Hinnoittelu
Käytön edellytykset
Excel-tunnukset
Lomakkeet
Lomakkeen käyttö
Virhetilanteet

Netvisor on kehittänyt ulkoisesta järjestelmästä tietojen tuontiin ja käsittelyyn älykkäitä Excel-lomakkeita. Lomakkeiden äly perustuu VBA (Visual Basic for Applications) -skripteillä toteutettuun logiikkaan, joka mahdollistaa lomakkeesta riippuen erilaisia valmiita toimintoja. Kaikki lomakkeet sisältävät valmiin toiminnallisuuden tietojen tuomiseksi Netvisoriin suoraan lomakkeelta ja tuonti tapahtuu Netvisorin ohjelmistorajapintapalvelua käyttäen. Älykkäillä lomakkeilla voi tuoda Netvisoriin kirjanpitoaineistoja, palkanlaskennan osalta palkkalaskelmia ja työaikatietoja sekä myyntilaskuaineistoja lähettämättöminä tai avoimina. 

Hinnoittelu

Älykkäiden lomakkeiden käyttö kuuluu kaikkiin Netvisor-palvelupaketteihin eikä aiheuta lisäveloituksia. 

Käytön edellytykset

Netvisorin älykkäiden lomakkeiden käyttö edellyttää, että käyttäjällä on työasema, jossa on Microsoft Windows -käyttöjärjestelmä. Ennen älykkäiden lomakkeiden käyttöönottoa, tulee käyttäjän varmistaa, että tietokoneelle on asennettu Microsoft Excel -ohjelmisto ja ohjelmiston version tulee olla 2007 tai uudempi. Huomioitavaa on, että Office 365 verkkoversion Excel Online -työkalulla lomakkeiden käyttö ei ole tuettu. Lisäksi työasemalla tulee olla Microsoft .NET Framework -ympäristö sekä Framework 3.5 versio. Voit tarkastaa ja asettaa .NET Framework asetukset "Ota Windowsin ominaisuuksia käyttöön tai poista niitä käytöstä" -valikon kautta (Turn Windows Features On or Off).

Näiden lisäksi yrityksen Netvisor-ympäristössä täytyy alla olevat kohdat olla kunnossa:

  • Lomakkeen käyttäjällä on oikeudet siihen Netvisorin yritykseen, johon tietoja ollaan lomakkeella tuomassa
  • Lomakkeen käyttäjälle on muodostettu käyttäjäkohtaiset Excel-tunnukset.
  • Kohdeyritykselle on sallittu tarvittavat rajapintaresurssien käyttöoikeudet kohdassa Yritysvalikko > Rajapintaresurssien oikeudet. Valitse oikea Excel (kuva alla) ja salli resurssit.
    26.png

Excel-tunnukset

Excel-tunnukset ovat aina käyttäjäkohtaiset ja voit luoda tunnukset vain itsellesi. Selausoikeudella ei voi luoda itselleen Excel-tunnuksia, mutta riittää, että käyttäjällä on Toimintokohtaisissa oikeuksissa "Muokkausoikeus" yhteen Accounting-osion palveluun (esimerkiksi Kirjanpidon Perusraportointiin).

Käyttäjäkohtaiset Excel-tunnukset luodaan näkymässä Yritysvalikko > Älykkäät Excel-lomakkeet. Painikkeesta "Luo uusi tunnus" voit luoda itsellesi Excel-tunnukset. Kun tunnukset on luotu, näet näkymästä käyttäjätunnuksen ja -avaimen sekä niiden voimassaoloajan. Excel-tunnukset ovat voimassa 8 tuntia niiden luomishetkestä alkaen. Kun voimassaolevia tunnuksia ei ole, näet tässä näkymässä tekstin "Ei voimassa olevia tunnuksia". 

tunnukset1.PNG

Voit luoda uudet tunnukset, vaikka edelliset tunnukset olisivat vielä voimassa. Tällöin aikaisemmin luodut Excel-tunnukset vanhentuvat automaattisesti ja lakkaavat toimimasta. Tämä tarkoittaa siis sitä, että yhdellä käyttäjällä voi olla vain yhdet Excel-tunnukset kerrallaan voimassa.

Mikäli käytettävät tunnukset eivät ole enää voimassa, palauttaa Älykäs lomake tästä virheviestin: "Virhe tietojen käsittelyssä: FAILED AUTHENTICATION_FAILED :: Tunnukset eivät kelpaa älykkään Excel-lomakkeen tuontiin. Luo Excel-lomakkeille tarkoitetut lyhytkestoiset tunnukset sivuilla Yritysvalikko > Älykkäät Excel-lomakkeet".

Voimassaolevat Excel-tunnukset näet myös näkymässä Yritysvalikko > Ohjelmistorajapintatunnukset samassa listauksessa kuin ohjelmistorajapintatunnukset käyttötarkoituksena "Älykkäät Excel-lomakkeet".

Lomakkeet

Käytössä olevat Älykkäät Excel- lomakkeet ladataan Netvisorista näkymästä Yritysvalikko > Älykkäät Excel-lomakkeet klikkaamalla kyseisen lomakkeen linkkiä.

tunnukset2.PNG

Jokaisesta lomakkeesta löytyy tarkemmat kuvaukset ja lomakekohtaiset ohjeet:

  1. Kirjanpitotietojen tuonti
  2. Laskutustietojen tuonti
  3. Palkkalaskelmien tuonti
  4. Työaikatietojen tuonti
    Huomaathan, että Excelit on tarkoitettu vain yrityksen omaan käyttön ja niitä ei tule jakaa ulkopuolisille tahoille.

Lomakkeen käyttö

Älykäs Excel -lomake ladataan Netvisorista tai avataan työasemalle. Tämän jälkeen aloitetaan käyttö seuraavien vaiheiden mukaan:

  1. Aktivoi makrot. Oletuksena ohjelma varmistaa, että makrot aktivoidaan käyttöön.
  2. Syötä tai kopioi tiedot lomakkeelle niille varattuihin kenttiin. Lomakkeelle kopioitavat tiedot tulee liittää lomakkeelle ilman muotoiluja. Jos lomakkeelle liitetyt tiedot sisältävät muotoiluja, menevät lomakkeen toiminnot rikki eikä tietojen tuonti enää toimi. Lomakkeen valmiiden kenttien sijaintia, muotoa tai muuta tietoa ei myöskään saa muuttaa, muutoin lomakkeen tuonti ei toimi. Tarkemmat lomakekohtaiset käyttöohjeet löytyvät niiden ohjesivuilta.
  3. Luo määräaikaiset Excel-tunnukset, kun olet valmis lähettämään lomakkeen sisällön Netvisoriin. Tietoturvan parantamiseksi Excel-tunnukset vanhenevat määräajan kuluttua, mutta voit luoda uudet tunnukset koska tahansa.
  4. Syötä lomakkeelle Excel-tunnukset sekä kohdeyrityksen y-tunnus:
    • Huom! Y-tunnuksen täytyy täsmätä Netvisorissa olevan y-tunnuksen kanssa
    • Käyttäjätunnus: esim. TS_1234_123
    • Käyttäjäavain: esim. 89D64F2H249367EFA10F34769DDF757A
    • Yritys (Y-tunnus): 1234567-8
    • Mikäli siirrät älykkäällä excelillä tietoja koulutuspuolella, pitää A1 soluun olla lisätty k-kirjain

Virhetilanteet

Yleisimpiä virhetilanteita:

Run-time error
Lähetä-painike ei toimi
Tietoturvariski

Run-time error

Virheilmoitus johtuu siitä, että tietokoneen .NET Framework asetukset eivät ole kunnossa. Tarkista asetukset ohjeen Käytön edellytykset kohdan mukaisesti. Asetusten tallentamisen jälkeen käynnistä Excel uudelleen.

Lähetä-painike ei toimi

Lähetä-painikkeen toimimattomuus voi viitata kolmeen asiaan:
Tarkista ensimmäiseksi tietokoneen .NET Framework asetukset ohjeen Käytön edellytyksen kohdan mukaisesti.
Toisena tarkista, että Excelissä on sallittu makrojen käyttö.
Kolmantena syynä voi olla tietokoneen näytön skaalausasetukset. Mikäli käytössä on useampia näyttöjä, tarkista että kaikissa näytöissä on sama skaalaus.

Tietoturvariski

Jos Excel antaa alla näkyvän virheen älyexceliä avattaessa, on Windows estänyt makrojen suorittamisen.

'Unblock'-valintaruutuun tulee laittaa täppä:

Tämän valinnan voi tehdä silloin, kun tiedosto on ladattu suoraan Netvisorista, eli tiedosto on luotettava. Asetuksen muutoksen jälkeen avaa Excel uudelleen. Mikäli asetus ei ole näkyvissä, on se todennäköisesti piilotettu organisaatiosi järjestelmävalvojan toimesta. Ole tällöin yhteydessä omaan IT-tukeesi.


Virheilmoitus: Tarkista veroprosentti

Kokeile ladata ÄlyExcelin uusin versio Netvisorista näkymästä Yritysvalikko > Älykkäät Excel-lomakkeet. ALV-uudistuksen myötä päivitimme älykkäitä Excel-lomakkeita ja jos käytät Excelin vanhempaa versiota, saattaa tämä aiheuttaa ongelman veroprosent




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.