Tässä ohjeessa neuvotaan, miten FIFO-laskenta kytketään käyttöön ja miten tapahtumapohjainen varastokäsittely toimii. Ohje käsittelee varastonarvostusmenetelmän muutoksia, varaston tarkkaa seurantaa ja linkitysten hallintaa.

SISÄLTÖ

Tapahtumapohjainen varastokäsittely tarkoittaa, että varastotapahtumia voidaan kohdistaa oikeaan tuote-erään automaattisesti taustalla.

FIFO -laskennan käyttöönotto

Voit ottaa FIFO-laskennan käyttöön valitsemalla Tuotteet > Varaston asetukset > Varaston arvostusmenetelmä (1). Tässä esimerkissä aikaisempi varaston arvostusmenetelmä on Juokseva keskihinnan laskenta.

  1. Avaa Tuotteet > Varaston asetukset > Varaston arvostusmenetelmä.
  2. Siirry varaston arvostusmenetelmän muokkausnäkymään klikkaamalla näkymässä olevaa linkkiä (kuva alla).

Valitse uusi arvostusmenetelmäksi FIFO laskenta (2):

  1. Valitse arvostusmenetelmälistalta FIFO laskenta.
  2. Tallenna tekemäsi muutos.

FIFO -laskennan käyttöönotossa huomioitavat asiat - TÄRKEÄ
Seuranta/jäljitys/linkitys

Tapahtumapohjainen varastonhallinta tarjoaa työkalut varaston tarkkaan seuraamiseen tuote-erätasolla. Jäljitys tuotetasolla ei sisälly tapahtumapohjaiseen varastonhallintaan. Automatiikka muodostaa myyntitilaus- ja laskuriveistä varastotapahtumarivit ja linkittää ne yritykselle valitun varastonarvostusmenetelmän mukaan FIFO/LIFO-periaatteella hankinta- tai valmistuseriin, joihin vähentävät varastotapahtumat kohdistuvat. Käyttäjä voi manuaalisesti muokata automatiikan tekemiä oletuksia ja kohdistella tapahtumia myös itse.

Tapahtumapohjaisen menetelmän avulla voidaan seurata tuotteiden liikkumista ja selvittää, mihin tietty tuotteen hankintaerä on siirretty ja/tai toimitettu. Linkitystyökalusta ja jäljitysketjusta löytyy oma Varastotapahtumien linkitys ja linkitysten purkaminen -ohje.

Tapahtumapohjaisen varastonhallinnan käyttöönotossa huomioitavat asiat ja muutokset keskihintamenettelyn mukaiseen varastokäsittelyyn:

Yleiset toimintaperiaatteet tapahtumapohjaisessa (FIFO/LIFO) varastokäsittelyssä

Netvisorissa varasto arvostetaan tapahtumapohjaisesti varastotapahtumilla käytettävän yksikköhinnan mukaan. Yksikköhinta haetaan varastoa vähentäville tapahtumille aina tapahtumahetkellä varastossa olevien tuote-erien yksikköhinnasta joko vanhimmasta (FIFO) tai uusimmasta (LIFO) tuote-erästä. Näiden välille muodostuu automaattinen linkitys, jota käyttäjä voi muuttaa esimerkiksi kohdistaessaan myynnin johonkin muuhun kuin valitun arvostusmenetelmän mukaiseen vähennysvuorossa olevaan tuote-erään.

Tapahtumapohjaisessa käsittelyssä käyttäjä voi rakentaa FIFO- tai LIFO-periaatteesta poikkeavia linkityksiä ja muodostaa tuote-erille juuri halutut jäljitysketjut. Näiden avulla voidaan raportoida tuote-erien liikkeet toimittajilta varaston kautta asiakkaille. Koska varasto voidaan Netvisorissa vähentää miinukselle, linkitysten tekeminen on mahdollista myös jälkikäteen varastotäydennysten jälkeen. Nämä linkitykset käyttäjän tulee tehdä manuaalisesti Tuote-eriin linkittämättömät -raportin kautta.

Päälle kytkemisen yhteydessä käyttäjän huomioitavat ja edellyttämät toimenpiteet

Tapahtumapohjaisen varastonarvostuksen kytkennän jälkeen olemassa oleville varastotapahtumille tehdään automaattinen konversio, jossa vähentävät tapahtumat linkitetään tuote-eriin takautuvasti valitun arvostusmenetelmän mukaan joko vanhimpiin (FIFO) tai uusimpiin (LIFO) ensin. Kaikkia tapahtumia ei välttämättä pystytä automaattisesti konvertoimaan ja linkittämään.

Tuote-eriin linkittämättömät -raportti varastonhallinnan eräpohjaisilla raporteilla tarjoaa mahdollisuuden tarkastella linkittämättömiä varastotapahtumia, tehdä niille tarvittavat korjaukset ja linkittää ne manuaalisesti.

Tee käyttöönoton jälkeen seuraavat tarkistukset ja toimenpiteet:

  1. Avaa varastonhallinnan eräpohjaisista raporteista Tuote-eriin linkittämättömät -raportti.
  2. Tarkasta raportilla näkyvät linkittämättömät varastotapahtumat.
  3. Korjaa tarvittaessa varastomääritykset, tuotenimikkeet tai muut tiedot, jotka estävät linkitysten muodostumisen.
  4. Linkitä korjatut tapahtumat manuaalisesti tuote-eriin.
  5. Hyödynnä raportilla olevaa massatoimintoa, joka tarkistaa korjausten jälkeen varastotilanteen ja yrittää tehdä linkitykset takautuvasti kaikille linkittämättömille riveille.

Yleisimmät syyt linkittämättömille varastoriveille:

  • Varastosaldo on ollut alkutilanteessa järjestelmän mukaan miinuksella, eikä varastosta ole löytynyt yhtään tuote-erää. Tällöin on tehtävä inventointi tai muu varastoa täydentävä kirjaus ja linkitettävä tapahtumat manuaalisesti.
  • Myyntiin on voinut erehdyksessä valikoitua väärä tuotenimike tilaukselle tai laskulle, esimerkiksi samankaltaisten tuotteiden mallien välillä. Myyntikäsittelyssä on syytä olla tarkkana, koska tällaisia virheitä voi olla vaikea tunnistaa ja korjata jälkikäteen.
  • Vähentävillä varastotapahtumilla on eri varasto kuin varastossa olevilla tuote-erillä. Tällöin vähentävien tapahtumien varastomääritys on muutettava vastaamaan varastossa olevia tuote-eriä tai vaihtoehtoisesti tuote-erien varasto on päivitettävä vastaamaan myyntivarastoa, jotta myynnit voidaan kohdistaa tuote-eriin.
  • Varastotapahtumia, joilla on vain vähentäviä kirjauksia. Tällöin tuotenimikettä on käytetty esimerkiksi juoksevaan kirjanpitoon eikä sitä ole tarkoitus huomioida varastonarvostuksessa. Linkityksiä ei voida muodostaa, kun vastakappaleita ei löydy varastoa lisäävistä kirjauksista.
  • Vanhoja tapahtumia voi olla sotkemassa raportointia, koska automaattiset linkitykset tehdään vain kuluvalta ja aktiiviselta tilikaudelta. Varastoraporteilla, kuten Tuote-eriin linkittämättömät -raportilla, näkyy myös aikaisempien tilikausien tapahtumia, joita ei voida linkittää, koska näille on tehty jo tilinpäätös.
Huom. On käyttäjän vastuulla tarkastaa heti käyttöönoton yhteydessä, että linkitykset menevät oikein ja että tarvittavat korjaukset tulevat tehtyä.

Muutokset tavalliseen varastokäsittelyyn nähden - TÄRKEÄ

Automaattiset linkitykset (FIFO-periaatteella)

Kaikki varastoa vähentävät varastotapahtumat linkitetään automaattisesti varastoa lisääviin varastotapahtumiin, jos nämä löytyvät samasta varastosta, johon vähentävä kirjaus kohdistuu. Jos tuotekortille ei ole määritetty oletusvarastoa eikä myyntitilaus- tai laskuriville valita varastoa, myynti kohdistuu automaattisesti siihen varastoon, josta löytyy FIFO-periaatteella vanhin tuote-erä.

  • Automaattiset linkitykset FIFO:lla muodostuvat aina varastotapahtumarivin toimituspäivämäärän perusteella.
  • Varastosaldon voi vähentää miinukselle. Tällöin linkitystä tapahtumien välillä ei muodostu tapahtumahetkellä, vaan ensin on tehtävä varastotäydennys.
  • Jos myyntitilaus- tai laskuriville valitaan varasto, jossa ei ole tavaraa, linkitystä ei muodostu. Tavara on aina kirjattava oikeaan varastoon.

Linkityskäsittelyn tuomat muutokset varastotapahtumanäkymään 

Automaattinen linkitys noudattaa valittua varastonarvostusmenettelyä: linkitykset tehdään FIFO:lla varastossa vanhimpiin tuote-eriin ja LIFO:lla uusimpiin. Linkitys tuo varastokäsittelyyn seuraavat käytännön muutokset:

  • Varastopaikka sidotaan linkitysten välille. Varastoa vähentävälle varastotapahtumariville asetetaan varastoksi aina sen varastoerän varasto, johon vähennys on linkitetty. Varastoa ei voi linkityksen jälkeen muuttaa vähentävältä varastoriviltä suoraan, vaan linkitys on ensin purettava, jotta vähennyksen voi kohdistaa toiseen varastoon. Linkityksen voi purkaa:
    • myyntitilauksella tai laskulla vaihtamalla laskuriville varaston, jolloin varastomääritys päivittyy varastotapahtumiin
    • varastotapahtumanäkymässä linkitystyökalulla
    • varastotapahtumanäkymässä massatyökalulla useammalle varastoriville kerralla.
  • Vähentävän varastorivin yksikköhinta haetaan aina sen varastoerän yksikköhinnasta, johon vähennys on linkitetty. Yksikköhintaa ei voi muuttaa suoraan linkitetyllä vähentävällä varastorivillä. Linkitys on purettava tai rivi on linkitettävä toiseen tuote-erään, jolloin uusi yksikköhinta ja varasto päivittyvät varastoriville.

Linkittämätön varastorivi: Varastoa ja hankintahintaa voidaan muokata vapaasti varastorivillä.

Linkitetty varastorivi: Varasto ja yksikköhinta haetaan hankintaerältä. Linkitys on purettava, jotta kenttiä voi muokata. Alla esimerkissä vihreällä näkyvä linkitetty rivi, jota ei voi muokata suoraan. Muokataksesi linkitettyjen rivien varastoa tai yksikköhintaa pura ensin linkitys tai linkitä rivi toiseen erään, jolloin uusi yksikköhinta ja varasto päivittyvät varastoriville. Linkityksen purkamisesta on ohje myöhemmin tällä sivulla.

Poikkeava linkityskäsittely

On olemassa kaksi käyttötapausta, joissa tuote-eräkohtaisen jäljitysketjun säilyttäminen edellyttää normaalista poikkeavaa linkityskäsittelyä:

  1. Varastosiirto (tästä lisää tämän ohjesivun lopussa)
  2. Hyvityslaskulla tavaran palautuskäsittely = tavaran palautus varastoon

Poikkeavassa linkityskäsittelyssä varastoa lisäävä varastotapahtumarivi linkitetään varastoa vähentävään tapahtumaan. Tämä on päinvastainen suunta normaaliin varastokäsittelyyn verrattuna, jossa vähentävä rivi linkitetään lisäävään.

Manuaaliset linkitykset (käyttäjän toimesta)

Käyttäjä voi tehdä automaattisista linkityksistä eli FIFO- tai LIFO-periaatteesta poikkeavia linkityksiä muuttamalla niitä manuaalisesti linkitystyökalulla. Näin voidaan rakentaa tarkkoja jäljitysketjuja ja raportoida tuote-erän liikkeet varastoissa toimittajalta varaston kautta asiakkaalle.

