Tämä ohje käsittelee Netvisorin sähköpostiviestintää, suojatoimia ja toimintatapoja. Ohjeen avulla varmistat, että Netvisorista lähetetyt viestit saavuttavat vastaanottajat turvallisesti ja hyödynnät sähköpostiviestinnän suojakeinoja.
Voit toimittaa materiaalia ja vastaanottaa ilmoituksia Netvisorista sähköpostin välityksellä. Kaikki palvelusta lähtevä viestintä toimitetaan keskitetysti ominaisuuskohtaisilla aikaväleillä. Esimerkiksi myyntilaskuja välittyy palvelusta tunnin välein.
Kaikissa Netvisorin toimittamissa viesteissä lähettäjäosoitteena on Netvisorin oma osoite noreply@netvisor.fi. Myyntireskontran kautta lähetettävässä viestinnässä, kuten myyntilaskuissa ja laskujen muistutuksissa, lähettäjän nimenä näkyy lähettävän yrityksen nimi, jotta ulkoasun kustomointi on parempaa.
Voit merkitä oman osoitteesi sähköpostien vastausosoitteeksi (Reply-To) myyntireskontran asetuksista. Voit avata asetukset valitsemalla Myynti > Perustiedot ja asetukset > Sähköpostien saateviestit > Lähettäjän sähköpostiosoite.
Sähköpostin kautta tapahtuva roskapostiviestintä, toistuvat identiteettivarkaudet sekä niin kutsutut "social engineering" -petokset ovat lisääntyneet huomattavasti. Netvisor toimii tietoturvan osalta vastuullisesti ja palvelua parannetaan aktiivisesti uusiin uhkiin vastaamiseksi asiakkaiden suojaksi.
Sähköpostiviestintään käytössä on nykyaikainen ja kehittyviin vaatimuksiin skaalautuva Amazon Web Services Simple Email Services -palvelu (AWS SES). Tämän avulla palvelu skaalautuu kasvaviin viestimääriin ja sitä kehitetään mukailemaan asiakkaiden käyttötapoja sekä sujuvan sähköpostiviestinnän vaatimuksia.
Sähköpostiviestinnän turvaamiseksi Netvisor mukailee useita tietoturvaa ylläpitäviä standardeja.
- Sender Policy Framework (SPF) -tietueilla julkaistaan vastaanottaville sähköpostipalvelimille tiedot palvelimista, jotka voivat toimittaa heille sähköpostia Netvisorin nimissä. Näin vain Netvisorin palvelimilta lähetetyt Netvisorin nimissä lähetetyt viestit hyväksytään ja toimitetaan perille. Tämä estää mahdollisesti haitallista lähettäjää esiintymästä Netvisorin tai asiakkaan nimissä.
- Viestit toimitetaan aina Netvisorin omalla sähköpostiosoitteella noreply@netvisor.fi, jotta viestin todellinen alkuperä on varmistettavissa.
- DomainKeys Identified Mail (DKIM) -standardin mukaisella digitaalisella allekirjoituksella allekirjoitetut sähköpostiviestit ovat kenen tahansa vastaanottavan sähköpostilaatikon vahvistettavissa. Allekirjoituksen tekemiseen tarvittavat tiedot ovat vain Netvisorin hallussa, joten ulkoiset tahot eivät voi allekirjoittaa viestejään Netvisorin nimissä.
- DMARC-tietueet kertovat vastaanottajille, kuinka Netvisorin nimissä lähetettyä sähköpostiviestintää tulisi käsitellä. Tällä hetkellä SPF- ja DKIM-tarkistusten epäonnistuminen johtaa viestin ohjaamiseen vastaanottajan roskapostilaatikkoon, ja jatkossa suositus on tarkistuksissa epäonnistuneiden viestien suora hylkääminen.
Viestien lähettäjälle tai vastaanottajalle nämä kehitystoimet eivät näy konkreettisesti, mutta sähköpostiviestinnän vastaanottajien nykyaikaiset sähköpostipalvelut hyötyvät niistä.
Vastaanottajien sähköpostipalvelut voivat erota toisistaan suuresti. Tästä syystä viestit voivat mennä perille yhdelle asiakkaalle, mutta eivät lainkaan toiselle. Netvisor toivoo yhteistyötä sekä vastaanottajien että Netvisorin asiantuntijapalveluiden suuntaan.
Voit varmistaa viestien onnistuneen vastaanoton seuraavilla toimilla:
- Varmista, että lähetät sähköpostia todelliseen ja oikein kirjoitettuun osoitteeseen. Älä lähetä viestejä asiakkaidesi noreply-osoitteisiin.
- Jos sähköpostitse lähetetyn myyntilaskun toimittaminen vastaanottajalle epäonnistuu, Netvisor lähettää virheviestin laskun lähettäjälle. Jotta virheviesti voidaan lähettää, tallenna yritykselle oma sähköpostiosoite lähettäväksi osoitteeksi. Voit tehdä tämän valitsemalla Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit.
- Jos vastaanottaja kokee vaikeuksia viestien vastaanottamisessa, pyydä vastaanottajaa sallimaan viestit osoitteesta noreply@netvisor.fi ja lisäämään osoitteen sallittuihin lähettäjiin.
- Varmista vastaanottajalta, käyttävätkö he viestien vastaanottamisessa erillistä roskapostinsuodatinta. Yksilöllisiä suodattimia ei voida ottaa Netvisorissa huomioon, joten vastaanottajan tulee konfiguroida suodatin hyväksymään osoitteesta noreply@netvisor.fi lähetetyt viestit.
- Varmista vastaanottajalta, käyttävätkö he viestien vastaanottamisessa erillistä välityspalvelinta ("relay") kuten Microsoft Exchange. Joissain tapauksissa palvelin lähettää saman viestin todelliselle vastaanottajalle uudelleen, jolloin vastaanottajan päässä viesti hylätään, koska välityspalvelin ei ole Netvisorin sallittujen lähettäjien joukossa.
- Jos ongelmat toistuvat tietyn asiakkaan osalta, etkä saa niitä ratkaistua edellä mainituilla toimilla, pyydä vastaanottajalta viestin viitetiedot ("email headers"), mahdolliset roskapostisuodattimen konfiguraatiot sekä niiden lokit viestin hylkäämisen osalta ja toimita ne Netvisorin asiantuntijapalveluille osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten varmistan, että Netvisorista lähetetyt sähköpostit menevät perille?
- Varmista, että vastaanottajan osoite on oikea etkä käytä vastaanottajan noreply-osoitetta.
- Pyydä vastaanottajaa sallimaan osoitteesta noreply@netvisor.fi tulevat viestit ja lisäämään osoite sallittuihin lähettäjiin.
- Tarkista, että yritykselläsi on oma lähettävä sähköpostiosoite tallennettuna myyntilaskujen virheviestejä varten.
Miksi Netvisor käyttää lähettäjänä osoitetta noreply@netvisor.fi?
- Osoite noreply@netvisor.fi varmistaa, että viestin alkuperä on tunnistettavissa ja että SPF-, DKIM- ja DMARC-suojaukset toimivat oikein.
- Myyntireskontran viesteissä lähettäjän nimenä näkyy yrityksesi nimi, mutta tekninen lähettäjäosoite on aina Netvisorin oma osoite.
Mitä teen, jos myyntilaskun lähetys sähköpostitse epäonnistuu?
- Netvisor lähettää virheviestin laskun lähettäjälle, jos toimitus epäonnistuu.
- Tallenna yrityksellesi oma sähköpostiosoite lähettäväksi osoitteeksi valitsemalla Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit, jotta virheviesti voidaan toimittaa.
Miten vastaanottajan roskapostisuodatin tai välityspalvelin voi estää viestit?
- Erillinen roskapostinsuodatin voi hylätä tai siirtää viestit roskapostiin, ellei se hyväksy osoitteesta noreply@netvisor.fi tulevia viestejä.
- Erillinen välityspalvelin ("relay"), kuten Microsoft Exchange, voi lähettää viestin uudelleen siten, että se ei enää näytä tulevan Netvisorin sallituista palvelimista, jolloin viesti hylätään.
Miten toimin, jos viestit eivät mene perille tietylle asiakkaalle?
- Varmista ensin osoitteen oikeinkirjoitus ja vastaanottajan roskapostisuodattimen ja välityspalvelimen asetukset.
- Jos ongelma jatkuu, pyydä vastaanottajalta viestin viitetiedot ("email headers"), roskapostisuodattimen konfiguraatiot ja lokit viestin hylkäämisestä ja toimita ne osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com.
Avainsanat:sähköpostiviestintä, Netvisor, SPF, DKIM, DMARC, tietoturva, roskapostisuojaus, sähköpostin vastaanotto.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback