Den här guiden beskriver hur man skapar och skickar betalningspåminnelser, -anmärkningar och inkassobrev för förfallna försäljningsfakturor samt hanterar indrivningskostnader. Guiden behandlar också manuell indrivning och bokföring av indrivningskostnader.
När en försäljningsfaktura har förfallit, det vill säga fakturans förfallodag är i det förflutna, kan en betalningspåminnelse skapas för fakturan. Fakturan flyttas automatiskt från öppna till förfallna när förfallodagen har passerat. Betalningspåminnelsen har samma förfallodag som den ursprungliga fakturan.
Påminnelsen, anmärkningen och inkassobrevet har fakturans ursprungliga datum som datum. Utifrån datumet kan mottagaren identifiera vilken faktura inkassobrevet gäller. Datumet visar också hur länge fakturan har varit obetald. I Netvisor är betalningsuppmaningen en kopia av den ursprungliga fakturan, till vilken eventuella förseningskostnader har lagts till, och därför behåller den det ursprungliga fakturadatumet. Mottagaren kan lägga till anmärkningen direkt i reskontran utan att behöva begära en kopia av den ursprungliga fakturan separat.
Skapa betalningspåminnelse
Obs! En räntefaktura kan inte påminnas, och indrivningskostnader kan inte läggas till den.
Du kan skicka en betalningspåminnelse för en förfallen faktura genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor.
Gör så här när du skickar en betalningspåminnelse i vyn Öppna försäljningsfakturor:
- Välj den faktura eller de fakturor som betalningspåminnelsen ska skapas för.
- Välj längst ner på sidan Hantera förfallna > Skicka påminnelse, anmärkning eller inkassobrev.
När en förfallen faktura tas upp för behandling kan indrivningskostnader läggas till fakturan.
Om Lägg till indrivningskostnad väljs, bestäms indrivningskostnadens belopp i nästa steg. Det föreslagna beloppet kommer från det indrivningskostnadsbelopp som definierats i försäljningens basinformation.
Du kan skicka fakturor i ursprunglig form genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor, välja faktura/fakturor och Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor.
När betalningspåminnelser, -anmärkningar eller inkassobrev skickas föreslår systemet att indrivningskostnader läggs till fakturor som ännu inte har indrivningskostnad eller betalningsplan. I vyn Öppna försäljningsfakturor finns en kolumn där indrivningskostnadens belopp visas.
Eventuella indrivningskostnader för privatkunder informeras separat.
Du kan lägga till indrivningskostnad på en enskild försäljningsfaktura genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > öppna försäljningsfakturan > Försäljningsfakturans funktioner.
Gör så här när du lägger till indrivningskostnad på en enskild faktura:
- Öppna önskad försäljningsfaktura.
- Välj i menyn Försäljningsfakturans funktioner den funktion som gäller tillägg av indrivningskostnad.
- Om du skickar en betalningspåminnelse direkt från försäljningsfakturan via Skicka faktura, godkänn förslaget om att lägga till indrivningskostnad om du vill lägga till den.
I vyn för sändningsprocessen skickas fakturan till kunden via den valda kanalen. Mer information om att skicka försäljningsfakturor finns här.
Fakturan kan också skickas till Visma duetto anmärkningsservice. Mer detaljerade instruktioner finns här.
Påminnelser till privatkunder kan inte skickas som e-fakturor (konsument e-faktura), utan dessa bör skickas via t.ex. pdf-utskriftstjänst.
Ta bort indrivningskostnad från faktura
Du kan ta bort indrivningskostnaden från fakturan genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > öppna försäljningsfakturan > Försäljningsfakturans funktioner > Redigera indrivningskostnad.
Gör så här när du tar bort indrivningskostnaden från fakturan:
- Kontrollera att ingen betalning har lagts till fakturan. Det är inte möjligt att ta bort indrivningskostnaden om en betalning har registrerats på fakturan.
- Öppna försäljningsfakturan.
- Välj Försäljningsfakturans funktioner > Redigera indrivningskostnad.
- Ta bort indrivningskostnaden och spara ändringarna.
Skapa betalningsanmärkning
När försäljningsfakturan är i status Påminnad kan en betalningsanmärkning skickas. Att skicka en betalningsanmärkning görs på samma sätt som att skicka en betalningspåminnelse för en förfallen faktura.
Skicka påminnelsefakturor som e-fakturor
För att betalningspåminnelser och -anmärkningar samt inkassobrev ska kunna skickas som e-fakturor, ändras deras förfallodag automatiskt till 5 bankdagar framåt från sändningsdagen i sändningsprocessen. Systemet ändrar förfallodagen endast för fakturaunderlaget, den ursprungliga förfallodagen förblir oförändrad på själva fakturan. Det är möjligt att ändra förfallodagen till önskat datum i sändningsprocessen. När e-faktura skickas måste förfallodagen dock vara minst 5 bankdagar framåt.
Manuellt inkassobrev
När fakturan är i status Anmärkt, kan ett inkassobrev skickas. Vid användning av manuell indrivning bildas inkassobrevets indrivningstexter utifrån de indrivningstexter som definierats i försäljningens basinformation.
Gör så här när du använder manuell indrivning:
- Välj Försäljning > Försäljningens basinformation och inställningar > Indrivningstexter.
- Kontrollera att indrivningstexterna är korrekta innan inkassobrevet skickas.
Mer information om indrivningstexter och deras definition finns här.
Om du vill använda Visma duetto elektronisk indrivning finns instruktioner här.
Du kan också skapa betalningspåminnelse, -anmärkning eller inkassobrev genom att välja Ränta och indrivning > Indrivning av fakturor. Mer detaljerade instruktioner för denna funktion finns här.
Indrivningstexter
Indrivningstexter som används för betalningspåminnelse, -anmärkning och inkassobrev definieras under Försäljning > Försäljningens basinformation och inställningar > Indrivningstexter.
Mer information om indrivningstexter och deras inställningar finns här.
Utskrift av ursprunglig faktura
Fakturan kan skrivas ut i ursprunglig form även om den redan har påminnts, anmärkts eller är i manuell indrivning.
Gör så här när du skriver ut den ursprungliga fakturan:
- Välj Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor.
- Välj den faktura eller de fakturor du vill skriva ut.
- Välj Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor.
Räntefakturor
Räntefakturor skapas alltid separat i systemet. Ränta kan inte läggas till vid utskrift av betalningsanmärkning, betalningsuppmaning och inkassobrev för fakturor. Instruktioner för räntefakturor finns här.
Bokföring av indrivningskostnader vid mottagande av betalning
När en betalning kommer in på fakturan behandlas betalningar som kommer in med fakturans belopp normalt. För bokföring av indrivningskostnader används den inställning som ges i standardkonton. Standardkonton definieras under Ekonomihantering > Bokföringsinställningar > Konton som används i standardkonteringar. Standardkonton kan vid behov ändras.
Om indrivningskostnader också har lagts till betalningen, behandlas betalningen på samma sätt som en normal betalning.
Exempel på hantering av indrivningskostnader i samband med betalning, när fakturans öppna belopp är 100 € och indrivningskostnader på 10 € har lagts till:
- Kunden betalar 110 € med fakturans referens → Fakturan är helt betald och indrivningskostnadsdelen 10 € bokförs som ränteintäkter.
- Kunden betalar 100 € med fakturans referens → Fakturan är helt betald och det är upp till företaget att besluta om de vill fortsätta indrivning för kostnadsdelen.
- Kunden betalar x belopp utan referensnummer → Betalningen hamnar i omatchade referensbetalningar.
- Kunden betalar med fakturans referens, men det betalda beloppet är över 110 € → Betalningen hamnar i omatchade referensbetalningar.
- Kunden betalar med fakturans referens, men det betalda beloppet är under 100 € → Normal delbetalning; indrivningskostnadsdelen beaktas först när det öppna beloppet är betalt.
Är indrivningskostnaden betald eller inte?
Om fakturan är betald kan du kontrollera betalstatusen för indrivningskostnaden genom att via försäljningsfakturalistan söka fram alla betalda fakturor som har indrivningskostnad.
I fakturalistan finns fältet Tillagd indrivningskostnad. Om det finns en varningstriangel här är indrivningskostnaden obetald.
Skicka påminnelsefakturor via e-post
För att betalningspåminnelser och -anmärkningar ska kunna skickas via e-post, säkerställ först att e-postsändning för betalningspåminnelser och betalningsanmärkningar har tillåtits i försäljningens basinformation.
Gör så här när du tillåter att påminnelsefakturor skickas via e-post:
- Välj Försäljning > Basinformation och inställningar > Försäljningens basinformation.
- Aktivera valen för betalningspåminnelser och betalningsanmärkningar för e-postsändning.
- Spara inställningarna.
- Skicka fakturorna via e-post enligt den normala sändningsprocessen.
Vanliga frågor
Fråga: När kan jag skapa en betalningspåminnelse för en försäljningsfaktura?
Svar: Du kan skapa en betalningspåminnelse när försäljningsfakturan har förfallit och flyttats från öppna till förfallna. Betalningspåminnelsen har samma förfallodag som den ursprungliga fakturan.
Fråga: Kan jag lägga till indrivningskostnad på vilken faktura som helst?
Svar: Du kan inte lägga till indrivningskostnad på en räntefaktura, och en räntefaktura kan inte påminnas. För andra förfallna försäljningsfakturor kan du lägga till indrivningskostnad i vyn Öppna försäljningsfakturor eller via menyn Försäljningsfakturans funktioner.
Fråga: Hur skickar jag en betalningsanmärkning?
Svar: Du kan skicka en betalningsanmärkning när försäljningsfakturan är i status Påminnad. Sändningen sker på samma sätt som att skicka en betalningspåminnelse för en förfallen faktura i vyn Öppna försäljningsfakturor.
Fråga: Hur kontrollerar jag om indrivningskostnaden är betald?
Svar: Sök via försäljningsfakturalistan fram alla betalda fakturor som har indrivningskostnad. Kontrollera fältet ”Tillagd indrivningskostnad”: om det finns en varningstriangel där är indrivningskostnaden obetald.
Fråga: Kan jag skicka påminnelsefakturor som e-fakturor eller via e-post?
Svar: Du kan skicka betalningspåminnelser, -anmärkningar och inkassobrev som e-fakturor, varvid systemet flyttar förfallodagen minst 5 bankdagar framåt i sändningsprocessen. Du kan också skicka betalningspåminnelser och betalningsanmärkningar via e-post när du har tillåtit e-postsändning i försäljningens basinformation. Påminnelser till privatkunder kan inte skickas som konsument e-faktura.
Fråga: Hur bokförs indrivningskostnader när kunden betalar fakturan?
Svar: Fakturans kapitalbelopp behandlas som en normal betalning. Indrivningskostnader bokförs på de standardkonton som definierats i vyn Ekonomihantering > Bokföringsinställningar > Konton som används i standardkonteringar. Om kunden också betalar indrivningskostnaderna bokförs indrivningskostnadsdelen som ränteintäkter enligt exemplen.
Fråga: Hur kan jag redigera texterna i inkassobrevet?
Svar: Du kan redigera indrivningstexter som används för betalningspåminnelse, -anmärkning och inkassobrev genom att välja Försäljning > Försäljningens basinformation och inställningar > Indrivningstexter.
Fråga: Kan jag skriva ut den ursprungliga fakturan även om den redan är i indrivning?
Svar: Du kan skriva ut fakturan i ursprunglig form i vyn Öppna försäljningsfakturor genom att välja fakturan och funktionen Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor, även om fakturan har påminnts, anmärkts eller är i manuell indrivning.
Nyckelord: Betalningspåminnelse, inkassobrev, indrivningskostnad, manuell indrivning, räntefaktura, bokföring av betalning
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback