Aineistokopiopalvelu

Yleisesti
Aineiston sisältö
Aineistokopion lataaminen
Kopioitavan aineiston valinta ja lataustunnisteen muodostus
Aineistokopion latausliittymän käyttö
Aineistokopion valmistuminen
Mahdolliset virheet

Yleisesti

Aineiston säilytyksestä vastaa aina yritys itse. Irtisanomistilanteessa suosittelemme aineistokopion ottamista kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten. Tutustuthan alla olevaan ohjeeseen sekä irtisanomisohjeeseemme huolellisesti.

Netvisorin aineistokopiopalvelun avulla voi ladata Netvisorista löytyvät tilikausiaineistot omalle työasemalle. Tavallisesti aineistokopiolle tulee tarve, kun Netvisorin käyttö lopetetaan. Aineistokopiointipalvelu on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä käyttöönottoa ja jotta lataus saadaan tehtyä, tulee Netvisor-palvelun olla aktiivinen aineistokopion lataushetkellä. Jos yrityksessä on ollut Palkanlaskenta, Työajankirjaus ja Matkat -osiot päällä ja nämä ovat jo suljettu, nämä osiot tulee avata uudelleen latauksen ajaksi, jotta palkanlaskennan tiedot saadaan mukaan aineistokopiolle.

Aineiston lataukseen tarvitaan Käyttäjähallitsija (KH)-rooli sekä Accounting-profiilina 'Kaikki oikeudet', mikäli yrityksellä ei ole ollut koskaan Palkat-palvelua käytössään. Jos yrityksestä on maksettu palkkoja, vaaditaan palkkaaineiston lataukseen Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet' sekä lisäksi joko Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)-rooli, yrityksen pääkäyttäjä -rooli tai KH + Palkanlaskija (P)-rooli. 

Aineistokopion lataaminen kannattaa tehdä yhden tai muutaman tilikauden erissä, mikäli tilikausia on useita ja/tai aineistoa on ympäristössä paljon. Aineistokopiolle tallentuvat tilikausiaineistot siinä tilassa, kuin ne ovat aineistokopion ottohetkellä. Huomaa, että tilikausi tulee olla sinetöity ja tilikauden päättämisen jälkeen aineistot tulee viedä tilikausiarkistoon, jotta tilinpäätöksen koostamisraportit (esimerkiksi tuloslaskelma ja tasekirja) tallentuvat automaattisesti aineistokopiolle. Mikäli kesken olevan tilikauden tilinpäätöksen koostamisraportit halutaan tallettaa kopiolle, tulee raportit ottaa Netvisorista manuaalisesti ja liittää jälkikäteen aineistokopiolle. Vaihtoehtoisesti ennen aineistokopion latausta voidaan raportit tallentaa tilikausiarkistoon, josta ne tallentuvat automaattisesti latauksen yhteydessä aineistokopiolle. Aineistokopion tarkemaan sisältöön voit tutustua alla kohdassa Aineistokopion sisältö.

Aineistokopiosta veloitetaan hinnaston mukainen tapahtumaveloitus ja veloitus muodostuu yrityksen volyymiryhmän mukaan. Aineistokopion veloitus menee vain yhden kerran per laskutettava kuukausi (esim. tammikuu). Voit siis ladata aineistokopion osissa, kunhan koko lataus tehdään yhden kuukauden sisällä, ja tästä menee vain yksi aineistokopion veloitus. Tarkempi linkki hinnastoon löytyy täältä. 

Aineistokopion sisältö

Aineistokopiolle tallennetaan seuraavat tiedot tilikausittain:

• Myyntilaskut (pdf)
• Ostolaskut (skannauspalvelun kuva, käyttäjän liittämät liitteet tai verkkolaskun kuva)
• Tositteiden liitetiedostot
• Tiliotteet
• Tilinpäätöksen tiedot (tilikausiarkistosta):
  • Pääkirja
  • Päiväkirja
  • Velkaluettelo
  • Saatavaluettelo
  • Tase-erittely
  • Luettelo käytetyistä tileistä
  • Tuloslaskelma
  • Tase
  • Tilinpäätös -dokumentti (edellyttää, että tämä on tehty tilikausiarkistoon).
  • Muut tallennetut tilikauden liitetiedosto tyypin dokumentit tilikausiarkistosta.
• Kausiveroilmoitus
  • Alv-ilmoitus
  • Työnantajasuoritukset (mikäli HRM on ollut käytössä)
• Tuloveroilmoitus
  • Yrityksen tuloveroilmoituslomakkeet
• ALV-yhteenvetoilmoitus
• Vuosi-ilmoituksen yhteenveto
• Vuosi-ilmoituksen saajakohtainen erittely
• HRM (Mikäli on ollut käytössä)
  • Palkkatodistukset
  • Palkkakortit
  • Matkalaskut liitteineen
  • Palkkalaskelmat 
  • Palkkalistat

Työaikakirjaukset tulevat aineistokopiolle palkkalaskelmilla, mikäli niitä ei ole jätetty palkkalaskelmilta pois asetuksella palkkamallien hallinnassa. Kirjaukset tulostuvat palkkalaskelman PDF-tulosteen 2. sivulle. 

