Tämän ohjeen avulla opit ottamaan käyttöön ja hallinnoimaan myyntilaskujen automaattilähetystä. Ohje sisältää asetusten määrittelyn, automaattilähetyksen toiminnan, virheilmoitusten seuraamisen ja automaattilähetyksen poistamisen.
Palvelun ottaminen käyttöön
Voit avata näkymän valitsemalla Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Automaattilähetys.
Myyntilaskujen automaattilähetyksen asetuksissa määritellään, millä tavalla muodostetut laskut lähetetään automaattisesti ja mitkä lähetyskanavat kuuluvat automaattilähetyksen piiriin. Käyttöönoton jälkeen automaattilähetys koskee vain uusia luotuja laskuja. Yksittäiset lähettämätön-tilaiset ennen käyttöönottoa luodut laskut voidaan asettaa laskukohtaisesti automaattilähetyksen piiriin laskulta. Automaattilähetys lähettää myös hyvityslaskut.
Toimi näin, kun otat palvelun käyttöön:
- Avaa automaattilähetyksen asetukset kohdasta Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Automaattilähetys.
- Valitse, millä tavalla muodostetut laskut lähetetään automaattisesti.
- Valitse, mitkä lähetyskanavat kuuluvat automaattilähetyksen piiriin.
- Määritä sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero, joihin lähetetään viesti automaattilähetyksen mahdollisesta epäonnistumisesta.
- Tallenna asetukset valitsemalla lopuksi Ota käyttöön -painike.
Lähetä automaattisesti laskuja, joiden lähde on
Asetuksissa valitaan, minkä lähteiden laskut lähetetään automaattisesti:
- Sopimuslaskutus: Laskut, jotka on luotu sopimuslaskutus-toiminnon kautta. Sopimuslaskutuksesta löytyy ohje täältä.
- Käyttäjän Netvisorissa luomat laskut: Käyttäjän manuaalisesti tekemät myyntilaskut.
- Ostolaskulta jälleenlaskutetut laskut: Laskut, joissa on käytetty tilitoimiston jälleenlaskutusta. Siitä löytyy ohje täältä.
- Ohjelmistorajapinnan kautta luodut laskut: Laskut, jotka ovat saapuneet rajapinnan kautta jostain toisesta ohjelmasta.
Käytä vain seuraavia laskukanavia
Asetuksissa valitaan, mitä laskukanavia automaattilähetys käyttää. Toimi näin:
- Valitse, käytetäänkö kanavaa Yritykselle tai kuluttajalle lähetettävä verkkolasku. Tämä tarkoittaa, että laskut lähtevät automaattisesti vain, jos asiakkaalla on asiakkaan takana verkkolaskuosoite ja osoitetiedot on syötetty täydellisesti. Kuluttaja-asiakkaan osalta kuluttajaverkkolaskutus on oltava käytössä ja asiakkaan on valittava tämä yritys verkkopankista, jotta kuluttajille voidaan lähettää kuluttajaverkkolaskuja.
- Valitse, käytetäänkö kanavaa Sähköpostilasku. Sähköpostilasku vaatii sähköpostiosoitteen asiakkaan taakse.
- Valitse, käytetäänkö kanavaa Tulostuspalvelu. Tulostuspalvelu tarkoittaa pdf eKirje -lähetystä, jolloin lasku lähtee sähköisesti Netvisorista, mutta asiakas saa tämän kirjeenä.
Mikäli laskun lähetyskanavaa ei ole valittu automaattilähetyksen asetuksissa mukaan, automaattilähetys ohitetaan järjestelmän toimesta automaattisesti. Tällöin laskua ei lähetetä ollenkaan automaattisesti. Suosittelemme pitämään jokaisen laskukanavan päällä. Tällöin ensin yritetään verkkolaskun lähetystä, sitten sähköpostia ja lopuksi tulostuspalvelua. Jos esimerkiksi otat sähköpostin pois, ensin yritetään verkkolaskua, mutta lähetys stoppaa siihen, kun seuraavaa lähetystapaa ei ole valittuna. Tällöin laskua ei yritetä lähettää enää tulostuspalvelun kautta.
Lähetyshetki: Mikäli käytetään valintaa "Lähetä laskut laskun päiväyksen perusteella", voidaan luoda tai tuoda laskuja myös aiemmin ja automatisoida lähetys laskun päivämäärälle. Laskut lähtevät tällöin heti vuorokauden vaihtuessa. Esimerkiksi, jos laskun päivä on 10.3., lähtee lasku 10.3. noin klo 00:05 ja jatkuu siitä eteenpäin.
Kun palvelu on otettu käyttöön, palvelun piiriin valitut laskut lähetetään eteenpäin automaattisesti. Myös Factoring-ilmoitukset lähtevät automaattisesti eteenpäin. Mikäli käytössä on kuluttajaverkkolaskutus ja suoramaksuja, tulee kytkeä päälle sekä "Yritykselle tai kuluttajalle lähetettävä verkkolasku" että "Tulostuspalvelu", jotta suoramaksun ennakkoilmoitus lähetetään automaattisesti. Automaattilähetys alkaa laskun luontia seuraavan vuorokauden vaihteessa noin klo 00:05 ja jatkuu siitä eteenpäin niin kauan, kunnes kaikki prosessiin lisätyt laskut on saatu lähetettyä ja virheistä ilmoitettua käyttäjälle. Esimerkiksi tänään klo 13:00 luotu lasku liitetään mukaan huomisen puolella yöllä käynnistyvään prosessiin.
Automaatiolähetys toimii vain lähettämättömille laskuille. Jos tuot laskut ohjelmistorajapinnan kautta ja tämä kohta on valittuna, tuo laskut lähettämätön-tilassa. Automaattilähetys lähettää myös uudet lähettämätön-tilassa tuodut laskut, jotka on tuotu takautuvalla päiväyksellä. Esimerkiksi, jos 6.2. tuodaan laskuja, joiden laskupäiväys on 3.2., nämä lähtevät automaattilähetyksen mukana.
Automaattilähetyksen ilmoitukset
Avoimissa myyntilaskuissa ja itse myyntilaskulla näkyvät kaikki automaation tekemät toimenpiteet sekä tieto tapahtuneista virheistä. Käyttäjä näkee helposti, mitkä laskut ovat lähteneet onnistuneesti automaattilähetyksen kautta ja mitkä eivät.
Mikäli laskun lähetyskanavaa ei ole valittu automaattilähetyksen asetuksissa mukaan, automaattilähetys ohitetaan järjestelmän toimesta automaattisesti. Tällöin laskua ei lähetetä ollenkaan automaattisesti.
Käyttäjä näkee tarkemman selvityksen viemällä hiiren "Automaattilähetys ohitettu" -ilmoituksen päälle:
Mikäli laskun automaattilähetys päätyy virheeseen, käyttäjä näkee tarkemman virheilmoituksen viemällä hiiren "Automaattilähetys epäonnistui" -ilmoituksen päälle:
Mikäli automaattilähetys ohitetaan tai lähetys epäonnistuu, laskuja ei enää yritetä lähettää uudelleen järjestelmän toimesta, vaan käyttäjän tulee lähettää laskut manuaalisesti mahdollisten korjausten jälkeen.
Automaattilähetyksen poistaminen laskulta
Mikäli automaattilähetys halutaan poistaa laskukohtaisesti, muokataan automaattilähetystä myyntilaskun yläreunasta kohdasta "Automaattilaskutus".
Laskua ei tämän jälkeen lähetetä automaattilähetyksen toiminnolla, vaan lähetys tulee tehdä manuaalisesti.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Mistä otan myyntilaskujen automaattilähetyksen käyttöön?
Vastaus: Ota automaattilähetys käyttöön valitsemalla Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Automaattilähetys ja määrittämällä lähetyksen tavat, laskukanavat sekä ilmoitusosoitteet, ja valitse lopuksi Ota käyttöön.
Kysymys: Mitä laskuja automaattilähetys lähettää?
Vastaus: Automaattilähetys lähettää valittujen lähteiden lähettämätön-tilaiset myyntilaskut ja hyvityslaskut, jotka kuuluvat automaattilähetyksen piiriin, sekä myös takautuvalla päiväyksellä tuodut lähettämätön-tilaiset laskut.
Kysymys: Mitä tapahtuu, jos laskun lähetyskanavaa ei ole valittu automaattilähetyksen asetuksissa?
Vastaus: Jos laskun lähetyskanavaa ei ole valittu automaattilähetyksen asetuksissa, automaattilähetys ohitetaan, laskua ei lähetetä automaattisesti ja järjestelmä näyttää ilmoituksen "Automaattilähetys ohitettu".
Kysymys: Miten näen, miksi automaattilähetys epäonnistui tai ohitettiin?
Vastaus: Näet tarkemman selvityksen viemällä hiiren myyntilaskulla näkyvän ilmoituksen "Automaattilähetys ohitettu" tai "Automaattilähetys epäonnistui" päälle.
Kysymys: Lähettääkö järjestelmä laskun uudelleen, jos automaattilähetys epäonnistuu?
Vastaus: Järjestelmä ei yritä lähettää laskua uudelleen automaattisesti, jos automaattilähetys ohitetaan tai epäonnistuu. Käyttäjän tulee lähettää lasku manuaalisesti mahdollisten korjausten jälkeen.
Kysymys: Miten poistan automaattilähetyksen yksittäiseltä laskulta?
Vastaus: Poista automaattilähetys laskukohtaisesti muokkaamalla myyntilaskun yläreunassa olevaa kohtaa "Automaattilaskutus". Tämän jälkeen lasku lähetetään vain manuaalisesti.
Avainsanat: myyntilasku, automaattilähetys, laskutuksen asetukset, virheilmoitus, manuaalinen lähetys.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback