Tässä ohjeessa käsitellään palkka- ja matkaennakoiden hallinnointia, maksamista, käsittelyä tulorekisterin näkökulmasta, vähentämistä palkkalaskelmalla sekä virhetilanteiden korjaamista.

SISÄLTÖ

Yleistä palkkaennakoista

Netvisorin Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa hallinnoidaan ja maksetaan palkka- ja matkaennakoita. Tässä käyttöohjeessa kerrotaan palkkaennakoista ja niiden käsittelystä sekä korjaamisesta ohjelmistoteknisestä näkökulmasta, eikä ohje ota kantaa voimassa oleviin verottajan tai tulorekisterin ohjeistuksiin. Tarkista aina kulloinkin voimassa oleva ohjeistus em. tahoilta.

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.

Netvisorin palkkaennakot ovat ohjelmistossa nettona ja palkka- ja matkaennakoista muodostuva maksuaineisto käsitellään tilisiirtona. Palkkaennakon tiliöinti palkanlaskennassa noudattaa Palkkaennakko -palkkalajin asetuksiin annettua tiliöintiasetusta. Huomioithan, että palkkaennakkoa maksettaessa Palkka- ja matkaennakot -osiossa ei lasketa palkan sivukuluja.

Tarkista tai muokkaa tiliöintiasetuksia valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa Palkkaennakko -palkkalajia > Kirjanpidon asetukset.

Palkkaennakko -toimintoa voidaan käyttää kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko Palkkaennakko -palkkalajille annettu palkkalajin asetuksissa tulolajikohdistusta vai ei. Mikäli palkkalajille ei ole kohdistettu tulolajia, ei ennakosta muodostu Tulorekisteriin lähetettävää palkkatietoilmoitusta.

Tarkista tulolajin asetus valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa Palkkaennakko -palkkalajia > tulolaji.

Ohjelmiston oletuspalkkalajia "Palkkaennakko" ei voi lisätä manuaalisesti palkkalaskelmalle "lisää uusi palkkalajirivi" -pudotusvalikon kautta.

Ennakon käsittely, kun Palkkaennakko -palkkalajille on annettu tulolaji tulorekisteri-ilmoittamista varten

Kun palkansaajalle halutaan maksaa palkkaennakko ja tulolaji on määritelty, toimi seuraavasti:

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.

  1. Klikkaa "Lisää uusi palkka- tai matkaennakko" -toimintoa.
  2. Valitse avautuvalta näkymältä palkansaaja ja ennakon tyyppi.
  3. Syötä eräpäivä (kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivä).
  4. Syötä maksettava summa sekä vapaaehtoinen selite.
  5. Valitse tallennuksen yhteydessä haluttu toimintatapa:
    • Siirrä maksuun: Maksu tulee käydä vahvistamassa kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja.
    • Tallenna ja merkitse maksetuksi: Valitse tämä, jos raha on jo esimerkiksi maksettu palkansaajalle erillisenä tilisiirtona.
  6. Valitse tulorekisteri-ilmoittaminen:
    • Lähetä ennakosta muodostuva palkkatietoilmoitus tulorekisteriin.
    • Jätä palkkaennakosta muodostuva palkkatietoilmoitus lähettämättä. Mikäli ilmoitus jätetään lähettämättä, jää se Netvisorissa Palkkatietoilmoitukset -toimintoon lähettämätön -tilaiseksi.

Huomioithan, että Palkkaennakko -palkkalajin tulolajin tulee olla sama, kuin mistä tulolajista myöhemmin varsinaisella palkkalaskelmalla saatu ennakko vähennetään.

Ennakon käsittely, kun Palkkaennakko -palkkalajille ei ole annettu tulolajia tulorekisteri-ilmoittamista varten

Kun palkansaajalle halutaan maksaa palkkaennakko ilman tulolajimääritystä, toimi seuraavasti:

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.

  1. Klikkaa "Lisää uusi palkka- tai matkaennakko" -toimintoa.
  2. Valitse avautuvalta näkymältä palkansaaja ja ennakon tyyppi.
  3. Syötä eräpäivä (kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivä).
  4. Syötä maksettava summa sekä vapaaehtoinen selite.
  5. Valitse tallennuksen yhteydessä toimintatapa:
    • Siirrä maksuun: Maksu tulee vahvistaa kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja.
    • Tallenna ja merkitse maksetuksi: Valitse tämä, jos raha on esimerkiksi jo maksettu palkansaajalle erillisenä tilisiirtona.

Kumpikaan valinta ei muodosta palkkatietoilmoitusta.

Vähentäminen palkkalaskelmalla

Kun palkansaajalle on lisätty palkkaennakko ja seuraavan kerran kun palkansaajalle muodostetaan palkkalaskelma, ohjelma muodostaa palkkaennakko -palkkalajirivin palkkalaskelmalle automaattisesti. Palkkalajin määrä on maksetun palkkaennakon summa tai palkkaennakkosaldon summa.

Kun palkkalaskelma on muodostettu ja palkkaennakkorivi on muodostunut palkkalaskelmalle, näkyy Palkka- ja matkaennakoiden listausnäkymällä saadun ja vähennetyn palkkaennakon saldot kyseisen palkansaajan kohdalla (katso kuva alla).

Voit muokata palkkalaskelmalla näkyvän vähennettävän palkkaennakon summaa manuaalisesti palkkalaskelman palkkalajin muokkaus -näkymässä. Tällöin jäljelle jäävä vähentämätön osuus ennakosta muodostuu automaattisesti seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.

Ennakkosaldojen listausnäkymä

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.

Toiminnosta nähdään palkansaajakohtaisesti saadut ja vähennetyt ennakot sekä palkkaennakkosaldo.

  • Mikäli saatua palkkaennakkoa on enemmän kuin vähennettyä palkkaennakkoa, siirtyy palkkaennakkosaldo automaattisesti vähennykseksi seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.
  • Mikäli taas saatua palkkaennakkoa on vähemmän kuin vähennettyä palkkaennakkoa, siirtyy palkkaennakkosaldo automaattisesti lisäykseksi seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.

Palkkaennakkosaldojen korjaaminen

Virhetilanteet johtuvat useimmiten siitä, että Palkkaennakko -palkkalaji on lisätty palkkalaskelmalle manuaalisesti, eikä ohjelman Palkkaennakko -osiota ole käytetty palkkaennakon käsittelyssä.

Tilanne 1: Ylimääräinen palkkaennakko miinusmerkkisenä (lisää maksettavaa summaa)

Tämä tarkoittaa, että palkansaajalta on vähennetty palkkaennakkoa enemmän kuin mitä hänelle on maksettu Netvisorin "Palkka- ja matkaennakot" -toiminnossa.

Esimerkki palkkalaskelmariveistä:
Palkkaennakko -500
Maksetaan 500

Korjaa tilanne seuraavasti:

  1. Lisää palkansaajalle Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa samansuuruisen ennakon kuin palkkalaskelmalle muodostuva rivi on.
  2. Merkitse palkkaennakko maksetuksi.
  3. Poista muodostettu palkkalaskelma ja luo se uudelleen tallennuksen jälkeen. Ennakkoa ei enää muodostu palkkalaskelmalle.
  4. Tarkista, että henkilön kohdalla "palkkaennakkosaldo" on nolla listausnäkymässä.

Tilanne 2: Ylimääräinen palkkaennakko plusmerkkisenä (vähentää maksettavaa palkkaa)

Tämä tarkoittaa, että Netvisoriin on lisätty enemmän palkkaennakoita kuin mitä niitä on vähennetty.

Korjaa tilanne seuraavasti:

  1. Anna ohjelman käsitellä ennakko yhden palkanlaskennan läpi, jotta ennakkotilanne nollautuu.
  2. Mikäli haluat, ettei laskelmalle nouseva ennakko näy palkansaajalle, piilota Palkkaennakko -palkkalaji laskelman muodostamisen ja tulostamisen ajaksi palkkamallin muotoilusta.
  3. Oikaise "Maksetaan" -palkkalajirivin summa palkanlaskentaprosessin palkanlaskijan näkymä -välilehdellä halutuksi klikkaamalla palkkalajirivin perässä olevasta "kynälehtiöstä".

Jatkossa ennakko ei enää nouse laskelmalle ja tällä tavalla ohjelma tulkitsee sen käsitellyksi.

Käyttöoikeudet

  • "Palkka- ja matkaennakot" -näkymä vaatii palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeuden kohtaan "Henkilörekisteri" > "Palkansaajien hallinta".
  • Palkanlaskija -roolilla (P) voi hallinnoida kaikkia palkansaajia.
  • Ilman Palkanlaskija -roolia (P) voi ennakoita käsitellä niille palkansaajille, joihin käyttäjällä on yrityshierarkian mukaisesti hyväksymisoikeus.
  • Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa pitää olla oikeus "Ostolaskujen ja palkkojen maksamiseen", jotta ennakon voi siirtää maksuun.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Lasketaanko palkkaennakoista sivukuluja?
Ei lasketa. Palkkaennakkoa maksettaessa Palkka- ja matkaennakot -osiossa ei lasketa palkan sivukuluja, ja ennakot ovat ohjelmistossa nettona.

Voiko Palkkaennakko-palkkalajin lisätä manuaalisesti palkkalaskelmalle?
Ei voi. Ohjelmiston oletuspalkkalajia "Palkkaennakko" ei voi lisätä manuaalisesti "lisää uusi palkkalajirivi" -valikon kautta. Se muodostuu automaattisesti, kun ennakoita käsitellään Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa.

Miten palkkaennakko ilmoitetaan tulorekisteriin?
Jos Palkkaennakko-palkkalajille on määritelty tulolaji, ilmoitus voidaan lähettää ennakon tallennuksen yhteydessä. Jos tulolajia ei ole määritelty, palkkatietoilmoitusta ei muodostu.

Miten korjaan väärin menneen palkkaennakkosaldon?
Jos saldo on virheellinen manuaalisten lisäysten vuoksi, voit korjata sen lisäämällä vastaavan ennakon Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa ja merkitsemällä sen maksetuksi, tai antamalla ylimääräisen ennakon kulkea yhden palkanlaskennan läpi ja oikaisemalla maksettavan summan manuaalisesti.

Avainsanat: palkkaennakko, matkaennakko, palkanlaskenta, tulorekisteri, ennakkosaldo



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.