Tämä ohje käsittelee ostolaskujen asiatarkastusta, hyväksyntäkiertoa, kiertolistojen luomista ja hallintaa sekä käyttöoikeuksia. Sisältö antaa ohjeet siitä, miten ostolaskut tarkastetaan ja hyväksytään sekä kuinka kiertolistat luodaan, hallitaan ja muokataan.

SISÄLTÖ

Käyttöoikeudet kiertolistojen hallintaan

Voit avata kiertolistojen hallinnan, kun seuraavat oikeudet ovat käytössä:

  • Varmista, että sinulla on vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin toimintokohtaisissa oikeuksissa.
  • Varmista, että sinulla on muokkausoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin toimintokohtaisissa oikeuksissa.
  • Varmista, että sinulla on ostolaskun hyväksyntäkierron asettajan oikeudet myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa.

Näkymä näyttää kiertolistojen hallinnan, kun edellä mainitut oikeudet ovat asetettuina.

Asiatarkastaminen

Asiatarkastajan tehtävänä on tarkastaa ostolaskun asiasisältö ja verrata sitä laskun liitteenä mahdollisesti olevaan skannattuun kuvaan tai verkkolaskuun. Tarvittavat korjaukset tehdään laskulle asiatarkastuksen yhteydessä.

Pääasiatarkastaja

Jos laskulle valitaan enemmän kuin yksi asiatarkastaja, valitse yksi heistä pääasiatarkastajaksi. Jos tarkastajia on vain yksi, hän on automaattisesti pääasiatarkastaja.

Pääasiatarkastaja pystyy asiatarkastamaan laskun muiden kierrossa määriteltyjen asiatarkastajien puolesta esimerkiksi tilanteessa, jossa joku kierrossa määritellyistä käyttäjistä on estynyt tekemään asiatarkastuksen.

Mikäli laskua ei ole tiliöity ja asiatarkastajalla on tiliöintioikeus ostolaskulle, järjestelmä ehdottaa hänelle automaattisesti laskun tiliöintiä. Mikäli tiliöintiä muutetaan asiatarkastuksen jälkeen, muutokset päivittyvät laskun tositteelle hyväksynnän yhteydessä.

Kuka voi asiatarkastaa laskun?

  • Laskun voi asiatarkastaa käyttäjä, joka on asetettu asiatarkastajaksi ostolaskukierrossa.
  • Laskun saa asiatarkastaa käyttäjä, jolle on Myynti- ja ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen asiatarkastusoikeus.

Ostolaskujen hyväksyntäkierto ja maksaminen

Ostot > Ostolaskut > Ostolaskujen kiertolistat -toiminnossa ostolaskun hyväksyntäkierrolla tarkoitetaan ostolaskun kulkemista tiettyjen asiatarkastajien kautta tietylle hyväksyjälle ja siitä edelleen maksatukseen.

Kiertolistan luominen

(Ostot > Ostolaskut > Ostolaskujen kiertolistat)

  1. Paina kiertolistojen näkymässä asiaankuuluvaa painiketta uuden kiertolistan luomiseksi.
  2. Anna kiertolistalle nimi.
  3. Määritä kiertolistalle yksi tai useampi asiatarkastaja.
  4. Määritä kiertolistalle laskujen hyväksyjä.
  5. Jos asetat useamman kuin yhden asiatarkastajan, valitse tarvittaessa, pakotetaanko asiatarkastamisen järjestys asetetun mukaiseksi valitsemalla kohta "Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaisesti".
  6. Jos "Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaisesti" on valittuna:
    • Varmista, että listalla ensimmäisenä ylimpänä oleva henkilö asiatarkastaa ostolaskun ensin.
    • Varmista, että seuraava henkilö listalla asiatarkastaa laskun vasta edellisen jälkeen.
  7. Varmista, että ostolaskun pääasiatarkastaja (tähtimerkki nimen edessä) on listalla viimeisenä alimpana, jolloin pakotetussa asiatarkastusjärjestyksessä pääasiatarkastaja pääsee tarkastamaan laskun vasta viimeisenä.

  

Kiertolistojen hallintanäkymä

Ostot > Ostolaskut > Ostolaskujen kiertolistat -näkymässä kiertolistojen hallinta tapahtuu kiertolistojen hallintanäkymän kautta.

  • Valitse, näytetäänkö yrityksen kaikki kiertolistat vai tietyn toimittajan mukaiset kiertolistat.

Näkymä näyttää yrityksen oletuskierron (1), joka on asetettu yritykselle tai toimittajalle, sekä mahdollisuuden muokata oletuskierron asetusta. Näkymä näyttää lisäksi kierron nimen (2), kiertoon asetetun hyväksyjän (3), kiertoon asetetut asiatarkastajat (4) ja niiden järjestyksen, mikäli sellainen on asetettu, sekä tiedon siitä, milloin kiertoon on tehty viimeksi muutoksia ja kenen toimesta (4). Rivikohtaisesta toimintopainikkeesta pääsee tekemään toimenpiteitä kiertolistalle sekä näkemään kiertolistaan liitetyt toimittajat.  

  

Toimittajan kiertolistat

Ostot > Ostolaskut > Ostolaskujen kiertolistat -näkymässä toimittajalle voidaan luoda oma kiertolista, jolloin kyseisen toimittajan laskut käsitellään tämän kiertolistan avulla.