Tämä jäljitysketju mahdollistaa muun muassa tulliraportin muodostamisen Netvisorissa, josta nähdään eräkohtaisesti, mitkä tuote-erät on vähennetty varastosta milläkin aikavälillä.

Tapahtumapohjaisen varastonhallinnan (FIFO) termistö

  • TAPAHTUMAPOHJAINEN VARASTONHALLINTA = Eräkäsittely, jossa varastoa voidaan seurata tuote-erätasolla ja rakentaa erille jäljitysketjuja, joissa erät voidaan jäljittää jälkikäteen toimittajalta varastojen kautta asiakkaille saakka. Varastoa vähentävät tapahtumat linkitetään automaattisesti valitun varastonarvostusperiaatteen mukaisesti joko FIFO- tai LIFO-periaatteella varastoa lisääviin tapahtumiin. Käyttäjä voi tehdä tästä poikkeavia linkityksiä manuaalisesti. Varastosiirroissa on mahdollista säilyttää eräkohtainen jäljitettävyys. Huom. Eräkäsittely ei sisällä tuotteiden jäljitettävyyttä tuotetasolla, kuten sarjanumerot yms.
  • FIFO = First In, First Out -menettelyssä ensimmäiseksi ostettujen yksiköiden kustannukset kohdistuvat ensimmäiseksi myytyihin yksiköihin. Menetelmässä oletetaan ensimmäiseksi varastoon saapuneiden ainesten ja tarvikkeiden tulevan käytetyksi ensimmäisinä. Elinkeinotuloverolain perusteella inventaario lasketaan FIFO-menetelmän mukaan. Netvisorissa automaattiset linkitykset kohdistetaan oletuksena tapahtumissa FIFO-periaatteella, kun FIFO on valittuna varastonarvostusmenetelmäksi.
  • LIFO = Last In, First Out -menettelyssä viimeksi ostettujen yksiköiden kustannukset kohdentuvat ensimmäiseksi myytyihin yksiköihin. Menetelmässä oletetaan viimeksi saapuneiden ainesten ja tarvikkeiden tulevan käytetyksi ensimmäisenä. LIFO-menetelmää voidaan soveltaa ajanjaksoittain; käytön arvostus suoritetaan jatkuvana tai ajanjakson päätyttyä. Netvisorissa automaattiset linkitykset kohdistetaan oletuksena tapahtumissa LIFO-periaatteella, kun LIFO on valittuna varastonarvostusmenetelmäksi.
  • AUTOMAATTINEN LINKITYSKÄSITTELY = Kaikki varastoa vähentävät varastotapahtumat linkitetään automaattisesti valitun varastonarvostusmenettelyn mukaisesti varastoa lisääviin eriin, jos järjestelmä löytää kohteen.
  • MANUAALINEN LINKITYSKÄSITTELY = Käyttäjän tulee itse linkittää sellaiset tapahtumat jälkikäteen, joita ei automaattisesti tapahtumahetkellä ollut mahdollista linkittää, esimerkiksi tavaraa ei ollut varastossa myyntihetkellä. Tätä varten varastonhallinnan eräpohjaisista raporteista löytyy Tuote-eriin linkittämättömät -raportti, jolla raportoidaan kaikki tällaiset tapahtumat ja linkitykset voidaan tehdä takautuvasti massana. Myös valitun varastonarvostusmenettelyn mukaisiin automaattisiin linkityksiin tehtävät muutokset sisältyvät manuaaliseen linkityskäsittelyyn. Tätä tarvitaan esimerkiksi silloin, kun halutaan rakentaa FIFO- tai LIFO-menettelystä poikkeava toimitus- ja jäljitysketju toimittajalta asiakkaalle.
  • LINKITYSTYÖKALU = Manuaaliset linkitykset, linkitysten purkaminen ja linkitysten poistaminen tehdään muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta linkitystyökalulla. Linkitystyökalu on käytettävissä varastotapahtumariviltä sekä Tuote-eriin linkittämättömät -raportilta.
  • SEURANTA/JÄJITETTÄVYYSKÄSITTELY = Tuote-erän seuranta ja jäljitysmahdollisuus toimittajalta varastojen kautta asiakkaille. Oletuksena jäljitys rakentuu valitun varastonarvostusmenettelyn mukaisesti joko FIFO- tai LIFO-periaatteella. Käyttäjä voi tehdä tästä poikkeavia linkityksiä ja saada aikaan täysin tapahtumapohjaisen seuranta- ja jäljityskäsittelyn muuttamalla tapahtumien automaattisia linkityksiä manuaalisesti ja kohdentamalla niitä haluttuihin tuote-eriin.
  • ERÄPOHJAISET VARASTORAPORTIT = Raportit hyödyntävät tapahtumapohjaista varasto- ja linkityskäsittelyä Netvisorissa. Näitä raportteja ovat Inventaariolista tuote-erittäin, tuote-erien jäljitysraportti, tulliraportti ja Tuote-eriin linkittämättömät tapahtumat -raportti.
  • TUOTE-ERIIN LINKITTÄMÄTTÖMÄT TAPAHTUMAT -RAPORTTI = Linkittämättömät varastotapahtumarivit raportoidaan tällä raportilla. Raportilta näkee kokonaistilanteen varastotapahtumista ja voi tehdä takautuvasti linkitykset massana tapahtumille.
  • TULLIRAPORTTI = Tulli velvoittaa raportoimaan erätasolla kaikki ulkomailta Suomeen tullatut tuote-erät. Tulliraportti tukee tätä raportointiprosessia. Tulliraportilla näkyvät eräkohtaiset vähennykset, joissa kuvataan tulliin saapuneeseen erään kohdistettuja tullattuja tavaroita varasto-ottoina.
  • RAHDINKÄSITTELY = Rahtia varten ostotilaus- ja varastotapahtumarivillä on oma kenttä. Tuotteen Hankintahinta + Rahtikustannus = UUSI YKSIKÖHINTA. Tuotteen yksikköhintaan voidaan jyvittää rahdin yksikkökustannus sen kokonaiskustannuksesta sekä ostotilauskäsittelyssä että yksittäisillä varastotapahtumilla. Ostotilauksella on erillinen jyvitystyökalu, johon syötetään rahdin kokonaissumma ja se jaetaan ostotilausriveille. Varastotapahtumilla vastaava toiminto löytyy varastotapahtumanäkymän massatyökalujen valikosta.

Eräpohjaiset varastoraportit

Eräpohjaiset varastoraportit sisältävät seuraavat raportit:

  • Inventaariolista tuote-erittäin
  • Tuote-erien jäljitysraportti
  • Tulliraportti
  • Tuote-eriin linkittymättömät tapahtumat
  • Linkitysten kohteena olevat tapahtumat

Varastoraporteista tarkemmat kuvaukset löytyvät Varastonhallinnan raportit -ohjeesta.

Varastosiirtokäsittely tuote-eräseurannassa

Varastosiirrossa tulee aina käyttää varastotapahtumatyyppinä järjestelmässä valmiina olevaa systeemityyppiä "Varastosiirto", kun yritykselle on valittu varastonarvostusperiaatteeksi FIFO- tai LIFO-menettely. Käyttäjän itse luomia tapahtumatyyppejä ei varastosiirrossa tule käyttää, koska tällöin tuote-eräkohtainen jäljitysketju katkeaa.

Varastosiirto-tapahtumatyyppiin sisältyy ominaisuus, joka linkittää varastosiirron varastoa lisäävän kirjauksen varastoa vähentävään kirjaukseen. Käyttäjän itse luomiin tapahtumatyyppeihin tätä ominaisuutta ei ole saatavilla.

Varastosiirron tekeminen

Netvisorissa on varastonsiirtoa varten oma työkalu. Varastonsiirrosta löytyy oma Varastosiirto -ohje.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys 1: Miten otan FIFO-laskennan käyttöön Netvisorissa?
FIFO-laskenta otetaan käyttöön valitsemalla Tuotteet > Varaston asetukset > Varaston arvostusmenetelmä ja vaihtamalla arvostusmenetelmäksi FIFO laskenta. Tämän jälkeen tallennat muutoksen, jolloin tapahtumapohjainen varastonarvostus alkaa käyttää FIFO-periaatetta.

Kysymys 2: Mitä tapahtuu olemassa oleville varastotapahtumille, kun otan tapahtumapohjaisen varastonhallinnan käyttöön?
Käyttöönoton jälkeen järjestelmä tekee automaattisen konversion, jossa vähentävät varastotapahtumat linkitetään tuote-eriin takautuvasti valitun arvostusmenetelmän (FIFO/LIFO) mukaan. Kaikkia tapahtumia ei välttämättä saada linkitettyä automaattisesti, ja nämä näkyvät Tuote-eriin linkittämättömät -raportilla, jolta voit tarkastaa ja korjata tilanteen sekä tehdä linkitykset manuaalisesti.

Kysymys 3: Miten toimin, jos varastorivejä jää Tuote-eriin linkittämättömät -raportille?
Tarkasta raportilla näkyvät rivit ja selvitä syy linkityksen puuttumiseen, esimerkiksi miinusvarasto, väärä tuotenimike tai eri varastomääritys. Tee tarvittavat korjaukset (kuten inventointi, varastomäärityksen muutos tai tuotenimikkeen korjaus) ja linkitä rivit manuaalisesti tuote-eriin. Voit käyttää raportin massatoimintoa, joka yrittää tehdä linkitykset automaattisesti korjausten jälkeen.

Kysymys 4: Miksi en voi muuttaa varastoa tai yksikköhintaa linkitetyllä varastorivillä?
Linkitetyllä varastorivillä varasto ja yksikköhinta haetaan suoraan hankintaerältä. Näitä tietoja ei voi muuttaa suoraan rivillä, koska linkitys varmistaa tuote-eräkohtaisen jäljitettävyyden. Jos haluat muuttaa varastoa tai yksikköhintaa, pura ensin linkitys tai linkitä rivi toiseen tuote-erään linkitystyökalulla tai massatyökalulla.

Kysymys 5: Miten varmistun siitä, että varastosiirroissa säilyy tuote-eräkohtainen jäljitettävyys?
Varastosiirroissa on käytettävä aina järjestelmän valmista tapahtumatyyppiä "Varastosiirto". Tämä tapahtumatyyppi sisältää ominaisuuden, joka linkittää varastoa lisäävän kirjauksen varastoa vähentävään kirjaukseen. Jos käytät itse luotuja tapahtumatyyppejä, tuote-eräkohtainen jäljitysketju katkeaa.

Kysymys 6: Miten voin poiketa automaattisesta FIFO- tai LIFO-linkityksestä?
Voit poiketa automaattisesta linkityksestä käyttämällä linkitystyökalua. Linkitystyökalulla voit muuttaa automaattisia linkityksiä ja kohdistaa vähentävät varastotapahtumat haluamiisi tuote-eriin. Näin voit rakentaa FIFO- tai LIFO-periaatteesta poikkeavia jäljitysketjuja esimerkiksi tulliraportointia tai asiakaskohtaista seurantaa varten.

Kysymys 7: Mitä eräpohjaiset varastoraportit sisältävät ja mistä löydän niistä lisätietoa?
Eräpohjaiset varastoraportit sisältävät Inventaariolistan tuote-erittäin, tuote-erien jäljitysraportin, tulliraportin, Tuote-eriin linkittymättömät tapahtumat -raportin sekä Linkitysten kohteena olevat tapahtumat -raportin. Näiden raporttien tarkemmat kuvaukset löytyvät Varastonhallinnan raportit -ohjeesta.

Avainsanat: Tapahtumapohjainen varastonhallinta, FIFO, LIFO, eräpohjaiset varastoraportit, varastosiirto



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.