Aineistokopiolle tulee myös yrityksen liitetietotositteet tilikausiarkistosta. Nämä tulee omana kansionaan ja nämä eivät ole tilikausikohtaisia. 

Mikäli lomake on allekirjoitettu sähköisesti ja se löytyy yrityksen tilikausiarkistosta, tulee tämä mukaan aineistokopiolle.  

Jos aineistoa ei ole ajettu tilikausiarkistoon (mutta tilikausi on päätetty), niin tilinpäätöksen dokumenteista tulee kopiolle:  

• Käytetyt tilit
• Päiväkirja
• Pääkirja
• Saatavaluettelo
• Tase-erittely
• Tositelajit
• Velkaluettelo

Samat tiedot tulevat myös kopiolle, vaikka tilikausi olisi päättämättä. Tällöin pää- ja päiväkirjalta puuttuu tilikauden voitto-/tappiokirjaus. Jos tilikausi on avoin ja kesken, tulee pää- ja päiväkirjaan ne tositteet, jotka löytyvät kyseiseltä tilikaudelta. 

Jos yritys on vaihdettu Light -pakettiin, joka ei sisällä mm. ostoreskontraa. Jos yrityksessä on aiemmin ollut ostopuoli käytössä, niin vanhat ostolaskut tulevat mukaan aineistokopiolle, vaikka aineistokopio on tehty light -paketista. 

Aineistokopio tukee seuraavia tiedostomuotoja: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .rtf, .jpg, .png, .tif, .gif, .pdf, .css, .html, .ppt, .pptx, .odp, .txt ja .xml. Mikäli liitetiedosto on jotakin muuta tiedostotyyppiä, vaihtuu tiedostotyypiksi .dat. Aineistokopion lataaminen ei kuitenkaan esty, vaikka käytettäisi jotakin muuta kuin tuettuja tiedostomuotoja.

Kopiointipalvelusta veloitetaan hinnaston mukainen tapahtumaveloitus per kuukausi.

Aineistokopion lataaminen

Ennen aineistokopion ottamista Netvisorista, lataa tarkoitusta varten tehty Netvisor aineistokopiopalvelun latausliittymä. Latausliittymän voit ladata tästä: Setup_v1.6.msi. Ohjelman nykyinen versio 1.6. Latausliittymän käyttö edellyttää Microsoft Windows -käyttöjärjestelmää. Lisäksi työasemalla tulee olla Microsoft .NET Framework-ympäristö sekä Framework 3.5 versio. Voit tarkastaa ja asettaa .NET framework asetukset "Ota Windowsin ominaisuuksia käyttöön tai poista niitä käytöstä" -valikon kautta (Turn Windows Features On or Off).

Jos latausliittymä antaa kopiointia aloitettaessa virheilmoituksen latausliittymän version vanhentumisesta, on tämänhetkinen latausliittymä poistettava koneelta, ja asennettava liittymä uudelleen oheisesta asennustiedostosta.

Kun latausliittymän asennuspaketti on latautunut, asenna liittymä omalle koneellesi. Latausliittymän asennuttua onnistuneesti, kirjaudu Netvisoriin ja valitse käsiteltäväksi yritys, josta aineistokopio tehdään. Valitse tämän jälkeen yritysvalikosta "Tilikausiaineiston lataus":

Kopioitavan aineiston valinta ja lataustunnisteen muodostus

Kaikki yrityksen tilikaudet näkyvät aineistokopiopalvelun ensimmäisellä välilehdellä listattuna allekkain ja tässä näkymässä valitaan kopioitava tilikausi/tilikaudet (katso kuva alla, kohta 1). Kopioitavat tilikaudet valitaan raksittamalla valintaruutu tilikauden edessä. Kun tilikaudet on valittu, tee aineistokopion tilaus sivun alareunassa olevasta painikkeesta "Tilaa" (2)

Muodostettu tilaus näkyy "Tilaukset"-välilehdellä (katso kuva alla, kohta 1) ja ladataksesi tilauksen sisältämän materiaalin, tulee aktivoida lataustunniste klikkaamalla tilauksen perässä näkyvää linkkiä "Aktivoi lataustunniste" (2).

Tilauksen aktivoimiselle ei ole takarajaa, mutta lataustunnisteen aktivoimisen jälkeen lataus on aloitettava 2 tunnin sisällä. Tunniste vanhenee 2 tunnin jälkeen eikä se ole enää tämän jälkeen käytettävissä. Takaraja latauksen aloittamiselle näkyy tilausrivin lopussa (3). Aktivoi tilaus siis vasta kun olet valmis aloittamaan materiaalin lataamisen koneellesi.

Aineistokopiopalvelun latausliittymän käyttö

Käynnistä asentamasi aineistokopiopalvelun latausliittymä ja kopioi tilauksen lataustunniste Netvisorin Aineistokopiopalvelun "Tilaukset" -välilehdeltä. Liitä lataustunniste latausliittymään sille tarkoitetulle paikalle (katso alla oleva kuva, kohta 1). Tarkista, ettei lataustunnisteen alkuun tai loppuun tule ylimääräisiä merkkejä, esimerkiksi välilyöntejä.

Valitse kopioitavan aineiston tallennuspaikka "Selaa" -painikkeella (katso kuva yllä, kohta 2). Ohjelma luo itse uuden kansion jokaista tilauksen tilikautta kohden, jonne tilikauden materiaalit tallennetaan. Voit aloittaa latauksen klikkaamalla "Lataa"-painiketta (3). Ohjelma aloittaa aineiston lataamisen Netvisorista valitsemaasi kansioon. Huomioithan, että aineistokopio tulee ladata työaseman paikalliselle levylle. Lataamista ei voida tehdä suoraan muistitikulle tai verkkolevylle.

Latauksen aikana käyttäjän ei tarvitse olla kirjautuneena Netvisoriin. Varmista kuitenkin, ettei tietokone siirry lepotilaan kesken aineistokopion latauksen, muutoin lataus keskeytyy. Aineiston latautumiseen kuluva aika riippuu valittujen tilikausien sisältämän aineiston määrästä ja tiedonsiirtoyhteyden nopeudesta.

Latauksen edistymistä voit seurata etenemispalkin avulla (4) ja kohdassa "Lataus" (5) näet ladattavien tiedostojen määrän sekä ladatun aineiston.

Aineistokopion valmistuminen

Anna ohjelman suorittaa aineiston lataus loppuun ja tarkista siirrot kun ohjelma ilmoittaa latauksen valmistumisesta. Latauksen loputtua tilattu aineisto on kopioitu koneelle valitsemaasi sijaintiin.

Jos kaikki tiedostot ovat latautuneet onnistuneesti, voit aloittaa uuden tilauksen lataamisen tai sulkea ohjelman joko ikkunan oikeassa ylänurkassa olevasta raksista tai "Tiedosto" -valikon takaa (6) "Sulje ohjelma" -toiminnolla. Mikäli ohjelma suljetaan latauksen ollessa käynnissä, keskeyttää tämä latauksen ja asettaa Aineistokopiopalvelun "Tilaukset" -välilehdellä kyseisen tilauksen tilaksi "Keskeytetty". Jokaisen keskeytyksen jälkeen lataustunniste on voimassa 2 seuraavaa tuntia.

Jos latauksen aikana on tapahtunut epäonnistuneita siirtoja, näkyvät nämä "Epäonnistuneet siirrot" -välilehdellä (7). Voit aloittaa näiden tiedostojen uudelleen lataamisen alareunassa olevaa "Yritä ladata epäonnistuneet uudelleen" -painiketta klikkaamalla. Ohjelma aloittaa latauksen uudestaan epäonnistuneiden tiedostojen osalta. Voit toistaa latausta uudelleen niin monesti kuin on tarve.

Ladatun aineiston hakemistoon muodostuu tiedostoluettelo.xml, joka aukeaa selaimessa, esimerkiksi Internet Explorerilla. Tiedostoluettelossa on lueteltu mm. kaikki ostolaskut tositenumeroineen. Myös Finvoice-muotoiset ostolaskut saa auki Internet Explorerilla. Finvoice-verkkolaskun asiasisältö on .xml-päätteisessä tiedostossa, ja muotoilutiedot xsl-tiedostossa. Joissakin laskuissa on myös viittaus dtd-tiedostoon. Mikäli nämä tiedostot (Finvoice.xsl ja Finvoice.dtd) jostain syystä puuttuvat, voidaan ne tarvittaessa ladata myös osoitteesta https://www.finanssiala.fi/aiheet/verkkolaskutus-finvoice/#/ , ja sen jälkeen lisätä verkkolaskuhakemistoon manuaalisesti.

Mahdolliset virheet

Latauksen aloittaminen ei onnistu - lataustunniste virheellinen
Tarkista, että tunniste on kopioitu kokonaan sille tarkoitettuun kenttään ja lataustunnisteessa ei ole ylimääräisiä merkkejä, esimerkiksi välilyöntejä.

Latauksen aloittamisen jälkeen tulee virheilmoitus: Lataus epäonnistui, virhe: Tiedostolistauksen lataaminen epäonnistui
Virhe esiintyy yleensä silloin, kun yrityksessä on useampi tilikausi ja tilikaudet sisältävät paljon aineistoa. Ratkaisuna on ottaa aineistokopio muutaman tilikauden erissä tai tilikausi kerrallaan.

Latauksen jälkeen on epäonnistuneita siirtoja

• Joskus tiedonsiirtoyhteydessä tapahtuu yllättäviä virheitä, eikä tiedostojen lataus siten onnistu.
  
• Yritä latausta uudelleen tällaisten tiedostojen osalta Epäonnistuneet siirrot -välilehdellä olevalla painikkeella
• Tarvittaessa uudelleenlatausta voidaan toistaa niin monta kertaa kuin on tarve

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei