Tässä ohjeessa neuvotaan, kuinka ottaa käyttöön ja hallita varastonhallintatoimintoa Netvisor-järjestelmässä. Käyttöönotto kattaa varastomäärien seurannan, varaston arvostusmenetelmien valinnan, käyttöoikeuksien asettamisen ja vinkit päivittäiseen käyttöön.

SISÄLTÖ

Varastonhallinta -osio mahdollistaa tuotteiden varastomäärien seurannan ja osiosta nähdään varastoitavien tuotteiden varaston arvo per varasto. Kun asetukset ovat kunnossa, myyntitapahtumat vähentävät varaston määrää varastoitavien tuotteiden osalta.

Varastonhallinnan käyttöönotto

Netvisorin varastohallinta on siirtynyt uusien asiakkaiden osalta Rackbeat-ohjelmaan. Rackbeatin käyttöönotosta kannattaa ottaa yhteyttä Netvisorin myyntiin: myynti.netvisor@visma.com 

Käyttöoikeuksien lisääminen

Varastonhallintaa käyttävällä tulee olla toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus kohdassa Varastonhallinta. Tämä sisältyy mm. yrityskäyttäjän profiiliin. Lisäksi myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa tulisi olla muokkausoikeus hankintahintaan. Provisio-kohdalla ei ole merkitystä.

Jos hankintahintaan ei ole oikeuksia, hinnan kohdalla näkyy * -merkki.

Varaston arvostusmenetelmien valinta

Varaston arvostusmenetelmä määrittää, miten varaston arvo lasketaan.

Valitse yritykselle sopiva arvostusmenetelmä seuraavista vaihtoehdoista:

  • FIFO-laskenta
  • Juokseva keskihinta
  • Painotettu keskihinta

Lisää arvostusmenetelmistä löytyy omasta Varaston arvostusmenetelmät -ohjeesta.

Varastojen ja hyllypaikkojen luonti

Varastot ja hyllypaikat määrittävät, missä tuotteita säilytetään ja miten ne ryhmitellään.

Toimi seuraavasti:

  1. Avaa Netvisorissa varastojen ja hyllypaikkojen hallinta.
  2. Perusta yritykseen halutut varastopaikat.
  3. Lisää tarvittaessa varastoihin hyllypaikat.

Yksityiskohtainen ohjeistus löytyy Varastot ja hyllypaikat -ohjeesta.

Varastotapahtumatyyppien valinta

Varastotapahtumatyyppejä käytetään varastotapahtumien ryhmittelyyn ja varastoraporttien rajaamiseen.

Tee seuraavat valinnat:

  1. Avaa varastotapahtumatyyppien asetukset.
  2. Luo tapahtumatyyppien käyttökohteille omat tyypit, jos haluat tarkemman ryhmittelyn.
  3. Aseta luodut tapahtumatyypit oletukseksi kyseisille käyttökohteille.

Tapahtumatyyppejä ei ole pakko muuttaa, vaan voit käyttää myös oletusarvoja. Tapahtumatyypeistä löytyy tarkempi Varastotapahtumatyypit -ohje.

Tuotetiedot ja oletukset kuntoon

Tuoterekisteri määrittää, mitkä tuotteet ovat varastoitavia ja millä hinnoilla niitä käsitellään.

Toimi seuraavasti:

  1. Avaa tuoterekisteri.
  2. Määritä, mitkä tuotteet ovat varastoitavia.
  3. Aseta varastoitaville tuotteille:
    • oikea myyntihinta
    • oikea hankintahinta
    • oletusvarasto
  4. Jos tuotteita ei ole vielä rekisterissä, tuo ne tietojen tuonnin kautta .csv-tiedostona yritykseen.

Tuotetietojen tuonnista löytyy Tuotetietojen tuonti -ohje. Mikäli tuotteet luodaan manuaalisesti, ohjeistus löytyy Uuden tuotteen luominen -ohjeesta.

Varaston alkusaldojen syöttö

Varaston alkusaldojen avulla varastonhallinta käynnistyy oikeilla määrillä ja arvoilla.

Tee alkusaldojen syöttö näin:

  1. Avaa tuotelistaus.
  2. Käytä tuotelistauksen inventointitoimintoa varastosaldojen lisäämiseen tuotteille.
  3. Varmista ennen inventointia, että tuotteille on lisätty hankintahinta.

Inventoinnista löytyy tarkempi Inventaario -ohje. Hankintahinta tulee huomioida myös silloin, kun tuotetta lisätään manuaalisesti varastoon uuden varastotapahtuman kautta tyypillä hankinta.

Kun alkusaldojen syöttö on tehty ja asetukset ovat kunnossa, myyntilaskulla olevat varastoitavat tuotteet vähentävät tuotteiden määrää varastosta. 

Erityishuomioita varastonhallinnan käyttöönoton yhteydessä

Netvisor aloittaa kirjaamaan varastotapahtumia liiketapahtumilta myynnistä ja ostosta automaattisesti, kun palvelu on kytketty käyttöön. Tästä johtuen on tärkeää toimia seuraavasti:

  1. Varmista, että liiketapahtumilla käsiteltävillä tuotteilla on vähintään hankintahinta määriteltynä, jotta varastonarvo menee oikein. Arvojen korjaaminen tapahtumille jälkikäteen on turhaa manuaalista työtä. 
  2. Tee varaston alkusaldojen kirjaus mahdollisimman pian, jottei varastosaldo mene myyntitapahtumista johtuen miinukselle. Tapahtumilla käytettävä keskihinta lasketaan tuotteelle vasta ensimmäisen alkusaldojen kirjauksen yhteydessä. Näin varmistat, että varastonarvo ja kate kirjautuvat oikein ja vältät turhaa manuaalista korjaustyötä. 
  3. Varmista, että syötät alkusaldoille hankintahinnan, josta tuotteen keskihinta lasketaan.

Vinkkejä varastonhallinnan päivittäiseen käyttöön 

  1. Varastotapahtumien kirjaus on helppoa, kun oletusasetukset ovat kunnossa.
    • Tuotteen oletusvarasto muodostuu kaikille varastotapahtumille.
    • Tuotteen hankintahinta tai toimittajakohtainen hankintahinta tulee ostoihin mukaan.
    • Varastotapahtumatyyppien oletuksilla tapahtumilla käytettävä tyyppi tulee käyttökohteittain automaattisesti.
    • Tuotteen varastopuute on nähtävissä joka vaiheessa käsittelyprosessia tapahtumilla, kun tuotteelle on asetettu varaston hälytysraja.
  2. Inventoinnin tai alkusaldojen kirjaamisen voi tehdä usealle tuotteelle kerralla tuotelistauksen käsittelykorin inventointitoiminolla.
  3. Tuotekohtaisia varastoasetuksia voi muokata massana tuotelistauksen käsittelykorissa.
  4. Tuotelistausta voi käyttää hyödyksi varastoraportoinnissa. Varastokohtaiset saldot näkyvät omina sarakkeinaan.
  5. Eniten käytetyt varastoraportit voi tallentaa raporttipohjiksi.
  6. Kun varastonarvostusmenetelmäksi asetetaan FIFO-laskenta, tuotteille saa käyttöön eräseurannan ja linkitysautomaation.
  7. Tuotteiden saatavuuden voi varmistaa asettamalla tuotteille hälytysrajat. Tässä voi käyttää hyödyksi varastonhallinnan raporteista “Tuotteiden menekki” -raporttia, joka ehdottaa hälytysrajoja automaattisesti edellisen myyntikauden menekin mukaan.
  8. Varastonarvon muutoksen voi kirjata esimerkiksi kuukauden päätteeksi Varaston arvon muutoksen kirjaaminen -ohjeen avulla.

Laajennettu tuotehallinta (Premium -paketissa):

  1. Laajennetun tuotehallinnan avulla varastovalmisteiden valmistuskirjaukset voi tehdä tuotelistauksen käsittelykorissa, kun on muodostettu alituoterakenne. Alituotteet vähennetään rakenteen mukaisesti varastosta automaattisesti, kun muodostetaan valmistuskirjaus.
  2. Varastoraporteille saa rajattua pelkästään valmistustapahtumat, kun koostetuotteille ja alituotteille asetetaan omat varastotapahtumatyypit ja rajataan raportti näillä kahdella tyypillä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten otan Netvisorin varastonhallinnan käyttöön alusta alkaen?

Vastaus: Aloita varmistamalla käyttäjälle muokkausoikeus Varastonhallinta-osioon ja hankintahinnan muokkausoikeus myynti- ja ostoreskontrissa. Valitse sen jälkeen varaston arvostusmenetelmä, perusta varastot ja hyllypaikat, määritä tuoterekisterissä varastoitavat tuotteet ja niiden hinnat sekä oletusvarasto, ja syötä lopuksi varaston alkusaldojen määrät ja hankintahinnat inventointitoiminnolla.

Kysymys: Miksi hankintahinnan määrittäminen on tärkeää varastonhallinnassa?

Vastaus: Hankintahinta tarvitaan, jotta varastonarvo ja keskihinta lasketaan oikein. Jos hankintahintaa ei ole, varastonarvo ei vastaa todellisuutta ja tapahtumien arvojen korjaaminen jälkikäteen aiheuttaa turhaa manuaalista työtä.

Kysymys: Milloin Netvisor alkaa kirjata varastotapahtumia automaattisesti?

Vastaus: Netvisor alkaa kirjata varastotapahtumia myynnistä ja ostosta automaattisesti heti, kun varastonhallintapalvelu on kytketty käyttöön ja tuotteet on määritelty varastoitaviksi.

Kysymys: Miten voin estää varastosaldoja menemästä miinukselle käyttöönotossa?

Vastaus: Tee varaston alkusaldojen kirjaus mahdollisimman pian palvelun käyttöönoton jälkeen ja varmista, että kaikille varastoitaville tuotteille on määritelty hankintahinta. Näin myyntitapahtumat eivät vie saldoja miinukselle ennen alkusaldojen kirjausta.

Kysymys: Miten helpotan varastotapahtumien kirjausta päivittäisessä käytössä?

Vastaus: Aseta tuotteille oletusvarasto, hankintahinta tai toimittajakohtainen hankintahinta sekä varastotapahtumatyyppien oletukset. Näin varastotapahtumien tiedot täydentyvät automaattisesti, ja varastopuute näkyy käsittelyprosessin eri vaiheissa, kun tuotteelle on asetettu hälytysraja.

Kysymys: Miten voin käyttää raportteja varastonhallinnan tukena?

Vastaus: Hyödynnä tuotelistausta varastoraportointiin, koska varastokohtaiset saldot näkyvät omina sarakkeinaan. Tallenna eniten käytetyt varastoraportit raporttipohjiksi ja käytä “Tuotteiden menekki” -raporttia hälytysrajojen määrittelyyn. Varastonarvon muutoksen voit kirjata esimerkiksi kuukauden päätteeksi erillisellä varaston arvon muutoksen kirjausohjeella.

Kysymys: Mitä hyötyä on FIFO-laskennasta ja laajennetusta tuotehallinnasta?

Vastaus: FIFO-laskenta tuo käyttöön eräseurannan ja linkitysautomaation, mikä tarkentaa varaston seurantaa. Laajennettu tuotehallinta mahdollistaa varastovalmisteiden valmistuskirjaukset tuotelistauksen käsittelykorissa alituoterakenteen avulla ja antaa mahdollisuuden rajata varastoraportit pelkkiin valmistustapahtumiin omien varastotapahtumatyyppien avulla.

Avainsanat: Varastonhallinta, varastotapahtumatyypit



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.