Yleisesti
Aineiston säilytyksestä vastaa aina yritys itse. Irtisanomistilanteessa suosittelemme aineistokopion ottamista kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten. Tutustuthan alla olevaan ohjeeseen sekä irtisanomisohjeeseemme huolellisesti.
Netvisorin aineistokopiopalvelun avulla voi ladata Netvisorista löytyvät tilikausiaineistot omalle työasemalle. Tavallisesti aineistokopiolle tulee tarve, kun Netvisorin käyttö lopetetaan. Aineistokopiointipalvelu on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä käyttöönottoa ja jotta lataus saadaan tehtyä, tulee Netvisor-palvelun olla aktiivinen aineistokopion lataushetkellä. Jos yrityksessä on ollut Palkanlaskenta, Työajankirjaus ja Matkat -osiot päällä ja nämä ovat jo suljettu, nämä osiot tulee avata uudelleen latauksen ajaksi, jotta palkanlaskennan tiedot saadaan mukaan aineistokopiolle. Mikäli yrityksellä on käytössään Light-paketti, tulee se päivittää vähintään Basiciin, jotta Palkanlaskennan, sekä Työajankirjaus ja Matkat -osiot voi aktivoida aineistokopioinnin ajaksi.
Aineiston lataukseen tarvitaan Käyttäjähallitsija (KH)-rooli sekä Accounting-profiilina 'Kaikki oikeudet', mikäli yrityksellä ei ole ollut koskaan Palkat-palvelua käytössään. Jos yrityksestä on maksettu palkkoja, vaaditaan palkka-aineiston lataukseen Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet' sekä lisäksi joko Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)-rooli, yrityksen pääkäyttäjä -rooli tai KH + Palkanlaskija (P)-rooli.
Aineistokopiolle tallentuvat tilikausiaineistot siinä tilassa, kuin ne ovat aineistokopion ottohetkellä. Huomaa, että tilikausi tulee olla vähintään sinetöity ja tilikauden päättämisen jälkeen aineistot tulee viedä tilikausiarkistoon, jotta tilinpäätöksen koostamisraportit (esimerkiksi tuloslaskelma ja tasekirja) tallentuvat automaattisesti aineistokopiolle. Mikäli kesken olevan tilikauden tilinpäätöksen koostamisraportit halutaan tallettaa kopiolle, tulee raportit ottaa Netvisorista manuaalisesti ja liittää jälkikäteen aineistokopiolle. Vaihtoehtoisesti ennen aineistokopion latausta voidaan raportit tallentaa tilikausiarkistoon, josta ne tallentuvat automaattisesti latauksen yhteydessä aineistokopiolle. Aineistokopion tarkemaan sisältöön voit tutustua alla kohdassa Aineistokopion sisältö.
Aineistokopiosta veloitetaan hinnaston mukainen tapahtumaveloitus per kuukausi ja veloitus muodostuu yrityksen volyymiryhmän mukaan. Tarkempi linkki hinnastoon löytyy täältä. Aineistokopion voi siis ladata yhden kuukauden aikana niin useasti kuin tarve, esimerkiksi tilikausi kerrallaan.
Aineistokopion sisältö
Aineistokopiolle tallennetaan seuraavat tiedot tilikausittain:
- Myyntilaskut (pdf)
- Ostolaskut (skannauspalvelun kuva, käyttäjän liittämät liitteet tai verkkolaskun kuva)
- Tositteiden liitetiedostot
- Tiliotteet
- Tilinpäätöksen tiedot (tilikausiarkistosta):
- Pääkirja
- Päiväkirja
- Velkaluettelo
- Saatavaluettelo
- Tase-erittely
- Luettelo käytetyistä tileistä
- Tuloslaskelma
- Tase
- Tilinpäätös -dokumentti (edellyttää, että tämä on tehty tilikausiarkistoon).
- Muut tallennetut tilikauden liitetiedosto tyypin dokumentit tilikausiarkistosta.
- Kausiveroilmoitus
- Alv-ilmoitus
- Työnantajasuoritukset (mikäli HRM on ollut käytössä)
- Tuloveroilmoitus
- Yrityksen tuloveroilmoituslomakkeet
- ALV-yhteenvetoilmoitus
- Vuosi-ilmoituksen yhteenveto
- Vuosi-ilmoituksen saajakohtainen erittely
- HRM (Mikäli on ollut käytössä)
- Palkkatodistukset
- Palkkakortit
- Matkalaskut liitteineen
- Palkkalaskelmat
- Palkkalistat
Työaikakirjaukset tulevat aineistokopiolle palkkalaskelmilla, mikäli niitä ei ole jätetty palkkalaskelmilta pois asetuksella palkkamallien hallinnassa. Kirjaukset tulostuvat palkkalaskelman PDF-tulosteen 2. sivulle.
Aineistokopiolle tulee myös yrityksen liitetietotositteet tilikausiarkistosta. Nämä tulee omana kansionaan ja nämä eivät ole tilikausikohtaisia.
Mikäli lomake on allekirjoitettu sähköisesti ja se löytyy yrityksen tilikausiarkistosta, tulee tämä mukaan aineistokopiolle.
Jos aineistoa ei ole ajettu tilikausiarkistoon (mutta tilikausi on päätetty), niin tilinpäätöksen dokumenteista tulee kopiolle:
- Käytetyt tilit
- Päiväkirja
- Pääkirja
- Saatavaluettelo
- Tase-erittely
- Tositelajit
- Velkaluettelo
Samat tiedot tulevat myös kopiolle, vaikka tilikausi olisi päättämättä. Tällöin pää- ja päiväkirjalta puuttuu tilikauden voitto-/tappiokirjaus. Jos tilikausi on avoin ja kesken, tulee pää- ja päiväkirjaan ne tositteet, jotka löytyvät kyseiseltä tilikaudelta.
Jos yritys on vaihdettu Light -pakettiin, joka ei sisällä mm. ostoreskontraa. Jos yrityksessä on aiemmin ollut ostopuoli käytössä, niin vanhat ostolaskut tulevat mukaan aineistokopiolle, vaikka aineistokopio on tehty light -paketista.
Aineistokopio tukee seuraavia tiedostomuotoja: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .rtf, .jpg, .png, .tif, .gif, .pdf, .css, .html, .ppt, .pptx, .odp, .txt ja .xml. Mikäli liitetiedosto on jotakin muuta tiedostotyyppiä, vaihtuu tiedostotyypiksi .dat. Aineistokopion lataaminen ei kuitenkaan esty, vaikka käytettäisi jotakin muuta kuin tuettuja tiedostomuotoja.
Esimerkki yhden tilikauden kansiorakenteesta valmistuneessa aineistokopiossa:
Aineistokopion lataaminen
Kirjaudu Netvisoriin ja valitse yritys, josta aineistokopio tehdään. Valitse tämän jälkeen yritysvalikosta "Tilikausiaineiston lataus":
Tässä näkymässä näkyvät kaikki edelliset tilaukset sekä niiden tilat. Luo uusi tilaus klikkaamalla "Uusi aineistotilaus":
Kaikki yrityksen tilikaudet näkyvät Uusi aineistotilaus -ikkunassa listattuna allekkain. Valitse kopioitava tilikausi/tilikaudet raksittamalla valintaruutu tilikauden edessä. Kun tilikaudet on valittu, tarkista että sähköpostiosoite on oikea johon ilmoitus valmistuneesta aineistokopiosta lähetetään, tarvittaessa voit vaihtaa sähköpostiosoitteen haluamaksesi. Huomioi, että veloitus muodostuu jokaisesta valmistuneesta tilauksesta. Tilauksen saa peruutettua tarvittaessa myöhemmässä vaiheessa.
Kun tilaus on vahvistettu, aineistokopiotilaus siirtyy ensin jonoon ja sen jälkeen lataukseen. Latauksen eteneminen päivittyy Tilauksen tila -sarakkeeseen.
Tilaus on mahdollista peruuttaa ennen valmistumista, jolloin siitä ei muodostu veloitusta. Peruuta tilaus -painike aktivoituu tilauksen edetessä jonosta lataukseen.
Tilaukset-näkymässä näkyy tarkemmin mitä tilikausia mikäkin tilaus koskee:
Latauksen aikana Netvisoria voi käyttää normaaliin tapaan sekä kirjautua ulos.
Kun tilaus on valmistunut, siitä lähtee sähköposti-ilmoitus tilaus vaiheessa ilmoitettuun osoitteeseen. Aineistokopio ladataan Netvisorin tilaus-näkymästä omalle koneelle, jonne se tallentuu pakattuna zip-kansiona. Aineistokopion saa ladattua omalle koneelle 60 päivän ajan valmistumisesta niin monta kertaa kuin on tarve. Valmistuneen tilauksen latauksesta tietokoneelle ei veloiteta erikseen. Latauksen pystyvät tekemään ne Netvisor-käyttäjät, joilla on oikeus tehdä aineistokopiotilaus.
Tilaukset-näkymässä näkee kuka aineiston on ladannut aiemmin ja milloin lataus on tehty.
Aineisto muodostuu zip-kansioon tilikausi kerrallaan ja tilikausien kansiot on nimetty kuten ne on perustettu Netvisorissa. Virheeseen tai latautumatta jääneet tiedostot löytyvät erillisestä FailedFiles.txt-tiedostosta sekä lisäksi virheet näkyvät Tiedostoluettelo.html tiedostossa punaisella. Virheeseen jääneet tiedostot tulee ladata manuaalisesti Netvisorista.
Ladatun aineiston hakemistoon muodostuu tiedostoluettelo.html, joka aukeaa millä tahansa selaimella. Tiedostoluettelossa on lueteltu mm. kaikki ostolaskut tositenumeroineen. Finvoice-verkkolaskun asiasisältö on .xml-päätteisessä tiedostossa, ja muotoilutiedot xsl-tiedostossa. Joissakin laskuissa on myös viittaus dtd-tiedostoon. Mikäli nämä tiedostot (Finvoice.xsl ja Finvoice.dtd) jostain syystä puuttuvat, voidaan ne tarvittaessa ladata myös osoitteesta https://www.finanssiala.fi/aiheet/verkkolaskutus-finvoice/#/ , ja sen jälkeen lisätä verkkolaskuhakemistoon manuaalisesti.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback