Netvisor-mobiilisovelluksella kirjaat kätevästi työajan ja matkalaskut. Lue lisää:  Netvisor-mobiilisovellus

Ohjevideot

Matka- ja kululaskujen käyttöönotto Netvisorissa
Matka- ja kululaskujen muodostaminen
Matka- ja kululaskujen asiatarkastus ja hyväksyminen

SISÄLTÖ

Uuden matka- ja kululaskun luominen

Jotta yritykseen voi luoda matkalaskuja, on oltava valittuna Netvisor Storesta Matkat -lisäpalvelu käyttöön. Tämän lisäksi Palkansaajan perustiedoissa palkansaajalle tulee olla aktiivisena "Veloitettavat palvelut" -kohdasta Matkat -palvelu.

Uuden matkalaskun saa luotua Matkat -osiosta valitsemalla "Uusi matkalasku" tai Netvisorin etusivulla oikeasta reunasta "Luo uusi" -valikosta.

Matkat > Uusi matkalasku

Matkalaskun perustiedot

Uutta matkalaskua luodessa annetaan matkalaskun perustiedot. 

Matkalaskun perustietoja ovat otsikko, kuvaus ja osallistujat. Perustiedoissa voidaan asettaa myös poikkeustietona asiatarkastaja ja/tai hyväksyjä. Oletuksena matkalasku noudattaa yrityshierarkiassa rakennettua hyväksyntäkiertoa. Matkalaskun tietoja pääsee muokkaamaan "Muokkaa otsikon tietoja" -linkistä.

Matkan otsikko

Matkan otsikoksi annetaan matkalaskua kuvaava nimi. Tätä voidaan käyttää matkalaskun tarkennetussa haussa.

Kuvaus

Vapaamuotoinen teksti, joka tarkentaa/täydentää otsikon tietoja.

Osallistujat

Matkalaskulla tulee olla vähintään yksi osallistuja, jolle kulurivit tullaan maksamaan. Kulurivejä voidaan luoda matkalaskulle vain henkilöille, jotka on valittu listalta osallistujiksi. Useamman osallistujan valinta onnistuu valitsemalla henkilöitä listalta pitäen Ctrl-painiketta pohjassa.

Jos käyttäjä on luotu palkansaajaksi, hän näkee listalla itsensä ja voi siten luoda itselleen matkalaskuja. Käyttäjä näkee myös muita palkansaajia hierarkiaoikeuksiensa mukaisesti, jotta käyttäjä voi lisätä osallistujia tulee hänelle olla asetettuna asiatarkastus ja/tai hyväksyntä -oikeus halutulle yrityshierarkian tasolle. Käyttäjä, jolla on palkanlaskijan (P) -rooli, näkee listalla kaikki palkansaajat.

Listalla näkyy sekä aktiiviset että passiiviset palkansaajat. Listalla näkyvät myös ne palkansaajat, joilla Matkat -palvelu ei ole enää käytössä. Tällaisille käyttäjille ei tosin voi lisätä uusia kulurivejä.

Käyttöohje: Palkanlaskennan laskutusperusteet

Matkalaskun asiatarkastaja

Oletuksena matkalaskurivien asiatarkastaminen tapahtuu yrityshierarkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.

Asiatarkastus on vapaaehtoinen valinta ja sen voi asettaa käyttöön tai ottaa pois käytöstä palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Jos käsittelyä halutaan laajentaa/asettaa poikkeus, voidaan matkalaskulle tähän kohtaan valita matkalaskun kautta hyväksyjä, joka saa hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.

Asiatarkastaja -valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on asiatarkastusoikeus johonkin hierarkiatasoon. 

Matkalaskun hyväksyjä 

Oletuksen matkalaskurivien hyväksyntä tapahtuu yrityshierarkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.

Käyttöohje: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä

Jos käsittelyä halutaan laajentaa/asettaa poikkeus, voidaan matkalaskulle valita matkalaskun kautta hyväksyjä, joka saa siten itselleen hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.

Hyväksyjä-valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on hyväksyntäoikeus johonkin hierarkiatasoon.

Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Perustietojen muokkaaminen

Matka- ja kululaskun perustietoja voi muokata oikeasta yläreunasta löytyvän "Muokkaa otsikon tietoja" -linkin kautta.

Linkki avaa tiedot muokkaustilaan. Muutokset voidaan tallentaa matkalaskun "Tallenna"-painikkeella, joka löytyy perustietojen (tai keskeneräisten matkalaskurivien, jos sellaisia on) alta.

Avoimet matka- ja kululaskut

Matka- ja kulukirjauksen käsittelynäkymään pääsee matkalaskun nimestä porautumalla (esim. matkalaskulistauksesta). Matkalaskunäkymään pääsee myös uutta matkalaskua luotaessa perustietojen antamisen jälkeen.

Matkalaskun poistaminen

Matkalaskun voi poistaa sivun oikean yläreunan toimintolinkeistä "Poista matkalasku" -linkistä. Ohjelma kysyy ennen poistoa, haluatko varmasti poistaa matkalaskun ja kaikki sen rivit?

Matkalaskun hyväksyntäkierto

Matkalaskujen hyväksyntäkierto, aina rivien luomisesta maksatukseen asti, on kuvattu vaiheittain omalla ohjesivullaan.

Lue lisää: Matka- ja kululaskujen käsitteleminen

Käyttöoikeudet

Matkalaskunäkymään pääsemiseksi tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeus ajanhallinnan "Matkalaskujen hallinta" -kohtaan. Lukuoikeudella voi nähdä tapahtumia, mutta matkalaskun luominen vaatii muokkausoikeuden.

Matkalaskujen käsittelyyn liittyvistä käyttöoikeuksista on tarkemmin omalla sivullaan: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä

 

 

 

 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.