Tack för att du har valt e-fakturering! Du minskar samtidigt miljöpåverkan.
Den här guiden visar hur du lägger till e-faktureringsuppgifter till kunduppgifterna i Netvisor, hur du skickar en faktura som e-faktura, hur du skapar en e-faktura enligt EU-standard, hur du hanterar felkommunikation och vilka de vanligaste frågorna om e-fakturering är.
Innehållsförteckning
Bekanta dig med e-fakturering i Netvisor.
Allmänt
Det är inte nödvändigt att göra ett betalningsrörelseavtal med företagets bank för att skicka e-fakturor för företag. Alla våra kunder som använder Netvisors kundreskontra kan automatiskt skicka e-fakturor för företag. Fakturorna skickas från Netvisor i Finvoice 3.0-format.
För att kunna skicka e-fakturor behövs information om kundens e-faktureringsuppgifter. E-faktureringsuppgifterna består av e-fakturaadressen och e-fakturaoperatörens operatörskod. Operatörskoden kallas bland annat i Tiekes register över e-fakturadresser för förmedlarkod.
E-fakturaadress
E-fakturaadressen är antingen i IBAN- eller EDI-format. Vanligast är att en e-fakturaadress bildas av antingen företagets bankkontonummer i IBAN-format eller företagets "normala" EDI-kod (0037 + företagets FO-nummer utan bindestreck).
E-fakturaoperatör
En e-fakturaoperatör är den som förmedlar e-fakturorna till mottagarens system. Det finns två slags e-fakturaoperatörer:
- Banknätverk: de flesta banker erbjuder e-fakturaförmedlingstjänster och kunden kan ingå ett avtal om mottagning av e-fakturor med sin kontobank.
- Operatörsnätverk: e-fakturaoperatören utgörs av ett företag som producerar e-faktureringstjänster. Maventa hör till exempel till den här gruppen.
Operatörskod (förmedlarkod)
Varje e-fakturaoperatör har sin egen förmedlarkod (Intermediator-kod) som talar om till vilken e-fakturaoperatör fakturan ska skickas. För banknätverksoperatörer används bankens BIC-kod som identifierare och i operatörsnätverket är förmedlarkoden vanligtvis det ifrågavarande företagets EDI-kod.
Kolla de e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor i den här listan.
Lägg till e-fakturauppgifter till kunduppgifterna
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Försäljning > Kunder > Kundregister > välj kund > Perustietojen muokkaus.
För att det ska gå att skicka e-fakturor till en kund, bör de kundspecifika e-faktureringsuppgifterna sparas på kundkortets flik Perustietojen muokkaus:
- e-fakturaadress
- e-fakturaoperatör
Gör så här när du lägger till e-faktureringsuppgifter för kunden:
- Fyll i kundens e-fakturaadress i IBAN- eller EDI-format.
- Om formen på kundens e-fakturaadress avviker från de normala e-fakturadresserna med IBAN- och EDI-format, ska rutan "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" markeras innan uppgifterna sparas. Annars kan e-fakturaadressen inte sparas på kundkortet.
- Välj kundens e-fakturaoperatör i rullgardinsmenyn E-fakturaoperatör. Menyn innehåller alla e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor.
- Om kundens e-fakturaoperatör inte finns med på listan, ska du inte skicka fakturor som e-fakturor från Netvisor åt kunden, eftersom sändningen inte lyckas.
Övriga grunduppgifter som krävs på faktureringskundens kundkort för att fakturorna ska kunna skickas som e-fakturor:
- FO-nummer
- fullständiga faktureringsadressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt)
Verksamhetsställets e-fakturaadress
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Försäljning > Kunder > Kundregister > välj kund > Toimipaikat.
Om verksamhetsstället angetts på kundkortet och verksamhetsstället väljs för fakturan som skickas som e-faktura, måste även verksamhetsställets adressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt) vara fullständigt ifyllda. Om adressuppgifterna saknas kan inte fakturan skickas som e-faktura.
I sändningsprocessen visar systemet ett felmeddelande om ofullständiga leveransadressuppgifter, till exempel: "Valituissa laskuissa on verkkolaskuiksi kelpaamattomia laskuja puutteellisten toimitusosoitetietojen johdosta."
Verksamhetsstället kan också ges en e-fakturaadress. Om detta verksamhetsställe används på fakturan, åsidosätter verksamhetsställets e-fakturaadress e-fakturaadressen bakom kunden.
Om ett e-fakturamaterial bör förmedla en kundspecifik identifierare (såsom fabriksnummer, byggplatsnummer eller dylikt) kan identifieraren anges på kundkortet i fältet "Mottagarens EDI-kod om uppgifterna skiljer sig från företagets FO-nummer" på fliken "Redigera basuppgifter". I det här fallet importeras informationen till fakturameddelandet i fältet "BuyerOrganisationUnitNumber".
Lägg till bilagor till en faktura som ska skickas som e-faktura
Läs mer om hur du lägger till en bilaga till en faktura finns i den här anvisningen.
När ett företags e-faktura skickas till ett banknätverk (dvs. mottagarens e-fakturaoperatör är en bank), skickas bilden på fakturan och fakturans bilagor till mottagarens operatör i form av en länk i fakturans Finvoice-material. Det här beror på att banknätverket inte kan ta emot bilden på fakturan och bilagorna i något annat format. För att mottagaren ska se bilden på fakturan och bilagorna, måste mottagarens system stöda visning av bilagor som länkar i fakturans Finvoice-material.
Bilagorna och bilden på fakturan i ett företags e-faktura, som skickas till ett operatörsnätverk, vidarebefordras som sådana till mottagarens e-fakturaoperatör.
Skicka faktura som e-faktura
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen på följande sätt:
- genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor, eller
- genom att öppna en enskild försäljningsfaktura via Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > välj faktura.
Försäljningsfakturor skickas som e-fakturor enligt den normala sändningsprocessen. Gör så här:
- Öppna den försäljningsfaktura som ska skickas och klicka på knappen "Sänd faktura", eller
- öppna vyn Öppna försäljningsfakturor, markera de fakturor du vill skicka och klicka på knappen "Skicka fakturor".
Om det finns brister i kunduppgifterna som gör att det inte går att skicka e-fakturan, får användaren ett meddelande om detta i sändningsprocessvyn.
Om e-fakturering inte finns tillgänglig för fakturan, är det en god idé att kontrollera kundens faktureringsadress och e-faktureringsuppgifter och vid behov uppdatera dem på fakturan från kunden på följande sätt:
- Gå till sändningsprocessen.
- Klicka på knappen "Uppdatera adressuppgifterna från kunden för de valda".
När en e-faktura har skickats från programmet kan den inte längre återkallas. Pankkiverkon kautta kulkevien verkkolaskujen reititysaika on 2–3 pankkipäivää lähetyksestä, ja tämä koskee sekä yritys- että konsument e-faktura.
E-faktura enligt EU-standard
EU-standardin mukaisesta verkkolaskusta on kerrottu omassa ohjeessa täällä. Jos EU-standardin mukainen verkkolasku on valittu asiakkaan tiedoissa, asetusta käytetään myös silloin, kun asiakkaan takana on verkkolaskuosoite toimipaikalla.
Felkommunikation
Du kan granska fakturor som returnerats med fel genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > Avvisad.
När det finns ett fel i kunduppgifterna för en faktura som skickats som e-faktura, returneras fakturan till avsändaren under rubriken "Avvisad" i vyn Öppna försäljningsfakturor. Bredvid fakturanumret finns en ikon. Klicka på ikonen för att se orsaken till att fakturan returnerats.
Ett meddelande om felaktiga fakturor som returnerats visas också på Netvisors startsida under rubriken Avvikelser och anmärkningar.
De vanligaste orsakerna till att en faktura som skickats som en e-faktura returneras som felaktig:
- kundens e-fakturaadress och/eller operatörsinformation är felaktig och mottagaren hittas således inte
- fakturans förfallodag ligger i det förflutna i förhållande till sändningsdagen
- Maventa-yhteyden rekisteröimiseen liittyvää Visma Sign-lomaketta ei ole allekirjoitettu. Lisätietoja tähän virheeseen liittyen löytyy Uuden Maventa-verkkolaskuyhteyden avaaminen Netvisoriin -tiedotteesta.
- Verkkolaskun lähetys epäonnistui, koska myyntilaskulla olevien tuotteiden kirjanpidon oletustiliksi on valittu tili, jonka MOMS-tunnus on ristiriidassa verkkolaskutuksen verokoodin (Försäljning > Faktureringsinställningar > Verkkolaskutuksen verokoodit) kanssa. Ohjeet tähän virheeseen liittyen löytyy EU-standardin mukaiset verkkolaskut -ohjeesta.
För att en felaktig faktura ska kunna redigeras, bör fakturan återkallas. Återkallandet makulerar fakturans verifikat och returnerar fakturan till statusen "Oskickad", om verifikatet inte finns på en låst period.
Du kan återkalla fakturan på följande sätt:
- Öppna fakturan i vyn Öppna försäljningsfakturor.
- Klicka på anmärkningsikonen.
- Välj funktionen "Återkalla faktura".
Om fakturans verifikat finns på en låst period (t.ex. MOMS är låst), makulerar inte återkallandet fakturans verifikat.
Du kan också återkalla fakturan i listan över Öppna försäljningsfakturor:
- Öppna Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor.
- Markera den aktuella fakturan eller fakturorna i den vänstra kanten.
- Välj funktionen "Återkalla faktura" (samma funktion finns också i menyn Försäljningsfakturans funktioner).
En e-faktura enligt EU-standard förblir felaktig
Motstridiga uppgifter på försäljningsfakturan leder till att e-fakturor enligt EU-standaren avvisas. Nedan exempel på de vanligaste felen:
Exempel 1: På försäljningsfakturan är moms 0 % på inhemsk försäljning. I detta fall måste uppgifterna för bokföringskontot eller fakturaraden i kontot som valts i kontosättningsförslaget innehålla momskoden KOMY 0 %. Om momskoden är KOMY blir fakturan felaktig, eftersom KOMY:s standard "S (normal skattesats)" inte tillåter ett momsvärde på 0 %.
För att rätta till situationen gör du så här:
- Korrigera produktens standardbokföringskonto så att momskoden är KOMY 0 %.
- Uppdatera försäljningsfakturans fakturarader så att det nya kontot träder i kraft, eller korrigera kontot direkt på försäljningsfakturans fakturarad vid punkten "Kontosättningsförslag".
- Gör korrigeringarna innan fakturan skickas på nytt.
Exempel 2: Försäljningsfakturans standardbokföringskonto för EU-försäljning av produkter har en momskod för inhemsk försäljning, även om det borde vara fråga om utlandsförsäljning. Av denna anledning får även verifikationen momskoden KOMY. Under Försäljning > Faktureringsinställningar > Skattekoder för e-fakturering är KOMY = S Normal skattesats vald.
Situationen korrigeras på samma sätt som i exempel 1:
- Korrigera det standardbokföringskonto som används för EU-försäljning med rätt momskod.
- Uppdatera försäljningsfakturans fakturarader eller korrigera kontot direkt på fakturaraden.
- Skicka fakturan på nytt efter korrigeringarna.
Exempel 3: Det finns både försäljning inklusive skatt och skattefri försäljning på försäljningsfakturan. Fakturor enligt standarden kan inte innehålla båda samtidigt.
Om e-fakturan inte måste följa EU-standarden kan du i kundens uppgifter avmarkera rutan Perustietojen muokkaus > EU-standardin mukainen verkkolasku. Försäljningsfakturan kan efter den här åtgärden på nytt skickas som en e-faktura utan ovan nämnda korrigeringar.
FAQ
Kan jag återkalla en skickad e-faktura?
När en e-faktura har skickats från programmet kan den inte längre återkallas.
När skickas en försäljningsfaktura som skickats som e-faktura vidare från Netvisor?
När e-fakturan skickas från Netvisor går den vidare direkt.
Kan en e-faktura skickas från Netvisor till ett svenskt företag med PEPPOL-adress?
En faktura kan skickas från Netvisor till Sverige med PEPPOL-adress. PEPPOL-adressen anges som e-fakturaadress bakom kunden och PEPPOL som operatör, och kryssrutan
"Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas"
markeras.
Kan en e-faktura skickas från Netvisor till ett svenskt företag med EXPSYS operatör?
Ja, en e-faktura kan skickas från Netvisor till en svensk e-fakturaadress om mottagarens operatör är EXPSYS.
Varför blir e-fakturan felaktig på grund av förfallodagen?
Bankerna kräver att alla fakturamaterial som skickas till banknätverket har minst fyra bankdagar till förfallodagen. Maventa kan inte förmedla fakturor till bankerna om förfallodagen inte är inom den tillåtna tidsramen, eftersom den mottagande bankoperatören avvisar fakturan. När fakturan skickas till operatörsnätverket får förfallodagen inte ligga i det förflutna.
Varför blev e-fakturan felaktig: "Skickandet av e-fakturan misslyckades, eftersom fakturan med detta nummer redan har skickats. Vänligen korrigera fakturan."
Detta beror på att företaget har aktiverat en spärr för dubbel sändning på sitt Maventa-konto, vilket hindrar att samma faktura skickas inom en vecka. I detta fall måste du antingen vänta en vecka efter den lyckade sändningen och sedan skicka fakturan igen, eller meddela Netvisors support att du vill ta bort spärren för dubbel sändning från Maventa-kontot.
Vad ska jag göra om e-fakturan blir felaktig?
Beroende på orsaken till felet måste fakturan återkallas genom att välja den aktuella raden i öppna försäljningsfakturor och klicka på triangeln vid raden för att återkalla fakturan. Detta returnerar fakturan som oskickad och makulerar även den befintliga verifikationen, om den är på en öppen MOMS- och räkenskapsperiod. Sedan kan fakturan redigeras, korrigeras och skickas igen.
Kan jag fortfarande redigera försäljningsfakturan efter att den har skickats?
I fakturavyn kan fakturans uppgifter redigeras till viss del även efter att fakturan har skickats. Redigeringar är begränsade så att reskontrarättigheter kan användas för att redigera fakturauppgifter som inte enligt skattemyndighetens anvisningar "tvingar" till att skicka fakturan igen. Det är inte möjligt att ändra uppgifter som påverkar fakturans belopp eller fakturans adressuppgifter efter att den har skickats.
Uppgifter som kan redigeras med reskontrarättigheter är:
- ändringar i fakturans tilläggsinformationsfält och fakturans kommentarer i allmänhet
- beskrivningar och kommentarer på fakturaraderna
- ändringar i fälten "Vår referens" och "Er referens"
- fri text före eller efter fakturaraderna
- ändring av leveranssätt eller -villkor
- redigering av bokföringsdatum (observera att detta inte påverkar uppgifterna i den befintliga verifikationen)
- lägg till avtalsnummer
- lägg till / ändra försäljare
-
interna uppgifter såsom:
- ränte- och indrivningsförbud
- lägg till betalningsplan på fakturan
- lägg till bilaga på fakturan
- uppdatering av inköpspris (påverkar bruttovinst och provision)
Vanliga frågor
Hur lägger jag till kundens e-faktureringsuppgifter i Netvisor?
- Öppna Försäljning > Kunder > Kundregister > välj kund > Perustietojen muokkaus.
- Fyll i e-fakturaadressen och välj e-fakturaoperatör i rullgardinsmenyn.
- Vid behov markerar du rutan "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas".
Vilka uppgifter behöver jag för att kunna skicka en e-faktura till kunden?
- kundens e-fakturaadress (IBAN- eller EDI-format eller annan överenskommen adress)
- kundens e-fakturaoperatör och dess operatörskod
- kundens FO-nummer
- fullständiga faktureringsadressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt)
Hur skickar jag en försäljningsfaktura som e-faktura i Netvisor?
- Öppna försäljningsfakturan och klicka på "Sänd faktura", eller
- välj fakturorna i vyn Öppna försäljningsfakturor och klicka på "Skicka fakturor".
Var ser jag varför en e-faktura har avvisats?
- Öppna Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > Avvisad.
- Klicka på ikonen bredvid numret på den avvisade fakturan och kontrollera orsaken till felet.
Hur korrigerar jag en e-faktura som returnerats med fel?
- Återkalla fakturan (Öppna försäljningsfakturor > välj faktura > "Återkalla faktura").
- Korrigera den uppgift som orsakat felet (t.ex. e-fakturaadress, förfallodag, momskod).
- Skicka fakturan på nytt som e-faktura.
Hur gör jag om en e-faktura enligt EU-standard blir felaktig på grund av MOMS-uppgifter?
- Kontrollera produkternas standardbokföringskonton och de momskoder som är kopplade till dem.
- Korrigera konton och momskoder så att de motsvarar typen av försäljning (inhemsk, EU, skattefri).
- Uppdatera fakturaraderna och skicka fakturan på nytt, eller avmarkera valet Nätfaktura enligt EU-standard i kundens uppgifter om standarden inte behövs.
Nyckelord: E-faktura, Netvisor, Finvoice, kundkort, EU-standard, felkommunikation, PEPPOL.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback