OSTOTILAUSKÄSITTELY
Hankintaehdotus
Ostotilauksen tekeminen
Varastotapahtumien muodostuminen ostotilauskäsittelyssä
OSTOTILAUSNÄKYMÄ
Hankintaehdotuksen hyväksyntä
Ostotilauksen tulostus ja lähetys
TAVARAN KIRJAAMINEN VARASTOON
Tavaran automaattinen vastaanottokirjaus - toimituksen ja laskun kytkentä
Ostotilauksen arkistointi
MYYNTIKÄSITTELY
Tarjouskäsittely
Myyntitilauksen laatiminen menuvalikon kautta
Materiaalihallinnolle olennaiset kentät tilauksella
 Myyntitilauksen varastotapahtumien muodostuminen avoimessa tilassa
MYYNTITILAUKSEN KÄSITTELY TILAUSNÄKYMÄSSÄ
Myyntitilausten raportointi
 Toimituksen käsittely
 Tilauksen käsittelynäkymä
 Tilauksen toimittaminen ilman laskuttamista
 Toimitetun tavaran laskuttaminen

 OSTOTILAUSKÄSITTELY

Ostotilauskäsittelyä varten tulee toimittaja- ja tuoterekisteri olla olemassa. Automaation lisäämiseksi tuotekortille on mahdollista asettaa myös monia oletustietoja, joita tuodaan ostotilaukselle. Ostotilaukset kohdistetaan aina toimittajaan, joka valitaan olemassa olevasta toimittajarekisteristä. Ostotilauksen tekeminen voidaan aloittaa myös tuoterekisteristä käsin, josta valitaan ensin halutut tuotenimikkeet ja siirrytään vasta tämän jälkeen toimittajan valintaan. Luodut ostotilaukset luetaan ensin hankintaehdotukseksi, jotka käyttäjän tulee hyväksyä ostotilausnäkymässä jatkokäsittelyä varten.


Hankintaehdotus

Hankintaehdotuksen laatiminen tapahtuu Ostot-valikosta toiminnolla "Uusi ostotilaus" Ostot > Ostotilaukset > Uusi ostolasku.


Ostotilauksen tekeminen

Uutta ostotilausta syöttäessä valitaan ostotilaukselle toimittaja, tilausnumero ja tilauksen päiväys. Tilausnumero on juokseva ja yksilöllinen. Toimittajan osoitetiedot tulevat toimittajakortille tallennetuista perustiedoista. Toimitustiedot tulevat käyttäjäyrityksen perustiedoista. Tilaukselle voidaan määrittää myös valuutta. Mikäli halutaan tehdä ostotilaus englanniksi tai ruotsiksi, pitää toimittajan tietoihin määritellä haluttu kieli kohtaan ostotilauksen kieli. Oletuksena se on aina Suomi. Mikäli halutaan käyttää vieraskielistä ostotilausta, pitäisi järjestelmään myös luoda esim. englanninkieliset maksuehdot, toimitusehdot ja toimitustavat ja valita ne ostotilaukselle. Näitä ei käännetä automaattisesti.

Valintojen jälkeen järjestelmä muodostaa ostotilauksen avoimiin ostotilauksiin hankintaehdotuksena.

Ostotilauksen tekemisestä tarkemmat ohjeet löytyvät omasta ohjesivulta

 


Varastotapahtumien muodostuminen ostotilauskäsittelyssä

Varastoitavista tuotenimikkeistä muodostetaan automaattisesti ostotilauksen tallennusvaiheessa varastotapahtumat avoimeen tilaan, jotka raportoidaan järjestelmässä tulossa olevana tavarana. Varastotietietoihin pääsee Ostotilaukselta Ostotilauksen toiminnot > Näytä varastotapahtumat

Tapahtumatyypiksi tulee hankinta ja tilaksi avoin. Tila muuttuu käsitellyksi, kun tavara on kirjattu saapuneeksi varastoon. Yksikköhinta tulee tuotteen hankintatiedoista, joka on linkitetty haluttuun toimittajaan. Mikäli tätä ei ole tehty, haetaan hankintahinta tuotetiedoista, hankintahinta kentästä. Varasto haetaaan tuotteen oletustiedoista, toimituspäiväksi tulee ostotilauksen tuoterivillä määritelty oletettu toimituspäivä. 


OSTOTILAUSNÄKYMÄ

Ostotilaus on muodostunut hankintaehdotuksena ostotilausnäkymään, jossa se on käsiteltävissä.

Ostotilausnäkymään pääsee Ostot > Ostotilaukset > Avoimet ostotilaukset


Hankintaehdotuksen hyväksyntä

Ostotilaus hyväksytään valitsemalla kyseinen hankintaehdotus -tilassa oleva ostotilaus ja painetaan hyväksy ostotilaus -painiketta. Jotta voi hyväksyä ostotilauksen, sinulla pitää olla ostotilauksen hyväksymis oikeus määriteltynä myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa. Oikeuden voi lisätä käyttäjähallitsija oikeudella joko itselleen tai halutulle henkilölle. Tarvittaessa hyväksy napin vieressä olevasta kolmiopainikkeesta voi hylätä hankintaehdotuksen. Kun ostotilaus on hyväksytty, se muuttuu hyväksytty tilaan avoimet ostotilaus -näkymässä.


Ostotilauksen tulostus ja lähetys

Ostotilauksen voi tulostaa, kun ostotilaus on sitä ennen hyväksytty. Ostotilaus voidaan lähettää pdf eKirjeellä tai sähköpostitse. Tulostus/lähetys onnistuu valitsemalla haluttu ostotilaus ja painamalla Lähetä tilaus painikkeesta. Kun ostotilaus on lähetetty/tulostettu menee se toimittamaton -tilaan. 

Tulostuksesta/lähetyksestä löytyy tarkemmat ohjeistukset ostotilaus ohjesivulta.


TAVARAN KIRJAAMINEN VARASTOON

Tavaran vastaanotto voidaan tehdä kun ostotilaus on tulostettu/lähetetty. Tämän jälkeen ostotilausriville tulee linkki "Vastaanota toimitus" Tämän kautta voidaan lisätä tuote toimitetuksi, jolloin se myös päivittyy varastoon ja varastorivin tilaksi tulee kyseisen tuotteen osalta käsitelty -tila (edellyttäen, että varastonhallinta on käytössä ja kyseinen tuote on varastoitava tuote.

Toimituksen vastaanotosta löytyy oma ohjesivunsa, jossa on kuvattu tarkemmin tavaran vastaanotto. Toimituksen vastaanoton kautta voidaan tehdä myös osatoimitus ja mikäli yrityksessä on otettu laatukäsittely käyttöön, voidaan ottaa kantaa saapuneiden tuotteiden laatuun.


Tavaran automaattinen vastaanottokirjaus - toimituksen ja laskun kytkentä

Ostotilaus voidaan linkittää ostolaskuun, jolloin saadaan ostolaskuun ostotilauksella käytetyt laskentakohteet ja tuoterivit. Ostotilaus pitää olla lähetetty/paikallisesti tulostettu, jotta kohdistuksen voi tehdä. Huom. nykyisin laskun kohdistus ei enää tee varastokirjausta taustalla varastoon, vaan rivit pitää käsitellä toimituksen vastaanotto -kohdassa ja määrittää milloin ostotilauksen rivit on saapunut varastoon. Näin voidaan määritellä rivikohtaisesti milloin mikäkin tuote on saapunut varastoon ja enää ei tarvitse odottaa kunnes ostolasku saapuu.

Ostotilauksen ja ostolaskun kohdistamisesta löytyy oma ohjesivunsa, jossa asiaa on käyty tarkemmin läpi.


Ostotilauksen arkistointi

Kun ostotilaus on käsitelty, eli kaikki tarvittavat rivit on toimitettu ja laskun linkitys on tehty, voidaan ostotilaus arkistoida. Tämä poistaa ostotilauksen avoimista ostotilauksista. Valitaan haluttu ostotilaus / ostotilaukset ja painetaan arkistoi -napista. Arkistoidut ostotilaukset löytyvät Ostotilausarkistosta.

MYYNTIKÄSITTELY

Myyntikäsittely muodostuu tarjous - tilaus - laskutus -ketjusta, jonka avulla varastokirjanpito automatisoidaan. Tarjous ja tilaus vaatii tilauskäsittely osion käyttöön Netvisor palveluiden hallinasta.

Tarjous

Tarjouskäsittelyssä ei muodosteta tuotteesta varastotapahtumia. Varastotapahtumat muodostetaan tarjouksella olevista tuotteista siinä vaiheessa, kun tarjous muutetaan tilaukseksi. Varastotapahtumat muodostuvat tilaukselle avoimeen tilaan, jolloin ne varaavat tavaraa varastosta eivätkä vähennä vielä saldoa.

Myyntitilauksen laatiminen menuvalikon kautta

Myynti > Tilaukset > Uusi Tilaus

Alla näkymä uuden tilauksen luonnista (yrityksessä on päällä laajennettu tuotehallinta)

Materiaalihallinnolle olennaiset kentät tilauksella

Myyntitilauksen varastotapahtumien muodostuminen avoimessa tilassa

Myyntitilauksen varastotapahtumat muodostetaan tilassa "Avoin", jolloin ne varaavat varastosaldoa, eivät vähennä sitä.

MYYNTITILAUKSEN KÄSITTELY TILAUSNÄKYMÄSSÄ

Myynti > Tilaukset > Avoimet myyntitilaukset

Myyntitilausten raportointi

Muodostettu myyntitilaus raportoidaan toimittamattomissa tilauksissa Tilausnäkymässä:

Myös myyyntitilausrivi  on tilassa "toimittamaton":

Toimituksen käsittely

Aineisto tulostetaan, koska myyntitilauksen toimittaminen on mahdollista vasta myyntidokumentin tulostuksen jälkeen:

Kun tilaus on tulostettu, se voidaan toimittaa. Tilauksen toimittaminen, osatoimitus ja laskutus löytyvät tämän painikkeen takaa:

Tilauksen käsittelynäkymä

 

Tilauksen toimittaminen ilman laskuttamista

Huom! Mikäli tilausta ei laskuteta vaan ainoastaan merkitään toimitetuksi, ei varastosaldo muutu:

Toimitetun tavaran laskuttaminen

Tilausriveistä muodostuu lasku, jonka varastotapahtumat löytyvät myyntilaskun "Varastotiedot" - välilehdeltä:

Tilausrivin laskuttaminen muuttaa varastosaldon:

 


blob
(75.2 KB)
blob
(146 KB)
blob
(85 KB)
blob
(104 KB)
blob
(126 KB)
blob
(14.1 KB)
blob
(19.9 KB)
blob
(41.5 KB)
blob
(19.2 KB)
blob
(38.9 KB)
blob
(41.9 KB)
blob
(50 KB)
blob
(9.11 KB)
blob
(127 KB)
blob
(53.2 KB)
blob
(117 KB)
blob
(163 KB)
blob
(27.6 KB)
blob
(130 KB)
blob
(146 KB)
blob
(159 KB)
blob
(70.3 KB)
blob
(32.4 KB)
blob
(8.23 KB)
blob
(93.6 KB)
blob
(71.5 KB)
blob
(49.9 KB)
blob
(34.1 KB)
blob
(98 KB)
blob
(72.2 KB)
blob
(49.5 KB)
blob
(76.1 KB)
blob
(46.2 KB)
blob
(70.8 KB)
blob
(44.2 KB)
blob
(77.6 KB)
blob
(28.2 KB)
blob
(44.2 KB)
blob
(99.6 KB)
blob
(144 KB)
blob
(166 KB)
blob
(53 KB)
blob
(51.8 KB)

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.