Den här guiden beskriver hur man hanterar vikariefunktionen för inköpsfakturor i Netvisor, vilket gör det möjligt för användare att ställa in vikarier i cirkulationen av inköpsfakturor under frånvaro. Vikarier kan sakgranska eller godkänna inköpsfakturor på den ursprungliga handläggarens vägnar utan att ändra företagets cirkulationslistor eller regler för inköpsfakturaautomatisering. Du kan komma åt vyn: Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion

INNEHÅLL

Vikariefunktionen för inköpsfakturor möjliggör för användaren att ställa in vikarier i leverantörsreskontrans fakturacirkulation. Med hjälp av funktionen kan vikarier definieras för användare som sakgranskar och/eller godkänner inköpsfakturor medan den ursprungliga handläggaren är frånvarande. Vikariatet för inköpsfakturan påverkar inte den ursprungliga sakgranskningen eller godkännandecirkulationen av fakturan. När användaren är vikarie kan han dock sakgranska eller godkänna inköpsfakturan som om han själv var på plats i cirkulationen av inköpsfakturan. Vikariefunktionen är alltid giltig enligt den aktuella tidpunkten och fakturans datum påverkar inte detta. 

Frånvaro ändrar inte de personer som har satts in i cirkulationen av inköpsfakturan, företagets cirkulationslistor eller regler för inköpsfakturaautomatisering. Med andra ord ändras inte de ursprungliga handläggarna som har satts in i cirkulationen av inköpsfakturan på grund av frånvaro. Inköpsfakturaautomatiseringen sätter personen i cirkulationen trots hans frånvaro. Företagets cirkulationslistors personer ändras inte.

Om du definierar dig själv som frånvarande kan du ändå få meddelanden om fakturor via e-postkommunikation. I så fall skickas ett meddelande om samma faktura både till den frånvarande och till den som vikarierar. Om du inte vill ha meddelanden om inköpsfakturor under frånvaron bör du stänga av kommunikationen under denna tid. 

Aktivering av tjänsten

Tjänsten aktiveras från Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion. Klicka på knappen Ej i bruk, så ändras knappen till grön och det står I bruk. Företaget måste aktivera vikariefunktionen en gång. Vikariefunktionen gör det möjligt för vikarie att sakgranska eller godkänna fakturan, även om han inte själv är med i cirkulationen av inköpsfakturan.

Tjänsten kan aktiveras av:

  • Företagets huvudanvändare (måste också ha redigeringsrättigheter för grundfunktionerna i leverantörsreskontran)
  • Revisionsbyråns huvudanvändare (måste också ha redigeringsrättigheter för grundfunktionerna i leverantörsreskontran)
  • Person med användaradministratörsrättigheter (måste också ha redigeringsrättigheter för grundfunktionerna)
  • Användare med All rights-profil på Accounting-sidan
  • Användare med Company user-profil på Accounting-sidan

I vyn finns också en händelselogg som visar bland annat aktivering av tjänsten, borttagning och användarnas tillagda frånvaro och vikarier under personens frånvaro. 

Lägga till användarens frånvaro

Eget namn och Egna grundinställningar > Frånvaro och vikariat-fliken

Från egna grunduppgifter kan du definiera din egen frånvarotid. Startdatum är obligatorisk information. Vikariat avslutas automatiskt efter frånvarons slutdatum. Om slutdatumet för frånvaron lämnas tomt är frånvaron och vikariaten giltiga tills vidare. Med KH-roll kan du sätta frånvaro för andra användare. KH-användaren kan hantera användarens frånvaro från: Företagsmenyn > Användare och roller (> klicka på användarens namn) > Redigera användarens personuppgifter > Frånvaro och vikariat-fliken. Om användaren inte har sakgranskning eller godkännande rättigheter i leverantörsreskontran, visas inte fliken Frånvaro och vikariat, även om vikariefunktionen är aktiverad i företaget. 

Vikariat

För sakgranskning och godkännande av inköpsfakturor kan vikarier definieras. I vyn kan du ge upp till fem vikarier både som sakgranskare och godkännare. Dessa används i den ordning de visas i vikariaten. Endast en vikarie kan vikariera för den frånvarande åt gången. Till exempel, om den första vikarien också är frånvarande, väljs nästa definierade vikarie som vikarie. 

När en person ges en vikarie får vikarien den frånvarande personens plats i cirkulationen av inköpsfakturor. Vikarien får meddelanden om inköpsfakturor där han är vikarie.

Endast personer med rättigheter att sakgranska eller godkänna fakturor kan väljas som vikarier. Dessa rättigheter definieras i Sales and Purchase ledger rights.

Företag som behandlas

Inställningarna kan också definieras för eventuella andra företag. I vyn ges vikariat per företag. 

 

Användaren som har satts som vikarie kan sedan sakgranska/godkänna de fakturor som han vikarierar för. Även om vikarien har en godkännandegräns på exempelvis 1000 € och den person som går på semester inte har några sakgranskning eller godkännandegränser, kan vikarien sakgranska de fakturor där han har satts som vikarie, även om dessa fakturor överstiger 1000 € i belopp. 

Om den första vikarien går på semester eller är frånvarande, måste han ställa in sin egen frånvaro så att fakturorna överförs till nästa vikarie. Frånvaro kan också ställas in av en användare med KH-roll. Om det finns behov av att ställa in olika vikarier för olika semesterveckor, bör detta göras av en användare med KH-roll vid byte av semesterveckor.

Synlighet av vikariat i leverantörsreskontran

Inköpsfakturalista och öppna inköpsfakturor vyer

I vyerna är det möjligt att visa den ursprungliga sakgranskaren samt den ursprungliga godkännaren -fältet. Dessa fält kan väljas från knappen visa kolumner. Om den ursprungliga handläggaren av fakturan har en vikarie visas den ursprungliga handläggaren i dessa kolumner.

 

Om du vill söka efter fakturan med sakgranskaren eller godkännaren, visas fakturan genom att söka med vikariens information. 

Fakturans behandlingshistorik

Fakturans behandlingshistorik visar i framtiden om fakturan har behandlats av en vikarie.

Fråga: 

Person B vikarierar för person A. Ser person A de inköpsfakturor som person B har sakgranskat när han återvänder från semestern, om han (person A) har en kryssruta "endast fakturor tilldelade användaren" i leverantörsreskontrans rättigheter 

Svar:

Ja. Eftersom person A är i cirkulationen av inköpsfakturan och det ändras inte, även om han är frånvarande och någon sakgranskar fakturan på hans vägnar. Han ser alltså sina egna fakturor även när han återvänder. 

Avaktivering av tjänsten

Inköp > Inköpsfakturor > Hantering av vikariefunktion

När vikariefunktionen avaktiveras, styrs inte längre de frånvarande användarnas fakturor till deras vikarier. Användarnas vikariatinställningar sparas dock, om man senare vill aktivera vikariefunktionen. Funktionen behöver dock inte avaktiveras. Om personer inte har frånvaro påverkar inte vikariefunktionen företagets fakturahanterare.

 Nyckelord: vikariat, frånvaro

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.