Netvisor-mobiilisovelluksella kirjaat kätevästi työajan ja matkalaskut. Lue lisää: Netvisor-mobiilisovellus

SISÄLTÖ

 

Kirjattavia työtunteja voidaan käyttää tuntipalkkalaisen työntekijän tuntien seurantaan, palkanlaskentaan ja laskentakohteille jakamiseen. Kuukausipalkkalaisen osalta voidaan seurata työtunteja ja jakaa palkkaa laskentakohteille. Kun yrityksellä on ajanhallinta sekä laskentakohteet, saadaan kuukausittaiset velvoitteet jaettua laskentakohteille työtuntien suhteen automaattisesti. Käyttöohje: Jakokäyrä

Netvisorin täysversiossa työajan kirjaaminen tapahtuu kohdasta Työaika > Työajan kirjaus. 

Työajankirjauksen edellytykset

Työajankirjaaminen on mahdollista, jos seuraavat ehdot ovat voimassa. Tietoja voidaan hallita helposti massana Palkansaajalistauksesta.

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus. 

Työsuhteen voimassaololla ei ole merkitystä työajan syöttämiseen.

1. Henkilö on lisätty palkansaajaksi

Käyttäjä tulee olla luotu palkansaajaksi (Käyttöohje: uuden palkansaajan luominen).

2. Henkilöllä on Palkat-palvelu päällä 

Palkansaajalle tulee olla asetettuna Palkat -palvelu aktiiviseksi, jotta hänelle voidaan kirjata työaikaa. 

Palvelun voi kytkeä päälle esim. palkansaajalistauksen massatoimintovalikosta.

3. Henkilön tila on aktiivinen

Työajansyöttönäkymässä työaikaa voi lisätä vain aktiivisille palkansaajille (passiiviset eivät näy valintalistalla).

Aktiivisuutta voi helposti hallita esim. palkansaajalistauksen massatoimintovalikosta.

Tunteja vai kellonaikoja

Palkkamallilla voidaan asettaa, miten työaikaa voidaan syöttää Työajan kirjaus -näkymässä tai Netvisorin mobiilisovelluksessa.

Käyttöohje: palkkamallin asetukset). 

Palkansaaja ei voi itse valita näkymästä, miten tuntinsa haluaa merkitä, vaan palkanlaskija tekee tämän päätöksen. Työaika voidaan syöttää tunteina (esim. 7,5 h) tai se voidaan antaa kellonaikoina ja taukona, josta työaika lasketaan.

Tunteina

Tunteina 7 tuntia 30 minuuttia annetaan muodossa 7,5 h. Uutta työaikariviä lisättäessä päivälle ehdotetaan automaattisesti tunneiksi sitä tuntimäärää, joka saadaan laskemalla säännöllinen viikkotyöaika jaettuna viikon työpäivillä, jotta päivän sekä viikon työtunnit tulevat täyteen. Palkkamallikohtaisen säännöllisten viikkotyötuntien oletusmäärä asetetaan palkkamallin asetuksissa.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamalli > Työajan kirjaus -välilehti

Kellonaikoina

Kellonaikoina syötettäessä annetaan aloitusaika ja lopetusaika, sekä mahdollisesti tuona aikana pidetty tauko. Työaika voidaan merkitä esim. 08:00 - 16:00 sisältäen 30min tauon, jolloin työajaksi saadaan 7,5 h. Samaan lopputulokseen päästään myös tekemällä kaksi eri merkintää ja jättämällä tauon välistä pois. Esim. 08:00 - 11:00, tauko 0min ja 11:30 - 16:00, tauko 0 min, jolloin työajaksi tulee samainen 7,5 h.

Esimerkiksi kellonaika "09:00" voidaan syöttää muodoissa 0900, 09:00, 9:00, 900 tai vain 9. Ohjelma tulkitsee ja täydentää tiedon kellonajaksi ja näyttää sen kaksoispisteellä. Jos tulkintaa ei voida tehdä, näytetään kenttä virheen ilmaisemiseksi punaisella.

Esitäytä viikon tunnit

Puuttuvien rivien lisäämien kerralla koko viikolle onnistuu valitsemalla "Esitäytä viikon tunnit" -painike, joka löytyy viikkotaulukon oikeasta yläreunasta. Oletuksena tarjotaan palkkamallin asetuksissa valittua viiden työpäivän viikkotyöajasta laskettua päiväkohtaista työaikaa tai palkansaajan työsuhteen tiedoissa määriteltyä palkansaajakohtaista säännöllistä viikkotuntimäärää. "Esitäytä viikon tunnit" -painike löytyy Työajan kirjaus -sivun oikeasta yläkulmasta

Toiminto hyödyntää oletusviikkotyömäärää palkkamallin asetuksista (esim. 37,5 h) ja ohjelma luo automaattisesti jokaiselle arkipäivälle rivin, jolla päivän tunnit tulisi täyteen (esim. 7,5 h). Toiminto on käytettävissä toistaiseksi vain, jos työaikaa syötetään tunteina.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Palkkamallin nimi > Muokkaa > Työajan kirjaus -välilehti > Viiden työpäivän viikkotyömäärä

Kirjauslajin asetuksissa on oltava valinta "Vaikuttaa työssäolotunteihin", jos kyseessä on tuntikirjaus, joka vaikuttaa palkansaajan säännölliseen kokonaistyöaikaan.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

Uuden rivin lisääminen, poistaminen, muokkaaminen ja tallentaminen

Uuden rivin voi lisätä päiväkohtaisen kirjausrivin perässä olevasta vihreästä plusmerkistä (+) ja rivin voi poistaa punaisesta rastista. Jo maksettuja työtunteja ei voida poistaa. Kynä/lehtiön kuvasta riviä voi palata muokkaamaan. Kuitatun rivin muokkaaminen palauttaa kirjausrivin tilan avoimeksi.

Tallennettua riviä voi muokata, kun tuntikirjaus on avoin tai kuitattu -tilassa.

Työaikarivien lisäämiset, muokkaamiset ja sekä palkkajaksokohtaisiin kirjausriveihin tehdyt muutokset pitää muistaa tallentaa sivun alareunaan ilmestyvällä Tallenna -painikkeella ennen kuin vaihtaa päivämäärää, viikkoa tai kuukautta.

Liitteen lisääminen

25.5.2022 viikkojulkaisussa poistimme Työajan kirjauksesta mahdollisuuden lisätä kirjausriveille liitteitä. Suosittelemme jatkossa toimittamaan liiteaineistot palkanlaskentaan Netboxin kautta.

Arkipyhät

Arkipyhien osalta ei ole olemassa automaattisia asetuksia, vaan ohjelma ei toistaiseksi ymmärrä, että arkipyhinä tehdyt työtunnit pitäisi mennä suoraan liukumaan, jos ei ylitöitä makseta. Arkipyhänä tehdyt työtunnit voi kirjata yhdelle päivälle lisäämällä kaksi tuntikirjausta: Liukumasaldon korjaaminen arkipyhänä
Työaikaa voidaan myös kirjata niin, että arkipyhinä tehdyt työtunnit tallennetaan jollekin muulle kuin punaiselle päivälle ja laittaa selitteeseen mille päivälle tunnit kuuluvat.

Lisää loma/poissaolo

Lomien ja pidempien poissaolojen syötön helpottamiseksi työajankirjauksessa on toiminto, jolla voidaan syöttää pidemmälle jaksolle ja halutulle päivämäärävälille poissaolo tai loma. Automatiikka laskee mukaan myös lauantait. Toiminto löytyy sivun yläreunasta Lisää loma/poissaolo -linkki.

Toiminto avautuu omaan ikkunaansa, jossa kalenterista voi hakea päivämäärät ja antaa kirjaukselle kustannuspaikan. Kirjauslaji "Vuosiloma" ei ole oletuksena kaikilla palkkamalleilla, joten mikäli listauksesta puuttuu sopiva kirjauslaji vuosiloman kirjaamiseen, voit luoda uuden kirjauslajin. Lomien ja poissaolojen kirjauslajeja hallitaan kirjauslajien hallinnassa: 

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit- välilehti.

Vuosilomat kirjataan aina kokonaisina vuosilomapäivinä Netvisorin työaikaan. Vuosilomien osalta yksikkö tulee aina olla päivä, ei tunti. Kirjattavissa olevien lomapäivien määrän näet Työajan kirjaus -näkymän oikeasta yläkulmasta. Viemällä hiiren lomapäiväsaldon päälle nähdään paljonko Pidettävissä olevia lomapäiviä, montako niistä on jo suunniteltu pidettäväksi (eli kirjattu työaikakirjauksiin tulevaisuuteen) ja montako lomapäivää on vielä kirjattavissa. Kirjattavissa olevat lomapäivät tulevat Lomien hallinnan lomakertymät -toiminnon sekä Pidetyt ja maksetut -toiminnon yhteenlasketuista lomapäivistä.

Palkkajaksokohtaiset kirjauslajit

Yritys voi sopia palkanlaskijan kanssa tiedoista, jotka palkansaaja ilmoittaa palkkajaksokohtaisina tietoina. Nämä tiedot voivat olla esim. lounassetelien kappalemäärä, lisätyön euromäärä tai käyttöetuauton kilometrit, jotka halutaan avoimena olevalle palkkajaksolle ja palkkalaskelman kautta maksatukseen. Käyttöohje: Palkkajaksokohtaiset kirjaukset

Palkkajaksokohtaiset kirjausrivit näkyvät normaalin työajan alapuolella omassa taulukossaan. Uusia rivejä voi lisätä vihreästä plusmerkistä (+) ja rivejä poistaa punaisesta rastista.

Palkkajaksokohtaiset kirjaukset tulevat automaattisesti mukaan seuraavaan palkanlaskentaprosessissa muodostettavaan palkkalaskelmaan. Jos aikaisemmille kuukausille eli palkkajaksoa edeltävälle ajalle lisätään palkkajaksokohtaisia kirjauksia, myös nämä tulevat myös mukaan seuraavalla muodostettavalle palkkalaskelmalle.

Työajan kuittaaminen 

Kun käyttäjä on tallentanut tuntitiedot, hän kuittaa palkkajakson syötetyksi. Kuittaus siirtää tiedot hyväksyntään ja muuttaa työaikatietojen tilan avoimesta kuitatuksi. Kuitatut tunnit voidaan palauttaa takaisin avoimiksi Työajan hyväksyntä- tai Työajan tehohallinta -näkymästä.

Kuittauksen jälkeen voidaan työtunnit hyväksyä, jolloin ne siirtyvät palkanlaskentaan hyväksyttyinä tunteina. Jos työtunteja ei hyväksytä tässä vaiheessa, voidaan tämä tehdä vielä palkanlaskentaprosessin "Tarkista valittujen palkkaperusteet"- vaiheessa. Jos työtunteja ei hyväksytä ja makseta, siirtyvät ne seuraavan palkkajakson palkanlaskentaan, kunnes ne hyväksytään ja maksetaan tai merkitään maksetuiksi.

Työajan kuittaaminen työajan kirjausnäkymässä

Avoimen palkkajakson tuntien kuittaaminen tapahtuu "Kuittaa jakson avoimet tunnit" -painikkeella, joka löytyy avoimen palkkajakson sinisestä palkista. Painike näkyy, jos jaksolla on jotain kuitattavaa.

Käyttöohje: Työajan kuittaaminen ja hyväksyminen

Avoin palkkajakso määritellään "Palkkalaskelmat ja -jaksot" -sivulla:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat -jaksot 

Työajan kirjauksessa näytetään viimeisin "Avoin" -tilassa oleva palkkajakso, jonne työtunnit voi kirjata, kuitata ja hyväksyä suoraan Työajan kirjaus -näkymästä. Työajan kirjauksen kalenterissa avoin palkkajakso näkyy "sinisellä" pohjalla. 

Työajan hyväksyntä

Jos halutaan kuitata vain osa palkkajakson tunneista tai muita kuin avoimen palkkajakson tunteja (esim. tulevaisuuteen sijoittuva loma) kuittaaminen pitää tehdä Työajan hyväksyntä -sivun kautta, johon pääsee Työajan kuittaaminen -linkin kautta, josta siirrytään Työajan hyväksyntä -sivulle.

Kuittaamisen jälkeen tiedot siirtyvät esimiehelle hyväksyttäväksi ja siitä edelleen palkanlaskentaan. Hyväksyttyjä tunteja ei voi enää muokata.

Työajan hyväksyminen työajankirjaus näkymästä

"Hyväksy palkkajakso" -painike näkyy työajan kirjauksessa vain viimeisimmällä avoimella palkkajaksolla ja jos jaksolla on jotain hyväksyttävää. Työtunnit voi hyväksyä vasta kun palkansaaja on kuitannut työtunnit.

Työaikakirjaukset voi hyväksyä myös "Työajan hyväksyntä" -sivulta.

Työaika > Työajan hyväksyntä

Käyttöoikeudet

Työajan kirjaus -sivulle pääsyä varten pitää palkanlaskennan toimintakohtaisissa oikeuksissa olla ajanhallinnan Työaikakirjaus-kohtaan muokkausoikeudet.

Käyttöohje: Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja roolit

Palkansaaja ilman rooleja ja hierarkiaoikeuksia voi työajansyöttönäkymässä hallita vain omaa työaikaansa.

Ei rooleja

Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa vain omia tunteja tai niiden palkansaajien puolesta, joihin hänellä on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus.

Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli

Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa vain palkansaajien osalta, joihin hänellä on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus. 

Palkanlaskija (P)-rooli

Käyttäjä voi syöttää/muokata kaikkien palkansaajien työaikaa ilman yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksia. P-rooli yliajaa yrityshierarkian.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.