
  2. Lägg till högst fem vikarier som sakgranskare.
  3. Lägg till högst fem vikarier som godkännare.
  4. Ordna vikarierna i den ordning i vilken de ska användas i vikariaten.
  5. Spara vikariatinställningarna.

När en person ges en vikarie får vikarien den frånvarande personens plats i cirkulationen av inköpsfakturor. Vikarien får meddelanden om inköpsfakturor där han är vikarie.

Endast personer med rättigheter att sakgranska eller godkänna fakturor kan väljas som vikarier. Dessa rättigheter definieras i Sales and Purchase ledger rights.

Företag som behandlas

Inställningarna kan också definieras för eventuella andra företag. I vyn ges vikariat per företag. 

 

Användaren som har satts som vikarie kan sedan sakgranska/godkänna de fakturor som han vikarierar för. Även om vikarien har en godkännandegräns på exempelvis 1000 € och den person som går på semester inte har några sakgranskning eller godkännandegränser, kan vikarien sakgranska de fakturor där han har satts som vikarie, även om dessa fakturor överstiger 1000 € i belopp. 

Om den första vikarien går på semester eller är frånvarande, måste han ställa in sin egen frånvaro så att fakturorna överförs till nästa vikarie. Frånvaro kan också ställas in av en användare med KH-roll. Om det finns behov av att ställa in olika vikarier för olika semesterveckor, bör detta göras av en användare med KH-roll vid byte av semesterveckor.

Synlighet av vikariat i leverantörsreskontran

Inköpsfakturalista och öppna inköpsfakturor vyer

I vyerna Inköpsfakturalista och Öppna inköpsfakturor är det möjligt att visa fälten ursprunglig sakgranskare och ursprunglig godkännare. Dessa fält kan väljas från knappen Visa kolumner. Om den ursprungliga handläggaren av fakturan har en vikarie visas den ursprungliga handläggaren i dessa kolumner.

  1. Öppna vyn Inköpsfakturalista eller Öppna inköpsfakturor.
  2. Klicka på knappen Visa kolumner.
  3. Välj kolumnerna Ursprunglig sakgranskare och Ursprunglig godkännare.
  4. Spara kolumnvalen om du vill behålla dem framöver.

 

Om du vill söka efter fakturan med sakgranskaren eller godkännaren, visas fakturan genom att söka med vikariens information. 

  1. Öppna sökfunktionerna i vyn Inköpsfakturalista eller Öppna inköpsfakturor.
  2. Ange vikariens uppgifter som sökvillkor som sakgranskare eller godkännare.
  3. Utför sökningen och granska sökresultaten.

Fakturans behandlingshistorik

Fakturans behandlingshistorik visar i framtiden om fakturan har behandlats av en vikarie.

Fråga: 

Person B vikarierar för person A. Ser person A de inköpsfakturor som person B har sakgranskat när han återvänder från semestern, om han (person A) har en kryssruta "endast fakturor tilldelade användaren" i leverantörsreskontrans rättigheter 

Svar:

Ja. Eftersom person A är i cirkulationen av inköpsfakturan och det ändras inte, även om han är frånvarande och någon sakgranskar fakturan på hans vägnar. Han ser alltså sina egna fakturor även när han återvänder. 

Avaktivering av tjänsten

Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion.

När vikariefunktionen avaktiveras, styrs inte längre de frånvarande användarnas fakturor till deras vikarier. Användarnas vikariatinställningar sparas dock, om man senare vill aktivera vikariefunktionen. Funktionen behöver dock inte avaktiveras. Om personer inte har frånvaro påverkar inte vikariefunktionen företagets fakturahanterare.

  1. Öppna Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion.
  2. Klicka på knappen I bruk så att tjänsten avaktiveras.
  3. Kontrollera att knappen inte längre är grön och att vikariefunktionen inte är i bruk.

Vanliga frågor

Fråga: Hur tar jag vikariefunktionen för inköpsfakturor i bruk i Netvisor?

Du kan ta vikariefunktionen i bruk genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion och klicka på knappen Ej i bruk, varvid knappen blir grön och texten ändras till I bruk. Du måste ha de behörigheter som beskrivs i anvisningen för att kunna aktivera tjänsten.

Fråga: Ändras faktura cirkulation när jag ställer in frånvaro och vikarie?

Den ursprungliga sakgransknings- och godkännandecirkulationen för inköpsfakturan ändras inte på grund av frånvaro. Inköpsfakturaautomatiseringen och företagets cirkulationslistor sätter fortfarande de ursprungliga handläggarna i cirkulation, och vikarien behandlar fakturor på den frånvarandes vägnar utan att de personer som satts i cirkulation byts ut.

Fråga: Får jag e-postmeddelanden om inköpsfakturor under frånvaron?

Om du definierar dig själv som frånvarande kan du ändå få meddelanden om fakturor via e-postkommunikation. Ett meddelande om samma faktura skickas både till den frånvarande och till vikarien. Om du inte vill ha meddelanden under frånvaron bör du stänga av kommunikationen under denna tid.

Fråga: Hur många vikarier kan jag definiera och hur används de?

Du kan definiera högst fem vikarier både som sakgranskare och som godkännare. Vikarierna används i den ordning de visas i vikariaten. Endast en vikarie kan vikariera för den frånvarande åt gången, och om den första vikarien är frånvarande fungerar nästa definierade person som vikarie.

Fråga: Vad händer om vikarien har en lägre godkännandegräns än den frånvarande personen?

Vikarien kan sakgranska de fakturor där han har satts som vikarie, även om fakturabeloppen överskrider vikariens egen godkännandegräns. Till exempel, om vikariens godkännandegräns är 1000 € och den frånvarande personen inte har några gränser, kan vikarien ändå sakgranska fakturor över 1000 € där han fungerar som vikarie.

Fråga: Ser den frånvarande personen de fakturor som vikarien har behandlat när han återvänder?

Ja. Eftersom den frånvarande personen fortfarande är i cirkulationen av inköpsfakturan och cirkulationen inte ändras under frånvaron, ser han sina egna fakturor även när han återvänder, även om vikarien har sakgranskat fakturorna på hans vägnar. Detta gäller också när alternativet "endast fakturor tilldelade användaren" är valt i leverantörsreskontrans rättigheter.

Fråga: Hur avaktiverar jag vikariefunktionen och sparas inställningarna?

Du kan avaktivera vikariefunktionen genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion och klicka på knappen I bruk. De frånvarande användarnas fakturor styrs därefter inte längre till vikarierna, men användarnas vikariatinställningar sparas för eventuell senare användning.

Fråga: Varför ser jag inte fliken Frånvaro och vikariat?

Fliken Frånvaro och vikariat visas inte om användaren inte har sakgranskning eller godkännande rättigheter i leverantörsreskontran, även om vikariefunktionen är aktiverad i företaget.

 Nyckelord: vikariat, frånvaro

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.