Työajan kirjaaminen

Netvisor-mobiilisovelluksella kirjaat kätevästi työajan ja matkalaskut. Lue lisää: Netvisor-mobiilisovellus

Työajankirjauksen edellytykset
Työajansyötön turvalinkit
Mobiiliversio
Käsiteltävä palkansaaja
Palkkamallikohtaiset kirjausohjeet
Tunteja vai kellonaikoja
Avoin palkkajakso
Liukuma
Ajanhallinnan kalenteri
Tuntirivit
Esitäytä viikon tunnit
Uuden rivin lisääminen, poistaminen, muokkaaminen ja tallentaminen
Kirjauslaji
Selite
Asiakas
Tehtävä
Laskentakohteet
Liitteet
Arkipyhät
Loman/poissaolon kirjaus
Palkkajaksokohtaiset kirjauslajit
Työajan kuittaaminen
Käyttöoikeudet

 

 

 

Kirjattavia työtunteja voidaan käyttää tuntipalkkalaisen työntekijän tuntien seurantaan, palkanlaskentaan ja laskentakohteille jakamiseen. Kuukausipalkkalaisen osalta voidaan seurata työtunteja ja jakaa palkkaa laskentakohteille. Kun yrityksellä on ajanhallinta sekä laskentakohteet, saadaan kuukausittaiset velvoitteet jaettua laskentakohteille työtuntien suhteen automaattisesti.

Käyttöohje: Jakokäyrä

Työajan kirjaaminen tapahtuu kohdasta Työaika > Työajan kirjaus. 

 

 

Työajankirjauksen edellytykset

Työajankirjaaminen on mahdollista, jos seuraavat ehdot ovat voimassa. Tietoja voidaan hallita helposti massana palkansaajalistauksesta.

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus. 

Työsuhteen voimassaololla ei ole merkitystä työajan syöttämiseen.

1. Henkilö on lisätty palkansaajaksi

Käyttäjä tulee olla luotu palkansaajaksi (ohjeet: uuden palkansajaan luominen), jotta hän näkyy työajansyöttönäkymässä ja jotta hänelle voidaan lähettää työajansyötön turvalinkkejä.

3. Henkilöllä on Matkat-palvelu päällä 

Vanhassa hinnoittelumallissa, jos Matkat -palvelu ei ole enää päällä, ei palkansaajalle voida lisätä uusia työaikakirjauksia. 

Vanhoja palvelun päällä ollessa tehtyjä kirjauksia saa muokata, mutta ajalle, jolloin palvelu ei enää ole päällä, ei kirjauksia voida lisätä.

Palvelun voi kytkeä päälle esim. palkansaajalistauksen massatoimintovalikosta

4. Henkilön tila on aktiivinen

Työajansyöttönäkymässä työaikaa voi lisätä vain aktiivisille palkansaajille (passiiviset eivät näy valintalistalla).

Myös turvalinkkiä käytettäessä palkansaajan tulee olla aktiivinen, jotta työajan kirjaaminen onnistuu.

Aktiviisuutta voi helposti hallita esim. palkansaajalistauksen massatoimintovalikosta

 

 

Työajansyötön turvalinkit

Lisäksi palkansaajille voidaan toimittaa sähköpostitse työajansyötön turvalinkki, jonka kautta tuntien kirjaaminen on turvallista eikä tarvita erikseen pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. 

Lue lisää: Työajansyötön turvalinkit

 

 

 

Käsiteltävä palkansaaja

Sivun yläreunassa on henkilövalikko, josta voidaan valita palkansaaja, jonka työaikatietoja halutaan käsitellä. Passiiviset palkansaajat eivät näy listauksessa. 

Jos valikkoa ei näy, on käyttäjällä tällöin oikeus vain yhteen palkansaajaan (johonkin toiseen tai itseensä), jolloin vain tuon yhden palkansaajan nimi näkyy valikon paikalla. 

 

 

Palkkamallikohtaiset kirjausohjeet

Palkkamallille voidaan tallentaa ohjeet työajansyöttämistä varten "Ohje työajan kirjaamiseen".

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Palkkamallin nimi > Työajan kirjaus -välilehti 

Jos palkkamallikohtaiset ohjeet on annettu, näkyy ohjelinkki sivun yläreunassa työajan kirjausnäkymässä.

Näytettävät ohjeet haetaan sen palkkamallin takaa, johon valittu palkansaaja kuuluu. Ohjeen kieli valitaan liittymäkielen mukaan. Jos valittu palkansaaja ei kuulu mihinkään palkkamalliin tai liittymäkielenmukaista kieliversiota ei löydy, ei ohjelinkkiä näytetä.

 Ohjeet avautuvat omaan ikkunaansa.

 

 

Tunteja vai kellonaikoja

Palkkamallilla voidaan asettaa miten työaika tulisi syöttää. 

Käyttöohje: palkkamallin asetukset). 

Palkansaaja ei voi itse siis valita näkymästä miten tuntinsa haluaa merkitä vaan palkanlaskija tekee tämän päätöksen. Työaika voidaan syöttää tunteina (esim. 7,5h) tai se voidaan antaa kellonaikoina ja taukona, josta työaika lasketaan.

Tunteina

Tunteina 7 tuntia 30 minuuttia annetaan muodossa 7,5 h. Uutta työaikariviä lisättäessä päivällä ehdotetaan tunneiksi sitä tuntimäärää, että päivän tunnit tulevat täyteen. Oletustuntimäärä asetetaan palkkamallin takana.

Kellonaikoina

Kellonaikoina syötettäessä annetaan aloitusaika ja lopetusaika, sekä mahdollisesti tuona aikana pidetty tauko. Voidaan merkitä siis esim 08:00 - 16:00 sisältäen 30min tauon, jolloin työajaksi lasketaan 7,5h. Samaan lopputulokseen pääsee myös tekemällä kaksi eri merkintää ja jättämällä tauon välistä pois. Esim. 08:00 - 11:00, tauko 0min ja 11:30 - 16:00, tauko 0 min, jolloin työajaksi tulee samainen 7,5h.

Esimerkiksi kellonaika "09:00" voidaan syöttää muodoissa 0900, 09:00, 9:00, 900 tai vain 9. Ohjelma tulkitsee ja täydentää tiedon kellonajaksi ja näyttää sen kaksoispisteellä. Jos tulkintaa ei voida tehdä, näytetään kenttä virheen ilmaisemiseksi punaisella.

 

 

 

Avoin palkkajakso

Työtuntien kirjauksessa palkansaajalla on näkyvissä ensimmäisenä Avoin palkkajakso. Tämä tarkoittaa palkanlaskennassa olevaa seuraavaa uutta jaksoa, josta seuraavaksi maksetaan palkka. Linkkinä oleva työaika tuo esille kyseisen viikon työaikakirjaukset alapuolella olevaan taulukkoon. Tätä kautta käyttäjä voi syöttää palkkajaksolle puuttuvat tunnit.

Avoimen palkkajakson voi piilottaa/tuoda esille palkkia klikkaamalla.

 

 

 

 

Liukuma

Liukumasaldo näkyy sivun oikeassa reunassa, jos käsiteltävällä palkansaajalla on liukuman seuranta käytössä. Liukumaseuranta asetetaan käyttöön palkansaajan perusteidoista.

Palkat > Henkilstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajan nimi > Ajanhallinnan tiedot

Käyttöohje: Liukumat

 

Päiväkohtainen liukuma

Liukuma näytetään myös päivätasolla työaikakirjausriveillä, mikäli työaika ylittää tai alittaa päiväkohtaisen työajan.

 

Kirjauslajin asetukset vaikuttaa tunteihin ja liukumaan

Jos valitulla kirjauslajilla on valinta, ettei se vaikuta työssäolotunteihin, rivin tunteja ei lasketa mukaan päivätason tunteihin. Tästä kerrotaan info-ikonilla.

Jos kirjauslajia ei käytetä liukuman laskennassa, ei rivin merkintä vaikuta päivätason liukumaan.Tästä kerrotaan info-ikonilla.

 

 

 

 

Ajanhallinnan kalenteri

Käyttäjä voi selailla kalenteria kuukausi- ja vuositasolla. Käyttäjä voi kalenterissa olevan päivän valitsemalla katsoa esim. maksetun palkkajakson tietoja takautuvasti tai tallentaa avoinna olevaa palkkajaksoa eteenpäin. Kalenterin viikkoa tai päivää klikkaamalla tuntikirjaustaulukko päivittyy näyttämään valitun ajanhetken tiedot. Valittu viikkonumero (jonka kirjaukset näytetään sivulla) näkyy kalenterissa violetilla. 

Kalenterissa olevat värit kertovat käyttäjälle missä tallennusvaiheessa työaikakirjaus on:

Sininen: avoin palkkajakso

Keltainen: käyttäjä on syöttänyt tietoja kyseiseen ajankohtaan

Vihreä: ajanjakso, jolta palkka on jo maksettu

 

 

 

Tuntirivit

Tuntirivit näkyvät omassa taulukossaan avoimen palkkajakson alla päiväkohtaisesti.

Päivärivi

Joka päivälle on oma rivi, johon lasketaan yhteen päivälle kirjattujen merkintöjen tuntimäärä niiltä kirjauslajeilta, jotka vaikuttavat työssäolotunteihin.

 

 

Esitäytä viikon tunnit

Puuttuvien rivien lisäämien kerralla onnistuu valitsemalla "Esitäytä viikon tunnit" -painike, joka löytyy viikkotaulukon oikeasta yläreunasta. 

Se hyödyntää oletusviikkotyömäärää palkkamallin asetuksista (esim. 37,5h) ja ohjelma luo automaattisesti jokaiselle arkipäivälle rivin, jolla päivän tunnit tulisi täyteen (esim. 7,5h). Toiminto on käytetävissä toistaiseksi vain jos työaikaa syötetään tunteina.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Palkkamallin nimi > Muokkaa > Työajan kirjaus -välilehti > Viiden työpäivän viikkotyömäärä

Myös kirjauslajin asetuksissa on oltava valinta "Vaikuttaa työssäolotunteihin". Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

 

 

 

 

Uuden rivin lisääminen, poistaminen, muokkaaminen ja tallentaminen

Uuden rivin voi lisätä päivärivin perässä olevasta vihreästä plussasta ja rivin voi poistaa punaisesta ruksista. Jo maksettuja työtunteja ei voida poistaa. Kynä/lehtiön kuvasta riviä voi palata muokkaamaan. Kuitatun rivin muokkaaminen palauttaa sen tilan avoimeksi.

Tallennettua riviä voi muokata, kun tuntikirjaus on avoin tai kuitattu -tilassa.

Työaikarivien lisäämiset, muokkaamiset ja sekä palkkajaksokohtaisiin kirjausriveihin tehdyt muutokset pitää muistaa tallentaa sivun alareunaan ilmestyvällä Tallenna -painikkeella ennen kuin vaihtaa päivämäärää, viikkoa tai kuukautta.

 

 

  

 

Kirjauslaji

Työpäivän kirjauslajin voi valita Kirjauslaji-valikosta. Kirjauslajeja pääsee asettamaan ja muokkaamaan sivulla Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

Käyttöohje: Kirjauslajit

 

 

Selite

Selite-sarake on vapaamuotoinen kenttä palkanlaskentaan ja/tai hyväksyjälle tiedoksi. 

Tehtyjä tuntitietoja voidaan kohdistaa asiakkaaseen, tehtäviin ja laskentakohteille.

 

 

Asiakas

Tunnit voidaan kohdistaa halutulle asiakkaalle valitsemalla asiakas valikosta. Kun työtunnille valitaan asiakas, voidaan esimerkiksi hakea työaikaraportti asiakkaittain.

Jos asiakasvalikosta halutaan asiakasrekisteri pois näkyvistä, voidaan tämä tehdä Palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Asetukset >  poista asiakasrekisteri käytöstä työajankirjauksessa

 

 

 

Tehtävä

Huom. Tehtävänhallinta (CRM) -osiota ei ole enää saatavilla uusiin perustettaviin yrityksiin. Tai yrityksiin, jotka ovat pakettihinnoittelussa. 

Ennen laskentakohteita on Tehtävä-sarake, joka näkyy jos CRM-osio on käytössä. Tehtävät näytetään työnkuluittain. Suljetut tehtävät näkyvät harmaalla.

Jos Tehtävä-sarake halutaan poistaa näkyvistä työajan kirjauksessa, voidaan se tehdä Tehtähallinnan asetuksista: Tehtävät > Asetukset > Tehtävähallinnan asetukset Asetussivun alareunassa Muut asetukset -osiosta poistetaan täppä kohdasta Näytä tehtäväkohdistus työajansyötössä.

Tuntimerkintä voidaan helposti saada myös tehtävälle kuluriviksi valitsemalla tehtävän perässä oleva valintalaatikko. Tällöin tallentamisen yhteydessä lisätty työaikarivi näkyy myös tehtävällä taloustiedoissa laskutettavana kuluna.

 

Laskentakohteet

Työaikaa voidaan kohdistaa eri laskentakohteille. Luodut laskentakohteet näkyvät työaikarivillä. Kustannuspaikkojen luominen tapahtuu kohdasta Taloushallinto > Asetukset > Laskentakohteiden hallinta 

Lue lisää: Laskentakohteiden hallinta

Jos samalle päivälle halutaan kirjata useampia tietoja erilaisen palkkalajin, asiakkaan, tehtävän tai kustannuspaikan voidaan uusi rivi lisätä vihreästä plus-näppäimestä. 

 

Liitteet

Tuntikirjauksen tallentamisen jälkeen rivillä näkyy liitteiden määrä. Lehtiö-ikonista avautuu ikkuna, jossa nähdään lisätyt liitteet ja jota kautta liitteitä voidaan lisätä ja poistaa.

 

Liitteet-ikkunan Lisää liitteitä -painikkeesta voi lisätä uuden liitteen.

 Liite etsitään painikkeella, sille annetaan kuvaus ja tallentamalla liite tallentuu tuntikirjausriville.

Lisätyn tuntikirjausrivin liitteen saa auki liitteen nimestä ja liitteen voi poistaa punaisesta raksista. 

 

 

 

 

Arkipyhät

Arkipyhien osalta ei ole olemassa asetuksia, vaan ohjelma ei toistaiseksi ymmärrä, että arkipyhinä tehdyt työtunnit pitäisi mennä suoraan liukumaan, jos ei ylitöitä makseta.

Arkipyhänä tehdyt työtunnit voi kirjata yhdelle päivälle lisäämällä kaksi tuntikirjausta: Liukumasaldon korjaaminen arkipyhänä

 Voit myös kirjata arkipyhinä tehdyt työtunnit jollekin muulle kuin punaiselle päivälle ja laittaa selitteeseen mille päivälle tunnit kuuluvat.

 

 

 

Loman/poissaolon kirjaus

Lomien syötön helpottamiseksi työajankirjauksessa on toiminto, jolla voi syöttää päivämäärävälille kerralla lomat. Automatiikka laskee tarvittaessa mukaan myös lauantait. Toiminto löytyy sivun yläreunasta Lisää loma/poissaolo -linkki.

Toiminto avatuu omaan ikkunaansa, jossa voi kalenterista hakea päivämäärät ja antaa kirjaukselle kustannuspaikan. Kirjauslaji "Vuosiloma" ei ole oletuksena kaikilla palkkamalleilla, joten mikäli listauksesta puuttuu sopiva kirjauslaji vuosiloman kirjaamiseen, voit luoda uuden kirjauslajin.

Lomien ja poissaolojen kirjauslajeja hallitaan kirjauslajien hallinnassa: 

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit- välilehti.

Vuosilomat kirjataan aina kokonaisina vuosilomapäivinä Netvisorin työaikaan. Vuosilomien osalta yksikkö tulee aina olla päivä, ei tunti. 

Kirjattavissa olevien lomapäivien määrän näet Työajan kirjaus -näkymän oikeasta yläkulmasta. Viemällä hiiren lomapäiväsaldon päälle näet paljonko sinulla on Pidettävissä olevia lomapäiviä, montako niistä on jo suunniteltu pidettäväksi (eli kirjattu työaikakirjauksiin tulevasuuteen) ja montako lomapäivää on vielä kirjattavissa.

 

 

 

Työajan kuittaaminen 

Kun käyttäjä on tallentanut tuntitiedot, hän kuittaa palkkajakson syötetyksi. Kuittaus siirtää tiedot hyväksyntään ja muuttaa työaikatietojen tilan avoimesta kuitatuksi. Kuitatut tunnit voidaan palaittaa takaisin avoimiksi Työajan hyväksyntä- tai Tehohallintanäkymästä.

Kuittauksen jälkeen voidaan työtunnit hyväksyä, jolloin ne siirtyvät palkanlaskentaan hyväksyttyinä tunteina. Jos työtunteja ei hyväksytä tässä vaiheessa, voidaan tämä tehdä vielä palkanlaskennassa. Jos työtunteja ei hyväksytä ja makseta, siirtyvät ne seuraavaan palkanlaskentaan kunnes ne hyväksytään ja maksetaan.

Työajan kuittaaminen työajan kirjausnäkymässä

Avoimen palkkajakson tuntien kuittaaminen tapahtuu "Kuittaa jakson avoimet tunnit" -painikkeella, joka löytyy avoimen palkkajakson sinisestä palkista. Painike näkyy jos jaksolla on jotain kuitattavaa.

Käyttöohje: Työajan kuittaaminen ja hyväksyminen

Avoin palkkajakso määritellään "Palkkalaskelmat ja -jaksot" -sivulla:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat -jaksot 

 Työajan kirjauksessa näytetään viimeisin "Avoin" -tilassa oleva palkkajakso, jonne työtunnit voi kirjata, kuitata ja hyväksyä suoraan työajan kirjausnäkymästä. Työajan kirjauksen kalenterissa avoin palkkajakso näkyy "sinisellä" pohjalla. 

Työajan hyväksyntä

Jos halutaan kuitata vain osa palkkajakson tunneista tai muita kuin avoimen palkkajakson tunteja (esim. tulevaisuuteen sijoittuva loma) kuittaaminen pitää tehdä Työajan hyväksyntä -sivun kautta, johon pääsee "Työajan kuittaaminen" -linkin kautta, josta siirrytään Työajan hyväksyntä -sivulle.

Kuittaamisen jälkeen tiedot siirtyvät esimiehelle hyväksyttäväksi ja siitä edelleen palkanlaskentaan. Hyväksyttyjä tunteja ei voi enää muokata.

 

Työajan hyväksyminen työajankirjaus näkymästä

"Hyväksy palkkajakso" -painike näkyy työajan kirjauksessa vain viimeisimmällä avoimella palkkajaksolla ja jos jaksolla on jotain hyväksyttävää. Työtunnit voi hyväksyä vasta kun palkansaaja on kuitannut työtunnit.

Työaikakirjaukset voi hyväksyä myös "Työajan hyväksyntä" -sivulta.

Työaika > Työajan hyväksyntä

 

 

Käyttöoikeudet

Työajan syöttösivulle pääsyä varten pitää toimintakohtaisissa oikeuksissa olla ajanhallinnan Työaikakirjaus-kohtaan muokkausoikeudet.

Palkansaaja ilman rooleja ja hierarkiaoikeuksia voi työajansyöttönäkymässä hallita vain omaa työaikaansa.

• Ei rooleja
  • Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa vain palkansaajien osalta, joihin on hierarkiaoikeus
  • Käyttöohje: Yrityshierarkiat
    
• Henkilötietojen hallinnoija -rooli
  • Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa vain palkansaajien osalta, joihin on hierarkiaoikeus
• Palkanlaskija-rooli
  • Käyttäjä voi syöttää/muokata kaikkien palkansaajien työaikaa 

 

 

 

 

 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback