Denna instruktion beskriver vilka användarrättigheter och inställningar som måste definieras i Netvisor för att få en påminnelse via e-post om obearbetade inköpsfakturor.
INNEHÅLL
- Användarrättigheter och inställningar för inköpsfakturakommunikation
- Verksamhetsprincip för inköpsfakturakommunikation
Det är möjligt att få en e-postpåminnelse från Netvisor om användaren har obearbetade inköpsfakturor för sakgranskning, godkännande eller betalning. I obearbetade inköpsfakturor saknas de ovan nämnda åtgärderna och användaren kan utföra dessa. Det skickas inga meddelanden för gireringar, och kommunikationen fungerar inte heller i utbildningsmiljön.
Användarrättigheter och inställningar för inköpsfakturakommunikation
En annan användares användarrättigheter kan ändras med användaradministratörs (KH) rättigheter, om användaren i fråga har grundats. Du kan redigera en annan användares specifika rättigheter från menyn "Användare och roller" genom att klicka på användarens namn under "Specifika rättigheter". För att meddelanden ska skickas till en person måste inköpsreskontrans behörighet vara minst redigeringsbehörighet till inköpsreskontrans grundfunktioner och vyer och listor enligt bilden nedan.
Användaren måste också ha minst behörighet till sakgranskning och/eller godkännande av inköpsfakturor under Försäljnings- och inköpsreskontras behörigheter. Dessa kan redigeras av användaren själv eller av en annan användare, om användaradministratörs (KH) rättigheter finns.
En annan användares kommunikationsschemaläggning och kommunicerade ärenden kan redigeras från menyn "Användare och roller" genom att klicka på användarens namn under "Redigera användarens inloggningsinställningar" och gå till fliken Kommunikation.
Dessutom kan kommunikationsrelaterade inställningar definieras via användarens grundinställningar på fliken Kommunikation. Menyn finns längst upp till höger på skärmen genom att föra musen över ditt eget namn > Mina grundinställningar > Kommunikation. Användaren kan själv redigera sina grundinställningar.
I användarens egna grundinställningar för kommunikation måste e-postkanalen vara email och e-postadressen måste verifieras av användaren. E-postadressen måste läggas till personligen av användaren. När e-postadressen läggs till, skickas en bekräftelsekod till denna adress och den måste matas in i programmet för att adressen ska kunna användas. Om e-postadressen behöver ändras, måste ändringen göras personligen och det kan inte göras av en annan användare. E-postadressen kan endast användas av en användare.
I sektionen Kommunicerade ärenden kan du ange vilka objekt som ska aviseras till användaren.
Sakgranskade inköpsfakturor - Då skickas meddelandet till alla personer som kan sakgranska denna inköpsfaktura
Riktade sakgranskade inköpsfakturor - Då skickas meddelandet endast till den person som fakturan är riktad till för sakgranskning.
Godkända inköpsfakturor - Meddelandet skickas till den person som kan godkänna denna inköpsfaktura
Betalningsklara inköpsfakturor - Meddelandet skickas till den person som har rättigheter för betalning av inköpsfakturor och företaget har betalningsklara inköpsfakturor.
Automatiskt betalda inköpsfakturor - När en automationsregel behandlar fakturan och betalar den, ligger fakturan kvar i banktrafikkön i 72 timmar. Under denna tid kan fakturan tas bort från betalning om något behöver korrigeras. Borttagning kan göras från fakturavyn (blå informationstext). Fakturor som behandlas av regeln inkluderas också i inköpsfakturakommunikationen och meddelas via e-post till användare med betalningsrättigheter i företaget, om valet "Automatiskt betalda inköpsfakturor" har aktiverats i kommunikationsinställningarna (mina basuppgifter).
Schemaläggning av leverantörsreskontrakommunikation - I denna sektion kan du definiera hur ofta systemet skickar e-post med ovanstående information. Meddelanden kan schemaläggas baserat på dagar och tidpunkter. Dessutom kan användaren ställa in om schemaläggningen av kommunikationen används endast för det aktuella företaget eller i alla av användarens eventuella övriga företag.
Spara inställningar påverkar endast valen för schemaläggning av kommunikation.
Spara som standardinställning: Detta är standardvalet för användarens inställningar, om inga företagspecifika undantag har gjorts i kommunikationsinställningarna.
Endast för detta företag: Med detta val påverkar ändringar i kommunikationsschemaläggningen endast det valda företaget.
För alla företag: Med detta val tillämpas kommunikationsschemaläggningen på alla företag där användaren har rättigheter. Om en användaradministratör (KH) gör detta för en annan användare, tillämpas ändringarna även på företag där KH-användaren själv inte har rättigheter.
Verksamhetsprincip för inköpsfakturakommunikation
Netvisors bakgrundstjänst går igenom fakturor och sammanställer en sändningslista för varje person. Användarna kan själva definiera tidpunkten för kommunikationen och de saker som ska kommuniceras från vyn "Mina basuppgifter". Vid en given tidpunkt skickas sändningslistans objekt per e-post till användaren, som i e-postmeddelandet ser vilka åtgärder hen måste vidta.
Meddelandet som skickas till användaren ser ut som nedanstående mall:
Nedan finns ett exempel på en faktura:
Från meddelandet kan du logga in på Netvisor där dessa fakturor kan behandlas.
Nyckelord: kommunikation, kommunikation om inköpsfakturor, kommunikationsinställningar, standardkanal för meddelanden, kommunicerade ärenden, sakgranskade inköpsfakturor, godkända inköpsfakturor, schemaläggning av kommunikation
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback