Rackbeat integraation valmistelut

SISÄLTÖ

• Asiakasryhmät, toimittajaryhmät ja tuoteryhmät
• Muut asetukset
• Asiakastiedot ennen synkronointia
• Tuotetiedot ennen synkronointia
• Toimittajatiedot ennen synkronointia
• Yleisiä huomioita

Ennen tuotantokäytön aloittamista, asiakas-, tuote- ja toimittajatiedot voidaan synkronoida ohjelmien välillä, joko Rackbeatista netvisoriin tai toisinpäin. Jos Netvisorissa on ajantasaiset rekisterit, suosittelemme tietojen siirtoa Netvisorista Rackbeatiin, jolloin rekisterit täsmäävät toisiinsa, eikä duplikaatteja lähde syntymään. Jos Netvisorin rekisterit eivät ole ajantasalla, eikä näitä haluta tällaisenaan siirtää Rackbeatiin tai Netvisorissa ei ole rekistereitä lainkaan, niin tällöin suosittelemme perustamaan rekisterit Rackbeatiin ja viemään ne joko alkusynkronoinnilla tai käytön aikana Netvisoriin.

Rekisterit voi lisätä kolmella eri tavalla: 
1) Rekisterin siirto Netvisorista Rackbeatiin. Jos asiakkaat tai toimittajat ovat jo Netvisorissa, niin ne on numeroitava ennen siirtoa Rackbeatiin. Asiakas ja toimittajanumero toimii linkittävänä tekijänä.
2) Jos rekisteri löytyy jostain muualta, niin rekisterin voi tuoda csv- tuonnilla. Tietojen tuontiin tarvitaan Excel pohja, jonka mallipohja löytyy kyseisen rekisterin alta. 
a. Asiakasrekisteri. Mallipohja löytyy täältä 
b. Toimittajarekisteri. Mallipohja löytyy täältä
c. Tuoterekisteri. Mallipohja löytyy täältä
3) Uuden asiakkaan, toimittajan ja tuotteen perustaminen suoraan Rackbeatiin 
a. Asiakasrekisteri
b. Toimittajarekisteri
c. Tuoterekisteri

Ennen käytön aloitusta tulee siis pohtia, mistä rekisterit perustetaan Rackbeatiin. Tämän jälkeen rekisterit tulee valmistella tämän ohjeen mukaisesti.

Rekisterien synkronointi tullaan tekemään Netvisor asiakastuen toimesta ja tähän on hyvä varata aikaa vähintään muutama päivä. Asiakastuki tarvitsee tiedon, mitkä rekisterit siirretään ja miten päin. Jos olet tilannut koulutuksen, käyt kouluttajan kanssa nämä läpi. Jos teet käyttöönoton itsenäisesti, saat asiakastuestamme avun [email protected].

Asiakasryhmät, toimittajaryhmät ja tuoteryhmät

Asiakasryhmät

1. Riittää, kun nämä löytyy toisesta, alkusynkronointi perustaa asiakkaan mukana ryhmät toiseen ohjelmaan.
2. Rackbeatissa asiakasryhmät on pakollisia, joten vähintään yksi ryhmä tulee olla perustettuna.
3. Jos Netvisorissa ei ole asiakasryhmää, Rackbeat muodostaa asiakkaan ryhmäksi Rackbeatissa listan ensimmäisenä olevan ryhmän

Tuoteryhmät

1. Riittää, kun nämä löytyy toisesta, alkusynkronointi perustaa tuotteen mukana ryhmät toiseen ohjelmaan.
2. Tuoteryhmähierarkia ei ole tuettu Rackbeatissa. Jos Netvisorissa on tuoteryhmähierarkia, suosittelemme purkamaan hierarkian.
3. Rackbeatissa tuoteryhmät on pakollisia, joten vähintään yksi ryhmä tulee olla perustettuna.
4. Jos Netvisorin tuotteelta puuttuu ryhmä, Rackbeat muodostaa tuotteen ryhmäksi “Products”

Toimittajaryhmät

1. Netvisor > Rackbeat suunta perustaa ryhmät
2. Rackbeat > Netvisor suunta ei perusta, joten tässä tilanteessa toimittajaryhmät tulee perustaa sekä Rackbeatiin että Netvisoriin.
3. Rackbeatissa toimittajaryhmät on pakollisia, joten vähintään yksi ryhmä tulee olla perustettuna.

Muut asetukset

Yksiköt

1. Riittää, kun yksiköt löytyy toisesta, alkusynkronointi perustaa yksiköt, jos niitä ei ole
2. Jos tuotteella ei ole yksikkö-tietoa, perustetaan tuotteen yksiköksi Rackbeatissa "Unit"

Tuoterakenne

1. Ei perustu alkusynkronoinnissa. Jos Netvisorissa on tuoterakenteet niin suositellaan että tuotteet ja rakenteet perustetaan suoraan Rackbeatiin csv-tuonnilla tai manuaalisesti

Maksuehdot

1. Perusmaksuehdot (esim. 14 pv netto) perustuu Rackbeatista Netvisoriin
2. Netvisorista Rackbeatiin maksuehdot ei perustu (jos Rackbeatista löytyy samanniminen maksuehto, lisätään maksuehto asiakkaalle. Jos Rackbeatissa ei ole samannimistä maksuehtoa käytetään oletuksen Rackbeatin listassa ensimmäisenä olevaa ehtoa)
3. Kassa-alennuksia omaavat maksuehdot tulee perustaa molempiin ohjelmiin ja tämän lisäksi asettaa Netvisorissa asiakaskortille oletusehdoksi, jotta laskulle siirtyy oikea maksuehto. Lisäksi maksuehdossa tulee olla %- merkki, jotta kassa-alennus tulee laskulle oikein. 

Toimitusehdot

1. Toimitusehdot perustuu, myynti- ja ostotilausten tuonnin yhteydessä Rackbeatista Netvisoriin
2. Netvisorista Rackbeatiin toimitusehdot eivät perustu

Yhteyshenkilöiden sähköpostit

1. Sähköposti pitää olla oikean muotoinen, muuten jää virheeseen
2. Jos monta sähköpostia, erotellaan puolipisteellä

Asiakastiedot ennen synkronointia

Tarkasta, että asiakaskortilla on

1. Nimi
2. y-tunnus
3. asiakaskoodi (tulee olla numeerinen, Rackbeat ei hyväksy esim. kirjaimia asiakaskoodissa)
4. laskutusosoitetiedot

Huomio!

1. Oletustoimipaikka perustuu alkusynkronoinnissa. Jos asiakkaalla on useampia toimipaikkoja, nämä tulee perustaa Rackbeatiin manuaalisesti tai asikaskortin Osoitteet-tietojen tuonnilla. Käytön aikana toimipaikka näkyy Netvisoriin siirtyvällä laskulla, mutta toimipaikka ei perustu Netvisorin asiakaskortille
2. Rackbeatissa alv-käsittely on pakollinen, jotta %-muodostuu tilaukselle oikein. Kun lasku siirretään Netvisoriin, niin Netvisor tuo kuitenkin laskulle Netvisorin asiakaskortin mukaisen alv-käsittelyn.

Tuotetiedot ennen synkronointia

Tarkista, että tuotekortilla on

1. Tuotteen nimi
2. Tuotekoodi (tuotekoodin maksimipituus on 25 merkkiä)
3. Perushinta / perus myyntihinta (nolla tulkitaan arvona)
4. Hankintahinta / perus ostohinta (nolla tulkitaan arvona)

Huomioi!

1. Tuotteen pitää olla aktiivinen, passiiviset ei liiku
2. Tarkistetaan, onko tuotteen nimessä "-merkkejä ja jos on, ne korvataan '-merkillä

Toimittajatiedot ennen synkronointia

Tarkista, että toimittajakortilla on

1. Nimi
2. Toimittajakoodi  (tulee olla numeerinen, Rackbeat ei hyväksy esim. kirjaimia toimittajakoodissa)
3. y-tunnus / VAT-tunnus / tai muu tunnus
4. Täydelliset osoitetiedot (osoite, katuosoite, postinumero, kaupunki, maa)

Huomioi!

1. Jos Netvisorissa ei ole toimittajaryhmää, toimittaja lisätään Rackbeatissa ryhmään "Suppliers"
2. Kun toimittaja luodaan Netvisorista Rackbeatiin, lisätietokenttään annetaan Netvisor Key

Yleisiä huomioita

Vältä erikoismerkkejä rajapinnassa. Alla olevat merkit eivät ole tuettuja rajapinnassa

1. Suurempi kuin >
2. Pienempi kuin >
3. Lainausmerkki “
4. Hipsu `
5. &

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback