Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura

Den här guiden beskriver hur en inköpsorder matchas mot en inköpsfaktura. Matchningen möjliggör länkning av de beräkning av kostnadsobjekt och produktrader som används i inköpsordern till inköpsfakturan.

INNEHÅLL

• Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura
• Länkning av händelser
  • Prisbehandling ersätter alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader.
• Leverans av inköpsorder
• Vanliga frågor

Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura

Du kan öppna matchningsvyn genom att välja Inköp > Inköpsorder > välj inköpsorder > Matcha faktura eller Inköp > Inköpsfakturor > välj inköpsfaktura > Funktioner > Matcha rader.

En inköpsorder kan matchas mot en mottagen inköpsfaktura. Inköpsordern måste vara skickad eller utskriven lokalt för att matchningen ska kunna göras. Fakturamatchningen gör ingen lagerbokning i bakgrunden till lagret, utan raderna måste behandla i leveransens mottagningssektion och definiera när inköpsorderns rader har anlänt till lagret. I vyn kan man radvis definiera när varje produkt har anlänt till lagret och man behöver inte vänta tills inköpsfakturan anländer.

Matchning av inköpsorder kräver läs- eller redigeringsrättigheter till inköpspris, vilket kan ställas in i försäljnings- och leverantörsreskontrarnas rättigheter samt sakgranskning och/eller godkännanderättighet. Att lägga till eller redigera rättigheter kräver KH-rättigheter. För att kunna göra matchningen eller komma åt denna vy måste man dessutom ha redigeringsrättigheter till inköpsorder.

Inköpsordern kan länkas till inköpsfakturan, vilket gör att de beräkning av kostnadsobjekt och produktrader som används i inköpsordern kommer med på inköpsfakturan. Matchningen sker från inköpsordervyn via länken "Matcha faktura". Efter länken "Matcha faktura" visas hur många rader från inköpsordern som har länkats till inköpsfakturan.

Alternativt kan man också gå till matchningsvyn via inköpsorderns eller inköpsfakturans Funktioner-knapp genom att välja "Matcha rader...".

Om raderna redan är länkade visas de under sektionen länkade inköpsorder.

I detta exempel matchas inköpsorder 25 till inköpsfaktura 1616. Till höger visas inköpsordern och till vänster inköpsfakturan.

Gör så här när du söker inköpsfakturor i matchningsvyn:

1. Klicka på knappen "Lägg till inköpsfakturor".
2. Sök efter inköpsfakturor som finns i systemet. Som standard söks fakturor från samma leverantör och statusen är Obehandlad.
3. Om inköpsfakturan inte finns i systemet, kontrollera fakturans status och ändra den vid behov.
4. Välj rätt inköpsfaktura.
5. Klicka på "Lägg till valda inköpsfakturor".

• 2. Betald. Visar först hur mycket av inköpsfakturan som har betalats och efter /-tecknet visas inköpsfakturans totalsumma.
• 3. Länkad. Visar i valuta hur mycket av inköpsorderns summa som har länkats till inköpsfakturan och efter /-tecknet visas inköpsfakturans totalsumma.
• 4. Leveransstatus. Visar leveransstatus:
  • "Levererad" när alla rader på inköpsfakturan har definierats som levererade.
  • "Delvis levererad" när en del av raderna har levererats.
  • "Ej levererad" när raderna inte har behandlats.

  Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura uppdaterar inte leveransstatusen, utan uppdateringen görs i leveransens mottagningsvy. Genom att klicka på fältet Leveransstatus öppnas leveransens mottagningsvy.

• 5. Länkad. Visar summan av hur mycket av inköpsordern som har länkats till inköpsfakturan. Första delen är den länkade summan och efter /-tecknet visas hela inköpsorderns summa.

Länkning av händelser

Den faktiska länkningen sker enligt följande:

1. Välj en rad från ena sidan (inköpsfaktura eller inköpsorder) som du matchar.
2. Välj en rad eller rader från den andra sidan som du matchar mot.
3. Klicka på knappen "Spara ändringar och länka rader".

I exemplet nedan har en inköpsfakturarad länkats till tre inköpsorderrader. Länkningen sparas genom att trycka på knappen "Spara ändringar och länka rader".

Efter att länkningen har sparats är raderna länkade till varandra. Bredvid Spara-knappen finns en uppåtriktad triangel, som när den trycks på öppnar två nya alternativ för länkning:

• "Ta bort länkningar från valda rader" tar bort befintliga länkningar. Du kan använda detta om länkningen ursprungligen gjordes fel. Länkningen kan tas bort från alla rader eller bara från den valda raden.
• "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader" ersätter inköpsfakturans faktura- och konteringsrader med inköpsorderns rader. På så sätt får inköpsfakturorna också de beräkning av kostnadsobjekt som används i inköpsordern. Inköpsfakturans radinformation kan endast ersättas med valda inköpsorderraders information om inköpsfakturan är obehandlad.

OBS. Radvalet fungerar enligt följande logik:

• Välj först en rad från ena sidan som du matchar.
• Välj sedan de rader från den andra sidan som du matchar mot.
• Välj inte alla rader samtidigt, eftersom systemet då inte kan avgöra vilken rad som matchas mot vilken, särskilt om produktkoder och benämningar inte är desamma.

Med hjälp av inköpsfakturaautomationen kan matchningen automatiseras.

Obs. Om rader ersätts måste perioden vara öppen. Annars skulle matchningen också lyckas för en inköpsfaktura i en låst period.

OBS! På inköpsfakturan som är relaterad till inköpsordern får man INTE använda engångsbokföringsfunktionen. Detta tar permanent bort relationen mellan inköpsfakturarader och konteringsrader och förhindrar att konteringsinformationen ärvs från inköpsorderns matchningar (kontering och beräkning av kostnadsobjekt).

Prisbehandling ersätter alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader.

Leverans av inköpsorder

Du kan öppna hanteringen av inköpsorderns leverans genom att välja Inköp > Inköpsorder > välj inköpsorder > Matcha faktura > hantering av leverans eller Inköp > Inköpsorder > välj inköpsorder > Leveransens mottagning.

Inköpsordern kan också sättas som helt levererad i fakturalänkningsvyn. Vid inköpsordern finns valet "Behandla hela inköpsordern som levererad". Då blir hela inköpsordern levererad.

Om det bara är en del av produkterna som har anlänt, behandla delvis leverans i leveransens mottagningsvy. När inköpsordern är helt levererad kan den arkiveras, vilket gör att den försvinner från inköpsordervyn.

Från menyn ovan kan man också ta bort inköpsordern från listningen. Om du väljer inköpsfakturan på samma ställe tas inköpsfakturan bort från länkningsvyn.

Med valet "Uppdatera inköpsorderradernas enhetspris från länkade inköpsfakturarader" kan man uppdatera ett nytt enhetspris till den valda inköpsordern från den länkade inköpsfakturan. Uppdateringsfunktionen kräver följande för att fungera:

• Länkning av händelser måste göras först.
• På inköpsfakturan relaterad till inköpsordern FÅR MAN INTE använda engångsbokföringsfunktionen. Detta tar permanent bort relationen mellan inköpsfakturarader och konteringsrader och förhindrar att konteringsinformationen ärvs från inköpsorderns matchningar (kontering och beräkning av kostnadsobjekt).
• På inköpsfakturan krävs e-fakturarader (Fakturarader) för de rader vars inköpspris ska uppdateras. Endast den ursprungliga skanningstjänstens konteringsrad kan inte användas, eftersom den inte har begreppen "Antal" eller "Enhetspris".

Nedan ett exempel på detta för inköpsfakturan.

Om det inte finns några e-fakturarader, dvs. fakturan har kommit via skanningstjänsten eller den har matats in manuellt, gör så här:

1. Öppna vyn Länkning av händelser.
2. Välj den uppåtriktade triangelknappen bredvid knappen "Spara ändringar och matcha rader".
3. Välj "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader".

Om leverantören inte kan skicka e-faktura, tillåt inte samlingsfakturering, utan kräv en faktura per inköpsorder. Eftersom inköpsorderradernas ersättningsfunktion för inköpsfakturan tar bort all radinformation från inköpsfakturan och ersätter dem med den valda inköpsorderns rader, kan ersättningsfunktionen inte lyckas för flera inköpsorder på samma faktura.

Leverantören måste därför kräva en faktura per inköpsorder (för delvis leverans kan flera fakturor naturligtvis lyckas) eller övergå till e-faktura. Problemet uppstår när leverantören fakturerar innehållet i flera inköpsorder med en samlingsfaktura.

Om inköpsorderns enhetspriser uppdateras på detta sätt, kommer detta att synas i inköpsorderns behandlingshistorik. Prisuppdateringen går till inköpsorderraden och även till den aktuella inköpspostens inköpspris i lagret.

Nedan en helhetsbild där inköpsordern har länkats till tre inköpsfakturor (i exemplet finns en separat inköpsfaktura för frakt och ytbehandling) och själva varan har fakturerats med en inköpsfaktura.

Om inköpsordern faktureras via skanningstjänsten enligt delvis leverans, t.ex. för den tredje raden i bilden ovan 1 och 2 rader separat, kan du göra så här:

• Ersätt samma radinnehåll från inköpsordern för båda fakturorna.
• Ta manuellt bort de rader som inte hör till delvis leveransfakturan.
• Redigera vid behov radpriserna.

Dessa åtgärder är nödvändiga om inköpsordern eller lagret behöver en prisuppdatering för den aktuella posten.

Om man bara vill länka rader, t.ex. för leverantörsreskontrahandläggarens information om mottagen immateriell tjänst, är det kanske inte nödvändigt att skapa e-fakturarader, utan det kan räcka med att använda konteringsrader för att informera inköpsfakturans godkännare.

För e-faktura är naturligtvis allt detta manuella arbete onödigt och matchningen kan automatiseras med leverantörsreskontrans automationsregler.

Om inköpsordern har matchats mot inköpsfakturan, kan man se det från öppna inköpsordervyn eller via inköpsorderlistan från fältet "Orderrader matchade".

Vanliga frågor

Fråga: Vilka förutsättningar krävs för att matcha en inköpsorder mot en inköpsfaktura?
Svar: Matchningen kräver att inköpsordern är skickad eller utskriven lokalt. Dessutom behövs läs- eller redigeringsrättigheter till inköpspris, sakgranskning och/eller godkännanderättighet samt redigeringsrättigheter till inköpsorder. Att lägga till eller redigera rättigheter kräver KH-rättigheter.

Fråga: Uppdaterar matchning av inköpsorder mot inköpsfaktura lagerbokningar eller leveransstatus?
Svar: Matchningen gör ingen lagerbokning och uppdaterar inte leveransstatusen. Leveransens mottagning och leveransstatus hanteras i leveransens mottagningsvy.

Fråga: När kan jag använda funktionen "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader"?
Svar: Du kan använda funktionen när du vill ersätta inköpsfakturans faktura- och konteringsrader med inköpsorderns rader och få de beräkning av kostnadsobjekt som används i inköpsordern till inköpsfakturan. Inköpsfakturan måste vara obehandlad och perioden måste vara öppen om rader ersätts.

Fråga: Varför får man inte använda engångsbokföringsfunktionen på en inköpsfaktura som är relaterad till en inköpsorder?
Svar: Engångsbokföring tar permanent bort relationen mellan inköpsfakturarader och konteringsrader och förhindrar att konteringsinformationen ärvs från inköpsorderns matchningar (kontering och beräkning av kostnadsobjekt). Därför får engångsbokföring inte användas på en inköpsfaktura som är relaterad till en inköpsorder.

Fråga: Hur uppdaterar jag inköpsorderradernas enhetspris från inköpsfakturan?
Svar: Gör först länkning av händelser. Kontrollera att engångsbokföring inte har använts på inköpsfakturan och att inköpsfakturan har e-fakturarader (Fakturarader). Välj sedan i länkningsvyn "Uppdatera inköpsorderradernas enhetspris från länkade inköpsfakturarader".

Fråga: Hur gör jag om inköpsfakturan har kommit via skanningstjänsten och inte har e-fakturarader?
Svar: Öppna vyn Länkning av händelser, välj triangeln bredvid knappen "Spara ändringar och matcha rader" och välj "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader". På så sätt får du inköpsorderns rader till inköpsfakturan.

Fråga: Varför rekommenderas inte samlingsfakturering om leverantören inte skickar e-faktura?
Svar: Inköpsorderradernas ersättningsfunktion tar bort all radinformation från inköpsfakturan och ersätter dem med den valda inköpsorderns rader. Det går inte att ersätta rader från flera inköpsorder på samma faktura. Därför måste man kräva en faktura per inköpsorder eller övergå till e-faktura.

Nyckelord: inköpsorder, matchning, inköpsfaktura, leverans

Hjälpte det här svaret? Ja Nej