Betalningspåminnelse, betalningsanmärkning och manuell inkasso

Den här guiden beskriver hur man skapar och skickar betalningspåminnelser, -anmärkningar och inkassobrev för förfallna försäljningsfakturor samt hanterar indrivningskostnader. Guiden behandlar också manuell indrivning och bokföring av indrivningskostnader.

När en försäljningsfaktura har förfallit, det vill säga fakturans förfallodag är i det förflutna, kan en betalningspåminnelse skapas för fakturan. Fakturan flyttas automatiskt från öppna till förfallna när förfallodagen har passerat. Betalningspåminnelsen har samma förfallodag som den ursprungliga fakturan.

Påminnelsen, anmärkningen och inkassobrevet har fakturans ursprungliga datum som datum, vilket gör det möjligt för mottagaren att identifiera vilken faktura inkassobrevet gäller. Detta datum ger också information om hur länge fakturan har varit obetald. I Netvisor är till exempel en betalningsanmärkning en kopia av den ursprungliga fakturan, till vilken eventuella förseningskostnader har lagts till, och därför behåller den det ursprungliga fakturadatumet. På så sätt kan mottagaren lägga till anmärkningen direkt i reskontran utan att behöva begära en kopia av den ursprungliga fakturan.

Skapa betalningspåminnelse

Obs! En räntefaktura kan inte påminnas, och indrivningskostnader kan inte läggas till den.

En betalningspåminnelse kan skickas för en förfallen faktura i vyn Öppna försäljningsfakturor. Börja med att välja faktura/fakturor som betalningspåminnelsen ska skapas för och välj längst ner på sidan Hantera förfallna > Skicka påminnelse, anmärkning eller inkassobrev.

När en förfallen faktura tas upp för behandling kan indrivningskostnader läggas till:

Om "Lägg till indrivningskostnad" väljs, bestäms indrivningskostnadens belopp i nästa steg. Det föreslagna beloppet kommer från det indrivningskostnadsbelopp som definierats i försäljningsgrunddata.

Fakturor kan skickas i ursprunglig form genom att välja Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor.

När betalningspåminnelser, -anmärkningar eller inkassobrev skickas föreslås det att indrivningskostnader läggs till fakturan, om det finns fakturor utan indrivningskostnader eller betalningsplan. I vyn Öppna försäljningsfakturor finns en kolumn där indrivningskostnadens belopp visas. 

Eventuella indrivningskostnader för privatkunder informeras separat:

Indrivningskostnader kan läggas till en enskild försäljningsfaktura via menyn Försäljningsfakturans funktioner. Om betalningspåminnelsen skickas direkt från försäljningsfakturan via "Skicka faktura", föreslås det att indrivningskostnader läggs till även här.

I vyn för sändningsprocessen skickas fakturan till kunden via den valda kanalen. Mer information om att skicka försäljningsfakturor finns här.

Fakturan kan också skickas till Visma duetto anmärkningsservice. Mer detaljerade instruktioner finns  här.
Påminnelser till privatkunder kan inte skickas som e-fakturor (konsument e-faktura), utan dessa bör skickas via t.ex. pdf-utskriftstjänst.

Ta bort indrivningskostnad från faktura

Indrivningskostnaden kan tas bort från fakturan via Försäljningsfakturans funktioner > Redigera indrivningskostnad. För att kunna ta bort indrivningskostnaden får ingen betalning ha lagts till fakturan.

Skapa betalningsanmärkning

När försäljningsfakturan är i status Påminnad kan en betalningsanmärkning skickas. Detta görs på samma sätt som att skicka en betalningspåminnelse för en förfallen faktura. 

Skicka påminnelsefakturor som e-fakturor

För att betalningspåminnelser och -anmärkningar samt inkassobrev ska kunna skickas som e-fakturor, ändras deras förfallodag automatiskt till 5 bankdagar framåt från sändningsdagen i sändningsprocessen. Systemet ändrar förfallodagen endast för fakturaunderlaget, den ursprungliga förfallodagen förblir oförändrad på själva fakturan. Det är möjligt att ändra förfallodagen till önskat datum i sändningsprocessen. När e-faktura skickas måste detta dock vara minst 5 bankdagar framåt.

Manuellt inkassobrev

När fakturan är i status Anmärkt, kan ett inkassobrev skickas. Vid användning av manuell indrivning bör korrektheten av de indrivningstexter som skapas för fakturan kontrolleras under Försäljning > Försäljningsgrunddata och inställningar > Indrivningstexter. Mer information om detta finns här.

Om du vill använda Visma duetto elektronisk indrivning finns instruktioner här.

Betalningspåminnelse, -anmärkning eller inkassobrev kan också skapas via menyn "Ränta och indrivning" - "Indrivning av fakturor". Mer detaljerade instruktioner finns här.

Indrivningstexter

Utskrift av ursprunglig faktura

Fakturan kan skrivas ut i ursprunglig form även om den redan har påminnts, anmärkts eller är i manuell indrivning. Detta görs i vyn Öppna försäljningsfakturor genom att välja faktura/fakturor och Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor.

Räntefakturor

Räntefakturor skapas alltid separat i systemet. Ränta kan inte läggas till vid utskrift av betalningsanmärkning, betalningsuppmaning och inkassobrev för fakturor. Instruktioner för räntefakturor finns här.

Bokföring av indrivningskostnader vid mottagande av betalning

När en betalning kommer in på fakturan behandlas betalningar som kommer in med fakturans belopp normalt. För bokföring av indrivningskostnader används den inställning som ges i standardkonton (Ekonomihantering > Bokföringsinställningar > Standardkonton) som kan ändras vid behov.

Om indrivningskostnader också har lagts till betalningen, behandlas det på samma sätt som en "normal" betalning. 

Till exempel, om fakturans öppna belopp är 100e och indrivningskostnader på 10e har lagts till:
1. Kunden betalar 110e med fakturans referens -> Fakturan är helt betald och indrivningskostnadsdelen 10e bokförs som ränteintäkter.
2. Kunden betalar 100e med fakturans referens -> Fakturan är helt betald och det är upp till företaget att besluta om de vill fortsätta indrivning för kostnadsdelen.
3. Kunden betalar x belopp utan referensnummer -> Betalningen hamnar i omatchade referensbetalningar.
4. Kunden betalar med fakturans referens, men det betalda beloppet är över 110e -> Betalningen hamnar i omatchade referensbetalningar.
5. Kunden betalar med fakturans referens, men det betalda beloppet är under 100e -> Normal delbetalning; indrivningskostnadsdelen beaktas först när det öppna beloppet är betalt.

Är indrivningskostnaden betald eller inte?

Om fakturan är betald kan alla betalda fakturor med indrivningskostnader sökas via försäljningsfakturalistan. 

I fakturalistan finns fältet "Tillagd indrivningskostnad". Om det finns en varningstriangel här är indrivningskostnaden obetald.

Nyckelord: Betalningspåminnelse, inkassobrev, indrivningskostnad, manuell indrivning, räntefaktura, bokföring av betalning

Hjälpte det här svaret? Ja Nej