SISÄLTÖ

Yleistä palkkaennakoista

Netvisorin Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa hallinnoidaan ja maksetaan palkka- ja matkaennakoita. Pääset toimintoon kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot. Tässä käyttöohjeessa kerrotaan palkkaennakoista ja niiden käsittelystä sekä korjaamisesta ohjelmistoteknisestä näkökulmasta, eikä ohje ota kantaa voimassa oleviin verottajan tai tulorekisterin ohjeistuksiin. Tarkista aina kulloinkin voimassa oleva ohjeistus em. tahoilta.
Netvisorin palkkaennakot ovat ohjelmistossa nettona ja palkka- ja matkaennakoista muodostuva maksuaineisto käsitellään tilisiirtona. Palkkaennakon tiliöinti palkanlaskennassa noudattaa Palkkaennakko -palkkalajin asetuksiin annettua tiliöintiasetusta. Tämä löytyy kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa Palkkaennakko -palkkalajia > Kirjanpidon asetukset. Huomioithan, että palkkaennakkoa maksettaessa Palkka- ja matkaennakot -osiossa ei lasketa palkan sivukuluja.

Palkkaennakko -toimintoa voidaan käyttää kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko Palkkaennakko -palkkalajille annettu palkkalajin asetuksissa tulolajikohdistusta vai ei. Mikäli palkkalajille ei ole kohdistettu tulolajia, ei ennakosta muodostu Tulorekisteriin lähetettävää palkkatietoilmoitusta. Tulolajin asetus löytyy kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa Palkkaennakko -palkkalajia > tulolaji.

Ohjelmiston oletuspalkkalajia "Palkkaennakko" ei voi lisätä manuaalisesti palkkalaskelmalle "lisää uusi palkkalajirivi" -pudotusvalikon kautta.

Ennakon käsittely, kun Palkkaennakko -palkkalajille on annettu tulolaji tulorekisteri-ilmoittamista varten

Kun palkansaajalle halutaan maksaa palkkaennakko, voidaan ennakko muodostaa kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot. Uusi palkka- tai matkaennakko saadaan luotua klikkaamalla lisää uusi palkka- tai matkaennakko -toimintoa. Avautuvalta näkymältä valitaan palkansaaja ja ennakon tyyppi, syötetään eräpäivä, joka voi olla kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivä ja syötetään maksettava summa sekä vapaaehtoinen selite.

Tallennuksen yhteydessä valitaan haluttu toimintatapa maksamiseen ja tulorekisterin palkkatietoilmoittamiseen liittyen. Mikäli luotu ennakko siirretään maksuun, tulee maksu käydä vahvistamassa Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja -toiminnossa. Palkkaennakko voidaan myös tallentaa ja merkitä maksetuksi, mikäli raha on jo esimerkiksi maksettu palkansaajalle erillisenä tilisiirtona. Samalla voidaan valita, lähetetäänkö ennakosta muodostuva palkkatietoilmoitus tulorekisteriin vai jätetäänkö palkkaennakosta muodostuva palkkatietoilmoitus lähettämättä. Mikäli ilmoitus jätetään lähettämättä, jää se Netvisorissa Palkkatietoilmoitukset -toimintoon lähettämätön -tilaiseksi. Huomioithan, että Palkkaennakko -palkkalajin tulolajin tulee olla sama, kuin mistä tulolajista myöhemmin varsinaisella palkkalaskelmalla saatu ennakko vähennetään.

Ennakon käsittely, kun Palkkaennakko -palkkalajille ei ole annettu tulolajia tulorekisteri-ilmoittamista varten

Kun palkansaajalle halutaan maksaa palkkaennakko, voidaan ennakko muodostaa kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot. Uusi palkka- tai matkaennakko saadaan luotua klikkaamalla lisää uusi palkka- tai matkaennakko -toimintoa. Avautuvalta näkymältä valitaan palkansaaja ja ennakon tyyppi, syötetään eräpäivä, joka voi olla kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivä ja syötetään maksettava summa, sekä vapaaehtoinen selite.

Tallennuksen yhteydessä ennakko voidaan joko siirtää maksuun, jonka jälkeen maksu tulee vielä vahvistaa Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja -toiminnossa tai palkkaennakko voidaan tallentaa ja merkitä maksetuksi, mikäli raha on esimerkiksi jo maksettu palkansaajalle erillisenä tilisiirtona. Kumpikaan valinta ei muodosta palkkatietoilmoitusta. 

Vähentäminen palkkalaskelmalla

Kun palkansaajalle on lisätty palkkaennakko ja seuraavan kerran kun palkansaajalle muodostetaan palkkalaskelma, ohjelma muodostaa palkkaennakko -palkkalajirivin palkkalaskelmalle automaattisesti. Palkkalajin määrä on maksetun palkkaennakon summa tai palkkaennakkosaldon summa.

Kun palkkalaskelma on muodostettu ja palkkaennakkorivi on muodostunut palkkalaskelmalle, näkyy Palkka- ja matkaennakoiden listausnäkymällä saadun ja vähennetyn palkkaennakon saldot kyseisen palkansaajan kohdalla, alla esimerkki kuvakaappaus listauksesta.

Palkkalaskelmalla näkyvän vähennettävän palkkaennakon summaa voi manuaalisesti muokata palkkalaskelman palkkalajin muokkaus -näkymässä. Tällöin jäljelle jäävä vähentämätön osuus ennakosta muodostuu automaattisesti seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.

Ennakkosaldojen listausnäkymä

Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot -toiminnosta nähdään palkansaajakohtaisesti saadut ja vähennetyt ennakot sekä palkkaennakkosaldo. Mikäli saatua palkkaennakkoa on enemmän kuin vähennettyä palkkaennakkoa siirtyy palkkaennakkosaldo automaattisesti vähennykseksi seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle. Mikäli taas saatua palkkaennakkoa on vähemmän kuin vähennettyä palkkaennakkoa siirtyy palkkaennakkosaldo automaattisesti lisäykseksi seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.

Palkkaennakkosaldojen korjaaminen

Mikäli palkansaajan palkkalaskelmalle muodostuu ylimääräinen palkkaennakko miinusmerkkisenä ja tämä lisää maksettavaa summaa, on palkansaajalta vähennetty palkkaennakkoa enemmän kuin mitä hänelle on maksettu Netvisorin "Palkka- ja matkaennakot" -toiminnossa. Usein miten näin käy silloin, kun Palkkaennakko -palkkalaji on lisätty palkkalaskelmalle manuaalisesti, eikä ohjelman Palkkaennakko -osiota ole käytetty palkkaennakon käsittelyssä.

Esimerkki palkkalaskelmariveistä:

Palkkaennakko -500
Maksetaan 500

Tilanteen saa korjattua lisäämällä palkansaajalle Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa samansuuruisen ennakon, kuin palkkalaskelmalle muodostuva rivi on ja merkitsee palkkaennakon maksetuksi. Tallennuksen jälkeen, kun muodostetaun palkkalaskelman poistaa ja luo uudelleen, ei ennakkoa enää muodostu palkkalaskelmalle. Mikäli henkilön palkkaennakoiden tilanne on nolla, tulisi kohdan Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot listausnäkymän näyttää kyseisen henkilön kohdalla "palkkaennakkosaldona" myös nollaa eli saatujen ja vähennettyjen ennakoiden määrä on tällöin yhtä suuri.

Mikäli palkansaajan palkkalaskelmalle muodostuu ylimääräinen palkkaennakko plusmerkkisenä, joka vähentää maksettavaa palkkaa, on Netvisoriin lisätty enemmän palkkaennakoita, kuin mitä niitä on vähennetty. Mikäli ennakkotilanne tulisi saada nollattua, tulee ohjelman antaa käsitellä ennakko yhden palkanlaskennan läpi. Mikäli halutaan, että laskelmalle nouseva ennakko ei näy palkansaajalle, voidaan palkkamallin muotoilusta käydä piilottamassa Palkkaennakko -palkkalajin laskelman muodostamisen ja tulostamisen ajaksi. Maksetaan -palkkalajirivin summa voidaan oikaista palkanlaskentaprosessin palkanlaskijan näkymä -välilehdellä halutuksi klikkaamalla palkkalajirivin perässä olevasta "kynälehtiöstä". Jatkossa ennakko ei enää nouse laskelmalle ja tällä tavalla ohjelma tulkitsee sen käsitellyksi.

Käyttöoikeudet

  • "Palkka- ja matkaennakot" -näkymä vaatii palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeuden kohtaan "Henkilörekisteri" > "Palkansaajien hallinta" 
  • Palkanlaskija -roolilla (P) voi hallinnoida kaikkia palkansaajia
  • Ilman Palkanlaskija -roolia (P) voi ennakoita käsitellä niille palkansaajille, joihin käyttäjällä on yrityshierarkian mukaisesti hyväksymisoikeus
  • Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa pitää olla oikeus "Ostolaskujen ja palkkojen maksamiseen", jotta ennakon voi siirtää maksuun


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.