  1. Luo toimittajalle kiertolista normaalin kiertolistan luomisen mukaisesti.
  2. Aseta kiertolista käyttöön.
  3. Määritä kiertolista toimittajan kiertolistaksi valitsemalla se oletuskierroksi (oletuskierto-sarake valittuna).  

Kun kiertolista on käytössä ja määriteltynä oletuskierroksi toimittajalle, toimittajan laskut käsitellään tämän kiertolistan avulla.

Käyttöoikeudet ostolaskujen asiatarkastamiseen ja hyväksyntään

Ostolaskujen asiatarkastus tai hyväksyntä vaatii käyttäjältä seuraavia oikeuksia.

Toimintokohtaisista asetuksista:

  • Ostoreskontran perustoiminnot (muokkaus)
  • Ostoreskontran näkymät ja luettelot (muokkaus)

Lisäksi myynti- ja ostoreskontrien oikeuksista määritellään oikeus ostolaskujen asiatarkastamiseen ja/tai hyväksyntään sekä tarvittaessa käyttäjäkohtaiset rajaukset.

Ostolaskujen hyväksyntäkierron asettamiseksi ja Ostolaskun kiertolistat -näkymään pääsemiseksi vaaditaan reskontrien oikeuksista valittuna kohta "Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja".

Kiertolistan muokkaaminen ostolaskulla 

Voit muokata kiertolistaa ostolaskulla, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Sinulla on oikeus "ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja".
  • Et ole kirjautunut Netvisoriin pikalinkin kautta.
  • Lasku on tilassa käsittelemätön tai asiatarkastettu. Mikäli lasku on hylätty asiatarkastuksessa, voit muokata kiertolistaa vain hyväksyjän osalta. Palauta lasku käsittelemättömäksi, jotta voit muokata kiertolistaa myös asiatarkastajan osalta.
  • Mikäli laskulle on asetettu pääasiatarkastaja tai hyväksyjä, valitse toiminnoksi "muokkaa kiertoa". Muussa tapauksessa valitse toiminnoksi "aseta kierto".

Jos sinulla on oikeudet asettaa hyväksyntäkierto:

  1. Poista ensin vanha kierto ostolaskulta.
  2. Aseta sen jälkeen uusi kierto laskulle.

Riippuen siitä, missä vaiheessa lasku on hyväksynnässä, saatat tarvita myös kirjanpitäjän oikeudet, jotta voit palauttaa laskun käsittelemättömäksi ja muokata kiertolistaa.

Kiertolistan poistaminen ostolaskulla

Kun poistat kierron ostolaskulta, mitätöityvät samalla ostolaskun aiemmat asiatarkastukset.

Erityisesti, jos ostolaskulla on useampi asiatarkastaja ja poistat kierron kesken tarkastuskierron eli ostolasku on jo osittain asiatarkastettu, mitätöityvät kierron poiston yhteydessä jo aiemmin tehdyt asiatarkastukset. Ostolasku tulee asiatarkastaa mitätöityneiden asiatarkastajien osalta uudelleen.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Mitä oikeuksia tarvitsen, jotta pääsen kiertolistojen hallintanäkymään?
Vastaus: Tarvitset vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin sekä ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin toimintokohtaisissa oikeuksissa, ja lisäksi ostolaskun hyväksyntäkierron asettajan oikeudet myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa.

Kysymys: Kuka voi asiatarkastaa ostolaskun?
Vastaus: Laskun voi asiatarkastaa käyttäjä, joka on asetettu asiatarkastajaksi ostolaskukierrossa. Laskun saa asiatarkastaa myös käyttäjä, jolle on myynti- ja ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen asiatarkastusoikeus.

Kysymys: Milloin pääasiatarkastaja tarvitaan ja mitä hän voi tehdä?
Vastaus: Pääasiatarkastaja tarvitaan, kun laskulle valitaan enemmän kuin yksi asiatarkastaja. Yksi heistä valitaan pääasiatarkastajaksi, ja hän voi asiatarkastaa laskun muiden kierrossa määriteltyjen asiatarkastajien puolesta, jos joku heistä on estynyt.

Kysymys: Miten luon kiertolistan ja pakotan asiatarkastusjärjestyksen?
Vastaus: Luo kiertolista valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Ostolaskujen kiertolistat, paina uuden kiertolistan painiketta, anna kiertolistalle nimi, määritä asiatarkastajat ja hyväksyjä ja valitse "Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaisesti", jos haluat, että asiatarkastus tehdään listan mukaisessa järjestyksessä.

Kysymys: Miten määritän toimittajalle oman kiertolistan?
Vastaus: Luo toimittajalle kiertolista, aseta se käyttöön ja määritä se toimittajan kiertolistaksi valitsemalla kiertolista oletuskierroksi (oletuskierto-sarake valittuna) toimittajan kiertolistoissa.

Kysymys: Mitä tapahtuu, jos poistan kiertolistan ostolaskulta?
Vastaus: Kun poistat kierron ostolaskulta, kaikki aiemmat asiatarkastukset mitätöityvät. Jos lasku on ollut jo osittain asiatarkastettu, aiemmin tehdyt asiatarkastukset mitätöityvät ja lasku tulee asiatarkastaa uudelleen mitätöityneiden asiatarkastajien osalta.

Avainsanat: asiatarkastaminen, pääasiatarkastaja, hyväksyntäkierto, kiertolista, ostolasku




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.