Denna guide handlar om hur du kan granska, skriva ut och skicka meddelanden om företagets faktureringsadresser samt hantera returadresser för skanningstjänsten i Netvisor. Guiden innehåller också instruktioner för hantering av Maventas e-fakturaadresser.

INNEHÅLL

Företagets faktureringsadresser

Du hittar vyn genom att välja Företagsmeny > Faktureringsadresser.

I den här vyn kan du skriva ut ett faktureringsadressmeddelande och skicka det till dina leverantörer på det sätt du själv väljer.

Skriv ut meddelandet och skicka det själv till leverantörerna.
Skicka meddelandet via e-post.
Använd PDF eBrev-utskriftstjänsten för att skicka meddelandet.

Meddelandena kan fås på engelska och svenska genom att ändra gränssnittets språk.

Det finns en separat guide för att uppdatera adressuppgifterna för Netvisors servicefakturering: Netvisors servicefaktureringsadress.

Maventas e-fakturaadress

Gör så här när du använder Maventas e-fakturaadress i faktureringsadressmeddelandet:

Utnyttja faktureringsadressmeddelandet som Netvisor skapar, där Maventas e-fakturaadress alltid skrivs ut först.
Observera att banknätverkets adresser skrivs ut efter Maventas adress.
Definiera bankens e-fakturaadresser som visas i faktureringsadresserna i vyn Hantering av bankkonton (mer information i guiden Hantering av bankkonton).

Om du inte vill använda faktureringsadressmeddelandet som skapats av Netvisor kan du skapa ett eget meddelande.

Använd exempelmallen i slutet av den här anvisningen.
Konvertera exempelmallen till .pdf-format innan du importerar den till Netvisor.

Skanningstjänstens returadress

Gör så här när du anger skanningstjänstens returadress:

Ange som returadress en e-postadress som någon kan läsa.
Använd inte företagets egen adress för skanningstjänsten som returadress, så att samma faktura inte cirkulerar genom skanningstjänsten på obestämd tid.
Lägg endast till en e-postadress som returadress.
Observera att om returadressen ändras uppdateras detta i Maventa nästa natt.
Läs mer om skanningstjänsten i guiden Ta emot inköpsfakturor via skanningstjänsten.

Material som inte hör till skanningstjänsten hanteras enligt följande:

Postpaket som levereras till skanningsadressen dirigeras till postadressen.
Till e-postadressen (max. 1 adress) kan man få information om material som inte hör till leverantörsreskontran men som kan skannas, till exempel:
- Ordrar
- Avtal
- Anmälningar
- Betalningspåminnelser
- Betalningsanmärkningar
- Indrivningsbrev

Skicka faktureringsadressmeddelandet till leverantörerna

Du öppnar sändningsvyn för meddelanden till leverantörer genom att välja Företagsmeny > Faktureringsadresser.

Gör så här om du vill skicka meddelandena själv:

Kontrollera att du åtminstone har läsbehörighet till hantering av basuppgifter.
Klicka på knappen "Skriv ut meddelande".
Öppna faktureringsadressmeddelandet i standardformat som Netvisor genererat i pdf-format.
Spara meddelandet på din egen dator eller skriv ut meddelandena själv.

Gör så här om du vill skicka ditt eget faktureringsadressmeddelande eller ett meddelande skapat av Netvisor till leverantörerna via PDF eBrev-utskriftstjänsten:

Tryck på knappen "Skicka meddelande till leverantörer".
Välj om du skickar meddelandet som Netvisor skapat eller ditt eget faktureringsadressmeddelande.
Observera att PDF-filer som skickas till utskriftstjänsten inte får innehålla icke-inbäddade fonter.
Vi rekommenderar att du skannar bilagor som skickas till utskriftstjänsten i bildformat.
Kontrollera att den PDF-version som används är högst 1.7.

Kontrollera att PDF-filen innehåller fonterna. Undvik Type1-, Type3-, CID- och systemfonter eftersom de ibland kan leda till fel eller oförutsägbara utskriftsproblem.
Undvik genomskinlighet i PDF-filen.
Håll PDF-filens storlek måttlig (helst inte mer än 1 MB/sida).
Undvik överlappande grafik.
Kontrollera att EPS-bilder inte innehåller överdrivet många styrpunkter.

För material med färg rekommenderar vi färgutskrift, eftersom färgbilagor ibland kan avvisas vid svartvit utskrift.

Det är också möjligt att skicka meddelandet till leverantörerna via e-post. I det fallet måste leverantören ha en e-postadress angiven under kontaktinformation och e-postadress.

Du kan också använda meddelandemallen i slutet av den här guiden som ett faktureringsadressmeddelande. I mallen berättas hur faktureringsadresserna skapas.

Användning av PDF eBrev-kanalen samt e-postöverföring förutsätter att sektionen Försäljning är aktiverad och att korrekt adressinformation finns bakom leverantören.

Kontrollera följande behörigheter när du skickar faktureringsadressmeddelanden:

Åtminstone läsbehörighet till hantering av basuppgifter.
Åtminstone läsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner.
Om leverantörernas uppgifter behöver redigeras krävs redigeringsbehörighet i hantering av leverantörer.

Gör så här när du väljer de leverantörer som du skickar faktureringsadressmeddelandet till:

Sök efter de leverantörer du vill ha (se bilden nedan, punkt 1), eller gör upp en lista över alla leverantörer genom att klicka på Sök utan några sökkriterier.
Välj enskilda leverantörer genom att kryssa för rutan i början av leverantörsraden (2).
Om du vill skicka meddelandet till alla leverantörer väljer du alla leverantörer genom att klicka på valet på rubrikraden (3).

När du har valt de leverantörer du vill ha, gör så här:

Scrolla till botten av sidan.
Klicka på knappen Meddela faktureringsadresser (4).
Välj sändningsmetod:
- Skicka PDF eBrev om du vill använda Itellas PDF eBrev-utskriftstjänst.
- E-post om du vill skicka meddelandet via e-post.
- Skriv ut lokalt om du vill skriva ut meddelandena själv.

Om du vill skicka ditt eget faktureringsadressmeddelande till dina leverantörer, gör så här:

Välj Ditt företags eget meddelande som meddelandemall.
Hämta ditt eget faktureringsadressmeddelande.
Spara valet.
Skicka eller skriv ut meddelandena på det sätt du valt.

Om du använder Netvisors standardmall kan du välja formulärets språk: finska, engelska eller svenska.

Om du använder e-post kan du i sändningsvyn ange meddelandets innehåll, rubrik, avsändarens namn och e-postadress. Denna information går till alla leverantörer i samma sändningsprocess.

Meddelandets innehåll går som standard i en enda rad. Om du vill radbryta meddelandet bör du använda HTML-taggen i slutet av raden.

Exempel nedan:

Synligheten av Maventas e-fakturaadress

Kontrollera följande om Maventas e-fakturaadress inte syns under rubriken E-fakturaadresser:

Om du ser meddelandet "Maventas e-fakturaanslutning pågår." är öppningsprocessen av Maventas banknätverksanslutning fortfarande pågående. Maventas adress kommer att visas när banknätverksanslutningen är slutförd.

Om det i vyn står "Maventa-kontot kan inte öppnas på grund av ett befintligt konto.", gör så här:

Identifiera att företaget tidigare har använt Maventa i en annan mjukvara.
Kontakta Netvisors kundtjänst så att Maventa-kontot kan överföras till Netvisor.
Observera att överföringen kräver åtgärder både från Netvisors och Maventas support.

Vanliga frågor

Hur skriver jag ut och skickar faktureringsadressmeddelanden?

Gå till Företagsmeny > Faktureringsadresser. I den här vyn använder du knappen Skriv ut meddelande när du vill skriva ut meddelandet, eller knappen Skicka meddelande till leverantörer när du vill skicka meddelandet via PDF eBrev-tjänsten eller e-post.

Hur ställer jag in skanningstjänstens returadress?

Ange som skanningstjänstens returadress en e-postadress som någon kan läsa. Använd inte företagets egen adress för skanningstjänsten som returadress.

Vad kan orsaka problem med synligheten av Maventas e-fakturaadress?

E-fakturaadressen syns inte om öppningsprocessen för Maventas e-fakturaanslutning är pågående eller om företagets Maventa-konto redan är kopplat till en annan mjukvara. I det senare fallet ska du kontakta Netvisors kundtjänst för att överföra Maventa-kontot.

Vilka krav gäller för PDF-filer som skickas till PDF eBrev-utskriftstjänsten?

Kontrollera att PDF-filen inte innehåller icke-inbäddade fonter, genomskinlighet eller överdrivet mycket överlappande grafik. Undvik Type1-, Type3-, CID- och systemfonter. Håll PDF-filens storlek måttlig (helst inte mer än 1 MB/sida) och kontrollera att den PDF-version som används är högst 1.7.

Vilka behörigheter behöver jag för att skicka faktureringsadressmeddelanden?

Du behöver åtminstone läsbehörighet till hantering av basuppgifter och leverantörsreskontrans grundläggande funktioner. Om leverantörernas uppgifter behöver redigeras krävs redigeringsbehörighet i hantering av leverantörer. Användning av PDF eBrev-kanalen och e-postöverföring förutsätter att sektionen Försäljning är aktiverad och att korrekt adressinformation finns bakom leverantören.

Kan jag använda en egen mall för faktureringsadressmeddelandet?

Du kan använda ditt eget faktureringsadressmeddelande genom att välja Ditt företags eget meddelande som meddelandemall. Konvertera exempelmallen till .pdf-format innan du importerar den till Netvisor och kontrollera att PDF-filen uppfyller utskriftstjänstens krav.

Nyckelord: Netvisor, faktureringsadress, meddelande, skanningstjänst, Maventa, PDF eBrev, leverantörskommunikation, skanningstjänstens inställningar

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej