Tämä ohje kertoo uuden ostolaskun luomisesta. Ostolaskun manuaalinen luominen vaatii oikeuksia reskontran perustoimintoihin. Ostolasku muodostetaan täyttämällä pakolliset kentät, kuten laskun numero, päiväys ja toimittajan tiedot. Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Uusi ostolasku.

SISÄLTÖ

Käyttöoikeudet uuden ostolaskun luomiseen

Ostolaskun manuaalinen tekeminen vaatii minimissään käyttöoikeuksista muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.

  • Varmista, että sinulla on vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.
  • Varmista, että sinulla on vähintään luku- tai muokkausoikeudet kohtaan ostoreskontran näkymät ja luettelot, jotta näet avoimet ostolaskut ja ostolaskuluettelon.
  • Varmista, että sinulla on oikeudet toimittajan näkemiseen tai muokkaukseen, jos toimittajatietoja pitää korjata.

Uuden ostolaskun luominen

Uuden ostolaskun manuaalinen syöttäminen aloitetaan Osto-valikon "Uusi lasku" -linkistä. Ostolasku on mahdollista muodostaa myös ruudun oikean yläkulman "Luo uusi" -painikkeen avulla tai toimittajalistauksen kautta. Laskun syöttövaiheessa pakolliset kentät on merkitty tähdellä: ne tulee täyttää ennen laskun ensimmäistä tallennusta.

  1. Valitse Osto-valikosta "Uusi lasku" -linkki tai paina ruudun oikean yläkulman "Luo uusi" -painiketta tai avaa toimittajalistaus ja aloita laskun luonti sitä kautta.
  2. Täytä kaikki tähdellä merkityt pakolliset kentät ennen ensimmäistä tallennusta.
  3. Täytä muut laskun tiedot tarpeen mukaan alla olevien kenttäkohtaisten ohjeiden mukaisesti.

Laskun numero

Ostolaskun numero voi sisältää sekä numeroita että kirjaimia.

  1. Syötä laskun numero kenttään.
  2. Jos toimittajalla on jo Netvisorissa samalla tilikaudella tallennettu lasku samalla laskunumerolla, muokkaa numeroa lisäämällä loppupääte, kuten "-001" tai "b".
  3. Tallenna lasku normaalisti, vaikka numeroa on muokattu.

Mikäli manuaalisen laskun syöttämisen jälkeen järjestelmään saapuu sähköisesti lasku samalla numerolla, lasku otetaan vastaan Netvisoriin. Duplikaatista huomautetaan käyttäjää sekä itse ostolaskulla että asiatarkastettavien ostolaskujen näkymässä.

Päiväys

Kenttään syötetään laskun päivämäärä.

  1. Syötä laskun päivämäärä Päiväys-kenttään.

Kun lasku tiliöidään, tositteelle tulee tämä sama päiväys, mikäli kirjauspäivää ei ole annettu.

Kirjauspäivä

Kirjauspäivä määrittää mille päivälle ostolaskun tosite kirjataan.

  1. Syötä kirjauspäivä, jos haluat määrittää erillisen päivämäärän tositteelle.
  2. Jätä kirjauspäivä tyhjäksi, jos haluat, että tositteen päiväksi tulee laskun päivämäärä.

Jos kirjauspäivä on tyhjä, tositteen päiväksi tulee laskun päivämäärä. Jos kirjauspäivämäärää ei asetettu, kenttään täyttyy automaattisesti laskun päivämäärä.

Toimittaja

Toimittaja haetaan käyttämällä reaaliaikaista hakutoimintoa.

  1. Aloita toimittajan nimen kirjoittaminen toimittajakenttään.
  2. Valitse oikea toimittaja reaaliaikaisen hakutoiminnon ehdotuksista.
  3. Jos haluttua toimittajaa ei järjestelmästä löydy, luo toimittaja ennen laskun syöttämistä.

Toimittajatietoihin voidaan määritellä oletusmaksuehto ja oletuspankkitili. Nämä periytyvät muodostettavalle laskulle.

Arvopäivä

Mikäli laskulle määritetään arvopäivä, maksuehdon mukainen eräpäivä lasketaan tästä päivästä.

  1. Syötä arvopäivä, jos haluat, että eräpäivä lasketaan arvopäivästä.
  2. Jätä arvopäivä tyhjäksi, jos haluat, että eräpäivä lasketaan laskun päiväyksen mukaan.

Maksuehto

Maksuehto määrittää, miten eräpäivä lasketaan.

  1. Valitse haluttu maksuehto maksuehtoluettelosta.
  2. Jos haluttua maksuehtoa ei löydy luettelosta, avaa toimittajakortti ja syötä uusi maksuehto linkistä "Oletusmaksuehto".
  3. Tarvittaessa syötä tai muokkaa maksuehtoja myös myyntireskontran asetuksista.

Sama toiminto löytyy myös myyntireskontran asetuksista.

Maksetaan tilille

Tässä kohdassa valitaan toimittajan pankkitili, jolle lasku maksetaan.

  1. Valitse Maksetaan tilille -kentästä toimittajan pankkitili.
  2. Valitse oikea tili, jos toimittajalla on useampi pankkitili.

Valinnan voi tehdä, mikäli toimittajalla on useampi pankkitili.

Eräpäivä

Eräpäivä määrittää, milloin lasku erääntyy maksettavaksi.

  1. Valitse maksuehdoksi "Eräpäivä", jos haluat syöttää eräpäivän manuaalisesti.
  2. Syötä eräpäivä manuaalisesti, jos käytät maksuehtoa "Eräpäivä".
  3. Jätä eräpäivä laskettavaksi automaattisesti, jos käytät muuta maksuehtoa.

Muussa tapauksessa järjestelmä laskee eräpäivän automaattisesti arvopäivän perusteella. Mikäli arvopäivää ei ole määritelty, eräpäivä lasketaan päiväyksen mukaan.

Viitteemme

Laskun lähettäjän eli toimittajan viite.

  1. Syötä toimittajan antama viite Viitteemme-kenttään. Kentän maksimipituus on 200 merkkiä. 

Viitteenne

Laskun vastaanottajan viite.

  1. Syötä laskun vastaanottajan viite Viitteenne-kenttään. Kentän maksimipituus on 200 merkkiä.

Loppusumma

Loppusumma-kenttään syötetään laskun oikea loppusumma.

  1. Syötä laskun oikea loppusumma Loppusumma-kenttään.

Laskun valuutta tulee valitun pankkitilin valuutasta.

Viivästyskorko ja huomautusaika haetaan oletuksena yrityksen perustiedoista, mutta ne voidaan tarvittaessa vaihtaa laskun tekovaiheessa.

Valuutta

Mikäli valitun toimittajan pankkitili on ulkomainen pankkitili, valuuttakenttä näytetään.

  1. Tarkista, että toimittajan pankkitili on valittu oikein.
  2. Katso Valuutta-kenttää, jos toimittajan pankkitili on ulkomainen.
  3. Hyväksy oletusvaluutta, joka tulee toimittajan pankkitilin valuutasta, tai vaihda valuutta toiseksi tarvittaessa.
  4. Vaihda valuutta myöhemmin vain, jos lasku on tilassa "Uusi lasku".
  5. Paina laskun otsikkorivin "Muokkaa" -painiketta ja vaihda valuutta, jos lasku on edelleen "Uusi lasku" -tilassa.
  6. Jos valuuttakenttä ei näy laskun muokkauksessa, vaihda toimittaja hetkellisesti toiseen toimittajaan ja sen jälkeen takaisin oikeaan toimittajaan.

Valuutan yhteydessä näytetään kurssi suhteutettuna euroon. Kurssi haetaan kerran päivässä noin kello 17:15. Netvisorin käyttämät valuuttakurssit ovat EKP:n julkaisemat, edellisen pankkipäivän euron viitekurssit. Järjestelmä käyttää laskun vastaanotto-/tekopäivää edeltävää kurssia ja kurssi on kyseisen noutohetken kurssi.

Kurssi

Kurssi-kenttä näyttää valuutan kurssin suhteessa euroon.

  1. Tarkista kurssi, joka näytetään Valuutta-kentän yhteydessä.
  2. Syötä kurssi käsin, jos valitulla valuutalla ei ole automaattista kurssia.

Mikäli valitulla valuutalla ei ole automaattista kurssia, kurssin voi syöttää myös käsin.

Pankkiviitenumero ja viesti

Pankkiviitenumero- ja viestikentistä jompikumpi tulee täyttää laskulle.

  1. Syötä pankkiviite Pankkiviitenumero-kenttään, jos laskulla on pankkiviite.
  2. Syötä viesti Viesti-kenttään, jos pankkiviitettä ei ole.
  3. Syötä kansainvälinen RF-viite Pankkiviitenumero-kenttään, jos laskulla on RF-viite.
  4. Varmista, että pankkiviitenumero on validi, jotta sen voi lisätä laskulle.
  5. Syötä viestikenttään viesti, joka ei ole validi viitenumero, jos et halua, että se siirtyy viitenumerokenttään.

Kansainvälisen RF-viitteen voi syöttää ostolaskulla viitenumerokenttään. Aiemmin nämä viitteet on syötetty viitekentän sijasta viestikenttään. Pankkiviitenumeron pitää olla validi laskun syötössä, jotta tämän voi lisätä. Jos viestikenttään syötetään validi viitenumero, se menee suoraan ostolaskulle viitenumero-kenttään ja laskulla ei näytetä viestiä.

Laskun lisätieto (näkyy laskuluettelossa, maks. 250 merkkiä)

Laskun lisätieto on järjestelmän sisäinen lisätieto.

  1. Syötä tarvittaessa laskun lisätieto -kenttään järjestelmän sisäinen huomio (maks. 250 merkkiä).

Ostolaskuun liittyvät ostotilausnumerot

Tämä tieto näkyy ostolaskulla, jos yrityksessä on käytössä ostotilausosio.

  1. Tarkista, että ostotilausosio on käytössä yrityksessä, jos haluat käyttää ostotilausnumeroita.
  2. Lisää ostolaskuun yksi tai useampi ostotilausnumero, jotka liittyvät samaan ostolaskuun.

Tämän avulla saadaan tieto, mitkä ostolaskut ja ostotilaukset kuuluvat yhteen. Tässä kohdassa voidaan linkittää useampi ostotilaus samaan ostolaskuun.

Kun kaikki tiedot on syötetty, lasku muodostuu ostoreskontraan tallennuksen jälkeen.

  1. Tarkista, että kaikki tarvittavat kentät on täytetty.
  2. Paina Tallenna-painiketta.
  3. Varmista, että lasku muodostuu ostoreskontraan.

Laskun liite: 

Laskulle voi lisätä liitteen raahaamalla tai tietokoneen tiedostoista lataamalla seuraavissa muodoissa: BMP, CSV, DOC, DOCX, EMF, EXIF, GIF, GZIP, HEIC, HTML, ICO, JPG, MP3, ODP, ODS, ODT, PDF, PNG, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS, XLSM, XLSX, XSL, ZIP, 7ZIP ja XML. Suosittelemme lisäämään max. 5–10 megan liitteitä. Liitteen maksimikoko on 20 MiB. Liitteen lisääminen ostolaskulle vaatii minimissään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja vähintään lukuoikeuden ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Näillä samoilla oikeuksilla voi myös poistaa liitteen. Liitteiden kokonaismäärää ei ole rajoitettu, eikä liitteiden yhteiskokomäärää ole rajoitettu.

  1. Varmista, että sinulla on vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja vähintään lukuoikeus ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin.
  2. Valitse liitteen lisääminen ostolaskulle.
  3. Raahaa liitetiedosto laskulle tai valitse tiedosto tietokoneen tiedostoista.
  4. Varmista, että liite on sallittua tiedostomuotoa (BMP, CSV, DOC, DOCX, EMF, EXIF, GIF, GZIP, HEIC, HTML, ICO, JPG, MP3, ODP, ODS, ODT, PDF, PNG, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS, XLSM, XLSX, XSL, ZIP, 7ZIP tai XML).
  5. Varmista, että yksittäisen liitteen koko on enintään 20 MiB ja pyri käyttämään enintään 5–10 megatavun liitteitä.
  6. Poista liite tarvittaessa samoilla oikeuksilla, joilla liitteen voi lisätä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

  • Mitä käyttöoikeuksia tarvitsen uuden ostolaskun manuaaliseen luomiseen?
    Ostolaskun manuaalinen tekeminen vaatii vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin sekä vähintään luku- tai muokkausoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Lisäksi on hyvä olla oikeudet toimittajan näkemiseen tai muokkaukseen.
  • Miten aloitan uuden ostolaskun syöttämisen?
    Aloita uuden ostolaskun manuaalinen syöttäminen valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Uusi ostolasku, käyttämällä Osto-valikon "Uusi lasku" -linkkiä, painamalla ruudun oikean yläkulman "Luo uusi" -painiketta tai aloittamalla laskun luonti toimittajalistauksen kautta.
  • Mitä teen, jos laskun numero on jo käytössä samalla tilikaudella?
    Muokkaa laskun numeroa lisäämällä loppupääte, kuten "-001" tai "b", ja tallenna lasku tämän muokatun numeron kanssa.
  • Miten eräpäivä määräytyy ostolaskulla?
    Jos maksuehdoksi valitaan "Eräpäivä", eräpäivä syötetään manuaalisesti. Muussa tapauksessa järjestelmä laskee eräpäivän automaattisesti arvopäivän perusteella, ja jos arvopäivää ei ole määritelty, eräpäivä lasketaan laskun päiväyksen mukaan.
  • Miten toimin, jos valuuttakenttä ei näy laskun muokkauksessa?
    Vaihda toimittaja hetkellisesti toiseen toimittajaan ja sen jälkeen takaisin oikeaan toimittajaan, jolloin valuuttakenttä tulee näkyviin, jos toimittajan pankkitili on ulkomainen.
  • Mitä vaatimuksia liitteiden lisäämiselle ostolaskulle on?
    Liitteen lisääminen vaatii vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja vähintään lukuoikeuden ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Liitteen maksimikoko on 20 MiB, suositeltu koko on 5–10 megatavua, ja liitteiden määrä tai yhteiskoko ei ole rajoitettu.
  • Onko pakko käyttää pankkiviitenumeroa ostolaskulla?
    Pankkiviitenumero- ja viestikentistä jompikumpi tulee täyttää. Jos pankkiviitettä ei ole, syötä laskulle viesti. Jos syötät viestikenttään validin viitenumeron, se siirtyy automaattisesti viitenumerokenttään.

Avainsanat: ostolasku, uuden ostolaskun luominen, ostoreskontra, käyttöoikeudet, laskun numero, päiväys, kirjauspäivä, toimittaja, arvopäivä, maksuehto, maksetaan tilille, eräpäivä, viitteemme, viitteenne, loppusumma, valuutta, kurssi, pankkiviitenumero, viesti, laskun lisätieto, ostotilausnumerot, laskun liite



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.