Tämä ohje käsittelee myyntilaskujen lähettämistä sähköpostitse, palvelun käyttöönottoa ja sähköpostin asetuksia. Ohje kertoo myös, miten varmistat sähköpostien toimitettavuuden oikeilla asetuksilla.

SISÄLTÖ

Palvelun ottaminen käyttöön

Voit ottaa myyntilaskujen lähetyksen sähköpostilla käyttöön valitsemalla Netvisor Store > Sähköiset palvelukanavat > Myyntilaskujen välitys sähköpostitse.

Palvelun käyttöönotto on maksuton ja sähköpostitse lähetetyistä myyntilaskuista peritään hinnaston mukainen transaktiomaksu. Kun olet ottanut palvelun käyttöön, valitse myynnin perustiedoissa (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot) tapahtumatyypit, joilla käytät sähköpostilähetystä:


Voit avata saatepohjien muokkauksen valitsemalla Myynti > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit:

  • Lähettäjän sähköpostiosoite: Tähän kenttään voi määritellä yrityksen oman osoitteen. Lähettäjän sähköpostiosoitteena näkyy aina noreply@netvisor.fi ja lähettäjän nimenä yrityksen nimi. Kun asiakas vastaa saamaansa viestiin, viesti saapuu tähän kenttään määriteltyyn osoitteeseen. Myös mahdollinen virheviesti lähetyksestä saapuu tähän osoitteeseen.
  • Viestin saate:  Tämä teksti tulee osaksi saatetta ja näkyy saatteessa heti laskutietojen jälkeen. Saatteen yllä olevaa tekstiä, joka alkaa sanoilla hyvä asiakkaamme, ei voi muokata.
  • Viestin saate ruotsiksi: Tämä toimii kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty ruotsi. Huomioithan, että kirjoitat saatteen itse ruotsiksi.
  • Viestin saate englanniksi: Tämä toimii kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty englanti. Huomioithan, että kirjoitat saatteen itse englanniksi.
  • Vinkki: Viestin saatteen voi rivittää HTML-merkinnällä <br>


Virheviestintä


Jos sähköpostitse lähetetyn myyntilaskun toimittaminen vastaanottajalle epäonnistuu, laskun lähettäjälle saapuu sähköpostitse virheviesti. Jotta virheviesti voidaan lähettää, yrityksellä tulee olla oma sähköpostiosoite tallennettuna lähettäväksi osoitteeksi kohdassa Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit.

Viestin saatteen muokkaaminen on mahdollista myyntilaskun, tarjouksen, myyntitilauksen ja ostotilauksen osalta. Maksumuistutuksen, maksuhuomautuksen, hyvityslaskun ja korkolaskun osalta saatteen alkuosa muodostuu järjestelmän toimesta ja viestin saatteeksi muodostuu sama teksti kuin mikä on määriteltynä myyntilaskulle.

Sähköpostitse lähetetyn laskun validointi tapahtuu kahdessa vaiheessa:

  • Ensimmäinen vaihe tarkistaa viestin metadatat ja niiden oikeellisuuden. Jos sähköpostiosoite on vääränmuotoinen (esimerkiksi virheellinen domain) tai siinä on erikoismerkkejä, osoite hylätään heti. Näistä hylkäyksistä asiakkaalle ei mene virheviestiä, eikä virhettä näytetä myyntilaskun käsittelyhistoriassa.
  • Toisessa vaiheessa viesti välitetään vastaanottajan palvelimelle, jos se läpäisee ensimmäisen vaiheen tarkistukset. Vastaanottajan palvelin tekee saapuvan viestin osalta omat tarkistuksensa, ja viesti joko päätyy vastaanottajalle tai jää virheeseen (esimerkiksi kirjoitusvirheet vastaanottajan sähköpostiosoitteessa, mutta domain on oikein). Näistä virheistä laskun lähettäjä saa virheilmoituksen, jos yritys on määrittänyt oman sähköpostiosoitteensa sähköpostilaskujen lähetyksen asetuksiin. Virheviestejä ei toimiteta, jos lähettävänä osoitteena on noreply@netvisor.fi.

Virheviestien saapumiseen vaikuttaa myös sähköpostin vastaanottava palvelin ja sen asetukset. Jos sähköpostiosoite on kirjoitettu väärin, mutta @-merkin jälkeen vastaanottava domain on oikein, virheviestiä ei tule Netvisorista, jos vastaanottava domain ei lähetä virhettä eteenpäin Netvisoriin.

Netvisorin laskulle ei tule näkyviin, jos sähköpostilähetys jää virheeseen.

Jos saat lähetettäessä virheen koodilla Unknown, Netvisor ei ole saanut vastaanottajan sähköpostipalvelimelta tarkkaa virheen syytä. Tämä voi johtua monesta asiasta. Vastaanottajalla voi esimerkiksi olla poissaolokuittaus päällä. Tällöin kannattaa tarkistaa vastaanottajalta, saiko hän sähköpostin vai pitäisikö se lähettää uudestaan.


Asiakastietoihin lisättävät sähköpostiosoitteet

Asiakkaan laskutussähköpostiosoite määritellään asiakaskortin "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle kenttään Sähköpostilaskuosoite:

Jos haluat lähettää laskun sähköpostitse usealle eri vastaanottajalle, erottele erilliset sähköpostiosoitteet puolipisteellä (;) Sähköpostilaskuosoite-kentässä. Älä lisää puolipistettä viimeisen osoitteen perään. Jos laskulla on useampi vastaanottaja, laskun vastaanottajat eivät näe muita vastaanottajia.

Osoitteet erotetaan asiakkaan tiedoissa puolipisteellä, mutta lähetysprosessissa ja käsittelyhistoriassa puolipiste näytetään pilkkuna.

Laskujen lähettäminen

Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla tapahtuu normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Lähetysprosessissa laskujen lähetyskanavaksi tulee "Välitys sähköpostitse".

Sähköpostitse lähetetyt laskut lähtevät saapumisjärjestyksessä joko heti tai pienellä viiveellä. Netvisorista sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään sähköpostin liitteenä pdf-muodossa, eivätkä liitteet ole salattuja. Lähetettyä aineistoa ei voi enää perua.

Liitteet

Liitteen lisäämisestä laskulle ja sallituista tiedostomuodoista löytyy lisätietoa tässä ohjeessa.
Sähköpostitse lähetettävien laskujen liitteet voidaan lisätä suoraan myyntilaskulle kohtaan Laskun liitteet. Jos liite on tarkoitus lisätä kaikille lähetettäville laskuille, vie laskut ensin lähetysprosessiin valitsemalla "Lähetä laskut" ja lisää liite lähetysprosessissa kohtaan "Lisää liite". Lähetysprosessissa lisätty liite lähetetään kaikille samassa lähetysprosessissa oleville laskuille.

Laskun lähetys ei salli suojaamattomia liitteitä. Lasku sekä laskun liite muodostuvat samaan pdf-tiedostoon. Kun lisäät liitteet laskulle lähetysprosessissa, lisättyä liitettä ei näy laskulla jälkikäteen. Kun lähetät laskun sähköpostitse, laskun käsittelyhistoriassa oleva Pdf-linkki tulee pelkästään laskun kuvasta, eikä sisällä lähetysprosessissa lisättyä liitettä.

Sähköpostin asetukset

Jotta varmistat laskujesi sähköpostien saavuttavan vastaanottajansa ilman, että ne merkitään roskapostiksi, on tärkeää toteuttaa tiettyjä sähköpostin todennusmenetelmiä. Sinun ei tarvitse hoitaa tätä itse, mutta voit pyytää IT-osastoasi tarkistamaan ja soveltamaan seuraavia, sekä sähköpostien toimitettavuuden että turvallisuuden kannalta kriittisiä asetuksia:

1. SPF (Sender Policy Framework): SPF auttaa varmentamaan, että domainiltasi lähetetyt sähköpostit ovat valtuutettuja listaten postipalvelimet, jotka ovat hyväksytty lähettämään sähköposteja domainisi puolesta. Tämä estää domainisi luvattoman käytön ja vähentää sähköpostiesi joutumisen roskapostiksi merkitsemisen mahdollisuuksia.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM lisää sähköposteihisi digitaalisen allekirjoituksen, joka vahvistaa sähköpostin todella lähetetyksi domainiltasi ja sen sisällön pysyneen muuttumattomana matkan aikana. Tämä todennusprosessi on avainasemassa hyvän lähettäjän maineen ylläpitämisessä ja onnistuneen sähköpostitoimituksen varmistamisessa.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC antaa sähköpostipalveluntarjoajille ohjeet, miten käsitellä viestejä, jotka eivät läpäise SPF- tai DKIM-tarkistuksia. Se auttaa hallitsemaan tällaisten sähköpostien käsittelyä ja parantaa turvallisuutta varmistamalla, että vain todennetut sähköpostit toimitetaan.

Nämä mekanismit ovat välttämättömiä, jotta sähköpostiviestintäsi ei joudu merkityksi roskapostiksi ja jotta suojaudut phishing-hyökkäyksiä ja muita sähköpostipohjaisia uhkia vastaan. Kun pyydät IT-osastoasi varmistamaan, että nämä asetukset ovat asianmukaisesti paikoillaan, saavutat korkeamman luottamuksen ja turvallisuuden tason sähköpostiviestinnässäsi ja parannat samalla toimitettavuutta asiakkaillesi ja heidän asiakkailleen.

Voit tarkistaa domainisi tilan käyttäen ilmaista MX Toolbox -palvelua.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi sähköpostilasku ei ole mennyt perille?

  • Tarkista, että asiakkaan sähköpostiosoite on tallennettu asiakaskortille "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle kenttään "Sähköpostilaskuosoite".
  • Tarkista, että vastaanottajan sähköpostiosoite on kirjoitettu oikein.
  • Varmista, että vastaanottajan sähköpostiosoite ei sisällä ääkkösiä tai erikoismerkkejä (viiva ja alaviiva ovat sallittuja).
  • Tarkista kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Sähköpostien saateviestit > Lähettäjän sähköpostiosoite, että kenttään on määritelty vain yksi sähköpostiosoite, eikä mitään ylimääräistä.
  • Jos lasku hylkäytyy vastaanottajan palvelimella, syynä voi olla esimerkiksi se, että vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai laskulla on liian suuria liitteitä (suosittelemme, että liitteen suuruus on enintään 5 MB/liite ja liitteiden yhteenlaskettu suuruus enintään 25 MB).
  • Vastaanottajan tulee mahdollisesti lisätä sallittuihin osoitteisiin noreply@netvisor.fi.

Sähköpostilaskutukseen kannattaa suhtautua samalla tavoin kuin kirjelaskutukseen: välillä voi tulla tilanne, että viesti ei toimittunut perille, eikä siitä välttämättä saa muuten tietoa kuin maksumuistutuksen yhteydessä. Laskujen läpimenovarmuutta voi parantaa huolehtimalla, että yllä mainitut asiat ovat kunnossa. Sähköpostitse lähetetyissä laskuissa varmuus siitä, onko viesti päätynyt asiakkaalle, on ylipäätään hatara. Tämä johtuu siitä, että esimerkiksi roskapostitilanteissa vastaanottava palvelin saattaa siirtää viestin roskakoriin kuittaamatta lähettäjälle mitään.


Avainsanat: myyntilasku, sähköpostilasku, sähköinen palvelukanava, liitteet, SPF, DKIM, DMARC





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.