INNEHÅLL

Skapa en kreditnota för en inköpsfaktura manuellt

I leverantörsreskontra kan du manuellt skapa en kreditnota för en inköpsfaktura genom att ange ett negativt fakturabelopp.

Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Ny inköpsfaktura.

Gör så här när du skapar en kreditnota för en inköpsfaktura:

  1. Ange alla nödvändiga uppgifter på kreditnotan.
  2. Fyll i alla obligatoriska fält som är markerade med en stjärna innan fakturan sparas första gången.
  3. Ange kreditnotans belopp som ett negativt värde i fältet Ange slutsumma.
  4. Spara kreditnotan.

I kreditnotans inmatningsfas är de obligatoriska fälten markerade med en stjärna, vilket innebär att de måste fyllas i innan fakturan sparas första gången. Obs! Ange kreditnotans belopp som ett negativt värde i fältet Ange slutsumma.

Hantera kreditnota

Kreditnotan kan allokeras till en debetfaktura om leverantören och valutan är samma.

Gör så här innan du allokerar kreditnotan:

  1. Säkerställ att kreditnotans leverantör är samma som på debetfakturan.
  2. Säkerställ att kreditnotans valuta är samma som på debetfakturan.
  3. Säkerställ att kreditnotan är minst sakgranskad.
  4. Säkerställ att det inte har använts betalningsbekräftelser på fakturan.

Kreditnotan måste vara minst sakgranskad för att den ska kunna allokeras. Det får inte heller finnas betalningsbekräftelser på fakturan.

Om kreditnotan är större än debetfakturan kommer debetfakturan att kvitteras som betald och kreditnotan förblir öppen för det resterande beloppets del. Allokeringen av kreditnotan kan fortsättas tills den är helt använd.

Allokera kreditnota via inköpsfakturalistan

Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Inköpsfakturalista.

Gör så här när du allokerar kreditnotan via inköpsfakturalistan:

  1. Sök fram önskad kreditnota i inköpsfakturalistan.
  2. Säkerställ att kolumnen ”Betalningar” är synlig:
    • Välj ”Visa kolumner” i vänstra kanten.
    • Välj kolumnen ”Betalningar”.
    • Klicka på ”Uppdatera val”.
  3. Hitta kreditnotans rad och klicka på länken ”Fördela kreditering” längst ut på raden i kolumnen ”Betalningar”.
  4. Alternativt kan du gå till allokeringsvyn genom att klicka på det negativa beloppet i fältet öppet på kreditnotans rad.

Du kan allokera kreditnotan genom att söka fram önskad faktura i inköpsfakturalistan. För kreditnotans del finns i slutet av raden i kolumnen ”Betalningar” länken ”Fördela kreditering”. Du kan visa kolumnen via menyn ”Visa kolumner” i vänstra kanten och därefter klicka på ”Uppdatera val”. Ett annat alternativ för att göra allokeringen är att gå till allokeringsvyn från kreditnotans öppet-fält genom att klicka på det negativa beloppet.

Systemet föreslår möjliga inköpsfakturor som du kan allokera kreditnotan till. Fakturorna visas i listan enligt följande villkor:

  • Leverantören måste vara densamma
  • Valutan måste vara densamma
  • Fakturans status måste vara sakgranskad eller godkänd
  • Fakturan får inte vara avvisad
  • Fakturans öppna belopp får inte vara helt i betalningstjänsten

Kreditnotan kan allokeras till flera fakturor samtidigt och programmet beräknar också det belopp som ska allokeras baserat på dessa.

I exemplet nedan allokeras en kreditnota på -200 euro till två fakturor som tillsammans utgör 150 €, så programmet beräknar att det fortfarande skulle vara möjligt att allokera 50 € av kreditnotan.

Gör så här när du bekräftar allokeringen:

  1. Välj i listan de fakturor som du vill allokera kreditnotan till.
  2. Klicka på knappen ”Allokera”.
  3. Bekräfta allokeringen i vyn som öppnas.
  4. Välj önskat allokeringsdatum eller godkänn dagens datum som föreslås som standard.
  5. Spara allokeringen.

Allokeringen sker genom knappen ”Allokera”. Detta öppnar vyn nedan där allokeringen bekräftas och där du också kan välja önskat allokeringsdatum. Som standard föreslås dagens datum som allokeringsdatum.

Efter detta återgår systemet till allokeringsvyn om kreditnotan fortfarande kan allokeras till en ny faktura. Om hela fakturan har allokerats återgår du till inköpsfakturalistan.

I inköpsfakturalistan visas kreditnotans status som ”allokerad” och på den faktura som allokeringen gjordes till uppenbarar sig en betalning av samma storlek som allokeringsfakturan. Både originalfakturan och kreditnotan måste vara godkända för att kunna kvitteras bort från de öppna inköpsfakturorna.

Kreditnota betald som återbetalning

Om kreditnotan har betalats som en återbetalning till bankkontot ska en negativ betalning registreras på kreditnotan för den dag och det bankkonto där återbetalningen visas.

Gör så här när du hanterar en kreditnota som betalats som återbetalning:

  1. Öppna kreditnotan som har betalats som en återbetalning till bankkontot.
  2. Registrera en negativ betalning på kreditnotan samma dag som återbetalningen visas på kontoutdraget.
  3. Välj samma bankkonto för betalningen som den återbetalning har kommit in på.
  4. Spara betalningen.
  5. Länka den verifikation som bildats till den aktuella transaktionsraden på kontoutdraget enligt hjälpen Länka verifikat.

Det är bra att länka den verifikation som bildats till den aktuella transaktionsraden på kontoutdraget. Verifikationen länkas enligt denna hjälp: Länka verifikat

Upphäva allokeringen av en kreditnota för en inköpsfaktura

Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Betalningar > Betalningslista.

Gör så här när du upphäver allokeringen av en kreditnota för en inköpsfaktura:

  1. Öppna Betalningslista genom att välja Inköp > Betalningar > Betalningslista.
  2. Ange önskad leverantör i vyn som öppnas.
  3. Låt valet ”visa alla betalningar” vara markerat.
  4. Justera tidsintervallet så att fakturan hittas.
  5. Hämta vyn och leta i listan efter rätt fakturor:
    • Kreditnota.
    • Debetfaktura som kreditnotan har allokerats till.
  6. Säkerställ att det finns både en positiv och en negativ summarad på fakturorna.
  7. Öppna knappen med tre punkter i slutet av raden på båda raderna.
  8. Välj funktionen för att ta bort betalningen och upphäva allokeringen.

I vyn som öppnas letar du fram de rätta fakturorna, det vill säga kreditnotan och debetfakturan som kreditnotan har allokerats till. Det ska finnas en positiv och en negativ summarad på fakturorna. För kreditnotor visas ingen verifikation i detta skede, även om fakturorna innehåller en verifikation. Verifikationen visas bland annat på manuella betalningar och betalningar som kvitterats automatiskt.

Båda raderna tas bort via knappen med tre punkter i slutet av raden. För att ta bort en betalning krävs KP-roll för bokförare. Den positiva och negativa raden behöver inte tas bort separat, utan genom att ta bort allokeringen tas båda raderna bort.

Efter detta syns kreditnotan igen i läget oallokerad och kan vid behov allokeras på nytt.

Vanliga frågor

Fråga: Hur skapar jag en kreditnota för en inköpsfaktura manuellt?

Svar: Välj Inköp > Inköpsfakturor > Ny inköpsfaktura, ange uppgifterna för kreditnotan, fyll i alla obligatoriska fält som är markerade med en stjärna och ange slutsumman som ett negativt belopp innan du sparar.

Fråga: Vilka villkor gäller för att en kreditnota ska kunna allokeras till en debetfaktura?

Svar: Leverantören och valutan måste vara samma, kreditnotan ska vara minst sakgranskad, fakturan får inte ha betalningsbekräftelser och den faktura som ska allokeras måste uppfylla de listade villkoren (status, inte avvisad, öppet belopp inte helt i betalningstjänsten).

Fråga: Hur allokerar jag en kreditnota via inköpsfakturalistan?

Svar: Öppna Inköpsfakturalista, sök fram kreditnotan, visa kolumnen ”Betalningar”, välj ”Fördela kreditering” eller klicka på det negativa beloppet i fältet öppet och bekräfta allokeringen i vyn som öppnas.

Fråga: Vad gör jag om kreditnotan har betalats som en återbetalning till bankkontot?

Svar: Registrera en negativ betalning på kreditnotan samma dag och på det bankkonto där återbetalningen visas, och länka den verifikation som bildats till transaktionsraden på kontoutdraget enligt hjälpen ”Länka verifikat”.

Fråga: Hur upphäver jag allokeringen av en kreditnota för en inköpsfaktura?

Svar: Öppna Inköp > Betalningar > Betalningslista, sök fram leverantörens betalningar för en lämplig period, leta upp kreditnotan och den debetfaktura den allokerats till och ta bort betalningarna på båda raderna via knappen med tre punkter med KP-roll.

Fråga: Vad händer om kreditnotan är större än debetfakturan?

Svar: Debetfakturan kvitteras som betald och kreditnotan förblir öppen för det resterande beloppets del, och allokeringen kan fortsättas tills kreditnotan är helt använd.

Nyckelord

inköpsfaktura, kreditnota, leverantörsreskontra, inköpsfakturalista, allokera/hänföra, upplösning av allokering, återbetalning, betalningslista, betalningar, kontoutdrag, verifikat, betalningsbekräftelse, sakgranskning, godkänd faktura

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.