Tässä ohjeessa opastetaan työajan kirjaaminen, liukumien seuranta ja kirjauksien kohdistaminen eri laskentakohteille. Ohjeessa käydään läpi näkymän toiminnot, kuten kalenterin käyttö, kirjauslajien valinta sekä tarvittavat käyttöoikeudet työaikatietojen hallintaan.

Työaika > Työajan kirjaus

Sisällysluettelo

Käsiteltävä palkansaaja

  1. Valitse sivun yläreunan henkilövalikosta palkansaaja, jonka työaikatietoja haluat käsitellä.
  2. Huomioi, että passiiviset palkansaajat eivät näy listauksessa.
  3. Jos valikkoa ei näy, sinulla on oikeus vain yhteen palkansaajaan, jolloin kyseisen henkilön nimi näkyy valikon paikalla.

Palkkamallikohtaiset kirjausohjeet

Palkkamallille voidaan tallentaa ohjeet työajan syöttämistä varten työajan syöttönäkymässä näytettäväksi ohjeistukseksi.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > klikkaa palkkamallin nimestä > työajan kirjaus -välilehti

  1. Tarkista ohjelinkki sivun yläreunasta työajan kirjausnäkymässä, jos palkkamallikohtaiset ohjeet on annettu.
  2. Huomioi, että ohjeet haetaan sen palkkamallin asetuksista, johon palkansaaja kuuluu.
  3. Valitse ohjeen kieli liittymäkielen mukaan.
  4. Avaa ohjeet omaan ikkunaansa klikkaamalla linkkiä.

Avoin palkkajakso

Työtuntien kirjauksessa on palkansaajalle näkyvissä avoin palkkajakso. Avoimet palkkajaksot näkyvät palkanlaskijalle kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot. Jos palkanlaskennassa on useita avoimia palkkajaksoja, näytetään työajan kirjauksessa pisimmällä menneisyydessä olevan palkkajakson päivämäärät.

Liukuma

Liukumasaldo näkyy sivun oikeassa reunassa, jos käsiteltävällä palkansaajalla on liukuman seuranta käytössä. Liukumaseuranta asetetaan käyttöön palkansaajan perustiedoista.

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > palkansaajan nimi > ajanhallinnan tiedot

Käyttöohje: Liukumat

Liukumalaskennassa huomioidaan ne kirjauslajit, joiden asetuksissa on valittuna asetus "käytä liukuman laskennassa".

Päiväkohtainen liukuma

  1. Seuraa liukumaa päivätasolla työaikakirjausriveillä, mikäli työaika ylittää tai alittaa päiväkohtaisen työajan.
  2. Tarkista sivun oikeasta yläreunasta liukumasaldo, kun tallennat työtunteja.
  3. Käytä 0h päiväkohtaista kirjausta esimerkiksi tilanteissa, joissa palkansaaja on liukumavapaalla koko päivän. Tällöin päiväkohtaista liukumavaikutusta ei näytetä rivillä, mutta se näkyy kokonaisliukumasaldossa.

Kirjauslajin asetukset vaikuttaa tunteihin ja liukumaan

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

  1. Huomioi, että jos kirjauslajilla on valinta, ettei se vaikuta työssäolotunteihin, rivin tunteja ei lasketa mukaan päivätason tunteihin.
  2. Tarkista asetukset info-ikonista.
  3. Muista, että jos kirjauslajia ei käytetä liukuman laskennassa, ei rivin merkintä vaikuta päivätason liukumaan.

Ajanhallinnan kalenteri

  1. Selaile kalenteria kuukausi- ja vuositasolla.
  2. Klikkaa kalenterin viikkoa tai päivää päivittääksesi tuntikirjaustaulukon näyttämään valitun ajanhetken tiedot.
  3. Tunnista valittu viikkonumero violetista väristä.
  4. Seuraa tallennusvaihetta värien perusteella:
    • Sininen: avoin palkkajakso
    • Keltainen: olet syöttänyt tietoja ajanjaksolle
    • Vihreä: ajanjakso, jolta palkka on jo maksettu

Tuntirivit

  1. Tarkastele tuntirivejä taulukossa avoimen palkkajakson päivämäärien alla.
  2. Tallenna tarvittaessa useampi rivi yhdelle päivälle.

Päivärivi

Jokaiselle päivälle on oma rivi, johon lasketaan yhteen päivälle kirjattujen merkintöjen tuntimäärä niiltä kirjauslajeilta, jotka vaikuttavat työssäolotunteihin.

Kirjauslaji

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

  1. Valitse työpäivän kirjauslaji "Kirjauslaji"-pudotusvalikosta.
  2. Selaa yrityksen kaikkia kirjauslajeja, jotka näytetään numero- ja aakkosjärjestyksessä.

Käyttöohje: Kirjauslajit

Selite

  1. Kirjoita tarvittavat tiedot työajan kirjausrivin selite-kenttään.
  2. Huomioi, että tiedot eivät nouse palkkalaskelmalle, mutta ne näkyvät esimerkiksi työaikaraporteilla.
  3. Kohdista tuntitiedot tarvittaessa asiakkaisiin tai laskentakohteille.

Asiakas

  1. Kohdista tunnit halutulle asiakkaalle valitsemalla nimi "asiakas"-pudotusvalikosta.
  2. Huomioi, että asiakaslistaus tulee myyntireskontrasta.
  3. Hyödynnä valintaa hakiessasi työaikaraportteja asiakkaittain.

Asiakasrekisterin ottaminen pois käytöstä

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Asetukset > "poista asiakasrekisteri käytöstä työajankirjauksessa"

  1. Poista asiakasrekisteri näkyvistä asiakasvalikosta palkanlaskennan asetusten kautta.

Laskentakohteet

Taloushallinto > Asetukset > Laskentakohteiden hallinta

  1. Kohdista työaika eri laskentakohteille tai kustannuspaikoille työaikarivillä.
  2. Luo tarvittaessa uusia kustannuspaikkoja laskentakohteiden hallinnassa.

Lue lisää: Laskentakohteiden hallinta

Käyttöoikeudet

  1. Varmista, että palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa on muokkausoikeus kohtaan "Työajankirjaus".
  2. Varmista riittävät käyttöoikeudet yrityshierarkiassa muiden kuin omien kirjausten hallintaan.

Käyttöohje: Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja roolit

Ei rooleja

Voit syöttää ja muokata työaikaa omien merkintöjen lisäksi niiden palkansaajien puolesta, joihin sinulla on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus. Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli

Voit syöttää ja muokata työaikaa omien merkintöjen lisäksi niiden palkansaajien puolesta, joihin sinulla on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus.

Palkanlaskija -rooli (P)

Voit syöttää ja muokata kaikkien palkansaajien työaikaa ilman yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksia. P-rooli yliajaa yrityshierarkian.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi en näe henkilövalikkoa työajan kirjauksessa?
Jos valikkoa ei näy, sinulla on oikeus vain yhteen palkansaajaan (itseesi tai toiseen henkilöön), ja vain kyseinen nimi on näkyvissä.

Miten liukumasaldo lasketaan?
Liukumalaskennassa huomioidaan ne kirjauslajit, joiden asetuksissa on "käytä liukuman laskennassa". Saldo näkyy sivun oikeassa reunassa, jos seuranta on aktivoitu palkansaajan tiedoissa.

Mitä kalenterin värit tarkoittavat?
Sininen tarkoittaa avointa palkkajaksoa, keltainen syötettyjä tietoja ja vihreä ajanjaksoa, jolta palkka on jo maksettu. Violetti osoittaa parhaillaan valittuna olevan viikon.

Avainsanat: Työajan kirjaus, liukuma, palkkamalli, kirjauslaji, tuntirivit, laskentakohde, käyttöoikeudet, CRM, kalenteri, asiakasrekisteri



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.