PDF eBrev -UTSKRIFTSTJÄNST

Den här hjälpen täcker användningen av PDF eKirje -utskrivningstjänsten, som möjliggör sändning av olika dokument via utskriftstjänsten. Hjälpen innehåller information om tjänstens begränsningar, avgiftsgrunder, ibruktagning, Maventa-kontokrav, schemaläggning och sändningsprocessen.

INNEHÅLL

• Allmänt
• Begränsningar
• Avgiftsgrunder
• Ibruktagning
• Maventa-konto
• Schemaläggning och bearbetning
• Sändning av material
• Vanliga frågor

Allmänt

PDF eKirje -utskrivningstjänsten möjliggör sändning av inte bara fakturor utan även offerter, order, leverantörsadressmeddelanden, kravbrev och påminnelser samt lönebesked via utskriftstjänsten, även utomlands. Tjänsten är implementerad tillsammans med Maventa och kan användas parallellt med tjänsten för sändning av e-faktura.

Försäljningsdokument kan skickas med en egen logotyp som laddats upp till Netvisor. Dokumentet skrivs ut till mottagaren exakt som det ser ut när det skrivs ut själv. Utskriften kan göras både i svartvitt och i färg.

Bilagor kan också bifogas till order och fakturor. Bilagor läggs till fakturan antingen i utskrifts-/sändningsprocessvyn eller via Netvisors eScan-tjänst, där de kan bifogas till fakturor i PDF-format. Bilagor kan skickas till utskriftstjänsten tillsammans med order och fakturor. Om dina bilagor är i färg, använd färgutskrift.

Det är framöver möjligt att förmedla konsumentkunders fakturor till Kivras digitala brevlådor. Om en konsumentkunds faktura skickas från Netvisor som PDF eKirje och mottagaren har Kivra i bruk, styrs fakturan automatiskt till Kivra i stället för papperspost.

Begränsningar

• PDF-filer som skickas till utskriftstjänsten får inte innehålla icke-inkapslade teckensnitt.
• Skanna bilagor som ska skickas till utskriftstjänsten i bildformat.
• Den rekommenderade PDF-versionen är 1.3. I nyare versioner kan det uppstå problem med lager, transparenser osv., men materialet avvisas inte enbart på grund av versionen.
• För färgmaterial, använd färgutskrift, eftersom färgbilagor kan avvisas vid svartvit utskrift.
• Försök inte avbryta sändningen av PDF eKirje efter att du har tryckt på knappen ”Skicka material till PDF eKirje -utskrivningstjänsten”, eftersom sändningen inte längre kan avbrytas.

Avgiftsgrunder

• Observera att öppnandet av PDF eKirje -utskrivningstjänsten är kostnadsfritt.
• Observera att för utskrivna fakturor debiteras ett enhetspris enligt prislistan, som inkluderar:
  • utskrift av den första fakturasidan
  • kuvert
  • kuvertering
  • postavgift för den valda brevklassen
• Om försäljningsfakturan kräver en andra eller flera sidor, observera att dessa debiteras separat enligt prislistan .

Ibruktagning

Du kan öppna vyn för ibruktagning av PDF eKirje -utskrivningstjänsten genom att föra muspekaren över Store-ikonen i Netvisor och välja PDF eKirje -utskrivningstjänsten under menyn Elektroniska tjänstekanaler och klicka på ”Aktivera”.

Maventa-konto

• För att kunna skicka dokument till utskriftstjänsten måste företagets Maventa-konto vara i bruk och kopplat till Netvisor.
• Följ hjälpen för att öppna Maventa-förbindelsen på sidan Maventa-förbindelse.
• Om företagets Maventa-konto tidigare har varit i bruk i ett annat system där utskrifter har gått via Maventa, koppla företagets utskriftstjänstkonto manuellt till Netvisor med användarnamn och lösenord.
• Följ då hjälpen på sidan PDF eKirje -utskrivningstjänstens inloggningsuppgifter.

Schemaläggning och bearbetning

• Leverera kundens material till tjänsteleverantören i PDF-format från Netvisor-programmet.
• Observera att material som skickats från Netvisor-programmet inte kan avbrytas efter sändning. Vid behov, kontakta mottagaren av materialet om att materialet ska ignoreras.
• Skicka fakturor från Netvisor före kl. 22.30 så att de vanligtvis hinner med dygnets sista sändning till leverantören.
• Observera att material som anländer till leverantörens server på arbetsdagar (mån–fre) senast kl. 24.00 bearbetas nästa arbetsdag. Materialet skrivs ut, kuverteras och lämnas till Posten för distribution som Priority- eller Economy-brev.
• Observera att elektroniska dokument levereras till NetPost med samma eller snabbare tidsplan än motsvarande Priority- och Economy-brev.

Priority-brev (1 klass), inrikes:

• Säkerställ att Priority PDF-filer anländer till leverantörens server på arbetsdagar (mån–fre) senast kl. 24.00.
• Då bearbetas materialet nästa arbetsdag, skrivs ut, kuverteras och distribueras i grunddistributionen enligt Postens allmänna leveransvillkor.
• Utgå från att breven distribueras nästa arbetsdag och resten senast den andra arbetsdagen.
• Observera att den totala leveranstiden är 2–3 arbetsdagar från det att materialet har lämnats till leverantörens server.

Economy-brev (2 klass), inrikes:

• Säkerställ att Economy PDF-filer anländer till leverantörens server på arbetsdagar (mån–fre) senast kl. 24.00.
• Då bearbetas materialet nästa arbetsdag, skrivs ut, kuverteras och distribueras i grunddistributionen enligt Postens allmänna leveransvillkor under de följande tre arbetsdagarna, resten senast den fjärde arbetsdagen.
• Utgå från att Economy-brev med korrekt adress distribueras med 96 % säkerhet till mottagarna inom de följande tre arbetsdagarna efter att de lämnats till posten, resten senast den fjärde arbetsdagen efter att de lämnats till posten.
• Observera att den totala leveranstiden från det att materialet har lämnats till leverantörens server på arbetsdagar (mån–fre) senast kl. 24 till dess att mottagaren får brevet är 5–6 arbetsdagar.

Brev som skickas utomlands:

• Observera att Priority-brev som adresseras utomlands levereras från Finland mot destinationslandet nästa arbetsdag eller arbetslördag eller annars med den första tillgängliga förbindelsen.
• Utgå från att sändningarna levereras till destinationslandet huvudsakligen med flyg.
• Observera att breven distribueras i destinationslandet till mottagarna inom den leveranstid som fastställts av destinationslandet.

Sändning av material

1. Säkerställ att fakturan har adressuppgifter för att kunna skicka fakturan som PDF eKirje.
2. Förbered fakturan färdig i Netvisor.
3. Välj knappen ”Skicka faktura” längst ner på fakturan så att fakturan flyttas till sändningsprocessen.

4. Välj i sändningsprocessen knappen ”Skicka till PDF eKirje -utskrivningstjänsten”.
5. Kontrollera vid behov sändningskanalen. Netvisor erbjuder som standard den mest elektroniska sändningskanalen, och om kunden har en e-fakturaadress erbjuds denna i första hand.
6. Byt sändningskanal till PDF eKirje -utskrivningstjänsten om du vill använda utskriftstjänsten i stället för e-faktura.

Vanliga frågor

Hur tar jag PDF eKirje -tjänsten i bruk?

Ta PDF eKirje -utskrivningstjänsten i bruk i Netvisor genom att föra muspekaren över Store-ikonen och välja PDF eKirje -utskrivningstjänsten under menyn Elektroniska tjänstekanaler och klicka på ”Aktivera”.

Vad ingår i avgiften?

Avgiften inkluderar utskrift av den första fakturasidan, kuvert, kuvertering och postavgift för den valda brevklassen. För den andra och följande sidor debiteras separat enligt prislistan.

Kan jag avbryta PDF eKirje-sändningar?

Du kan inte avbryta PDF eKirje-sändningar efter att du har tryckt på knappen ”Skicka material till PDF eKirje -utskrivningstjänsten”. Vid behov, kontakta mottagaren av materialet och be att materialet ignoreras.

Hur säkerställer jag Maventa-kontots kompatibilitet?

Säkerställ att företagets Maventa-konto är kopplat till Netvisor enligt hjälpen Maventa-förbindelse. Om kontot tidigare har varit i bruk i ett annat system, koppla utskriftstjänstkontot manuellt till Netvisor med användarnamn och lösenord enligt hjälpen PDF eKirje -utskrivningstjänstens inloggningsuppgifter.

Vilka typer av dokument kan jag skicka via PDF eKirje -utskrivningstjänsten?

Du kan skicka fakturor, offerter, order, leverantörsadressmeddelanden, kravbrev, påminnelser och lönebesked, även utomlands.

Vilka krav finns det på PDF-filer och bilagor?

Säkerställ att PDF-filer inte innehåller icke-inkapslade teckensnitt och att du använder den rekommenderade PDF-versionen 1.3. Skanna bilagor i bildformat och använd färgutskrift för färgbilagor så att bilagorna inte avvisas.

När distribueras PDF eKirje-sändningar till mottagarna?

Priority-brevens leveranstid är vanligtvis 2–3 arbetsdagar och Economy-brevens 5–6 arbetsdagar från det att materialet har lämnats till leverantörens server. Priority-brev som skickas utomlands levereras till destinationslandet med flyg och distribueras enligt destinationslandets egna leveranstider.

Nyckelord: PDF eKirje, utskriftstjänst, Netvisor, Maventa, försäljningsdokument, fakturering

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback