Rackbeatin ostoprosessi perustuu ostotilaus - vastaanotto - lasku -ketjuun. Ostaminen voidaan aloittaa varastosaldojen tai myyntitilausten perusteella tai käyttäjän toimesta.
Uusi ostotilaus voidaan muodostaa ostotilauslistauksesta, myyntitilauksesta, tuotelistauksesta tai etusivun uudelleentilaus-widgetistä.
Kun järjestelmään on tehty uusi ostotilaus, se näkyy ensimmäisenä ostotilauslistauksessa.
Mikäli tilattavia tuotteita on paljon, on suositeltavaa käyttää etusivun uudelleentilaus-widgettiä:
Valitsemalla Uudelleen tilaa kaikki, päästään massana valitsemaan toimittajat joilta tuotteita halutaan tilata:
Osta ylimääräistä = Mikäli halutaan tilata puuttuvan määrän lisäksi tietyn prosenttimäärän verran enemmän tuotteita, tähän asetetaan haluttu lisäprosentti
Varasto = Mikäli yrityksellä on useampia varastoja, tähän valitaan mihin varastoon tavarat halutaan. Ostotilauksen toimitusosoite haetaan varaston tiedoista.
Määrä = Kuinka monta kappaletta tuotetta halutaan tilata. Järjestelmä ehdottaa varastosta puuttuvaa määrää oletuksena.
Toimittaja = Toimittaja jolta rivi halutaan ostaa
Huom! Mikäli tuotteelle on asetettu oletustoimittaja, järjestelmä ohjaa uuden ostotilauksen tekemisen tälle toimittajalle.
Lehtiökuvake = Mikäli rivi halutaan pilkkoa useammaksi riviksi, painetaan tästä kuvakkeesta
Ruksi = Poistaa tuoterivin valinnasta
Ostotilaus Ostot otsikon alta Ostot - Luo uusi - Valitse toimittaja
Otsikkotason tiedot:
Toimittaja = Kuka on tilauksen toimittaja
Muistiinpano = Muistiinpano tilauksesta, näkyy tulosteella. Käytetään esimerkiksi lisäohjeiden toimittamiseen toimittajalle.
Oletettu toimituspäivä = Minä päivänä tilauksen tavarat oletettavasti saapuvat
Ostotilauksen päivämäärä = Minä päivänä ostotilaus on tehty
Otsikko = Ostotilauksen otsikko, näkyy tulosteella.
Osoite
Laskutus = Toimittajan osoite.
Toimitusosoite = Mihin osoitteeseen tavaroiden fyysinen toimitus halutaan.
Viitteet
Viitteemme = Oma viite
Viitteenne = Asiakkaan viite
Lisätiedot = Lyhyet lisätiedot tilauksesta
Valuutta ja valuuttakurssi = Mikä on tilauksen valuutta ja mitä kurssia käytetään
Maksuehdot = Mikä on tilauksen maksuehto
Toimitusehdot = Mikä on tilauksen toimitusehto
ALV-käsittely = Onko tilauksen ALV-käsittely joku muu kuin toimittajan oletustapa
Asettelu = Mitä tulosteen asettelumallia käytetään
Projekti = Mahdollinen projektitunnus
Liitetty pdf = Mahdollinen pdf-liite tilaukseen. Pdf-liite lisätään ostotilauksen perään samaan tiedostoon kuin varsinainen tilaus.
Tilausrivit
Ostotilaukselle voidaan lisätä tuoterivi, kommenttirivi tai useita rivejä pakettituotteen avulla.
Tuoteriville voidaan hakea tuote joko etsimällä koko rekisteristä Tuote-kentän avulla, tai toimittajan tuotteista Toimittajakoodi-kentän avulla. Toimittajakoodi-kenttään listataan ne tuotteet, joille on toimittajakortilla annettu merkintä että niitä ostetaan kyseiseltä toimittajalta.
Määrä, yksikkö ja hinta määräytyvät tuotteen asetusten ja mahdollisen toimittajahinnaston perusteella. Mikäli yksikkömuunnokset ovat käytössä, yksikössä näytetään oletusostoyksikkö.
Varasto = Tähän voidaan valita mihin varastoon tuotetta odotetaan, sekä täsmentää valmiiksi hyllypaikka johon se kuuluu varastoida.
Riviä lisättäessä nähdään tuotteen varastotilanne ikkunan alareunassa. Varastotilanne näytetään valitun yksikön mukaan. Toisin sanoen, jos ollaan tilaamassa ostoyksikössä niin varastotilanne näytetään ostoyksikössä. Mikäli yksikköä vaihdetaan, myös varastotilanne päivittyy.
Alennus = Mahdollinen alennusprosentti
Toimituspäivä = Mikäli halutaan odotettu toimituspäivä per rivi, se voidaan täsmentää tässä. Tätä käytetään silloin, jos ollaan tilaamassa monta eri tuotetta joiden toimitusaika vaihtelee.
Tallenna = Tallentaa rivin ja palaa ostotilaukselle.
Tallenna ja uusi = Tallentaa rivin ja antaa käyttäjän lisätä suoraan seuraavan rivin.
Ensimmäisen rivin lisäämisen jälkeen rivien lisäysnapit vaihtavat paikkaa:
Lisäksi näkymään ilmestyy Lataa-nappi, jonka avulla tilauksen rivit voidaan ladata exceliin. Tiedostoon tulee kolme saraketta: Tuotekoodi, tuotenimi ja määrä.
Tuoterivin toiminnot:
Kynä ja lehtiö = Avaa rivin muokattavaksi
Ruksi = Poistaa rivin tilaukselta
Hintalappu = Toiminnon avulla tuotteen myyntihinta voidaan päivittää. Toiminto mahdollistaa myyntihinnan päivittämisen kerralla kaikille käytettävissä oleville valuutoille:
Rivien alareunasta päästään sekä katselemaan ostotilauksen esikatselua, lataamaan tiedosto omalle koneelle että lähettämään se toimittajalle.
Mikäli ostotilaus on tehty Rackbeatin ulkopuolella, tai se lähetetään käyttäjän omasta sähköpostista toimittajalle, pitää tilaus silti prosessoida Rackbeatissä painamalla Lähetä toimittajalle-nappia.
Mikäli ostotilaus on jo toimitettu toimittajalle, jätetään se lähettämättä Rackbeatistä:
Mikäli ostotilaus halutaan lähettää Rackbeatistä, valitaan ruutu Lähetä ostotilaus toimittajalle sähköpostilla? aktiiviseksi:
Vastaanottajat-kenttään täydennetään ne osoitteet, joihin tilaus lähetetään. CC ja BCC kenttiin voidaan lisätä kopiot ja piilokopiot.
Ruudun vasempaan reunaan listataan toimittajan taakse lisätyt yhteyshenkilöt.
Viestin aihetta ja viestikenttää voidaan tässä vielä muuttaa tai täydentää, mikäli oletusteksti ei jostain syystä ole tilanteeseen sopiva.
Lähetyksen jälkeen tilauksen status päivittyy Lähetetyksi:
Lähetetty korostetaan vihreällä värillä, jos se on lähetetty Rackbeatistä, ja keltaisella mikäli se on vain kuitattu lähetetyksi.
Ostotilaus Myyntitilauksesta
Jos uutta ostotilausta lähdetään tekemään myyntitilaukselta, voidaan toimittajan lisäksi ottaa kantaa esimerkiksi suoratoimitukseen (dropshipping) sekä riviselitteiden käyttöön:
Osta isompi erä = Mikäli halutaan ostaa tavaroita enemmän kuin tilauksella on myyty, määritetään tähän korotusprosentti jolla lasketaan tilattava määrä.
Dropshipping = mikäli valitaan aktiiviseksi, luotujen ostotilausten toimitusosoitteeksi asetetaan myyntitilausten toimitusosoite
Käytä myyntitilauksen riviselitteitä = mikäli valittu, myyntitilausrivien riviselite kopioidaan vastaavan ostotilausrivin riviselitteeksi
Sisällytä erätuotteet = Jos myyntitilauksella on myyty tuoterakenteen omaava päätuote, tällä valinnalla saadaan ostettua tuoterakenteen mukaiset alituotteet
Siirrä tekstirivit = Siirretäänkö kommenttirivit myyntitilaukselta ostotilaukselle
Tuoterivit = Samoin kuin muissa ostotoiminnoissa ks alla
Ostotilaus Tuotelistauksesta
Tuotelistauksesta voidaan valita useita tuotteita, ja Massatoiminnot-valikon Osta tuotteet toiminnolla voidaan tehdä massana ostotilauksia:
Toiminto on samankaltainen kuin etusivun widgetistä toimittaessa:
Poikkeuksena uudelleentilaus-widgettiin, tästä toiminnosta lähdettäessä käyttäjä ei pysty jakamaan rivejä lehtiökuvakkeella.
Lisäksi Raportoinnin Tilaa uudelleen-raportti mahdollistaa ostotilausten muodostamisen.
Mikäli tilattavia tuotteita on paljon, on suositeltavaa käyttää etusivun uudelleentilaus-widgettiä:
Valitsemalla Uudelleen tilaa kaikki, päästään massana valitsemaan toimittajat joilta tuotteita halutaan tilata:
Osta ylimääräistä = Mikäli halutaan tilata puuttuvan määrän lisäksi tietyn prosenttimäärän verran enemmän tuotteita, tähän asetetaan haluttu lisäprosentti
Varasto = Mikäli yrityksellä on useampia varastoja, tähän valitaan mihin varastoon tavarat halutaan. Ostotilauksen toimitusosoite haetaan varaston tiedoista.
Määrä = Kuinka monta kappaletta tuotetta halutaan tilata. Järjestelmä ehdottaa varastosta puuttuvaa määrää oletuksena.
Toimittaja = Toimittaja jolta rivi halutaan ostaa
Huom! Mikäli tuotteelle on asetettu oletustoimittaja, järjestelmä ohjaa uuden ostotilauksen tekemisen tälle toimittajalle.
Lehtiökuvake = Mikäli rivi halutaan pilkkoa useammaksi riviksi, painetaan tästä kuvakkeesta
Ruksi = Poistaa tuoterivin valinnasta
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback