Alla olevaa Netvisorin menetelmäkuvausta voidaan hyödyntää kirjanpidon menetelmäkuvauksen pohjana. Se on laadittu yleisellä tasolla ja kirjanpitovelvollisen on varmennettava kuvauksen tason riittävyys sekä laajuus. Peruskuvauksessa ei ole kuvattu tarkemmin esimerkiksi minkälaisia palveluita ja laskentasääntöjä on otettu käyttöön. Lisäksi mikäli taloushallintoa hoidetaan useammilla järjestelmillä, kuvaukseen on lisättävä muut järjestelmät sekä kuvaus siitä, kuinka järjestelmien välinen tiedonsiirto on järjestetty.
Visma Netvisor -taloushallinto-ohjelmiston menetelmäkuvaus kun käytössä on peruspalvelut
Netvisor -taloushallinto-ohjelmiston yleiskuvaus
Visma Netvisor on pilvipalveluna tarjottava taloushallinnon ohjelmistopalvelu, jonka avulla yksittäiset yritykset tai yritysasiakkaat tilitoimistonsa kautta saavat käyttöönsä sähköisen maksamisen ja laskuttamisen lisäksi taloushallinnon palvelut verkossa. Palvelu on käytettävissä kaikilla yleisimmillä selaimilla ja laitteilla. Palveluun kirjautuminen tapahtuu aina turvallisesti kaksivaiheisen tunnistautumisen kautta.
Netvisor-palvelun tarkempi tekninen kuvaus löytyy osoitteesta https://netvisor.fi/media/netvisor-information_security_statement.pdf.
Taloushallinnon yleiskuvaus
Netvisor-palvelussa ei ole erillisiä osakirjanpitoja, vaan tieto on reaaliaikaisesti samaa myös eri palveluosioissa. Netvisoria voidaan käyttää eri laajuisesti eli peruskirjanpidon lisäksi voidaan ottaa käyttöön esimerkiksi reskontrat ja muita myynnin ja ostojen lisäpalveluita, varastonhallinta, palkanlaskenta, työaika ja matkat. Taloushallinnon aineisto voi olla kokonaan sähköisessä muodossa tai osa kirjanpidon materiaalista voi olla paperimuotoisesti. Tässä taloushallinnon yleiskuvauksessa kuvataan Netvisorin toiminnan peruslogiikkaa. Menetelmäkuvausta tulee räätälöidä yrityskohtaisesti sen mukaisesti, mitä palveluosioita on otettu käyttöön sekä minkälaisia laskentasääntöjä käytetään sekä millä tavoin järjestelmän mahdollistamaa automaatiota hyödynnetään. Lisäksi yrityskohtaista menetelmäkuvausta on täydennettävä mahdollisilla muilla järjestelmillä, joita taloushallinnon hoitamiseen liittyy, kuten mahdolliset esijärjestelmät.
Kirjanpidon tapahtumien peruslogiikka
Netvisorissa kirjanpidon tositteita voi muodostaa eri tavoin. Tositteet voivat muodostua suoraan esimerkiksi laskutuksen yhteydessä tuotteiden taakse syötettyjen oletustiliöintien mukaan tai myynnin tosite voidaan kirjata manuaalisesti kirjausvientinä. Vastaavasti ostolaskujen oletustiliöinnit syntyvät asiatarkastuksen yhteydessä toimittajan tietojen mukaisesti. Netvisor mahdollistaa oletustilien, tiliöintisääntöjen, jaksotussääntöjen ja erilaisten automaatiosääntöjen käyttämisellä korkean automaation taloushallinnon hoitamisessa. Tarkemmat toimintojen kuvaukset ja kirjausten systematiikka on kuvattu: kirjanpidon ohjeissa.
Oletustilejä voi määritellä eri paikkoihin. Myytävien tuotteiden kautta voi olla määritetty oletustilejä, joita käyttäen tämän kyseisen tuotteen myyntitapahtumat kirjaantuvat. Vastaavasti ostojen osalta voi olla tallennettuna toimittajakohtaisia oletustiliöintejä. Mikäli tuotteiden tai toimittajien taakse ei ole määritetty oletustilejä erikseen, määräytyvät myynnin ja ostojen oletustilit yleismäärityksen mukaisesti (valikosta Taloushallinto - Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Oletustiliöinneissä käytettävät tilit).
Kirjanpidon asetusten kautta järjestelmään on mahdollista muodostaa myös erilaisia jaksotussääntöjä kuten esimerkiksi tuoton jaksottaminen tuloksi useamman kuukauden tai vuoden ajalle. Myös tiliöintisääntöjä, joita käyttämällä voidaan lisätä tiliotteen tapahtumien automaattista käsittelyä saadaan määritettyä kirjanpidon asetuksissa.
ALV-käsittely
Netvisor pohjautuu nettokirjausmenettelyyn, jossa kirjanpidon tapahtuma päätyy aina nettokirjaukseen ja jossa alv-osuudet on kirjattu omina tapahtumariveinään. Uuden tositteen käsinsyötössä on myös mahdollista valita ALV-käsittelytavaksi bruttomenettely. Tällöin järjestelmä laskee valitun ALV-kannan mukaisen veron määrän valittua syöttötapaa noudattaen. Osto- ja myyntireskontrasta automaattisesti muodostettavat tositteet noudattavat alv:n nettokirjaustapaa.
Netvisorissa on käytössä ALV-tunniste ja veroprosentti tapahtumariveittäin. Niiden avulla ohjataan arvonlisäveron laskentaa ja raportointia. ALV-tunnisteen perusteella tapahtuma tulee oikeaan ryhmään ALV-laskelmassa ja oma-aloitteisten verojen veroilmoituksessa.
Kirjanpidon tililuettelossa voidaan asettaa tileille oletuksena käytettävät ALV-tunnisteet, joita myös järjestelmän oletustiliöintitoiminnot käyttävät. Käyttäjä voi muuttaa oletuksena tulevaa ALV-tunnistetta tarpeen mukaiseksi.
Kun tosite tallennetaan käyttäen toimintoa ‘Uusi tosite’, järjestelmä laskee ALV:n määrän, muuttaa bruttosummana syötetyt luvut nettokirjaukseksi, sekä kirjaa ALV-summan ALV-saamisiin- tai -velkatilille. ALV-kirjaukset syntyvät siis heti tositteen tallennusvaiheessa. Kun ALV-laskelma muodostetaan ja tehdään ALV-kirjaus, järjestelmä kirjaa arvonlisäverot ALV-saamis ja -velkatililtä verotilille.
Tiliotekäsittely
Netvisorissa vastaanotettu tiliote käsitellään siten, että siihen linkitetään saapuneet viitesuoritukset ja niiden kirjanpidon tositteet, käsitellään maksetut ostolaskut ja muodostetaan niistä tosite kirjanpitoon sekä muutetaan reskontran laskutila maksetuksi. Syntyneet tositteet linkitetään tiliotteen tapahtumiin. Tiliotekäsittelyssä voidaan hyödyntää tiliöintisääntöjä, joilla voidaan tiliöidä halutut rivit tiliotteelta luodun säännön perusteella.
Tositelajit
Netvisorissa on käytössä oletuksena seuraavat alla luetellut tositelajit. Näiden lisäksi käyttäjät voivat lisätä järjestelmään uusia tositelajeja sekä nimetä vakiona muodostuvia tositelajeja vapaasti.
ML Myyntilasku
MS Myyntisuoritus
PT Pankki
KT Kassa
Pump Tuodut tapahtumat
T Automaattiset tilinpäätöskirjaukset
AT Järjestelmän muodostamat
MU Muut
OL Ostolasku
OS Ostosuoritus
JK Jaksotukset
PL Palkka
Kirjausketju
Kirjausketju muodostuu järjestelmässä aukottomaksi. Tositteelle muodostuu tositenumero, joka koostuu tositelajista ja juoksevasta numerosta. Päivä- ja pääkirjalla tapahtumilla näkyy sama tositenumero. Tilikohtainen tuloslaskelma ja tase muodostuvat saman tiedon pohjalta kuin myös viralliseen tilinpäätökseen muodostettavat tuloslaskelma- ja taseraportit. Järjestelmässä esimerkiksi myyntitapahtumaan linkittyy lähde eli myyntilasku, samoin kyseiseen myyntilaskuun kohdistetut suoritukset. Sama logiikka koskee myös muita tapahtumia. Ostotositteelta pääsee ostolaskulle ja mahdolliselle varastotapahtumalle porautumalla järjestelmässä, toki riippuen, miten järjestelmää on käytetty ja hyödynnetty.
Kirjanpidon tarkistukset ja täsmäytykset
Järjestelmässä on kirjanpidon täsmäyttämistä varten erillinen täsmäytysnäkymä, jossa voidaan täsmätä yhtiön pankkitilit vastaavaan kirjanpidon pankkitilin saldoon sekä myynti- ja ostoreskontrien saldot vastaaviin kirjanpidon tilien saldoihin sekä varastot kirjanpidon varastotilien saldoihin.
Järjestelmä myös tuo esille erilaisia huomioita, jotka voivat liittyä erilaisiin poikkeustilanteisiin lasku- tai maksuliikenteessä tai huomioita tapahtumista, jotka vaativat vielä toimenpiteitä. Yrityskohtaisesti kuitenkin päätetään, mitä kaikkia täsmäytyksiä on käytössä.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen
Kaikki sähköinen aineisto säilytetään pysyvästi palvelinkeskuksessa, josta se on luettavissa reaaliaikaisesti. Varmuuskopiointi on toteutettu palvelinkeskuspalveluiden tarjoajan toimesta. Tilinpäätöstä koskevat aineistot arkistoidaan järjestelmään tilikausikohtaisesti. Tilikautta koskevat tositteet säilyvät muuttumattomina tilikauden päättämisen lukitessa tilikauden tapahtumat. Tilinpäätöksen sinetöinti ja arkistointi tilikausiarkistoon estää tilikauden avaamisen. Asiakkaan on myös mahdollista tilata aineistokopio, joka sisältää yrityksen taloushallinnon aineiston.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback