Tässä käyttöohjeessa käydään läpi, kuinka otat käyttöön automaattiset muistutukset myyntilaskuillesi, säädät niitä vastaamaan yrityksesi tarpeita ja hallinnoit poikkeuksia. Opit myös, miten perintäpalveluita voidaan käyttää automaatiossa ja miten virheeseen jääneistä laskuista ilmoitetaan.

SISÄLTÖ

Automaattisten muistustusten ja huomautusten avulla voidaan mahdollistaa myyntilaskujen muistuttamisen automaattinen käsittely.
Aktivoinnin yhteydessä käyttäjälle näkyy opastus ominaisuuteen ja asiakkaat siirretään valmiiksi yleisiin sääntöihin, joiden pohjalta muistutukset lähetetään asiakkaille. Tällä varmistetaan se, että kaikki kotimaiset asiakkaat - yritys ja kuluttaja - tulevat muistutusten piiriin. Ulkomaiset asiakkaatkin voidaan ottaa mukaan, mutta tämä käyttäjän on tehtävä itse.

Palvelu itsessään on maksuton, mutta jokaisesta lähetetystä muistutuksesta, huomautuksesta ja perintäkirjeestä veloitetaan 0,25€ (alv 0 %) transaktiomaksu. Tämä maksu tulee normaalin transaktiomaksun lisäksi.  

Automaation avulla voi tehdä niin monta erillistä sääntöä kuin haluaa, eli kaikkia asiakkaita ei tarvitse välttämättä muistuttaa samalla rytmillä. Uuden säännön luomisen yhteydessä voidaan ottaa kantaa esimerkiksi muistutettavan laskun suuruuteen, muistutuskulun perimiseen tai muistutuslaskun lähetysrytmiin.  Mikäli on esimerkiksi asiakkaita kenelle ei saa mennä muistutuksia ollenkaan, voidaan nämä asiakkaat ottaa pois aktiivisista säännöistä ja hoitaa näiden muistuttaminen manuaalisesti. Tarvittaessa myös yleisten sääntöjen asetuksia voidaan muokata yrityksen toimintaa paremmin palveleviksi.

Palvelun käyttöönotto ja tarvittavat oikeudet

Palvelu voidaan ottaa käyttöön kohdasta Myynti > Korko ja perintä > Automaattiset muistutukset.

Ensimmäisenä avautuu sivu, josta palvelu voidaan ottaa käyttöön. Palvelun käyttöönoton voivat tehdä ne henkilöt, joilla on jokin seuraavista käyttöoikeuksista kyseiseen yritykseen:

  • Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)
  • Käyttäjähallitsija (KH) 
  • Yrityksen pääkäyttäjä
  • Käyttönotto yllä mainituilla oikeuksilla ei kuitenkaan onnistu, mikäli käyttäjällä on Myynti- ja reskontrien oikeuksissa asetus: Näytä vain itse syötetyt laskut ja tilaukset

Sääntöjen lisäys/muokkaus/poisto:
Toimintokohtaiset oikeudet: Myyntireskontran perustoiminnot: muokkausoikeus
 - Sääntöjen muokkaus ei kuitenkaan onnistu, mikäli käyttäjällä on Myynti- ja reskontrien oikeuksissa asetus: "Näytä vain itse syötetyt laskut ja tilaukset".
Sääntöjen katselu:
Toimintokohtaiset oikeudet: Myyntireskontran perustoiminnot: lukuoikeus
 - Sääntöjen katselu ei kuitenkaan onnistu, mikäli käyttäjällä on Myynti- ja reskontrien oikeuksissa asetus: "Näytä vain itse syötetyt laskut ja tilaukset".


Ilmoitukset sähköpostilla

Sähköpostiin saa tilattua koonnin pian lähetettävistä muistutuksista, huomautuksista ja perintätoimeksiannoista / -kirjeistä. Sähköposti lähetetään viikoittain maanantaina. Sähköposti-ilmoitukset voi tilata erikseen omien viestintäasetusten kautta. Tämä onnistuu klikkaamalla ylhäältä oikealta omaa nimeä, valitaan Omat perusasetukset ja Viestintä-välilehdeltä "Lähetä viesti automaattisten muistutusten viikon aikana lähetettävistä laskuista". 

  • Lähetys tehdään siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu käyttäjän viestintäasetuksissa
  • Viestejä ei lähetetä, jos käyttäjä on estänyt järjestelmäviestinnän omissa asetuksissaan
  • Perittävistä laskuista näytetään tiedot tarkasti per lasku. Huomautuksista ja muistutuksista tiedot näytetään yhteenvedon omaisesti, koska niiden määrät saattavat olla suuria.


Miten palvelua käytetään?



Palvelu otetaan käyttöön klikkaamalla OFF asento ON -asentoon. Käyttöönoton yhteydessä käyttäjältä kysytään vahvistus, sillä palvelun käytöstä muodostuu transaktiokustannuksia.


Sivulla näkyy valmiiksi myös yleiset säännöt, joihin asiakkaat on asetettu asiakaskortilla olevien tietojen perusteella.

Ne asiakkaat - joilla on asiakaskortilla valittuna kohta “henkilöasiakas” - asetetaan henkilöasiakkaiden yleiseen sääntöön. Muut asiakkaat menevät oletuksena yritysasiakkaiden yleiseen sääntöön. Jos maatieto on jotain muuta kuin Suomi, tulkitaan nämä ulkomaisiksi asiakkaiksi ja jätetään sääntöjen ulkopuolelle. Nämä asiakkaat löytyvät kohdasta “Automaatio estetty”. Nämäkin asiakkaat voidaan käyttäjän toimesta lisätä haluttuun sääntöön.

Uuden säännön luominen

Uuden säännön luominen aloitetaan oikealla olevasta “Luo uusi” -painikkeesta.
Uudelle automaatiosäännölle valitaan kohdennettava asiakastyyppi (yritysasiakkaat tai henkilöasiakkaat). Asiakastyyppi vaikuttaa esimerkiksi automaatiossa käytettävien perintäkulujen enimmäismääriin ja perittävien asiakkaiden muistutustiheyteen. Lisäksi annetaan säännölle nimi sekä halutessa lyhyt kuvaus.  


Seuraavaksi määritetään säännön automaattisesti lähetettävien muistutusten ja huomautusten asetukset. Säännölle valitaan lähetyskanava, mahdolliset perintäkulut sekä muistutuksen ajankohta. Lisäksi voidaan valita muistutukset lähetettäväksi vain tietyn avoimen summan ylittyessä tai laskulle merkityn aputoiminimen mukaan.

  • Henkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden perintään liittyvä laki eroaa toisistaan. Siksi myös annetut oletusarvot ovat henkilö- ja yritysasiakkailla erilaiset.
  • E-laskun tai suoramaksun tilanneille asiakkaille ei voi lähettää automaation avulla muistutuksia. Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), eli jos asiakastyyppinä on Henkilöasiakkaat, ei listalla myöskään näytetä tätä lähetyskanavaa.
  • Lähetyskanava "järjestelmän oletus" muodostuu sen mukaan, mitä tietoja asiakaskortille on tallennettu järjestyksessä 1. verkkolasku (ei henkilöasiakkaat) 2. sähköpostilasku 3. tulostuspalvelu
  • Perintäkirjeitä ei voi lähettää sähköpostilla, eli lähetyskanavaksi voidaan valita verkkolasku tai PDF eKirje
  • Perintäkulusta kirjataan tosite vasta, kun laskun vastaanottaja maksaa kulun. Maksu kirjataan oletustiliöintien mukaiselle perintätilille. Automaatio ei lisää perintäkulua, jos sellainen on lisätty laskulle jo aiemmin.
  • Valuuttamääräisille laskuille perintäkulu tulee sillä summalla, kun mitä perintäkulu -kenttään syötetään. Eli esimerkiksi, jos perintäkulun summaksi syöttää 10,00 niin SEK-määräisille laskuille perintäkuluksi nousee 10,00 SEK.


Seuraavaksi valitaan asiakkaat, jotka halutaan ottaa mukaan säännön piiriin. Asiakkaita voi hakea myös kirjoittamalla nimen tai sen osan hakukenttään.


Lopuksi näytetään säännön yhteenveto, jossa tarkistetaan säännön tiedot ja viimeistellään uusi sääntö. Tarvittaessa aiempiin vaiheisiin voi palata klikkaamalla sääntönäkymän palleroista (1-4).


Perintäkulu automaatiossa

  • Perintä-kohdassa käyttäjälle ei ehdoteta perintäkulun suuruutta, mutta tämän voi tarvittaessa lisätä. Maksimimäärä kululle riippuu laskun avoimen summan suuruudesta.
  • Valuuttamääräisille laskuille perintäkulu tulee sillä summalla, kun mitä perintäkulu -kenttään syötetään. Eli esimerkiksi, jos perintäkulun summaksi syöttää 10,00 niin SEK-määräisille laskuille perintäkuluksi nousee 10,00 SEK.
  • Automaatiosäännön asettama perintäkulu korvaa aina laskulle asetetun perintäkulun, vaikka perintäkulu olisi asetettu laskulle manuaalisesti.
  • Jos automaatiosääntöön on asetettu käyttöön sekä muistutukset että huomautukset ja molempiin on lisätty perintäkulu, jää laskulle voimaan huomautus-tason perintäkulu. Jos huomautustasolle ei ole määritetty perintäkulua, voimaan jää muistutukselle asetettu perintäkulu.


Sääntöjen muokkaus

Automaatiosääntöjä voidaan valita muokattavaksi vasemmassa laidassa sijaitsevasta paneelista. Paneelissa on valitavana Yritys- ja Henkilöasiakkaiden Yleiset säännöt sekä mahdolliset itse lisätyt säännöt. Muokattavaa sääntöä klikataan vasemmasta laidasta ja säännön muokkaus tapahtuu oikealla olevan paneelin kautta. Lähetettäville laskuille voidaan lisätä perintäkulu, määritellä kuinka monen päivän kuluttua muistutus lähetetään ja summan, jonka alle jääviä laskuja ei muistuteta. Lisäksi voidaan myös määrittää, lähteekö muistutus verkkolaskuna, sähköpostilla vai perinteisen paperipostin kautta. Lisäksi voidaan valita muistutukset lähetettäväksi vain tietyn avoimen summan ylittyessä tai laskulle merkityn aputoiminimen mukaan.

  • Henkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden perintään liittyvä laki eroaa toisistaan. Siksi myös annetut oletusarvot ovat henkilö- ja yritysasiakkailla erilaiset.
  • E-laskun tai suoramaksun tilanneille asiakkaille ei voi lähettää automaation avulla muistutuksia. Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), eli jos asiakastyyppinä on Henkilöasiakkaat, ei listalla myöskään näytetä tätä lähetyskanavaa.
  • Lähetyskanava "järjestelmän oletus" muodostuu sen mukaan, mitä tietoja asiakaskortille on tallennettu järjestyksessä 1. verkkolasku (ei henkilöasiakkaat) 2. sähköpostilasku 3. tulostuspalvelu
  • Perintäkulusta kirjataan tosite vasta, kun laskun vastaanottaja maksaa kulun. Maksu kirjataan oletustiliöintien mukaiselle perintätilille. Automaatio ei lisää perintäkulua, jos sellainen on lisätty laskulle jo aiemmin.




“Kohdistetut asiakkaat” -välilehdeltä nähdään, mitkä asiakkaat kuuluvat minkäkin säännön piiriin. Tämän näkymän kautta voidaan myös siirtää asiakkaita toiseen sääntöön valitsemalla halutut asiakkaat ja painamalla alareunan “Tee valituille” -painiketta. Asiakkaiden siirto toiseen sääntöön onnistuu myös asiakaslistauksen massatoiminnoista sekä asiakaskortin “lisätiedot” -välilehdeltä.

Lisäksi asiakkaan sääntöjä voidaan hallita rajapinnan kautta, eli kun tuoodaan uusia asiakkaita tai muokataan olemassa olevia, on säännön asettaminen mahdollista customer.nv-resurssin avulla. Nämä lisätään automaattisesti yleisiin sääntöihin edellä mainittujen periaatteiden mukaisesti.

Tapahtumat:
Sääntökohtaiset tapahtumat löytyvät säännön kolmannelta välilehdeltä. Automaation läpinäkyvyyden varmistamiseksi täältä pääsee näkemään kaiken, mitä automaatio on tehnyt kyseisen säännön kohdalla. Täällä voidaan rajata tapahtumia vaikka laskukohtaisesti, jolloin nähdään onko jokin tietty lasku lähetetty onnistuneesti muistutuspalvelun toimesta. Laskujen käsittelyhistoriaan jää myös merkintä automaation toimenpiteistä.

Kaikki tapahtumat löytyvät yläreunan "Tapahtumat" otsikon alta:

Täältä voidaan rajata tapahtumia esimerkiksi päivämäärällä tai laskunumerolla.


Automaattisen käsittelyn estäminen

Ne asiakkaat, joita ei haluta ottaa mukaan automaattisen muistutuksen piiriin, voidaan lisätä "Ei automaatiokäsittelyä" -sääntöön.  Tämä tehdään olemassa olevan säännön kautta (Yritysasiakkaiden säännöt/ Henkilöasiakkaiden säännöt), Kohdistetut asiakaat välilehdeltä, valitsemalla asiakas ja painamalla alareunan “Tee valituille” > "Estä automaatio"

Mikäli automaattinen muistutus halutaan poistaa laskukohtaisesti, muokataan automaatioa myyntilaskun yläreunasta kohdasta "Automaattimuistutus"



Tilanteita, jolloin automaatio ei lähetä muistutusta

  • Laskun vastaanottaja on perintäkiellossa
  • Laskulle on asetettu maksusuunnitelma. Automaatio ei lähetä laskuja enää takautuvasti vaikka maksusuunnitelman poistaisikin.
  • Automaattikäsittely on estetty muistutettavalta asiakkaalta
  • Laskusta on jo muistutettu, huomautettu tai lasku on ollut perinnässä
  • Maksettu -tilassa olevalla laskulla (laskun pääoma maksettu) on maksamattomia huomautuskuluja
    • Kulujen osalta ei lähde enää uutta automaattista huomautusta
  • Muistutettava lasku on factoring-lasku (Huom ei koske OP Laskulainaa)
  • Muistutettava lasku on jo lähetysprosessissa
  • Muistutettava lasku on korkolasku
  • Muistutettava lasku on hyvityslasku
  • Lasku on ulkopuolisessa perinnässä
  • Laskun vastaanottajalla on kuluttajaverkkolaskusopimus
  • Asiakas ei ole ollut automaation piirissä silloin kun automaatio on ensimmäisen kerran yrittänyt käsitellä laskua. Esim. lasku erääntynyt 15.4. ja asiakas lisätään automaation piiriin 16.4. Tällöin automaatio on yrittänyt käsitellä laskua 15.4. ja tulkinnut laskun automaation ohi. Tässä tilanteessa asiakas tulee muituttaa manuaalisesti, ja mikäli automaattiset huomautukset on päällä, lähettää automaatio huomautuksen.

Intrumin ja Amili perinnän käyttö automaatiossa

  • Automaatiossa voidaan myös käyttää Netvisorin tukemia perintäpalveluita, Amili perintää ja Intrumia.
  • Käyttäjä voi välittää automaatiosäännöllä laskun perintäkumppanille, jos hän on ottanut palvelun käyttöön (tarkemmat ohjeet palveluiden käyttöön: Amili perintäpalvelu, Intrum Oy - Huomautus-  ja perintäpalvelu). 
  • Näille kumppaneille voidaan lähettää sekä muistutuksia, huomautuksia että perintäkirjeitä.
  • Jos lasku läheteään jo muistutusvaiheessa perintäkumppanille, ei automaatiossa huomautus- ja perintätoimenpiteet ole käytettävissä, sillä perintäkumppani hoitaa perintää.
  • Halutessaan voi käyttää automaatiossa molempia perintäpalveluita. Samassa säännössä voi kuitenkin käyttää vain yhtä palvelua.
  • Jos säännössä on määriteltynä lähetyskanavaksi perintäpalvelu ja perintäpalvelu on myöhemmin poistettu käytöstä, tulee tästä ilmoitus "Säännölle valittu lähetyskanava on poistettu käytöstä" automaation hallintaliittymässä, eikä automaattinen käsittely tule onnistumaan.  
  • Perintäkumppaneita käytettäessä sääntö ei aseta laskulle perintäkulua.

Intrumin lisähuomiot:

  • Jos  automaatiossa käytetään Intrumin palvelua, noudattaa automaatio "Aineistomuoto"-asetuksen mukaista valintaa (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset > Intrum Oy perintätekstit > Perintäasetukset). 
    • Lähetä aineistot laskun tilan mukaiseen palveluun: jos asetus on valittuna, niin automaatiossa muistutus- ja huomautustoimenpiteiden kanavalinnoissa on valittavana Intrum Oy:n huomautuspalvelu. Perintätoimenpiteessä kanavavalinnoissa on mukana Intrum Oy:n perintäpalvelu.
    • Lähetä aineistot aina perintäpalveluun: kaikissa automaation toimenpiteissä kanavavalinnoissa on mukana pelkästään Intrum Oy:n perintäpalvelu.
  • Intrumille välitettävän laskun avoin minimisummaraja on 5 euroa. Alle 5 euron laskut ohitetaan käsittelyssä ja tästä jää automaation käsittelyhistoriaan viesti.
  • Myös ulkomaisten asiakkaiden laskut voidaan lähettää Intrumin palveluun.
  • Laskun poisto Intrumin palvelusta voidaan tehdä vain manuaalisesti (Avoimet myyntilaskut lutettelosta).
  • Jos Intrumin perintäpalvelun asetuksia muuttaa käytetyn kanavan suhteen sivulla "Perintäasetukset", muuttuu kanava automaattisesti myös niihin automaatiosääntöihin, joissa Intrum on lähetyskanavana. Esimerkiksi, jos kaikki aineistot on aiemmin lähetty Intrumin perintäpalveluun ja asetusta käydään muuttamassa niin, että aineistot lähetetään tilan mukaiseen palveluun, niin muistutusten ja huomautusten osalta lähetyskanava päivitetään arvoon Intrum Oy:n huomautuspalvelu.

Amili perinnän lisähuomiot:

  • Automaatiossa muistutus- ja huomautustoimenpiteiden kanavalinnoissa on valittavana Visma Amili huomautuspalvelu. Perintätoimenpiteessä kanavavalinnoissa on mukana Perintäpalvelu Visma Amili.
  • Myös ulkomaisten asiakkaiden laskut voidaan lähettää Amili perintäpalveluun.

Virheilmoitukset

Mikäli automaattisen muistutuksen lasku jää jostain syystä lähettämättä ja jää siinä virheeseen, niin tämä näkyy etusivulla Poikkeukset ja huomiot kohdassa ja siinä Automaattisten muistutusten lähettämät laskut kohtaan. Virhe on näkyvillä 30 päivän ajan ja poistuu sen jälkeen itsestään. Tätä ei valitettavasti saa muuten nollattua. 


Avainsanoja: Automaattiset muistutukset, käyttöoikeudet, sääntöjen luominen, perintäpalvelu



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.