SISÄLTÖ

Palvelun kuvaus ja veloitusperusteet

Netvisor -ohjelmassa on mahdollisuus lähettää dokumentteja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Palvelu on tehty yhteistyössä Visma Sign -ohjelman kanssa. Yritys voi valita halutun .pdf dokumentin sähköisesti allekirjoitettavaksi yritysvalikon Sähköinen allekirjoittaminen-näkymässä. Yritysvalikon kautta lähetettävien kutsujen näkyvyys voidaan valita lähettäjän toimesta joko lähetysvaiheessa tai myöhemmin. Vaihtoehdot ovat henkilökohtainen tai julkinen, joista julkinen näkyy kaikille yrityksen Netvisor-käyttäjille, henkilökohtainen näkyy vain lähettäjälle. 


Palvelu on transaktiopohjainen ja siitä maksetaan vain lähetetyistä allekirjoituspyynnöistä. Jos viestillä on esim. 2 allekirjoittajaa, tulee tästä 2 transaktiota. Palvelulla ei ole erillistä kuukausimaksua. Palvelun hinta näkyy hinnastossa kohdissa Sähköinen allekirjoitus ja Tekstiviesti (mikäli käytetään tekstiviestejä). Hinta riippuu yrityksen volyymiluokasta. Veloitus tulee aineiston lähetyksestä, ei siitä onko aineisto lopulta allekirjoitettu vai ei.

Netvisorin kautta lähetettyjen allekirjoituskutsujen laskutus tulee suoraan Netvisorin laskutuksen mukana: Mikäli olette myös Visma Sign -palvelun suora-asiakas, laskutetaan sen käyttöliittymästä lähetetyt sähköiset allekirjoitukset erikseen. Jos olette ottaneet sähköisen allekirjoituksen käyttöönne Netvisorin kautta, ja haluatte käyttäjätunnukset myös Visma Signin käyttöliittymän puolelle, täytättehän oheisen valtakirjan (Valtakirja Visma Sign -palvelun pääkäyttäjän lisäämiseen) ja tämän jälkeen ilmoittakaa lomakkeen täyttämisestä Visma Signin asiakaspalveluun: [email protected] .

Allekirjoituksen lähetys vaatii, että yrityksen osoitetiedot on syötetty yrityksen perustietoihin. Pakollisia tietoja ovat: Nimi, y-tunnus, katuosoite, postitoimipaikka ja postinumero.

Allekirjoitettavan asiakirjan nimi voi olla korkeintaan 100 merkkiä pitkä. Sama koskee myös yrityksen nimeä. 

Sähköinen allekirjoitus onnistuu suomalaisella pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tämän lisäksi allekirjoittaja voi tunnistautua myös BankID:llä (Ruotsin ja Norjan osalta) tai NemID:llä (Tanskalainen käyttäjä). Allekirjoituskutsun kielenä voi olla suomi, englanti tai ruotsi. 


Käyttöoikeudet

Sähköinen allekirjoittaminen -näkymään pääsee yritysvalikosta millä tahansa käyttöoikeus yhdistelmällä. Näkymään pääsee, vaikka profiili olisi "ei oikeutta", mutta "ei oikeutta" -profiililla ei voida lähettää kutsuja. Myöskään valmiilla Selausoikeus- profiililla ei ole mahdollista lähettää allekirjoituskutsuja. Lähettäjällä täytyy olla Netvisorissa jokin muu käyttöprofiili, kuin "Ei oikeutta" tai "Selausoikeus", mutta mitään rooleja ei välttämättä tarvita. Tilinpäätös voidaan lähettää allekirjoitettavaksi sähköisesti suoraan tilikausiarkiston kautta. Tilikausiarkiston kautta lähetetyt kutsut näkevät vain ne henkilöt, joilla on oikeus Tilikausiarkistoon.


Sähköinen allekirjoittaminen: Kaikki asiakirjat

Tämä tuo listauksen jo luoduista asiakirjoista.

Kutsut voidaan hakea nimellä, kuvauksella, päivämäärällä, dokumentilla ja kutsujalla.

Näytä listauksessa: Valinnan avulla saadaan näkyviin halutut kentät listauksessa. Kun tarvittavat valinnat on tehty, paina Päivitä näkymä -napista.

Ryhmittele: Tämän avulla voidaan valita, missä järjestyksessä listaus tuo luodut lomakkeet näkyville. Jos ryhmittelyä vaihtaa, tulee painaa lopuksi Päivitä näkymä -painikkeesta.

Asiakirjan nimi -kentästä pääsee Allekirjoitettava asiakirja -näkymään. Allekirjoitettava asiakirja -näkymässä nähdään allekirjoitettavan asiakirjan tiedot ja allekirjoitettava asiakirja sekä kutsuttujen allekirjoittajien ja kutsujan tiedot.

Sisäinen kuvaus ei näy kutsun saajille, tämä näkyy vain sisäisesti. Viesti-kentässä näkyy kutsun mukana oleva viesti.

Asiakirjan tila:

Luonnos: Asiakirja on tehty, muttei vielä lähetetty. Luonnoksen pääsee lähettämään avaamalla luonnoksen asiakirjan nimestä, jolloin avautuu Allekirjoitettava asiakirja -näkymä, jossa kutsun voi lähettää.

Lähetetty: Asiakirja on lähetysjonossa. Lähetys tapahtuu seuraavan automaattisen käsittelyn aikana.

Vastaanotettu: Kutsu on välitetty allekirjoittajalle/allekirjoittajille. Vastaanottaja ei ole vielä allekirjoittanut asiakirjaa.

Allekirjoitettu: Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin.

Arkistoitu: Aineisto on laitettu käsin arkistointi -tilaan. Tämä onnistuu rivin perässä olevasta alaspäin olevasta kolmiosta. Jos kutsu ei ole täysin allekirjoitettu, ei tätä voi arkistoida. Jos kutsua ei ole allekirjoitettu kaikkien toimesta voimassaoloajan sisällä, menee kutsu hylätty -tilaan. Sen jälkeen tämän voi arkistoida. 

Hylätty: Jos dokumenttia ei allekirjoiteta voimassaoloajan sisällä, menee dokumentti hylätty -tilaan. Hylätty-tilassa olevaa kutsua ei voi muokata ja kutsu on lähetettävä uudelleen. Jos kutsu on lähetetty tilikausiarkistosta, on kaksi vaihtoehtoa. Allekirjoitettava tilinpäätös voidaan tallentaa koneelle pdf-muodossa ja lähettää sähköisen allekirjoituksen kautta uutena allekirjoitettava asiakirjana. Huomioi, että tällöin kaikki yrityksen käyttäjät voivat nähdä asiakirjan. Toinen vaihtoehto on purkaa tilinpäätös, muodostaa se uudelleen ja lähettää kutsut uudelleen.

Luokka: Tällä hetkellä palvelussa on 2 luokkaa. Yritysvalikon kautta muodostuneet aineistot tulevat luokaksi Muut asiakirjat. Tilikausiarkiston kautta lähetetyt aineistot muodostavat aineistoluokan Tilinpäätös. Jos henkilöllä ei ole pääsyä tilikausiarkistoon, ei hän näe listauksessa tilinpäätös luokan kutsuja.

Allekirjoitusten tila: Näkymä näyttää, montako henkilöä on allekirjoittanut lomakkeen. Väri muuttuu vihreäksi, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet lomakkeen.

Rivin lopussa olevan sinisen nuolen alta avautuu valikko, josta voi poistaa kutsun, arkistoida kutsun tai muokata kutsun julkisuustietoa. Kutsun poisto onnistuu ainoastaan silloin, jos kutsun tilana on "Luonnos". Lähetettyä kutsua ei voi poistaa. Kutsu voidaan myös arkistoida, jolloin kutsu/asiakirja ei näy etusivulla. Arkistoitu kutsu löytyy valitsemalla Näytä listauksessa-kohdasta "Arkistoitu". Kutsun tekijä voi muokata asiakirjan julkiseksi tai henkilökohtaiseksi. Kutsun ollessa julkinen, kaikki käyttäjät näkevät asiakirjan ja kutsun ollessa henkilökohtainen, ainoastaan kutsun tekijä näkee asiakirjan.

 

Sähköinen allekirjoittaminen: Uusi allekirjoitettava asiakirja

Uutta allekirjoitettavaa asiakirjaa luodessa tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.

Anna allekirjoitettavan asiakirjan tiedot:

Asiakirjan nimi: Kentän maksimipituus on 100 -merkkiä. 

Sisäinen kuvaus: ei näy lomakkeen vastaanottajille.

Asiakirjan mukana lähetettävä viesti: Viestin merkkirajoitus 840 merkkiä. Viesti välittyy henkilökohtaisen viestin perään.

Lisää allekirjoitettava asiakirja:

Avautuvasta näkymästä valitaan ensin allekirjoitettava asiakirja tietokoneelta. Liitteen pääte pitää olla PDF-muodossa ja liitteen koko pitää olla alle 15 MB. Liitteen nimi ei tule vastaanottajalle näkyviin. Itse liite kuitenkin tulee. Selite on sisäinen kommentti.

Lisää allekirjoittaja:

Tarkistathan allekirjoittajan sähköpostiosoitteen oikeellisuuden. Jos sähköpostiosoitteessa on kirjoitusvirhe, kutsu ei lähde kyseiselle henkilölle eikä sähköpostiosoitetta voi muokata kutsun lähettämisen jälkeen. Tällöin on lähetettävä uusi kutsu.

Lisää henkilö allekirjoittajana kutsulle. Ennen kutsun lähettämistä allekirjoittajan tietoja voi muokata tai allekirjoittajan poistaa rivin perässä olevasta sinisen laatikon valikosta. Kaikki allekirjoittajat on lisättävä kerralla. Allekirjoittajien määrää ei ole rajoitettu. Kutsu pitäisi lähettää henkilökohtaiseen sähköpostiin, jotta tämä menee oikealle henkilölle allekirjoitettavaksi. Yleisiä sähköpostiosoitteita ei pitäisi käyttää.

Mikäli syötät myös kutsun mukana henkilökohtaisen viestin, tulee se näkyviin kyseiselle henkilölle ensin ja asiakirjan viesti tulee tämän perään. Henkilökohtaisessa viestissä merkkirajoitus on 160 merkkiä. Viesti näkyy vain valitulle henkilölle.

Puhelinnumero: Puhelinnumeron pitää olla suomalainen, joko kansainvälisen maatunnuksen kera tai ilman. Mikäli halutaan lähettää tekstiviesti, pitää puhelinnumeron olla syötettynä.

Allekirjoitus organisaationa: Mikäli tämä kohta on valittuna, käyttäjältä vaaditaan edustamansa organisaation tietojen lisäämistä allekirjoituksen yhteydessä.

Tekstiviesti: Yhdessä viestissä voi olla 160 merkkiä sisältäen sekä henkilökohtaisen viestin, että yleisen viestin. Mikäli viesti on pitempi, lähtee vastaanottajalle useampi viesti. Mikäli valitaan "Lähetä kutsu myös tekstiviestinä", niin tällöin vastaanottaja saa kutsu-linkin sekä tekstiviestillä että sähköpostilla.

Pakota allekirjoitusjärjestys yllä olevan mukaisesti: Kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen henkilö on allekirjoittanut sen.

Allekirjoituskutsun kieleksi voi valita joko Suomen, Englannin tai Ruotsin.

Kutsujan tiedot:

Kutsujan sähköpostiin lähetetään viesti, kun asiakirja on allekirjoitettu, hylätty tai siihen annetaan palaute.

Kutsun näkyvyys:

Asiakirjan näkyvyys voidaan asettaa joko julkiseksi tai henkilökohtaiseksi. Julkinen näkyy kaikille yrityksen Netvisor-käyttäjille, henkilökohtainen näkyy vain kutsun tekijälle. Kutsun lähettäjä voi vaihtaa näkyvyystilan myöhemminkin.

Lähetä kutsu allekirjoittajille:

Allekirjoitus on voimassa: Kun kutsun voimassaoloaika umpeutuu, menee dokumentti hylätty -tilaan, mikäli tätä ei ole allekirjoitettu. Huomiothan voimassaoloaikaa asettaessa, että voimassaoloajan umpeutumisen jälkeen ko. kutsua ei voi muokata ja se pitää lähettää kokonaan uudestaan kaikille allekirjoittajille. Suosittelemme laittamaan riittävän pitkän voimassaoloajan kutsulle. Kuluvaa päivää ei voi asettaa voimassaoloajaksi.

Jos kutsu on alun perin lähetetty Sähköinen allekirjoittaminen-näkymän kautta, tulee tehdä kokonaan uusi kutsu. Jos kutsu on lähetetty tilikausiarkistosta, on kaksi vaihtoehtoa. Allekirjoitettava tilinpäätös voidaan tallentaa koneelle pdf-muodossa ja lähettää sähköisen allekirjoituksen kautta uutena allekirjoitettava asiakirjana. Huomioi, että tällöin kaikki yrityksen käyttäjät voivat nähdä asiakirjan. Toinen vaihtoehto on purkaa tilinpäätös, muodostaa se uudelleen ja lähettää kutsut uudelleen.

Lähetä kutsu: Aineisto lähetetään allekirjoittajille eikä lomaketta voi enää tämän jälkeen muokata. 

Tallenna luonnoksena: Aineisto ei vielä lähde allekirjoittajalle ja kutsua voidaan muokata ennen lähetystä. Luonnoksen pääsee lähettämään avaamalla luonnoksen Sähköinen allekirjoittaminen näkymässä, jolloin avautuu Allekirjoitettava asiakirja -näkymä, jossa kutsun voi lähettää.

Muistutuksen lähettäminen Netvisorista

Jos joku kutsun henkilöistä ei ole allekirjoittanut hänelle lähetettyä kutsua, voi tästä tehdä hänelle muistutuksen. Muistutusviesti sisältää samat tiedot, kuin alkuperäinen kutsu. Tämä onnistuu avaamalla kutsu ja klikkaamalla kello -painiketta henkilön edestä, kuka ei vielä ole allekirjoittanut kutsua. Muistutuksen voi tehdä niin kauan, kunnes kutsu on voimassa. Mikäli kutsu menee hylätyksi, pitää sitten tehdä kokonaan uusi kutsu. Muistutuksesta veloitetaan sama hinta, kuin alkuperäisestä kutsusta. 


Kutsun peruutus

- Lähetetyn kutsun voi peruuttaa Allekirjoitettava asiakirja näkymässä toiminnolla “Peruuta allekirjoitusprosessi ja aloita alusta”

- Peruuttamistoiminnolla allekirjoituslinkki lakkaa toimimasta niillä, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet asiakirjaa. 

- Olemassa olevat allekirjoitukset poistuvat.

- Kun allekirjoitusprosessi on peruutettu, voidaan tarvittaessa tehdä uusi allekirjoituskutsu.

- Tilikausiarkistossa allekirjoituksen tila palautuu “Kutsu allekirjoittajat…” tilaan ilman, että tilinpäätösaineistoa tarvitsee luoda uudelleen.

Osittain allekirjoitetun asiakirjan merkitseminen allekirjoitetuksi

- Osittain allekirjoitetun asiakirjan voi merkitä allekirjoitetuksi toiminnolla “Merkitse asiakirja allekirjoitetuksi”.

Tässä on alla olevat vaatimukset:

- Vähintään yksi hyväksytty allekirjoitus pitää olla

- Ennen allekirjoitetuksi merkitsemistä käyttäjän on varmistuttava osittain allekirjoitetun asiakirjan allekirjoitusten riittävyydestä ja lainmukaisuudesta.

- Asiakirjan tietoihin tallentuu tieto, milloin asiakirja on käyttäjän toimesta merkitty allekirjoitetuksi.



Allekirjoitusprosessin etenemisen seuranta tilikausiarkistosta

- Tilikausiarkistoon on lisätty sarake, josta näkee allekirjoitusprosessin tilanteen ilman, että täytyy siirtyä sähköisen allekirjoittamisen näkymään.

- Klikkaamalla ikonia saa näkyviin listan allekirjoittaneista henkilöistä ja keiden allekirjoitus vielä puuttuu.

Allekirjoituksen näkyminen Netvisorissa

Kun asiakirja on allekirjoitettu, tulee tämä näkyviin Netvisoriin noin tunnin sisällä allekirjoituksesta. Palvelu hakee allekirjoituksia noin tunnin välein palvelimelta, joten tieto allekirjoittamisesta ei välttämättä päivity reaaliaikaisesti.

 Asiakirja näkyy allekirjoitettuna, kun kaikki kutsun henkilöt ovat allekirjoittaneet kyseisen asiakirjan. Allekirjoituksen tilaa voi seurata sekä Sähköinen allekirjoittaminen-näkymässä että tilikausiarkistossa. Allekirjoituskutsun lähettäjä saa sähköpostitse ilmoituksen, kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan.

Kutsun Allekirjoitettu -status perustuu sähköpostiosoitteisiin eikä nimiin. Esimerkiksi, jos samalle henkilölle on lähetetty kutsu useampaan sähköpostiin, asiakirja tulkitaan allekirjoitetuksi vasta, kun se on allekirjoitettu kaikkien sähköpostien kautta.

 

Allekirjoitusprosessi allekirjoittajan näkökulmasta

Sähköposti saapuu allekirjoittajalle otsikolla ”Kutsu allekirjoittamaan dokumentti xx”. Sähköpostiosoite, josta viesti tulee, on seuraava: ””Kutsun lähettäjän nimi” verkkotunnuksen onnistuu.fi kautta. Jos allekirjoituskutsua ei näy sähköpostin saapuneissa, vaikka järjestelmässä näkyy, että kutsu lähetetty, tarkista roskaposti.

Allekirjoituskutsu näkyy myös Visma Sign-palvelussa, mikäli käyttäjällä on palvelu käytössään.

Allekirjoittamisen vaiheet:

Sähköpostissa on salasana ja linkki kutsuun. Salasanan antaminen ja asiakirjan avautuminen ei allekirjoita kutsua. 

1 Tutustu asiakirjaan: Tässä näkymässä voit tarkastella kutsua

2 Siirry tunnistautumaan: Allekirjoittajan tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen ei vielä allekirjoita kutsua.

3 Allekirjoita asiakirja: Allekirjoita asiakirja -painikkeella asiakirja allekirjoitetaan. Dokumentin allekirjoittamisen jälkeen allekirjoittaja saa siitä vahvistuksen myös sähköpostiin


Jos kutsun allekirjoittaminen jää kesken tai allekirjoitettavaa kutsua on käyty vain katsomassa, sille voi palata sähköpostissa löytyvästä linkistä.

 

Miltä allekirjoitukset näyttävät allekirjoitetussa asiakirjassa

Allekirjoitukset tulevat omalle sivulleen asiakirjan viimeiseksi sivuksi. Sivun otsikkona on "ALLEKIRJOITUKSET / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES". Tämän alle on listattu allekirjoittajien nimet riveittäin. Jokaisen allekirjoittajan nimen perässä on päivämäärä ja kellonaika, jolloin dokumentti on allekirjoitettu. Tämän jälkeen tulee UUID koodi eli käyttäjän allekirjoitus tunnus, joka on pitkä rivi kirjaimia ja numeroita. Lisäksi kyseisen henkilön organisaatio tulee nimen alapuolelle. Jos allekirjoitukset eivät näy asiakirjassa, kokeile dokumentin avaamista eri selaimella, esim. Chromella.

Esimerkkinä: 

ALLEKIRJOITUKSET / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES

Maija Mallikas - 22.6.2017 9:33:02 - 2459j685-4575-9u65-4rt1b2548p9

Yritys Oy

Matti Mallikas - 22.6.2017 9:34:00 - 9659j685-4575-2u65-4rt1r2548p9

Yritys Oy

Usein kysyttyä

Täytyykö olla Netvisoriin tunnukset, jotta pääsee lähettämään allekirjoituskutsun? 

Kyllä.

Jos valitsen kutsun lähetettäväksi myös SMS:llä, mitä tietoa se sisältää?

Tekstiviesti sisältää kutsun mukana lähetettävän henkilökohtaisen viestin, asiakirjan mukana lähetettävän viestin, linkin kutsuun ja salasanan.

Allekirjoituspyyntö ei ole tullut yhdelle allekirjoittajista, miksi?

  1. Tarkasta onko allekirjoitus linkki mennyt sähköpostin roskapostikansioon. Viestit lähtevät Visma Signin s-posti palvelimelta, jonka vuoksi on mahdollista, että ne jäävät joissain tapauksissa asiakkaille roskapostiin.
  2. Onko asiakirjaan valittu pakotettu allekirjoitusjärjestys? Tällöin allekirjoitus kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen allekirjoittaja on kutsun allekirjoittanut.
  3. Onko allekirjoittajan sähköpostiosoite kirjoitettu oikein. Mikäli se on väärin, on lähetettävä uusi kutsu.
  4. Mikäli em. toimenpiteiden jälkeen kaiken pitäisi olla kunnossa, ota yhteyttä asiakaspalveluumme. 

Kuinka pystyn lähettämään allekirjoituspyynnön uudelleen/lisäämään siihen allekirjoittajia? 

Kun kutsu on lähetetty allekirjoitettavaksi, ei sitä enää jälkikäteen pysty muokkaamaan. Tämän vuoksi kaikki halutut allekirjoittajat tulee valita yhdellä kertaa kutsuun mukaan. Kutsun voimassaoloaika tulisi valita sellaiseksi, että kaikki allekirjoittajat varmasti ehtivät kutsun allekirjoittamaan.

Kutsu on mennyt “Hylätty” tilaan, kuinka sen voi lähettää uudestaan?

Kun kutsu on lähetetty allekirjoitettavaksi, ei sitä enää jälkikäteen pysty muokkaamaan. Kaikkien allekirjoittajien tulee allekirjoittaa kutsu sen voimassaoloaikana. Kutsun mennessä ”Hylätty” tilaan, tulee kutsu lähettää kokonaan uudestaan halutuille allekirjoittajille. (Lisätietoja “Kaikki asiakirjat” ja “Uusi asiakirja” otsikoiden alta)

Jos kyseessä on tilikausiarkiston kautta lähetetty asiakirja, on kaksi vaihtoehtoa kuinka toimia:

  1. Aineisto voidaan tallentaa koneelle ja sähköisen allekirjoitusnäkymän kautta (yrityksen nimen alta > Sähköinen allekirjoittaminen) tehdään manuaalisesti uusi sähköinen allekirjoituskutsu. Allekirjoitettu asiakirja voidaan liittää käsin tilikausiarkistoon tilikauden liitetiedostona. HUOM! Jos kutsun lähettää tätä kautta, kuka vain pääsee näkemään dokumentin. Tällä hetkellä tilikausiarkiston kautta lähetettynä, vain ne henkilöt, joilla on oikeus tilikausiarkistoon, pääsevät näkemään dokumentin. 
  2. Jos haluatte lähettää kutsun uudestaan tilikausiarkiston kautta, voi sinetöinnin purkaa tilikausiarkistosta: "Poista tilinpäätösraportit ja sinetöinti"-nappulasta. Sinetöinnin purkaessa poistuvat kaikki aiemmat tehdyt allekirjoitukset. Tämän jälkeen tilinpäätösaineisto muodostetaan uudelleen ja allekirjoituskutsut lähetetään uudestaan. HUOM! Tämä toimenpide muodostaa arkistointi viitenumeron uudestaan.

Kuinka kutsu allekirjoitetaan?

Kutsu allekirjoitetaan tunnistautumalla verkkopankkitunnuksilla sähköpostiin tulevan linkin kautta. Allekirjoittajalla ei tarvitse olla Netvisoriin tunnuksia. (Lisätietoja Allekirjoitusprosessi allekirjoittajan näkökulmasta-otsikon alta)

Voiko tilikausiarkistoon lisätä liitteitä? 

Kyllä, liitteet voi lisätä tilikausiarkistoon “Liitä tiedosto” näppäimen kautta. Tämä on hyvä vaihtoehto silloin, kun halutaan esimerkiksi lisätä jo allekirjoitetun asiakirjan lisäksi tilikausiarkistoon jokin muu manuaalisesti allekirjoitettu dokumentti.

Voiko alaikäinen henkilö tehdä allekirjoituksen Visma Signin kautta?

Alaikäinen henkilö (alle 18 v) voi allekirjoittaa lomakkeen Visma Signin kautta, mikäli hänellä on omat verkkopankkitunnukset.

Näkeekö henkilö, jolla ei ole tunnuksia Netvisoriin myöhemmin hänen allekirjoittamansa lomakkeen?

Kaikki Visma Signilla allekirjoitetut dokumentit tallentuvat automaattisesti Visma Sign tilin arkistoon, jonne henkilö pääsee, kun rekisteröityy palveluun esim. yksityishenkilönä osoitteessa https://sign.visma.net/fi/register  Rekisteröinti ei maksa mitään, mutta sen jälkeen tilin arkistosta voi käydä lataamassa dokumentin. Asiakirjat poistetaan tietoturvallisista syistä yksityishenkilön arkistosta 30 päivän kuluttua, ellei allekirjoittaja rekisteröidy siinä ajassa palveluun.

Allekirjoitus ei onnistu, herjaa väärästä tunnuksesta

Jos kutsu on mennyt roskapostiin, pitää se ensin siirtää sieltä sähköpostin saapuneet kansioon ja sitten tehdä allekirjoitus. 

Miten toimin, kun tilinpäätös tulee lähettää allekirjoitettavaksi ensi hallitukselle ja sen jälkeen vasta tilintarkastajalle?

Sähköistä allekirjoituskutsua luodessa on mahdollista valita allekirjoittajille pakotettu järjestys, jolloin kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen henkilö on allekirjoittanut sen. 

Mikäli pakotettua järjestystä ei haluta käyttää, niin yhtenä vaihtoehtona on esimerkiksi tehdä seuraavasti; Lähetetään tilikausiarkistosta ensin hallitukselle tilinpäätös hyväksyttäväksi. Kun allekirjoitukset on ok, tallennetaan allekirjoitettu dokumentti omalle koneelle ja lähetetään tilintarkastajille erikseen yritysvalikon alta kohdasta "Sähköinen allekirjoittaminen". Tässä mallissa tilintarkastajan allekirjoitus ei jää tilikausiarkiston versioon, mutta on Netvisorissa saatavilla, ja tämän voi halutessaan jälkikäteen liittää esim. tilikausiarkistoon liitteeksi.

Asiakirjaa pääsee myös tarkastelemaan siinä kohtaa, kun tilinpäätöstä mennään allekirjoittamaan. Eli esimerkiksi jos kaikki allekirjoittajat lisätään kutsuun heti (myös tilintarkastaja) ja kun kaikki muut ovat allekirjoittaneen tilinpäätöksen paitsi tilintarkastaja, niin hänen avatessa allekirjoituskutsun hän pääsee tarkastelemaan allekirjoitettua tilinpäätöstä. Tässä vaiheessa on myös mahdollista ladata dokumentti itselle tarkasteltavaksi. Valitettavasti Netvisorista ei pääse tulostamaan tilinpäätöstä allekirjoituksineen, mikäli allekirjoitusprosessi on vielä kesken ellei valitse osittain allekirjoitettua kutsua allekirjoitetuksi. Tällöin kuitenkaan ohjelmaan ei tule enää puuttuvia allekirjoituksia. 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.