Tässä ohjeessa on kerrottu vaiheet, joiden avulla pääset alkuun Rackbeatin käytössä. Mikäli olet kiinnostunut Rackbeatin käytöstä, niin voit olla yhteydessä Netvisorin myyntiin. Rackbeatin käyttöönotto onnistuu suoraan Netvisor Storen kautta. Kun ympäristö on avattu, niin pääset etenemään käyttöönotossa seuraavien ohjeiden avulla. 

Huom! Rackbeatin käyttöönottoon löytyy ohjevideoita opi.netvisor -sivustolta:
Asetukset, rekisterit, alkusaldot ja inventointi 
Tilaukset, arvon kirjaus, tuoterakenne- ja mallit, integraatiot 


SISÄLTÖ

1. Avaus Storen kautta

Rackbeat voidaan avata Netvisorin storen kautta. Palveluiden käyttöönottoa varten tarvitset jonkin näistä käyttöoikeuksista: Käyttäjähallitsija (KH), Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK), Yrityksen pääkäyttäjä, Yrityskäyttäjä-profiili tai Kaikki oikeudet-profiili. Kuka avaa Rackbeatin storesta saa suoraan käyttäjätunnukset ohjelmaan ja Netvisorin ja Rackbeatin rajapintaliikenne kulkee tämän henkilön tunnuksilla. Mikäli yritys on tilitoimiston asiakas, suosittelemme kuitenkin, että avaus tehdään yrityksen toimesta, jolloin ei käy tilannetta, että yhteys katkeaa, jos yrityksellä vaihtuu joskus tilitoimisto ja sitä kautta avaajan tunnukset tultaisiin poistamaan yrityksestä. 


Avaus onnistuu Storen Aloita käyttöönotto painikkeesta. Tämän jälkeen avautuu alla oleva näkymä. Tässä pitää ottaa kantaa varaston arvostusmenetelmään. Huom. tässä kannattaa lukea tämä ohje ennen valintaa, koska tätä ei voi enää myöhemmin vaihtaa. Suosittelemme ennen käytön alkua varaamaan asiasta koulutuksen meidän kouluttajien kalenterista. 


Käyttöönotto luo automaattisesti ohjelmistorajapintatunnukset yllä olevalle käyttäjälle. Integraatio lukee tai kirjoittaa yritykseesi seuraavia tietoja:


Asiakaslistan nouto Netvisorista

Tuotelistan nouto Netvisorista

Tuotetietojen tuonti Netvisoriin

Toimittajatietojen nouto Netvisorista

Toimittajatietojen tuonti Netvisoriin

Poistetut ostolaskut

Asiakastietojen tuonti Netvisoriin

Ostotilausten nouto Netvisorista

Ostotilauksen tuonti Netvisoriin

Ostotilauksen nouto Netvisorista

Myyntilaskun, hyvityslaskun tai -tilauksen tuonti Netvisoriin

Myyntilasku- ja -tilauslistan nouto Netvisorista

Ostolaskun tuonti Netvisoriin

Ostolaskulistan nouto Netvisorista

Poistetut myyntilaskut

Tuotetietojen nouto Netvisorista

Ostolaskun nouto Netvisorista

Myyntilaskun ja sen tositteiden poistaminen

Tilauksen nouto Netvisorista

Asiakastietojen nouto Netvisorista

Myyjälistan nouto Netvisorista

Myyntitilausten laskutus

Myyntisuorituslistan nouto Netvisorista

Myyntisuorituksen tuonti Netvisoriin

Myyntilaskun tilan päivitys


Kun varaston valinta on valittu, aktivoituu Ota käyttöön painike.


Netvisor storeen tulee tämän jälkeen näkyviin Odottaa aktivoitumista.


Avaajalle lähtee sähköposti Rackbeatin puolelta, jonka avulla pääsee ensimmäisen kerran kirjautumaan. Suosittelemme vaihtamaan salasanan halutuksi Rackbeatin puolelta. Rackbeat avautuu viimeistään tunnin sisällä avauksesta. Jos jokin menee pieleen avauksessa ja tila ei päivity ja jää odottaa aktivoitumista tilaan, niin tilanne nollautuu seuraavana yönä ja seuraavana päivänä voi kokeilla avausta uudelleen. 


2. Rackbeatiin kirjautuminen

Katso Rackbeatiin kirjautuminen -ohjeesta kuinka pääset kirjautumaan Rackbeatiin.

3. Rackbeatin asetukset

Ennen käytön aloitusta on tärkeää tarkistaa, että yrityksen asetukset ovat kunnossa. Asetuksista on kerrottu tarkemmin Rackbeat asetukset -ohjeessa. Ohjeen alussa on kooste aloituksen kannalta tärkeimmistä asetuksista.

4. Asiakas-, tuote- ja toimittajarekisterien perustaminen

Ennen tuotantokäytön aloittamista rekisterit tuodaan csv-aineistona Rackbeatiin. Aiheesta on kerrottu tarkemmin täällä. Kun rekisterit tuodaan Rackbeatiin, ei samalla tuoda saldoja vaan tämä tehdään erikseen inventoimalla. Inventoinnista on kerrottu tarkemmin täällä (ohje tulossa). Csv-tuonti ei ole pakollista, vaan tuotteet, asiakkaat ja toimittajat voi perustaa Rackbeatiin sitä mukaa, kun niitä käytön aikana tarvitaan.

(5. Erä- ja sarjanumeroiden käyttöönotto)

Tarvittaessa erä- ja sarjanumeroiden käyttöönotto on tehtävä ennen inventointi tai viimeistään ennen, kun tuotteella on saldoa. Lisäosat > Sarjanumerot ja eräseuranta voidaan lisätä lisäosien kautta. Kun eräseuranta tai sarjanumerot on aktivoitu, asetetaan vielä tuotekortilla tuotekohtaisesti eräseuranta tai sarjanumerot päälle. Huomioitahan, että eräseuranta ja sarjanumerot tulee olla aktivoitu päälle tuotteen takana, ennen kuin tuotteella on varastotapahtumia. Tuotteelle, jolla on varastotapahtumia, ei voida enää jälkikäteen aktivoida eräseurantaa tai sarjanumeroita päälle. Tällä sivulla näkyvistä hinnoista ei tarvitse välittää.

6. Alkusaldot lisätään inventoinnin avulla

Inventoinnista on kerrottu tarkemmin täällä: Rackbeat Inventointi / Varaston nollaus. Alkusaldot voi tuoda csv-tuonnilla (Ohjeessa kohta "Inventointi kirjaus CSV-tiedoston avulla) tai manuaalisesti (ohjeen kohta "Uusi inventaariokirjaus").

Jos tuoterekisteri on pieni, voi alkusaldot tehdä myös manuaalisesti varastotapatumina (Varasto > Varastotapahtumat >Luo varastotapahtuma).

Muita hyödyllisiä ohjeita ja vinkkejä Rackbeatiin

  • Miten käyttöoikeudet lisätään Rackbeatiin? Rackbeat asetukset : Käyttäjät -ohjeessa on kerrottu, kuinka yrityksen muille käyttäjille saa lisättyä käyttöoikeuksia
  • Mitä tietoja Rackbeatista siirtyy Netvisoriin ja toisinpäin? Rackbeatin ja Netvisorin välisestä toimintalogiikasta on kerrottu Rackbeatin ja Netvisorin välinen toimintalogiikka -ohjeessa.
  • Aikaisempien tilauksien käsittely Netvisorissa. Mikäli yrityksellä on ennestään tilauksia Netvisorin puolella, suosittelemme käsittelemään ja laskuttamaan ne Netvisorissa ennen käytön aloittamista
  • Myyntitilausten ja myyntilaskujen numerointi. Rackbeatin käytön aloituksen yhteydessä on hyvä varmistaa, että myyntitilausten ja -laskujen numeroinnissa ei esiinny päällekkäisyyttä. Jos laskun/tilauksen numero on jo käytetty Netvisorissa, ei samaa laskunumeroa voi tuoda Rackbeatista ja laskun tuonti jää virheeseen.
    • Mikäli osa tilauksista/laskuista hoidetaan pelkästään Netvisorin puolella, niin tässä tapauksessa Netvisorin omat tilaus/laskunnumerot pitää olla reilusti isommat, mitä Rackbeatin käyttämät numerot, etteivät nämä mene päällekkäin. Netvisorissa luotu lasku saa aina automaattisesti isoimman vapaan laskunnumeron.  Kun luot Netvisorissa laskun, muokkaa sen laskunumero huomattavasti isompaan, jolloin myös seuraava Netvisorissa luotu lasku saa tästä yhden isomman numeron. Tarkemmat tiedot laskunumerosarjojen käsittely Netvisorissa -ohjeessa.
    • Mikäli jatkossa kaikki tilaukset/laskut hoidetaan Rackbeatin puolella tulisi asettaa Rackbeatin numerointi alkamaan suuremmasta luvusta kuin mitä Netvisorissa on olemassa. Lisätietojen numeroinnin määrittämiseen Rackbeatissa Rackbeat yleiset asetukset -ohjeessa

Avainsanat: Rackbeat, Rackbeat kirjautuminen, Rackbeat asetukset, Alkusynkronointi





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.