SISÄLTÖ

Automaattisten muistustusten ja huomautusten avulla voidaan mahdollistaa myyntilaskujen muistuttamisen automaattinen käsittely.
Aktivoinnin yhteydessä käyttäjälle näkyy opastus ominaisuuteen ja asiakkaat siirretään valmiiksi yleisiin sääntöihin, joiden pohjalta muistutukset lähetetään asiakkaille. Tällä varmistetaan se, että kaikki kotimaiset asiakkaat - yritys ja kuluttaja - tulevat muistutusten piiriin. Ulkomaiset asiakkaatkin voidaan ottaa mukaan, mutta tämä käyttäjän on tehtävä itse.

Palvelu itsessään on maksuton, mutta jokaisesta lähetetystä muistutuksesta ja huomautuksesta veloitetaan 0,25€ (alv 0 %) transaktiomaksu. Tämä maksu tulee normaalin transaktiomaksun lisäksi.  

Automaation avulla voi tehdä niin monta erillistä sääntöä kuin haluaa, eli kaikkia asiakkaita ei tarvitse välttämättä muistuttaa samalla rytmillä. Uuden säännön luomisen yhteydessä voidaan ottaa kantaa esimerkiksi muistutettavan laskun suuruuteen, muistutuskulun perimiseen tai muistutuslaskun lähetysrytmiin.  Mikäli on esimerkiksi asiakkaita kenelle ei saa mennä muistutuksia ollenkaan, voidaan nämä asiakkaat ottaa pois aktiivisista säännöistä ja hoitaa näiden muistuttaminen manuaalisesti. Tarvittaessa myös yleisten sääntöjen asetuksia voidaan muokata yrityksen toimintaa paremmin palveleviksi.

Miten palvelua käytetään?

Palvelu voidaan ottaa käyttöön kohdasta Myynti > Korko ja perintä > Automaattiset muistutukset.

Ensimmäisenä avautuu sivu, josta palvelu voidaan ottaa käyttöön. Palvelun käyttöönoton voivat tehdä ne henkilöt, joilla on jokin seuraavista käyttöoikeuksista kyseiseen yritykseen:

  • Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)
  • Käyttäjähallitsija (KH) 
  • Yrityksen pääkäyttäjä



Palvelu otetaan käyttöön klikkaamalla OFF asento ON -asentoon. Käyttöönoton yhteydessä käyttäjältä kysytään vahvistus, sillä palvelun käytöstä muodostuu transaktiokustannuksia.


Sivulla näkyy valmiiksi myös yleiset säännöt, joihin asiakkaat on asetettu asiakaskortilla olevien tietojen perusteella.

Ne asiakkaat - joilla on asiakaskortilla valittuna kohta “henkilöasiakas” - asetetaan henkilöasiakkaiden yleiseen sääntöön. Muut asiakkaat menevät oletuksena yritysasiakkaiden yleiseen sääntöön. Jos maatieto on jotain muuta kuin Suomi, tulkitaan nämä ulkomaisiksi asiakkaiksi ja jätetään sääntöjen ulkopuolelle. Nämä asiakkaat löytyvät kohdasta “Automaatio estetty”. Nämäkin asiakkaat voidaan käyttäjän toimesta lisätä haluttuun sääntöön.

Uuden säännön luominen

Uuden säännön luominen aloitetaan oikealla olevasta “Luo uusi” -painikkeesta.
Uudelle automaatiosäännölle valitaan kohdennettava asiakastyyppi (yritysasiakkaat tai henkilöasiakkaat). Asiakastyyppi vaikuttaa esimerkiksi automaatiossa käytettävien perintäkulujen enimmäismääriin ja perittävien asiakkaiden muistutustiheyteen. Lisäksi annetaan säännölle nimi sekä halutessa lyhyt kuvaus.  


Seuraavaksi määritetään säännön automaattisesti lähetettävien muistutusten ja huomautusten asetukset. Säännölle valitaan lähetyskanava, mahdolliset perintäkulut sekä muistutuksen ajankohta. Lisäksi voidaan valita muistutukset lähetettäväksi vain tietyn avoimen summan ylittyessä tai laskulle merkityn aputoiminimen mukaan.

  • Henkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden perintään liittyvä laki eroaa toisistaan. Siksi myös annetut oletusarvot ovat henkilö- ja yritysasiakkailla erilaiset.
  • E-laskun tai suoramaksun tilanneille asiakkaille ei voi lähettää automaation avulla muistutuksia. Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), eli jos asiakastyyppinä on Henkilöasiakkaat, ei listalla myöskään näytetä tätä lähetyskanavaa.
  • Lähetyskanava "järjestelmän oletus" muodostuu sen mukaan, mitä tietoja asiakaskortille on tallennettu järjestyksessä 1. verkkolasku (ei henkilöasiakkaat) 2. sähköpostilasku 3. tulostuspalvelu
  • Perintäkulusta kirjataan tosite vasta, kun laskun vastaanottaja maksaa kulun. Maksu kirjataan oletustiliöintien mukaiselle perintätilille. Automaatio ei lisää perintäkulua, jos sellainen on lisätty laskulle jo aiemmin.


Seuraavaksi valitaan asiakkaat, jotka halutaan ottaa mukaan säännön piiriin. Asiakkaita voi hakea myös kirjoittamalla nimen tai sen osan hakukenttään.


Lopuksi näytetään säännön yhteenveto, jossa tarkistetaan säännön tiedot ja viimeistellään uusi sääntö. Tarvittaessa aiempiin vaiheisiin voi palata klikkaamalla sääntönäkymän palleroista (1-4).


Sääntöjen muokkaus

Automaatiosääntöjä voidaan valita muokattavaksi vasemmassa laidassa sijaitsevasta paneelista. Paneelissa on valitavana Yritys- ja Henkilöasiakkaiden Yleiset säännöt sekä mahdolliset itse lisätyt säännöt. Muokattavaa sääntöä klikataan vasemmasta laidasta ja säännön muokkaus tapahtuu oikealla olevan paneelin kautta. Lähetettäville laskuille voidaan lisätä perintäkulu, määritellä kuinka monen päivän kuluttua muistutus lähetetään ja summan, jonka alle jääviä laskuja ei muistuteta. Lisäksi voidaan myös määrittää, lähteekö muistutus verkkolaskuna, sähköpostilla vai perinteisen paperipostin kautta. Lisäksi voidaan valita muistutukset lähetettäväksi vain tietyn avoimen summan ylittyessä tai laskulle merkityn aputoiminimen mukaan.

  • Henkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden perintään liittyvä laki eroaa toisistaan. Siksi myös annetut oletusarvot ovat henkilö- ja yritysasiakkailla erilaiset.
  • E-laskun tai suoramaksun tilanneille asiakkaille ei voi lähettää automaation avulla muistutuksia. Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), eli jos asiakastyyppinä on Henkilöasiakkaat, ei listalla myöskään näytetä tätä lähetyskanavaa.
  • Lähetyskanava "järjestelmän oletus" muodostuu sen mukaan, mitä tietoja asiakaskortille on tallennettu järjestyksessä 1. verkkolasku (ei henkilöasiakkaat) 2. sähköpostilasku 3. tulostuspalvelu
  • Perintäkulusta kirjataan tosite vasta, kun laskun vastaanottaja maksaa kulun. Maksu kirjataan oletustiliöintien mukaiselle perintätilille. Automaatio ei lisää perintäkulua, jos sellainen on lisätty laskulle jo aiemmin.




“Kohdistetut asiakkaat” -välilehdeltä nähdään, mitkä asiakkaat kuuluvat minkäkin säännön piiriin. Tämän näkymän kautta voidaan myös siirtää asiakkaita toiseen sääntöön valitsemalla halutut asiakkaat ja painamalla alareunan “Tee valituille” -painiketta. Asiakkaiden siirto toiseen sääntöön onnistuu myös asiakaslistauksen massatoiminnoista sekä asiakaskortin “lisätiedot” -välilehdeltä.

Lisäksi asiakkaan sääntöjä voidaan hallita rajapinnan kautta, eli kun tuoodaan uusia asiakkaita tai muokataan olemassa olevia, on säännön asettaminen mahdollista customer.nv-resurssin avulla. Nämä lisätään automaattisesti yleisiin sääntöihin edellä mainittujen periaatteiden mukaisesti.

Tapahtumat:
Sääntökohtaiset tapahtumat löytyvät säännön kolmannelta välilehdeltä. Automaation läpinäkyvyyden varmistamiseksi täältä pääsee näkemään kaiken, mitä automaatio on tehnyt kyseisen säännön kohdalla. Täällä voidaan rajata tapahtumia vaikka laskukohtaisesti, jolloin nähdään onko jokin tietty lasku lähetetty onnistuneesti muistutuspalvelun toimesta. Laskujen käsittelyhistoriaan jää myös merkintä automaation toimenpiteistä.

Kaikki tapahtumat löytyvät yläreunan "Tapahtumat" otsikon alta:

Täältä voidaan rajata tapahtumia esimerkiksi päivämäärällä tai laskunumerolla.


Automaattisen käsittelyn estäminen

Ne asiakkaat, joita ei haluta ottaa mukaan automaattisen muistutuksen piiriin, voidaan lisätä "Ei automaatiokäsittelyä" -sääntöön.  Tämä tehdään olemassa olevan säännön kautta (Yritysasiakkaiden säännöt/ Henkilöasiakkaiden säännöt), Kohdistetut asiakaat välilehdeltä, valitsemalla asiakas ja painamalla alareunan “Tee valituille” > "Estä automaatio"  


Tilanteita, jolloin automaatio ei lähetä muistutusta:

  • Laskun vastaanottaja on perintäkiellossa
  • Laskulle on asetettu maksusuunnitelma
  • Automaattikäsittely on estetty muistutettavalta asiakkaalta
  • Laskusta on jo muistutettu, huomautettu tai lasku on ollut perinnässä
  • Muistutettava lasku factoring-lasku
  • Muistutettava lasku on jo lähetysprosessissa
  • Muistutettava lasku on korkolasku
  • Muistutettava lasku on hyvityslasku
  • Lasku on ulkopuolisessa perinnässä
  • Laskun vastaanottajalla on kuluttajaverkkolaskusopimus




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.