Tämä ohje kattaa Netvisorin sähköisen allekirjoituspalvelun käytön, joka on toteutettu yhteistyössä Visma Signin kanssa. Opit, miten lähetät dokumentteja allekirjoitettavaksi, hallitset allekirjoitusprosesseja, peruutat tai muokkaat kutsuja ja seuraat prosessin edistymistä. 

SISÄLTÖ

• Palvelun kuvaus ja veloitusperusteet
• Käyttöoikeudet
• Sähköinen allekirjoittaminen
  • Kaikki asiakirjat
  • Uusi allekirjoitettava asiakirja
  • Muistutuksen lähettäminen Netvisorista
  • Kutsun peruutus
  • Osittain allekirjoitetun asiakirjan merkitseminen allekirjoitetuksi
  • Allekirjoitusprosessin etenemisen seuranta tilikausiarkistosta
  • Allekirjoituksen näkyminen Netvisorissa
  • Allekirjoitusprosessi allekirjoittajan näkökulmasta
  • Allekirjoitusten näkyminen allekirjoitetussa asiakirjassa
• Asiakirjan vaatimukset
• Sähköpostiosoitteen vaatimukset
• Usein kysyttyjä kysymyksiä

Palvelun kuvaus ja veloitusperusteet

Avaa sähköinen allekirjoittaminen valitsemalla yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen.

Netvisor-ohjelmassa voit lähettää .pdf-dokumentteja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Palvelu on toteutettu yhteistyössä  Visma Sign  -ohjelman kanssa.

• Valitse yritysvalikon Sähköinen allekirjoittaminen -näkymässä haluttu .pdf-dokumentti allekirjoitettavaksi.
• Valitse yritysvalikon kautta lähetettävien kutsujen näkyvyys lähetysvaiheessa tai myöhemmin:
  • Henkilökohtainen: näkyy vain lähettäjälle.
  • Julkinen: näkyy kaikille yrityksen Netvisor-käyttäjille.

Huomioi palvelun veloitus:

• Palvelu on transaktiopohjainen: maksat vain lähetetyistä allekirjoituspyynnöistä.
• Yksi allekirjoittaja = yksi transaktio (esim. 2 allekirjoittajaa = 2 transaktiota).
• Palvelulla ei ole erillistä kuukausimaksua.
• Katso palvelun hinta hinnastosta kohdista Sähköinen allekirjoitus ja Tekstiviesti (jos käytät tekstiviestejä).
• Hinta riippuu yrityksen volyymiluokasta.
• Veloitus perustuu aineiston lähetykseen, ei siihen, allekirjoitetaanko aineisto lopulta vai ei.
• Jos lähetät myös tekstiviestin, veloitetaan sekä sähköinen allekirjoitus että tekstiviesti.
• Jos kutsu lähetetään vain sähköpostitse, veloitetaan vain sähköinen allekirjoitus.

Huomioi laskutus ja Visma Sign -käyttöliittymä:

• Netvisorin kautta lähetettyjen allekirjoituskutsujen laskutus tulee Netvisorin laskutuksen mukana.
• Jos olet myös Visma Sign -palvelun suora-asiakas, Visma Signin käyttöliittymästä lähetetyt sähköiset allekirjoitukset laskutetaan erikseen.
• Jos olet ottanut sähköisen allekirjoituksen käyttöön Netvisorin kautta ja haluat käyttäjätunnukset myös Visma Signin käyttöliittymään:
  1. Täytä valtakirja: Valtakirja Visma Sign -palvelun pääkäyttäjän lisäämiseen.
  2. Ilmoita lomakkeen täyttämisestä Visma Signin asiakaspalveluun: tuki.sign@visma.com.

Varmista ennen allekirjoituksen lähetystä, että yrityksen osoitetiedot on syötetty yrityksen perustietoihin:

• Nimi
• Y-tunnus
• Katuosoite
• Postitoimipaikka
• Postinumero

Huomioi nimet ja pituusrajat:

• Allekirjoitettavan asiakirjan nimi voi olla enintään 100 merkkiä pitkä.
• Yrityksen nimi voi olla enintään 100 merkkiä pitkä.

Huomioi tunnistautuminen ja kutsun kieli:

• Sähköinen allekirjoitus onnistuu:
  • suomalaisilla pankkitunnuksilla
  • mobiilivarmenteella
  • Ruotsin, Norjan, Tanskan ja Hollannin tunnistautumismenetelmillä.
• Allekirjoituskutsun kielenä voi olla suomi, englanti tai ruotsi.

Käyttöoikeudet

Avaa sähköinen allekirjoittaminen valitsemalla yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen.

• Pääset Sähköinen allekirjoittaminen -näkymään millä tahansa käyttöoikeusyhdistelmällä.
• Pääset näkymään, vaikka profiili olisi "Ei oikeutta", mutta tällä profiililla et voi lähettää kutsuja.
• Myöskään valmiilla "Selausoikeus"-profiililla et voi lähettää allekirjoituskutsuja.
• Lähettäjällä täytyy olla Netvisorissa jokin muu käyttöprofiili kuin "Ei oikeutta" tai "Selausoikeus". Erillisiä rooleja ei välttämättä tarvita.

Tilinpäätöksen lähettäminen allekirjoitettavaksi:

• Lähetä tilinpäätös allekirjoitettavaksi sähköisesti suoraan tilikausiarkiston kautta.
• Tilikausiarkiston kautta lähetetyt kutsut näkevät vain henkilöt, joilla on oikeus Tilikausiarkistoon.

Sähköinen allekirjoittaminen

Kaikki asiakirjat

Avaa näkymä valitsemalla yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen ja valitse välilehti Kaikki asiakirjat (jos käytössä).

• Näkymä tuo listauksen jo luoduista asiakirjoista.
• Hae kutsuja seuraavilla tiedoilla:
  • nimi
  • kuvaus
  • päivämäärä
  • dokumentti
  • kutsuja.

Näytä listauksessa:

• Valitse, mitkä kentät haluat näkyviin listauksessa.
• Kun olet tehnyt valinnat, valitse Päivitä näkymä.

Ryhmittele:

• Valitse, missä järjestyksessä listaus näyttää luodut lomakkeet.
• Kun vaihdat ryhmittelyä, valitse lopuksi Päivitä näkymä.

Avaa yksittäisen asiakirjan tiedot:

• Valitse Asiakirjan nimi -kentästä asiakirjan nimi.
• Allekirjoitettava asiakirja -näkymässä näet:
  • allekirjoitettavan asiakirjan tiedot
  • itse allekirjoitettavan asiakirjan
  • kutsuttujen allekirjoittajien tiedot
  • kutsujan tiedot.

Huomioi kuvaukset ja viestit:

• Sisäinen kuvaus ei näy kutsun saajille, vaan ainoastaan sisäisesti.
• Viesti-kentässä näkyy kutsun mukana oleva viesti.

Asiakirjan tila:

• Luonnos:
  • Asiakirja on luotu, mutta sitä ei ole vielä lähetetty.
  • Lähetä luonnos avaamalla se asiakirjan nimestä (Allekirjoitettava asiakirja -näkymä) ja lähetä kutsu.
• Lähetetty:
  • Asiakirja on lähetysjonossa.
  • Lähetys tapahtuu seuraavan automaattisen käsittelyn aikana.
• Vastaanotettu:
  • Kutsu on välitetty allekirjoittajalle tai allekirjoittajille.
  • Vastaanottaja ei ole vielä allekirjoittanut asiakirjaa.
• Allekirjoitettu:
  • Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin.
• Arkistoitu:
  • Aineisto on asetettu käsin arkistointi-tilaan.
  • Arkistoi kutsu rivin perässä olevasta alaspäin osoittavasta kolmiosta.
  • Et voi arkistoida kutsua, jos kutsua ei ole allekirjoitettu kaikkien toimesta.
  • Jos kutsua ei allekirjoiteta voimassaoloajan sisällä, kutsu menee Hylätty-tilaan, jonka jälkeen voit arkistoida sen.
• Hylätty:
  • Jos dokumenttia ei allekirjoiteta voimassaoloajan sisällä, dokumentti menee Hylätty-tilaan.
  • Hylätty-tilassa olevaa kutsua et voi muokata.
  • Lähetä kutsu uudelleen kaikille allekirjoittajille.
  • Jos kutsu on lähetetty tilikausiarkistosta, toimi jommallakummalla tavalla:
    • Tallenna allekirjoitettava tilinpäätös koneelle pdf-muodossa ja lähetä se sähköisen allekirjoituksen kautta uutena allekirjoitettavana asiakirjana (huomioi, että tällöin kaikki yrityksen käyttäjät voivat nähdä asiakirjan).
    • Puraa tilinpäätös, muodosta se uudelleen ja lähetä kutsut uudelleen.

Luokka: 

• Palvelussa on tällä hetkellä kaksi luokkaa:
  • Muut asiakirjat: yritysvalikon kautta muodostuneet aineistot.
  • Tilinpäätös: tilikausiarkiston kautta lähetetyt aineistot.
• Jos henkilöllä ei ole pääsyä tilikausiarkistoon, hän ei näe listauksessa Tilinpäätös-luokan kutsuja.

Allekirjoitusten tila: 

• Näkymä näyttää, kuinka moni henkilö on allekirjoittanut lomakkeen.
• Väri muuttuu vihreäksi, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet lomakkeen.

Käsittele kutsua rivin lopussa olevasta sinisestä nuolesta:

• Avaa valikko rivin lopussa olevasta sinisestä nuolesta.
• Valitse haluamasi toiminto:
  • Poista kutsu: mahdollista vain, jos kutsun tila on "Luonnos". Lähetettyä kutsua et voi poistaa.
  • Arkistoi kutsu: kutsu/asiakirja ei näy etusivulla. Löydät arkistoidun kutsun valitsemalla Näytä listauksessa -kohdasta "Arkistoitu".
  • Muokkaa kutsun julkisuustietoa:kutsun tekijä voi muuttaa asiakirjan julkiseksi tai henkilökohtaiseksi:
    • Julkinen: kaikki käyttäjät näkevät asiakirjan.
    • Henkilökohtainen: vain kutsun tekijä näkee asiakirjan.

Uusi allekirjoitettava asiakirja

Luo uusi allekirjoitettava asiakirja Sähköinen allekirjoittaminen -näkymässä.

• Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.

Anna allekirjoitettavan asiakirjan tiedot:

• Asiakirjan nimi: enintään 100 merkkiä.
• Sisäinen kuvaus: ei näy lomakkeen vastaanottajille.
• Asiakirjan mukana lähetettävä viesti:
  • Viestin merkkirajoitus on 840 merkkiä.
  • Viesti välittyy henkilökohtaisen viestin perään.

Lisää allekirjoitettava asiakirja:

1. Valitse avautuvasta näkymästä allekirjoitettava asiakirja tietokoneelta.
2. Varmista, että liite on pdf-muodossa.
3. Varmista, että liitteen koko on enintään 15 MB tai 350 sivua.
   • Jos liitteen koko ylittää sallitun kokorajoituksen, kutsun luonti päätyy virheeseen.
   • Allekirjoita tällöin liite muuta reittiä pitkin.
   • Tyypillinen esimerkki liian suuresta liitteestä on tilinpäätösaikana suuret pää- ja päiväkirjatiedostot, jotka ylittävät 350 sivua.
4. Huomioi, että liitteen nimi ei näy vastaanottajalle, mutta itse liite näkyy.
5. Voit lisätä selitteen sisäiseksi kommentiksi.

Lisää allekirjoittaja:

1. Tarkista allekirjoittajan sähköpostiosoite huolellisesti.
   • Jos sähköpostiosoitteessa on kirjoitusvirhe, kutsu ei lähde kyseiselle henkilölle.
   • Et voi muokata sähköpostiosoitetta kutsun lähettämisen jälkeen.
   • Lähetä tällöin uusi kutsu oikeaan osoitteeseen.
2. Lisää henkilö allekirjoittajana kutsulle.
3. Muokkaa allekirjoittajan tietoja tai poista allekirjoittaja rivin perässä olevasta sinisen laatikon valikosta ennen kutsun lähettämistä.
4. Lisää kaikki allekirjoittajat kerralla:
   • Allekirjoittajien maksimimäärä yhdellä kutsulla on 50.
5. Lähetä kutsu henkilökohtaiseen sähköpostiin, jotta kutsu menee oikealle henkilölle.
   • Älä käytä yleisiä sähköpostiosoitteita.
6. Lisää tarvittaessa henkilökohtainen viesti:
   • Henkilökohtainen viesti näkyy kyseiselle henkilölle ensin.
   • Asiakirjan viesti näkyy henkilökohtaisen viestin perässä.
   • Henkilökohtaisen viestin merkkirajoitus on 160 merkkiä.
   • Viesti näkyy vain valitulle henkilölle.
7. Syötä puhelinnumero tarvittaessa:
   • Puhelinnumeron pitää olla suomalainen, joko kansainvälisen maatunnuksen kera tai ilman.
   • Jos haluat lähettää tekstiviestin, puhelinnumeron on oltava syötettynä.
8. Valitse tarvittaessa Allekirjoitus organisaationa:
   • Jos valitset tämän, käyttäjältä vaaditaan edustamansa organisaation tietojen lisäämistä allekirjoituksen yhteydessä.
9. Valitse Tekstiviesti-asetukset:
   • Yhdessä viestissä voi olla 160 merkkiä, sisältäen sekä henkilökohtaisen viestin että yleisen viestin.
   • Jos viesti on pidempi, vastaanottajalle lähtee useampi viesti.
   • Jos valitset "Lähetä kutsu myös tekstiviestinä", vastaanottaja saa kutsu-linkin sekä tekstiviestillä että sähköpostilla.
10. Valitse tarvittaessa Pakota allekirjoitusjärjestys yllä olevan mukaisesti:
    • Kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen henkilö on allekirjoittanut sen.
11. Valitse allekirjoituskutsun kieli:
    • suomi
    • englanti
    • ruotsi.

Kutsujan tiedot:

• Kutsujan sähköpostiin lähetetään viesti, kun asiakirja on:
  • allekirjoitettu
  • hylätty
  • tai siihen on annettu palaute.

Kutsun näkyvyys:

• Aseta asiakirjan näkyvyys:
  • Julkinen: näkyy kaikille yrityksen Netvisor-käyttäjille.
  • Henkilökohtainen: näkyy vain kutsun tekijälle.
• Voit vaihtaa näkyvyystilan myöhemmin.

Lähetä kutsu allekirjoittajille:

1. Aseta kutsun voimassaoloaika:
   • Kun voimassaoloaika umpeutuu, dokumentti menee Hylätty-tilaan, jos sitä ei ole allekirjoitettu.
   • Voimassaoloajan umpeutumisen jälkeen et voi muokata kutsua.
   • Lähetä kutsu tällöin kokonaan uudestaan kaikille allekirjoittajille.
   • Aseta riittävän pitkä voimassaoloaika.
   • Et voi asettaa kuluvan päivän päivämäärää voimassaoloajaksi.
2. Huomioi kutsun uudelleenlähetys:
   • Jos kutsu on alun perin lähetetty Sähköinen allekirjoittaminen -näkymän kautta, tee kokonaan uusi kutsu.
   • Jos kutsu on lähetetty tilikausiarkistosta, toimi jommallakummalla tavalla:
     • Tallenna allekirjoitettava tilinpäätös koneelle pdf-muodossa ja lähetä se sähköisen allekirjoituksen kautta uutena allekirjoitettavana asiakirjana (huomioi, että tällöin kaikki yrityksen käyttäjät voivat nähdä asiakirjan).
     • Puraa tilinpäätös, muodosta se uudelleen ja lähetä kutsut uudelleen.
3. Valitse Lähetä kutsu, kun haluat lähettää aineiston allekirjoittajille:
   • Lähetyksen jälkeen et voi enää muokata lomaketta.
4. Valitse Tallenna luonnoksena, jos et halua vielä lähettää aineistoa:
   • Kutsu ei lähde allekirjoittajille.
   • Voit muokata kutsua ennen lähetystä.
   • Lähetä luonnos avaamalla se Sähköinen allekirjoittaminen -näkymässä (Allekirjoitettava asiakirja -näkymä) ja lähetä kutsu.

Muistutuksen lähettäminen Netvisorista

Avaa muistutuksen lähettäminen valitsemalla yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen ja avaamalla haluttu kutsu.

1. Tarkista, kuka kutsun henkilöistä ei ole allekirjoittanut hänelle lähetettyä kutsua.
2. Valitse kello-painike sen henkilön edestä, joka ei ole vielä allekirjoittanut kutsua.
3. Lähetä muistutus:
   • Muistutusviesti sisältää samat tiedot kuin alkuperäinen kutsu.
   • Voit tehdä muistutuksen niin kauan, kun kutsu on voimassa.
   • Jos kutsu menee Hylätty-tilaan, tee kokonaan uusi kutsu.
   • Muistutuksesta veloitetaan sama hinta kuin alkuperäisestä kutsusta.

Kutsun peruutus

Avaa kutsun peruutus valitsemalla yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen ja avaamalla haluttu Allekirjoitettava asiakirja -näkymä.

1. Valitse toiminto Peruuta allekirjoitusprosessi ja aloita alusta Allekirjoitettava asiakirja -näkymässä.
   
2. Huomioi peruutuksen vaikutukset:
   • Allekirjoituslinkki lakkaa toimimasta niillä, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet asiakirjaa.
   • Kaikki olemassa olevat allekirjoitukset poistuvat.
   • Kun allekirjoitusprosessi on peruutettu, voit tarvittaessa tehdä uuden allekirjoituskutsun.
   • Tilikausiarkistossa allekirjoituksen tila palautuu tilaan "Kutsu allekirjoittajat..." ilman, että tilinpäätösaineistoa tarvitsee luoda uudelleen.

Osittain allekirjoitetun asiakirjan merkitseminen allekirjoitetuksi

Avaa osittain allekirjoitettu asiakirja valitsemalla yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen ja avaamalla haluttu Allekirjoitettava asiakirja -näkymä.

1. Valitse toiminto Merkitse asiakirja allekirjoitetuksi osittain allekirjoitetulle asiakirjalle.

Varmista ennen merkitsemistä seuraavat vaatimukset:

• Vähintään yksi hyväksytty allekirjoitus pitää olla.
• Varmista osittain allekirjoitetun asiakirjan allekirjoitusten riittävyys ja lainmukaisuus ennen allekirjoitetuksi merkitsemistä.
• Asiakirjan tietoihin tallentuu tieto siitä, milloin asiakirja on käyttäjän toimesta merkitty allekirjoitetuksi.

Allekirjoitusprosessin etenemisen seuranta tilikausiarkistosta

Avaa tilikausiarkisto valitsemalla Tilikausiarkisto (esim. Kirjanpito > Tilikausiarkisto).

• Tilikausiarkistoon on lisätty sarake, josta näet allekirjoitusprosessin tilanteen ilman, että sinun täytyy siirtyä Sähköinen allekirjoittaminen -näkymään.
• Valitse ikoni sarakkeesta:
  • Näet listan allekirjoittaneista henkilöistä.
  • Näet, keiden allekirjoitus vielä puuttuu.
• 

Allekirjoituksen näkyminen Netvisorissa

Seuraa allekirjoituksen näkyvyyttä Netvisorissa seuraavasti:

• Kun asiakirja on allekirjoitettu, tieto näkyy Netvisorissa noin tunnin sisällä allekirjoituksesta.
• Palvelu hakee allekirjoituksia palvelimelta noin tunnin välein, joten tieto ei päivity reaaliaikaisesti.
• Asiakirja näkyy allekirjoitettuna, kun kaikki kutsun henkilöt ovat allekirjoittaneet asiakirjan.
• Seuraa allekirjoituksen tilaa:
  • Sähköinen allekirjoittaminen -näkymässä
  • Tilikausiarkistossa.
• Kutsun lähettäjä saa sähköpostitse ilmoituksen, kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan.

Huomioi Allekirjoitettu-status:

• Kutsun Allekirjoitettu-status perustuu sähköpostiosoitteisiin, ei nimiin.
• Jos samalle henkilölle on lähetetty kutsu useampaan sähköpostiosoitteeseen, asiakirja tulkitaan allekirjoitetuksi vasta, kun se on allekirjoitettu kaikkien sähköpostiosoitteiden kautta.

Allekirjoitusprosessi allekirjoittajan näkökulmasta

Huomioi allekirjoittajan saama sähköposti:

• Sähköposti saapuu allekirjoittajalle otsikolla "Kutsu allekirjoittamaan dokumentti xx".
• Sähköpostiosoite, josta viesti tulee, on muotoa: "Kutsun lähettäjän nimi" verkkotunnuksen onnistuu.fi kautta.
• Jos allekirjoituskutsua ei näy sähköpostin saapuneissa, vaikka järjestelmässä näkyy, että kutsu on lähetetty, tarkista roskapostikansio.
• Allekirjoituskutsu näkyy myös Visma Sign -palvelussa, jos allekirjoittajalla on palvelu käytössään.

Allekirjoittamisen vaiheet:

Sähköpostissa on salasana ja linkki kutsuun. Salasanan antaminen ja asiakirjan avautuminen ei allekirjoita kutsua.

1. Tutustu asiakirjaan: Tarkastele kutsua ja asiakirjaa.
2. Siirry tunnistautumaan: Tunnistaudu vahvasti. Pelkkä tunnistautuminen ei vielä allekirjoita kutsua.
3. Allekirjoita asiakirja: Valitse Allekirjoita asiakirja -painike. Dokumentin allekirjoittamisen jälkeen allekirjoittaja saa vahvistuksen sähköpostiin.

Jos kutsun allekirjoittaminen jää kesken tai kutsua on vain katsottu, palaa kutsuun sähköpostissa olevasta linkistä.

Allekirjoitusten näkyminen allekirjoitetussa asiakirjassa

Tarkastele allekirjoituksia allekirjoitetussa asiakirjassa seuraavasti:

• Allekirjoitukset tulevat omalle sivulleen asiakirjan viimeiseksi sivuksi.
• Sivun otsikko on "ALLEKIRJOITUKSET / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES".
• Otsikon alle on listattu allekirjoittajien nimet riveittäin.
• Jokaisen allekirjoittajan nimen perässä näkyy:
  • päivämäärä
  • kellonaika, jolloin dokumentti on allekirjoitettu
  • UUID-koodi (käyttäjän allekirjoitustunnus, pitkä rivi kirjaimia ja numeroita).
• Allekirjoittajan organisaatio näkyy nimen alapuolella.
• Jos allekirjoitukset eivät näy asiakirjassa, kokeile avata dokumentti eri selaimella, esimerkiksi Chromella.

Esimerkki allekirjoitussivusta: 

ALLEKIRJOITUKSET / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES

Maija Mallikas - 22.6.2017 9:33:02 - 2459j685-4575-9u65-4rt1b2548p9

Yritys Oy

Matti Mallikas - 22.6.2017 9:34:00 - 9659j685-4575-2u65-4rt1r2548p9

Yritys Oy

Asiakirjan vaatimukset

Varmista ennen allekirjoituskutsun lähettämistä, että allekirjoitettava asiakirja täyttää seuraavat vaatimukset:

• Asiakirjan tulee olla PDF-muodossa.
• Tiedoston nimessä ei saa olla erikoismerkkejä, kuten %&_@€”.
• Tiedoston nimen pituus saa olla enintään 100 merkkiä.
• PDF-tiedostossa ei saa olla linkkejä.
• PDF-tiedostossa ei saa olla aktiivisia täytettäviä kenttiä.
• Tiedoston tulee olla yksi PDF/A-tiedosto.
• Tiedosto ei saa sisältää yhdistelmiä erikokoisista sivuista.

Sähköpostiosoitteen vaatimukset

Varmista allekirjoituskutsua lähettäessäsi, että allekirjoittajan sähköpostiosoite täyttää seuraavat vaatimukset:

• Sähköpostiosoitteessa ei saa olla erikoismerkkejä.
• Jos sähköpostiosoite sisältää erikoismerkkejä:
  • valitse lähetystavaksi "Vain tekstiviesti" tai
  • pyydä allekirjoittajalta vaihtoehtoinen sähköpostiosoite, joka ei sisällä erikoismerkkejä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Täytyykö olla Netvisoriin tunnukset, jotta pääsee lähettämään allekirjoituskutsun? 

Kyllä.

Jos valitsen kutsun lähetettäväksi myös SMS:llä, mitä tietoa se sisältää?

Tekstiviesti sisältää kutsun mukana lähetettävän henkilökohtaisen viestin, asiakirjan mukana lähetettävän viestin, linkin kutsuun ja salasanan.

Allekirjoituspyyntö ei ole tullut yhdelle allekirjoittajista, miksi?

1. Tarkista, onko allekirjoituslinkki mennyt sähköpostin roskapostikansioon. Viestit lähtevät Visma Signin sähköpostipalvelimelta, minkä vuoksi ne voivat joissain tapauksissa jäädä roskapostiin.
2. Tarkista, onko asiakirjaan valittu pakotettu allekirjoitusjärjestys. Tällöin allekirjoituskutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen allekirjoittaja on kutsun allekirjoittanut.
3. Tarkista, onko allekirjoittajan sähköpostiosoite kirjoitettu oikein. Jos osoite on väärin, lähetä uusi kutsu.
4. Jos edellä mainittujen toimenpiteiden jälkeen kaiken pitäisi olla kunnossa, ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Kuinka pystyn lähettämään allekirjoituspyynnön uudelleen tai lisäämään siihen allekirjoittajia? 

Kun kutsu on lähetetty allekirjoitettavaksi, et voi muokata sitä jälkikäteen. Valitse kaikki halutut allekirjoittajat yhdellä kertaa kutsuun mukaan. Valitse kutsun voimassaoloaika sellaiseksi, että kaikki allekirjoittajat ehtivät allekirjoittaa kutsun.

Kutsu on mennyt “Hylätty”-tilaan, kuinka sen voi lähettää uudestaan?

Kun kutsu on lähetetty allekirjoitettavaksi, et voi muokata sitä jälkikäteen. Kaikkien allekirjoittajien tulee allekirjoittaa kutsu sen voimassaoloaikana. Kun kutsu menee ”Hylätty”-tilaan, lähetä kutsu kokonaan uudestaan halutuille allekirjoittajille. (Lisätietoja kohdista “Kaikki asiakirjat” ja “Uusi allekirjoitettava asiakirja”.)

Jos kyseessä on tilikausiarkiston kautta lähetetty asiakirja, toimi jommallakummalla tavalla:

1. Tallenna aineisto koneelle ja tee sähköisen allekirjoitusnäkymän kautta (yrityksen nimen alta > Sähköinen allekirjoittaminen) manuaalisesti uusi sähköinen allekirjoituskutsu. Liitä allekirjoitettu asiakirja käsin tilikausiarkistoon tilikauden liitetiedostona.  HUOM!  Jos lähetät kutsun tätä kautta, kuka tahansa yrityksen käyttäjä voi nähdä dokumentin. Tilikausiarkiston kautta lähetettynä vain ne henkilöt, joilla on oikeus tilikausiarkistoon, näkevät dokumentin. 
2. Jos haluat lähettää kutsun uudestaan tilikausiarkiston kautta, pura sinetöinti tilikausiarkistosta valitsemalla "Poista tilinpäätösraportit ja sinetöinti"-painike. Sinetöinnin purkaminen poistaa kaikki aiemmat tehdyt allekirjoitukset. Muodosta tämän jälkeen tilinpäätösaineisto uudelleen ja lähetä allekirjoituskutsut uudestaan. HUOM! Tämä toimenpide muodostaa arkistointiviitenumeron uudestaan.

Kuinka kutsu allekirjoitetaan?

Kutsu allekirjoitetaan tunnistautumalla verkkopankkitunnuksilla sähköpostiin tulevan linkin kautta. Allekirjoittajalla ei tarvitse olla Netvisoriin tunnuksia. (Lisätietoja kohdasta "Allekirjoitusprosessi allekirjoittajan näkökulmasta".)

Voiko tilikausiarkistoon lisätä liitteitä? 

Kyllä. Lisää liitteet tilikausiarkistoon valitsemalla Liitä tiedosto. Tämä on hyvä vaihtoehto, kun haluat lisätä jo allekirjoitetun asiakirjan lisäksi tilikausiarkistoon jonkin muun manuaalisesti allekirjoitetun dokumentin.

Voiko alaikäinen henkilö tehdä allekirjoituksen Visma Signin kautta?

Alaikäinen henkilö (alle 18 v) voi allekirjoittaa lomakkeen Visma Signin kautta, jos hänellä on omat verkkopankkitunnukset.

Näkeekö henkilö, jolla ei ole tunnuksia Netvisoriin, myöhemmin hänen allekirjoittamansa lomakkeen?

Kaikki Visma Signilla allekirjoitetut dokumentit tallentuvat automaattisesti Visma Sign -tilin arkistoon. Henkilö pääsee arkistoon, kun hän rekisteröityy palveluun esimerkiksi yksityishenkilönä osoitteessa https://sign.visma.net/fi/register. Rekisteröinti ei maksa mitään. Rekisteröitymisen jälkeen henkilö voi ladata dokumentin tilin arkistosta. Asiakirjat poistetaan tietoturvasyistä yksityishenkilön arkistosta 30 päivän kuluttua, ellei allekirjoittaja rekisteröidy siinä ajassa palveluun.

Allekirjoitus ei onnistu, herjaa väärästä tunnuksesta

Jos kutsu on mennyt roskapostiin, siirrä se ensin sähköpostin saapuneet-kansioon ja tee allekirjoitus vasta sen jälkeen. 

Miten toimin, kun tilinpäätös tulee lähettää allekirjoitettavaksi ensin hallitukselle ja sen jälkeen vasta tilintarkastajalle?

Sähköistä allekirjoituskutsua luodessa voit valita allekirjoittajille pakotetun järjestyksen. Tällöin kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen henkilö on allekirjoittanut sen. 

Jos et halua käyttää pakotettua järjestystä, toimi esimerkiksi näin:

• Lähetä tilikausiarkistosta ensin hallitukselle tilinpäätös hyväksyttäväksi.
• Kun hallituksen allekirjoitukset ovat kunnossa, tallenna allekirjoitettu dokumentti omalle koneelle.
• Lähetä dokumentti tilintarkastajille erikseen yritysvalikon alta kohdasta "Sähköinen allekirjoittaminen".

Tässä mallissa tilintarkastajan allekirjoitus ei jää tilikausiarkiston versioon, mutta on Netvisorissa saatavilla. Voit halutessasi liittää sen myöhemmin tilikausiarkistoon liitteeksi.

Huomioi myös seuraava:

• Voit tarkastella asiakirjaa siinä vaiheessa, kun tilinpäätöstä mennään allekirjoittamaan.
• Jos lisäät kaikki allekirjoittajat (myös tilintarkastajan) kutsuun heti, tilintarkastaja näkee muiden allekirjoitukset avatessaan kutsun.
• Tilintarkastaja voi ladata dokumentin itselleen tarkasteltavaksi.
• Et voi tulostaa Netvisorista tilinpäätöstä allekirjoituksineen, jos allekirjoitusprosessi on kesken, ellei valitse osittain allekirjoitettua kutsua allekirjoitetuksi.
  • Tällöin ohjelmaan ei kuitenkaan tule enää puuttuvia allekirjoituksia.

Mitä tapahtuu, jos jo kertaalleen allekirjoitetun lomakkeen lähettää uudelleen jollekin muulle allekirjoitettavaksi?

Voit tehdä tämän yritysvalikon Sähköinen allekirjoittaminen -kohdasta. Tämä lisää lomakkeeseen uuden sivun loppuun, jossa on uuden henkilön allekirjoitus. Aiemmat allekirjoitukset näkyvät ennen uutta sivua.

Avainsanat: Netvisor, sähköinen allekirjoitus, Visma Sign, allekirjoituskutsu, tilikausiarkisto, käyttöönotto, dokumenttien hallinta

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback