Tämä ohje käsittelee aineiston säilyttämistä ja kopioimista yrityksen kirjanpitoa ja palkkahallintoa varten Netvisor-palvelussa, erityisesti irtisanomistilanteessa. Yritys on vastuussa oman aineistonsa säilyttämisestä, ja suositellaan, että ennen palvelun irtisanomista otetaan aineistokopio. Aineistokopion voi hankkia joko automaattisesti tai itsepalveluna, ja kummassakin vaihtoehdossa on kuvattuna tarkat ohjeet tarvittavista käyttöoikeuksista, lataamisen aikataulusta ja kustannuksista. Ohjeessa on myös listattu aineistokopion sisältö.
SISÄLTÖ
Yleistä
Aineiston säilytyksestä vastaa aina yritys itse. Irtisanomistilanteessa suosittelemme aineistokopion ottamista kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten. Tutustuthan alla olevaan ohjeeseen sekä irtisanomisohjeeseemme huolellisesti. Irtisanomisen tekemisen yhteydessä käyttäjän tulee valita joko automaattinen aineistokopio (suositus) tai itsepalvelu.
Automaattisesti muodostettava aineistokopio (suositus):
Tilaus tehdään automaattisesti järjestelmän toimesta viimeisen käyttöpäivän päätyttyä ja aineistoa aletaan muodostaa. Automaattinen aineistokopio on maksullinen ja veloitus on sama tapahtumaveloitus kuin itsepalveluna tilikausiaineiston latauksen kautta toteutettuna. (Linkki Hinnastoon). Kopion valmistumisesta ilmoitetaan irtisanomisen yhteydessä annetulle yhteyshenkilölle sähköpostitse. Automaattisen aineistokopion voi käydä lataamassa Netvisor -palvelusta 30 päivän ajan viimeisen käyttöpäivän jälkeen. Kirjanpitoaineiston lataukseen tarvitaan Kirjanpitäjä-rooli (KP), sekä Accounting -profiilina 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineiston lataukseen tarvitaan Palkanlaskija -rooli (P), sekä Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'. Veloitusperuste muodostuu, kun valinta vahvistetaan irtisanomisen yhteydessä. Palvelusta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Automaattiseen aineistokopioon tulee jatkossa myös palkka-aineisto mukaan, mikäli tämä on joskus ollut yrityksessä käytössä, vaikkei se enää olisikaan päällä. Tämän lataus vaatii palkanlaskijan roolin + profiilista kaikki oikeudet palkkapuolelle.
Itsepalveluna otettava aineistokopio:
Kirjanpitoaineiston voi tilata ja ladata nykyistä aineistokopiopalvelua hyödyntäen tai veloituksetta itse Netvisor -palvelusta käsin taltioiden. Aineiston lataus tulee käynnistää ennen viimeistä käyttöpäivää ja valmistuneen aineistokopion voi käydä lataamassa Netvisor -palvelusta 30 päivän ajan viimeisen käyttöpäivän jälkeen. Kirjanpitoaineiston lataukseen tarvitaan Kirjanpitäjä-rooli (KP), sekä Accounting -profiilina 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineiston lataukseen tarvitaan Palkanlaskija -rooli (P), sekä Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'. Palvelusta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Netvisorin aineistokopiopalvelun avulla voi ladata Netvisorista löytyvät tilikausiaineistot omalle työasemalle. Tavallisesti aineistokopiolle tulee tarve, kun Netvisorin käyttö lopetetaan. Aineistokopiointipalvelu on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä käyttöönottoa ja jotta lataus saadaan tehtyä, tulee Netvisor-palvelun olla aktiivinen aineistokopion lataushetkellä. Jatkossa aineistokopiolle muodostuu myös palkka-aineisto, mikäli käyttäjällä on oikeudet muodostaa tämä ja palkkapuoli ei nyt olisikaan käytössä. Mutta tulee siis ne materiaalit, jos tämä on joskus ollut käytössä. Jos yritys on ollut aiemmin jossain muussa paketissa ja aiemmin on tehty ostolaskuja, joissa on liite tai pdf kuva mukana, niin nämä tulevat aineistokopiolle, vaikka se ajettaisiin, kun yritys on Light -paketissa. Mikäli yrityksellä on käytössään tällä hetkellä pelkkä Palkat-paketti, tulee mukaan myös kirjanpidon aineisto, mikäli tämä on joskus ollut käytössä. Kirjanpitoaineiston
lataukseen tarvitaan Kirjanpitäjä-rooli (KP), sekä Accounting -profiilina 'Kaikki oikeudet'.
Käyttöoikeudet
Aineistokopio on eriytetty kirjanpidon ja palkanlaskennan aineistoihin. Kirjanpitoaineiston lataukseen tarvitaan Kirjanpitäjä-rooli (KP), sekä Accounting-profiilina 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineiston lataukseen tarvitaan Palkanlaskija-rooli (P), sekä Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'. Mikäli käyttäjällä on kaikki edellä mainitut käyttöoikeudet, voi hän ladata sekä kirjanpidon että palkanlaskennan aineistot yhdellä kerralla.
Tilikauden tila
Aineistokopiolle tallentuvat tilikausiaineistot siinä tilassa, kuin ne ovat aineistokopion ottohetkellä. Huomaa, että tilikausi tulee olla vähintään sinetöity ja tilikauden päättämisen jälkeen aineistot tulee viedä tilikausiarkistoon, jotta tilinpäätöksen koostamisraportit tallentuvat automaattisesti aineistokopiolle. Mikäli kesken olevan tilikauden tilinpäätöksen koostamisraportit halutaan tallettaa kopiolle, tulee raportit ottaa Netvisorista manuaalisesti ja liittää jälkikäteen aineistokopiolle. Vaihtoehtoisesti ennen aineistokopion latausta voidaan raportit tallentaa tilikausiarkistoon, josta ne tallentuvat automaattisesti latauksen yhteydessä aineistokopiolle. Aineistokopion tarkemaan sisältöön voit tutustua alla kohdassa Aineistokopion sisältö.
Veloitus
Automaattisen aineistokopion valittua irtisanomisen yhteydessä syntyy tästä veloitusperuste sille kuukaudelle, kun valinta on tehty. Eli yritystä laskutetaan aineistokopiosta seuraavalla palvelulaskulla.
Esimerkiksi, jos tilitoimisto irtisanoo yrityksen elokuussa ja tilaa aineistokopion, tulee sen veloitus syyskuun alkupuolella elokuun laskutuksen yhteydessä. Suora-asiakkaan aineistokopio laskutetaan myös irtisanomisen aloittamisen ja aineistokopion tilauksen teon osalta seuraavan kuukauden alussa, vaikka irtisanomisaika ei ole vielä loppunut. Eli esimerkiksi elokuussa tehty tilaus laskutetaan syyskuun alkupuolella elokuun laskutuksen yhteydessä. Varsinainen kopio muodostuu sitten vasta irtisanomisajan jälkeen (viimeisen käyttöpäivän jälkeen).
Jos aineistokopio on otettu itse jo ennen irtisanomista, ja valitsee tässä automaattisen kopion, voi yritykselle syntyä tuplaveloitus. Itsepalveluna toteutettuna aineistokopiosta veloitetaan hinnaston mukainen tapahtumaveloitus per kuukausi. Tarkempaa tietoa löytyy hinnastostamme. Aineistokopion voi siis tilata yhden kuukauden aikana niin useasti kuin tarve, esimerkiksi tilikausi kerrallaan tai kirjanpito- ja palkanlaskenta-aineisto kerrallaan. Aineistokopion tekijällä ei ole merkitystä, eli tilauksen voivat tehdä eri henkilöt ja tapahtumaveloitus muodostuu vain kerran per kuukausi. Veloitus muodostuu, kun aineistokopio on valmistunut kokonaan.
Aineistokopion sisältö
Aineistokopiolle tallennetaan seuraavat tiedot tilikausittain:
- Myyntilaskut (pdf)
- Ostolaskut (skannauspalvelun kuva, käyttäjän liittämät liitteet tai verkkolaskun kuva). Kopiolle tulee mukaan myös käsittelemättömät uusi ostolasku -tilassa olevat ostolaskut.
- Tositteiden liitetiedostot
- Tiliotteet (kopiolle ladataan myös tällä hetkellä inaktiivisten pankkitilien tiliotteet, jos näillä on kopion ajanjakson aikana joskus ollut tiliotteita).
- Tilinpäätöksen tiedot (tilikausiarkistosta):
- Pääkirja
- Päiväkirja
- Velkaluettelo
- Saatavaluettelo
- Tase-erittely
- Luettelo käytetyistä tileistä
- Tuloslaskelma
- Tase
- Tilinpäätös -dokumentti (edellyttää, että tämä on tehty tilikausiarkistoon).
- Muut tallennetut tilikauden liitetiedosto tyypin dokumentit tilikausiarkistosta.
- Kausiveroilmoitus
- Alv-ilmoitus
- Työnantajasuoritukset (mikäli HRM on ollut käytössä)
- Tuloveroilmoitus
- Yrityksen tuloveroilmoituslomakkeet
- ALV-yhteenvetoilmoitus
- Rakennusalan ilmoitukset (8.3.2024 alkaen lisätty)
- Vuosi-ilmoituksen yhteenveto
- Vuosi-ilmoituksen saajakohtainen erittely
- HRM (Mikäli on ollut käytössä)
- Palkkatodistukset
- Palkkakortit
- Matkalaskut liitteineen
- Palkkalaskelmat
- Palkkalistat
- Yrityskohtaiset palkkalajit
- Työaikaraportti, Päiväkohtainen työaikaraportti, Päiväerittely
- Palkkatietoilmoitukset ja Erillisilmoitukset
- Maksuluettelo toistuvaissuorituksista
- Tilitykset
- Palkka- ja matkaennakot
- Sivukulujaksotus
- Lomapalkkavelka yhteensä ja Lomapalkkavelka palkansaajittain
- Lomakertymät ja Lomajaksotuksen sivukulut palkansaajittain
- Palkansaajien liitteet, joiden tyyppi on “Henkilötietoja” tai “Ei henkilötietoja”.
Työaikakirjaukset tulevat aineistokopiolle palkkalaskelmilla, mikäli niitä ei ole jätetty palkkalaskelmilta pois asetuksella palkkamallien hallinnassa. Kirjaukset tulostuvat palkkalaskelman PDF-tulosteen 2. sivulle.
Aineistokopiolle tulee myös yrityksen liitetietotositteet tilikausiarkistosta. Nämä tulee omana kansionaan ja nämä eivät ole tilikausikohtaisia.
Mikäli lomake on allekirjoitettu sähköisesti ja se löytyy yrityksen tilikausiarkistosta, tulee tämä mukaan aineistokopiolle. Mikäli yrityksellä on muita sähköisesti allekirjoitettuja lomakkeita, tulee nämä ensin siirtää tilikausiarkistoon, jotta ne tulevat aineistokopiolle mukaan.
Jos aineistoa ei ole ajettu tilikausiarkistoon (mutta tilikausi on päätetty), niin tilinpäätöksen dokumenteista tulee kopiolle:
- Käytetyt tilit
- Päiväkirja
- Pääkirja
- Saatavaluettelo
- Tase pitkä muoto
- Tase tilikohtainen muoto
- Tase-erittely
- Tositelajit
- Tuloslaskelma pitkä muoto
- Tuloslaskelma tilikohtainen muoto
- Velkaluettelo
Samat tiedot tulevat myös kopiolle, vaikka tilikausi olisi päättämättä. Tällöin pää- ja päiväkirjalta puuttuu tilikauden voitto-/tappiokirjaus. Jos tilikausi on avoin ja kesken, tulee pää- ja päiväkirjaan ne tositteet, jotka löytyvät kyseiseltä tilikaudelta.
Jos yritys on vaihdettu Light -pakettiin, joka ei sisällä mm. ostoreskontraa. Jos yrityksessä on aiemmin ollut ostopuoli käytössä, niin vanhat ostolaskut tulevat mukaan aineistokopiolle, vaikka aineistokopio on tehty light -paketista.
Aineistokopio tukee seuraavia tiedostomuotoja: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .rtf, .jpg, .png, .tif, .gif, .pdf, .css, .html, .ppt, .pptx, .odp, .txt ja .xml. Mikäli liitetiedosto on jotakin muuta tiedostotyyppiä, vaihtuu tiedostotyypiksi .dat. Aineistokopion lataaminen ei kuitenkaan esty, vaikka käytettäisi jotakin muuta kuin tuettuja tiedostomuotoja.
Esimerkki yhden tilikauden kansiorakenteesta valmistuneessa aineistokopiossa:
Aineistokopion lataaminen
Kirjaudu Netvisoriin ja valitse yritys, josta aineistokopio tehdään. Valitse tämän jälkeen yritysvalikosta "Tilikausiaineiston lataus":
Tässä näkymässä näkyvät kaikki edelliset tilaukset sekä niiden tilat. Luo uusi tilaus klikkaamalla "Uusi aineistotilaus":
Kaikki yrityksen tilikaudet näkyvät Uusi aineistotilaus -ikkunassa listattuna allekkain. Valitse ensin tilattava materiaali (kirjanpidon aineisto ja palkanlaskennan aineisto) ja tämän jälkeen kopioitava tilikausi/tilikaudet raksittamalla valintaruutu tilikauden edessä. Kun tilikaudet on valittu, tarkista että sähköpostiosoite on oikea, johon ilmoitus valmistuneesta aineistokopiosta lähetetään, tarvittaessa voit vaihtaa sähköpostiosoitteen haluamaksesi. Huomioi, että veloitus muodostuu jokaisesta valmistuneesta tilauksesta. Tilauksen saa peruutettua tarvittaessa myöhemmässä vaiheessa.
Käyttäjä pystyy tekemään tilauksen ja latauksen vain siitä aineistosta, johon hänellä on riittävät käyttöoikeudet:
Kun tilaus on vahvistettu, aineistokopiotilaus siirtyy ensin jonoon ja sen jälkeen lataukseen. Latauksen eteneminen päivittyy Tilauksen tila -sarakkeeseen.
Tilaus on mahdollista peruuttaa ennen valmistumista, jolloin siitä ei muodostu veloitusta:
Tilaukset-näkymässä näkyy tarkemmin mitä tilikausia mikäkin tilaus koskee ja mitä materiaalia:
Latauksen aikana Netvisoria voi käyttää normaaliin tapaan sekä kirjautua ulos.
Kun tilaus on valmistunut, siitä lähtee sähköposti-ilmoitus tilaus vaiheessa ilmoitettuun osoitteeseen. Aineistokopio ladataan Netvisorin tilaus-näkymästä omalle koneelle, jonne se tallentuu pakattuna zip-kansiona. Aineistokopion saa ladattua omalle koneelle 60 päivän ajan valmistumisesta niin monta kertaa kuin on tarve. Valmistuneen tilauksen latauksesta tietokoneelle ei veloiteta erikseen. Latauksen pystyvät tekemään ne Netvisor-käyttäjät, joilla on oikeus kyseisen aineiston tilaukseen (KP-roolilla kirjanpidon aineistoon ja P-roolilla palkanlaskennan aineistoon, katso tarkemmat tiedot käyttöoikeuksista täältä).
Tilaukset-näkymässä näkee, kuka aineiston on ladannut aiemmin ja milloin lataus on tehty.
Aineisto muodostuu zip-kansioon tilikausi kerrallaan ja tilikausien kansiot on nimetty kuten ne on perustettu Netvisorissa. Virheeseen tai latautumatta jääneet tiedostot löytyvät erillisestä FailedFiles.txt-tiedostosta sekä lisäksi virheet näkyvät Tiedostoluettelo.html tiedostossa punaisella. Virheeseen jääneet tiedostot tulee ladata manuaalisesti Netvisorista.
Ladatun aineiston hakemistoon muodostuu tiedostoluettelo.html, joka aukeaa millä tahansa selaimella. Tiedostoluettelossa on lueteltu mm. kaikki ostolaskut tositenumeroineen. Finvoice-verkkolaskun asiasisältö on .xml-päätteisessä tiedostossa, ja muotoilutiedot xsl-tiedostossa. Joissakin laskuissa on myös viittaus dtd-tiedostoon. Mikäli nämä tiedostot (Finvoice.xsl ja Finvoice.dtd) jostain syystä puuttuvat, voidaan ne tarvittaessa ladata myös osoitteesta https://www.finanssiala.fi/aiheet/verkkolaskutus-finvoice/#/ , ja sen jälkeen lisätä verkkolaskuhakemistoon manuaalisesti.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä latausaika on aineistokopiolle?
Aineistokopio on ladattavissa 30 päivän ajan viimeisestä käyttöpäivästä automaattisesti otettavissa kopioissa ja 60 päivän ajan valmistumisesta itsepalveluna otettavissa kopioissa.
Mitkä ovat tarvittavat käyttöoikeudet kopion lataamiseen?
Kirjanpitoaineiston lataus edellyttää "Kirjanpitäjä"-roolia ja kaikki oikeudet Accounting-profiilissa. Palkka-aineiston lataus edellyttää "Palkanlaskija"-roolia ja kaikki oikeudet Palkanlaskenta-profiilissa.
Mitä tapahtuu, jos tilaus peruutetaan ennen valmistumista?
Tilauksen peruutus ennen valmistumista tarkoittaa, ettei siitä synny veloitusta. Tilaus voidaan peruuttaa Tilaukset-näkymästä ennen aineistokopion valmistumista.
avainsanat: irtisanominen, aineistokopio, tilikausiaineiston lataus, aineiston säilytys, aineiston säilyvyys, arkisto, Netvisor-aineisto, kirjanpitoaineisto, palkka-aineisto
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback