Den här guiden går igenom användarbehörigheter relaterade till sakgranskning, godkännande och betalning av inköpsfakturor. Dessa användarbehörigheter ställs in och redigeras i reskontrans användarbehörigheter. I vyn kan man också definiera kundreskontrans behörigheter, som påverkar synligheten av fakturor och lagerhantering.

INNEHÅLL

Försäljnings- och inköpsreskontrans rättigheter

Du kan öppna vyn och definiera reskontrans rättigheter genom att välja Företagets inställningar > Användarbehörigheter > Reskontrans användarbehörigheter.

  • Kontrollera att du har användaradministratör (KH) -rättigheter för företaget.
  • Observera att Användaradministratör också kan redigera sina egna rättigheter.


Inköpsreskontra

Du kan öppna vyn för inköpsreskontrans rättigheter genom att välja Företagets inställningar > Användarbehörigheter > Reskontrans användarbehörigheter > Inköpsreskontra.

  • Välj rubriken ”Inköpsreskontra” för att öppna vyn per användare.
  • Kontrollera att personen har användarbehörighet till företaget för att synas i listan.

Bokföring av inköpsfaktura

  • Ingen rätt till bokföring:
    • Välj detta när du inte vill att personen ska se bokföringsraderna på inköpsfakturan.
    • Observera att personen inte heller ser eventuella kalkyleringsobjekt.
  • Hantera radinformation utan bokföringsinformation:
    • Välj detta när du vill att personen ska kunna definiera kalkyleringsobjekt för inköpsfakturan.
    • Observera att bokföringsraderna inte är synliga.
  • Bokföringsförslag:
    • Välj detta när du vill att användaren ska kunna ge ett bokföringsförslag för bokföringsraderna på inköpsfakturan.
    • Observera att bokföringsförslaget inte gör den egentliga bokföringen.
    • Tillåt att användaren definierar önskade kalkyleringsobjekt för inköpsfakturan.
  • Möjlighet till bokföring, som standard inte bokförd:
    • Välj detta när du vill ge möjlighet att bokföra inköpsfakturan.
    • Observera att det inte finns någon automatisk kryssruta i bokföringssektionen.
  • Möjlighet till bokföring, som standard bokförd:
    • Välj detta när du vill ge möjlighet att bokföra inköpsfakturan.
    • Observera att ”bokför faktura” är automatiskt valt i bokföringssektionen.

Rättigheter för sakgranskning av inköpsfakturor

  • Ge sakgranskningsrättighet till personen för att kunna välja hen som sakgranskare av inköpsfakturan.
  • Observera att personen med samma rättigheter också kan fungera som huvudgranskare av fakturan.

Begränsning av inköpsfakturor per leverantör

  • Lämna begränsningen tom om du vill att användaren ska ha sakgranskningsrättighet till alla leverantörers fakturor (standard).
  • Begränsa sakgranskningsrättigheten till endast vissa leverantörers fakturor genom att använda knappen Förfina.

Kan inte bläddra bland andra leverantörers fakturor

  • Välj ”Kan inte bläddra bland andra leverantörers fakturor” om du vill att användaren endast ska se fakturor från de leverantörer som är tillåtna för hen.
  • Observera att om användaren tidigare har hanterat fakturor utan leverantörsbegränsning, ser hen fortfarande dessa tidigare hanterade fakturor även från andra leverantörer.

Granskningsrättigheter endast för fakturor riktade till sig själv

  • Välj ”Endast fakturor riktade till användaren” om du vill begränsa sakgranskningsrättigheten till endast de inköpsfakturor där användaren uttryckligen har valts som sakgranskare.
  • Observera att om ingen sakgranskare har valts för fakturan kan den sakgranskas av vem som helst med tillräckliga rättigheter.
  • Spara rättigheterna minst en gång genom att trycka på knappen Uppdatera information längst ner på skärmen för att valet ”Endast fakturor riktade till användaren” ska bli synligt.
  • Observera att valet påverkar rapportering och fakturalistan:
    • Användaren ser i rapporter och fakturalistan endast de fakturor där hen har varit involverad i sakgranskningsprocessen.

Godkännanderättigheter för inköpsfakturor

  • Ge godkännanderättighet för inköpsfakturor i inköpsreskontrans rättigheter till de personer som du vill ska kunna godkänna fakturor.

Godkännanderättigheter enligt fakturans eurogräns

  • Ge användaren en fakturaspecifik eurogräns inom vilken hen kan godkänna fakturor.
  • Observera att användaren inte har godkännanderättighet för fakturor som överskrider denna gräns.
  • Utse inte användaren som godkännare av fakturan (till exempel genom att ändra fakturans cirkulation eller med en automationsregel) om hens summagräns inte räcker för att godkänna fakturan.
  • Observera automatisk cirkulation:
    • Om du använder automatisk cirkulation där denna användare är godkännare och godkännanderättigheterna överskrids, används inte denna cirkulationslista för fakturan.
    • I fakturakommentaren kommer det då att stå: Godkännandecirkulationen kunde inte ställas in eftersom godkännanderättigheterna för cirkulationens ”Skapade cirkulationsnamn” inte räcker för fakturan.

Godkännanderättigheter endast för fakturor riktade till sig själv

  • Välj ”Endast fakturor riktade till användaren” om du vill begränsa godkännanderättigheten till endast de inköpsfakturor där användaren uttryckligen har valts som godkännare.
  • Observera att om ingen godkännare har valts för fakturan kan den godkännas av vem som helst med tillräckliga rättigheter.
  • Observera påverkan på fakturalistan och rapporteringen:
    • Användaren ser endast de fakturor där hen har varit godkännare.
  • Observera kombinationen med sakgranskningsrättigheter:
    • Om godkännandet har en begränsning men sakgranskningen inte har det, och användaren inte har varit involverad i fakturans cirkulation, ser hen inte denna faktura via fakturalistan.
    • Om användaren har varit involverad i sakgranskningen ser hen fakturan även om godkännaren var en annan person.

Begränsning av sakgranskning och godkännande är olika.

  • Ställ vid behov in olika begränsningar för sakgranskning och godkännande:
    • Om sakgranskningen inte har någon begränsning men godkännandet har det, ser användaren alla nya fakturor som saknar cirkulation.
    • När fakturan har sakgranskats ser användaren framöver endast den faktura som är riktad till hen och som hen kan godkänna.
    • I fakturahistoriken ser användaren de fakturor hen har hanterat tidigare.

Rättigheter för betalning av inköpsfakturor

  • Ge rättighet för betalning av inköpsfakturor i inköpsreskontrans rättigheter till de personer som du vill ska kunna betala fakturor.
  • Observera att valet också påverkar löneberäkningen:
    • Om du vill att personen ska kunna betala löneberäkningar måste hen ha rättigheter för betalning av inköpsfakturor.
  • Observera påverkan på kassaflödesprognosen:
    • Kassaflödesprognosen syns oberoende av betalningsrättighet om personen har bokföringsrättigheter.

Betalningsrättigheter endast för fakturor av en viss storlek

  • Ge användaren en fakturaspecifik eurogräns för betalning:
    • Skriv in den högsta summan som användaren får betala för en enskild faktura.
    • Observera att användaren inte har betalningsrättighet för fakturor som överskrider denna gräns.
    • Om fältet är tomt eller gränsen är noll är begränsningen inte aktiv och användaren kan betala så mycket som det finns tillgängliga pengar på kontot.
  • Ställ vid behov in en eurogräns per betalningsdag:
    • Ge fältet ett värde om du vill begränsa den totala summan som kan betalas under en dag.
    • Observera att om den totala summan som ska betalas på betalningsdagen överskrider gränsen kan betalningen inte längre genomföras.
  • Använd samma leverantörsbegränsningar som i sakgranskningen:
    • Välj detta om du vill att leverantörsbegränsningarna i sakgranskningen också ska påverka betalningen.
    • Observera att om vissa leverantörer har begränsats bort i sakgranskningen kan betalning inte genomföras till dessa leverantörer.
    • Om sakgranskningen har valts ”endast för användaren” och användaren inte har sakgranskat fakturan kan hen inte heller betala denna faktura.

Bekräftelse av betalningar

  • Inför betalningsbekräftelsepraxis om du inte vill att en person ensam ska kunna betala företagets fakturor direkt.
  • Gör så här:
    1. Gå till inställningarna för betalningsbekräftelse via länken ”Inställningar för betalningsbekräftelse”.
    2. Definiera hur många personer som måste bekräfta betalningen innan den kan skickas till banken.
    3. Definiera vid behov en person som kan betala fakturan direkt utan bekräftelsemetod.
  • Kontrollera att du har någon av följande rättigheter för att komma åt vyn:
    • Huvudanvändare för Revisionsbyrå (TPK)-roll, eller
    • Användaradministratör (KH)-roll samt huvudanvändarrättighet för företaget.
  • Observera att betalningsbekräftelse också påverkar:
    • betalning av överföringar mellan konton
    • lönebetalning.

Betalare av överföringar mellan konton

  • Ge betalningsrättighet för överföringar mellan konton till den person som betalar överföringar mellan konton i Netvisor.
  • Observera att det inte är möjligt att definiera en betalningsgräns för betalare av överföringar mellan konton.

Godkännare av överföringar mellan konton

  • Aktivera godkännande av överföringar mellan konton i inställningarna för betalningsbekräftelse:
    1. Gå till inställningarna för betalningsbekräftelse (kräver TPK- eller KH + huvudanvändarrättigheter för att nå vyn).
    2. Aktivera godkännande av överföringar mellan konton.
    3. Definiera hur många godkännare som behövs för överföringar mellan konton (1–3 stycken).
    4. Definiera i försäljnings- och inköpsreskontrans rättigheter vem som har rätt att godkänna överföringar mellan konton.
  • Observera att:
  • Om företaget inte har aktiverat godkännande av överföringar mellan konton:
    • Påverkar punkten ”Godkännare av överföringar mellan konton” i reskontrarättigheterna ingenting.
    • Den aktuella personen kan också betala överföringar mellan konton.

Godkännare av inköpsorder

  • Kontrollera att företaget har inköpsorder-sektionen i bruk.
  • Ge rättighet att godkänna inköpsorder till önskade personer.
  • Observera att inköpsorder inte kan skickas utan att de har blivit godkända.

Sättare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura

  • Ge denna rättighet till den person som du vill ska kunna hantera fakturans cirkulation.
  • Gör så här:
    • Definiera vem som sakgranskar och vem som godkänner inköpsfakturan.
    • Ändra vid behov sakgranskare eller godkännare som redan har ställts in för fakturan.
    • Ta vid behov bort hela fakturans cirkulation.
  • Observera att det i Netvisor också finns automatiska inställningar för fakturans cirkulation:
    • Mer detaljerad instruktion finns på en egen sida.

Automationsregler för inköpsfakturor

  • Ge denna rättighet till den person som du vill ska kunna skapa automationsregler för inköpsfakturor.
  • Observera att rättigheten möjliggör skapande av automationsregler även om personen inte har godkännanderättigheter i det aktuella företaget.

Kundreskontra

Rättigheter för kundreskontran

Du kan öppna vyn för kundreskontrans rättigheter genom att välja Företagets inställningar > Användarbehörigheter > Reskontrans användarbehörigheter > Kundreskontra.

  • Definiera om användaren ser inköpspriset för produkter som sparats i produktlistan och om hen kan redigera det:
    • Om inköpspriset inte är synligt visas * -tecken istället för siffrorna.
    • Observera att valet också påverkar lagerhantering och registrering av lagerhändelser.
  • Definiera synlighet för försäljningsprovisioner:
    • Ställ in om användaren ser eventuella försäljningsprovisioner som ska betalas från försäljningsfakturor.
    • Observera att provisionspunkten också påverkar till exempel rapporten ”kundstatistik per grupp”, där provision och provision från marginalen visas.
  • Begränsa vid behov användarens synlighet till försäljningsfakturor och order:
    • Välj om användaren endast ser försäljningsfakturor och eventuella order som hen själv har skapat, eller också försäljningsfakturor som andra användare eller systemets automatik har skapat.
    • Observera att synlighet till order förutsätter att orderhanteringssektionen är i bruk.
    • Med systemets automatik avses i detta fall till exempel avtalsfakturering, där användare kan spara faktureringsinformation men den faktiska skapandet av fakturor inte sker av användaren.
  • Observera särskilt fall för avtalsfakturering:
    • Om punkten är markerad och personen manuellt skapar en faktura via avtalsfakturering ser hen dessa fakturor.
    • Om avtalsfaktureringen automatiskt skapar fakturor under natten ser användaren inte dessa fakturor.


När rättigheterna för inköps- och kundreskontran har definierats, tryck på knappen Uppdatera information längst ner på skärmen. Annars sparas inte ändringarna.

Kommunikation

Du kan ta kommunikationen i bruk så att användaren börjar få meddelanden till vald kommunikationskanal när alla villkor som beskrivs nedan är uppfyllda.

  • Kontrollera att användaren har minst följande rättigheter i användarprofilen för inköpssektionen (funktionsspecifika rättigheter):
  • Kontrollera att användaren har följande rättigheter:
    • Inköpsreskontrans grundfunktioner – redigeringsrättighet
    • Inköpsreskontrans vyer och listor – redigeringsrättighet

    Lämpliga färdiga profiler är: Inköpsreskontraanvändare, Reskontraanvändare, Företagsanvändare och Alla rättigheter.

  • Ställ in kommunikationskanalen för systemmeddelanden i användarens egna grunduppgifter:
    1. Öppna egna grunduppgifter genom att välja ditt eget namn i toppmenyn (eller låt personen som skapade användaren ställa in uppgifterna).
    2. Kontrollera punkten ”Kommunikationskanal för systemmeddelanden” och ställ in önskat alternativ:
  • Kontrollera e-postinställningarna om du använder e-postmeddelanden:
    • Öppna egna grunduppgifter och kontrollera punkten ”Kommunikationskanal för systemmeddelanden”.
    • Välj Email som kanal för att meddelanden ska skickas via e-post.
    • Kontrollera att e-postadressen är korrekt.
    • Lägg till e-postadressen personligen för användaren:
      • När adressen läggs till skickar programmet en bekräftelsekod till denna adress.
      • Ange bekräftelsekoden i programmet för att adressen ska kunna användas.
    • Observera att:
      • Byte av e-postadress måste göras personligen och kan inte göras av någon annan.
      • Samma e-postadress kan endast användas av en person.
  • Välj personliga inställningar för Kommunikationsschemaläggning:
  • Välj vilka saker som ska meddelas:

Nedan visas kommunikationsinställningarna också under reskontrarättigheterna.

Meddelande om inköpsfakturor som ska sakgranskas:

  • Aktivera denna inställning om du vill att meddelande om inköpsfakturan ska skickas till alla personer som kan sakgranska inköpsfakturor i det aktuella företaget.

Meddelande endast om inköpsfakturor som ska sakgranskas och riktade till användaren:

  • Aktivera denna inställning om du vill att meddelande om inköpsfakturan endast ska skickas till den person som har utsetts som sakgranskare av inköpsfakturan.

Meddelande om inköpsfakturor som ska godkännas:

  • Aktivera denna inställning om du vill att meddelande ska skickas till den person som kan godkänna fakturan i det aktuella företaget.

Vanliga frågor

  • Vem kan definiera försäljnings- och inköpsreskontrans rättigheter?
    • En person som har användaradministratör (KH) -rättigheter för företaget. Användaradministratör kan också redigera sina egna rättigheter.
  • Hur begränsar jag sakgranskningsrättigheten för inköpsfakturor till vissa leverantörer?
    • Öppna rättigheterna för Inköpsreskontra och använd punkten ”Begränsning av inköpsfakturor per leverantör” samt knappen Förfina för att välja leverantörer.
  • Hur begränsar jag användarens godkännanderättighet i euro?
    • Ge användaren en fakturaspecifik eurogräns i godkännanderättigheterna för inköpsfakturor. Användaren har inte godkännanderättighet för fakturor som överskrider gränsen.
  • Hur begränsar jag användarens betalningsrättighet i euro?
    • Ställ in i rättigheterna för betalning av inköpsfakturor:
      • fakturaspecifik eurogräns för betalning och/eller
      • eurogräns per betalningsdag.
  • Hur förhindrar jag att en person ensam betalar fakturor?
    • Inför betalningsbekräftelsepraxis i vyn ”Inställningar för betalningsbekräftelse” och definiera hur många personer som måste bekräfta betalningen innan den skickas till banken.
  • Hur tar jag godkännande av överföringar mellan konton i bruk?
    • Aktivera godkännande av överföringar mellan konton i inställningarna för betalningsbekräftelse, definiera antalet godkännare (1–3) och ge rättigheten ”Godkännare av överföringar mellan konton” till önskade användare i reskontrarättigheterna.
  • Hur säkerställer jag att användaren får e-postmeddelanden om inköpsfakturor?
    • Kontrollera att:
      • användaren har nödvändiga rättigheter i inköpssektionen och inköpsreskontran
      • ”Kommunikationskanal för systemmeddelanden” är Email i användarens grunduppgifter
      • e-postadressen är bekräftad
      • inställningarna för Kommunikationsschemaläggning och saker som ska meddelas är valda.
  • Varför ser användaren inte alla inköpsfakturor i fakturalistan?
    • Kontrollera om följande är i bruk:
      • ”Granskningsrättigheter endast för fakturor riktade till sig själv” eller
      • ”Godkännanderättigheter endast för fakturor riktade till sig själv” eller
      • leverantörsbegränsningar i sakgranskningen eller betalningsrättigheterna.
  • Hur begränsar jag synligheten av försäljningsfakturor till endast användarens egna fakturor?
    • Ställ in i kundreskontrans rättigheter att användaren endast ser försäljningsfakturor och order som hen själv har skapat, inte fakturor som skapats av andra användare eller automatik.

Nyckelord: godkännande av inköpsfakturor, användarbehörigheter, reskontrarättigheter, kommunikationsinställningar

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.