Bokslutsarkiv

INNEHÅLL

• Åtkomsträttigheter
• Räkenskapsperiodsarkiv
• Lägga till bokslutsmaterial
• Elektronisk signatur
• Brytning av bokslutsarkivering

Du hittar räkenskapsperiodsarkivet i Netvisor under Ekonomihantering > Räkenskapsperiodsarkiv. I räkenskapsperiodsarkivet arkiveras företagets boksluts- och andra dokument relaterade till räkenskapsperioden. Du kan också arkivera andra dokument i räkenskapsperiodsarkivet. Från räkenskapsperiodsarkivet kan du också skicka en inbjudan att elektroniskt signera bokslutet.

Åtkomsträttigheter

Användaradministratören kan ställa in åtkomsträttigheter för räkenskapsperiodsarkivet från tjänstehanteringen (under företagets namn, "Åtkomsträttigheter för räkenskapsperiodsarkivet"). Om möjligheten att spara material i räkenskapsperiodsarkivet ges, måste användaren också ha redigeringsrättigheter för räkenskapsperiodsarkivet i grundläggande rättigheter. 

I räkenskapsperiodsarkivets rättigheter öppnas följande avsnitt per person:

Rättighet till räkenskapsperiodsarkivvyn ger åtkomst till räkenskapsperiodsarkivet.

Rättighet att spara material ger möjlighet att spara formulär i räkenskapsperiodsarkivet 

Rättighet till bokslutsstatushantering (bekräftelse av bokslut) ger möjlighet att bekräfta räkenskapsperioden och vid behov bryta förseglingen av räkenskapsperioden (ta bort bokslutsmaterial från räkenskapsperiodsarkivet).

När rättigheterna har lagts till för nödvändiga personer, kom ihåg att trycka på knappen Uppdatera information.

Observera att rättigheter för bokslutsstatushantering är nödvändiga för att kunna ta bort bokslutsrapporter och försegling. Utan dessa rättigheter kan du inte redigera eller ta bort bokslutsmaterial från räkenskapsperiodsarkivet.

Räkenskapsperiodsarkiv

Räkenskapsperiod: Du kan välja vilket räkenskapsperiod materialet visas i räkenskapsperiodsarkivvyn. Genom att trycka på knappen Uppdatera vy hämtas informationen för det aktuella räkenskapsperioden. Om företaget har företagspecifika bilagor visas de för alla räkenskapsperioder. Däremot visas räkenskapsperiodspecifikt material endast för rätt räkenskapsperiod. Bilagorna måste vara i PDF-format och bilagornas storlek får inte överstiga 350 MB. 

Bokslutsinställningar: Här finns mer detaljerade instruktioner på sin egen instruktionssida.

Tidsstämpel för bokslutsmaterial: Den som skapar tidsstämpeln för bokslutsmaterialet är den som har skapat det aktuella räkenskapsperioden när statusen är "Låst". Det är alltså inte den som avslutar räkenskapsperioden, utan den som har lagt till räkenskapsperioden i räkenskapsperiodshanteringen. När bokslutet har skapats i räkenskapsperiodsarkivet ändras räkenskapsperiodens status till förseglat och namnet på den som har skapat bokslutet visas.

Lägga till material: Önskade dokument kan läggas till i räkenskapsperiodsarkivet.

Företagsspecifika bilagor: Här kan önskade dokument, såsom avtal, läggas till. Dessa visas högst upp i räkenskapsperiodsarkivet och är synliga för alla räkenskapsperioder.

Räkenskapsperiodspecifika bilagor: Här kan räkenskapsperiodens bilagor läggas till manuellt. Dessa bilagor kan väljas som bilagor till inkomstdeklarationen. Om förseglingen av materialet tas bort, förblir räkenskapsperiodens bilagor fortfarande synliga i räkenskapsperiodsarkivet.

Bilagor till bokslutsmaterial: Här kan material läggas till om bokslutsmaterialet inte redan har skapats och arkiverats från bokslutssammansättningsvyn. Dessa bilagor kan väljas som bilagor till inkomstdeklarationen. Även om förseglingen av materialet tas bort, förblir bilagorna till bokslutsmaterialet sparade i räkenskapsperiodsarkivet. Dessa kan vid behov tas bort separat med x-symbolen efter bilagan. 

Lägga till bokslutsmaterial

Den färdiga balansboken kan fås till räkenskapsperiodsarkivet från bokslutssammansättnings -vyn genom att trycka på knappen Skapa och arkivera bokslutsrapporter. När materialet skapas får det alltid ett nytt arkiveringsnummer vid skapandet.

Elektronisk signatur

Inbjudan kan skickas från länken "Bjud in signatörer.." för önskat formulär som har skapats genom att skapa och arkivera bokslutet i bokslutssammansättnings -vyn. Länken Bjud in signatörer leder till sidan för elektronisk signatur, där mer detaljerade instruktioner finns på sin egen instruktionssida. Vid elektronisk signatur kan endast ett formulär skickas åt gången.

För att personernas information ska vara förberedd för signaturinbjudan bör deras information vara inmatad i bokslutsinställningar -vyn. Om detta inte har gjorts måste informationen för de personer som ska signera läggas till manuellt från "Lägg till signatör" -avsnittet. Mer om elektronisk signatur finns i sin egen instruktion Elektronisk signatur.

Brytning av bokslutsarkivering

Det skapade materialet kan brytas genom att trycka på knappen Ta bort bokslutsrapporter och försegling. Om materialet ska skapas igen måste det göras från bokslutssammansättningen. Brytningen lyckas om man har KP-rollen och rättighet till räkenskapsperiodsarkivet Rättighet till bokslutsstatushantering (bekräftelse av bokslut).

Obs. Om ett formulär var elektroniskt signerat och bokslutsmaterialet bryts, försvinner de elektroniska signaturerna från det formuläret. När materialet senare skapas igen måste inbjudningarna för elektronisk signatur göras om för det aktuella formuläret, och formuläret måste signeras igen elektroniskt. Om räkenskapsperiodsarkiveringen tas bort kan den ursprungliga situationen inte återställas. Materialet måste skapas igen från bokslutssammansättningsvyn.

Räkenskapsmaterial kan vara i följande tillstånd:

Förseglat, tillståndet blir förseglat när materialet har körts till räkenskapsperiodsarkivet från bokslutssammansättningsvyn genom att trycka på länken skapa och arkivera bokslutsrapport.
Bekräftat, när en auktoriserad användare uppdaterar statusen på räkenskapsnivå genom att trycka på markera räkenskapsperiod som bekräftat.
Reviderat, när en användare med revisor-rollen trycker på knappen reviderat. Knappen "Markera räkenskapsperiod som reviderat" aktiveras för revisorn när räkenskapsperioden har markerats som bekräftat.

Statushantering säkerställer att det endast kan finnas en version av officiella rapporter i arkivet och att den stämmer överens med systemets händelsedatabas.

Brytning och återbildning av bokslutsmaterial skapar en ny arkivreferens för materialet.

Nyckelord: Räkenskapsperiodsarkiv, bokslut, brytning av försegling

Hjälpte det här svaret? Ja Nej