SISÄLTÖ

Integraatiot yleisesti

Mitä tarkistaa ensimmäiseksi jos integraatio lakkaa yllättäen toimimasta?

Jos käytössä oleva integraatio lakkaa yllättäen toimimasta, yleisin syy tälle löytyy rajapintatunnuksista. Netvisorissa rajapintatunnukset ovat sidottu tiettyyn käyttäjään ja käyttäjän kautta niihin yrityksiin, joihin hänellä on käyttöoikeudet.

Mikäli rajapintatunnukset luonut käyttäjä poistetaan yrityksen ympäristöstä, lakkaa myös hänen tunnuksiaan käyttävä integraatio toimimasta.

Tällaisessa tilanteessa toisen käyttäjän tulee luoda uudet ohjelmistorajapintatunnukset Netvisorissa, ja välittää ne integroidun järjestelmän puolelle. Uusien ohjelmistorajapintatunnusten luonti onnistuu yritysvalikon kautta kohdasta Ohjelmistorajapintatunnukset -> Luo uusi rajapintatunnus

Kun tunnukset on päivitetty, jatkaa integraatio toimintaansa normaalisti.

Integraatioiden oikeuksien määrittäminen integraatiokohtaisesti

 Integraation käyttöönottovaiheessa on ohjelmistorajapintatunnusten luomisen lisäksi tärkeää myös sallia integraation tarvitsemat rajapintaresurssit. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että integraatiolle annetaan lupa suorittaa tiettyjä toimenpiteitä yrityksen Netvisor-ympäristössä, kuten esimerkiksi perustaa uusia asiakkaita, tuoda myyntilaskuja, tai vaikkapa hakea tositetietoja. Näitä oikeuksia pystyy Netvisorissa hallinnoimaan integraatiokohtaisesti, ja jokaisen integraation osalta myös resurssi- eli toimintokohtaisesti. 

Tarvittavat rajapintaresurssit riippuvat integraatiosta, ja listauksen integraation tarvitsemista rajapintaresursseista saat integraation toteuttajalta. Rajapintaresurssien salliminen onnistuu Netvisorissa sivulta Yritysvalikko -> Rajapintaresurssien käyttöoikeudet. Rajapintaresurssien käyttöoikeuksien muokkaamista varten tarvitaan joko käyttäjähallitsijan, tilitoimiston pääkäyttäjän, tai yrityksen pääkäyttäjän oikeudet.

Netvisorissa on mahdollista sallia rajapintaresurssit yleisesti, jolloin kaikki integraatiot voivat käyttää sallittua resurssia. On kuitenkin suositeltavaa sallia rajapintaresurssit jokaiselle integraatiolle erikseen. Rajapintaresurssien salliminen integraatiokohtaisesti on tietoturvan kannalta hyvä vaihtoehto, ja lisäksi se mahdollistaa myös paremman hallinnan ja näkyvyyden siihen, millä integraatioilla on pääsy yrityksen ympäristöön.

Integraatiokohtaisten oikeuksien salliminen onnistuu Netvisorin Marketplacesta löytyvien integraatioiden tapauksessa hakemalla oikea integraatio integraation nimellä Valmiiden integraatioiden alta. Mikäli kyseessä on integraatio, joka on asiakkaalle räätälöity tai ei löydy Marketplacesta, saat tällöin integraation toteuttajalta käyttöoikeusavaimen, jolla voit hakea oikean integraation Räätälöityjen integraatioiden valikosta.

Mikäli asiakas ei ole sallinut integraation käyttämää resurssia, Netvisor palauttaa tiedonsiirrossa virheviestin: SERVICE_ACCESS_ERROR :: Palveluvirhe. Yritys on estänyt pääsyn rajapintaresurssiin: X. Tämä ratkeaa sallimalla virheviestissä mainittu resurssi integraation käyttöön.

Mistä voin etsiä sopivaa integraatiota?

Netvisoriin löytyy lukuisiin eri ohjelmistoihin valmiita integraatioita, jotka ovat helposti ja nopeasti otettavissa käyttöön. Valmiita integraatioita voi etsiä uudistetulta Marketplace-sivustoltamme esimerkiksi suoraan ohjelmiston nimellä tai selaamalla saatavilla olevia integraatioita kategorioittain tai toimialoittain.

Mikäli sopiva integraatio löytyy, ohjelmistokumppanin puolelle voi helposti jättää yhteydenottopyynnön suoraan Marketplacen kautta. Ohjelmistokumppanit kertovat integraatioista mielellään lisää ja ohjeistavat tarkemmin käyttöönotossa.

Jos sopivaa integraatiota ei heti löydy tai haluat keskustella vaihtoehdoista, ohjelmistosuosituksia juuri tiettyihin käyttötarkoituksiin voi aina kysyä myös osoitteesta partner.solutions@visma.com

Myyntilaskut ja -suoritukset

Eri laskunumerosarjojen käsittely Netvisorissa sekä integraatiolla luoduilla laskuilla

Myyntilaskun siirrossa integraatiolla toisesta järjestelmästä Netvisoriin voi käyttötapauksesta riippuen käyttää joko Netvisorin tai toisen ohjelman antamaa laskunumeroa.

Mikäli toinen ohjelma määrittelee laskunumeron ja myyntilaskuja luodaan myös Netvisorissa, huomioi, että Netvisorissa luotu lasku saa aina automaattisesti isoimman vapaan laskunumeron. Jos laskunumero käytetään jo Netvisorissa, ei samaa laskunumeroa voi tuoda rajapinnasta ja tuonti jää virheeseen. 

Virheen välttämiseksi toimi näin:

Kun luot Netvisorissa laskun, muokkaa sen laskunumero huomattavasti isompaan, jolloin myös seuraava Netvisorissa luotu lasku saa tästä yhden isomman numeron.

Esimerkiksi näin:

Toinen ohjelma antaa laskunumeroksi 100, joka siirtyy Netvisoriin. 

Kun luot Netvisorissa laskun, muuta luodulle lähettämättömälle laskulle numeroksi 1000000. Näin seuraava Netvisorissa luotu lasku saa automaattisesti numeron 1000001.

Tällöin laskunumerot 100-999999 jäävät toisen ohjelman käyttöön.

Toinen vaihtoehto on käyttää Netvisorin aputoiminimiä, mutta tämä vaatii muutoksia integraation toimintaan (kts. ohjeen kohta Aputoiminimen hyödyntäminen rajapinnan kautta tuodulla myyntilaskulla. Yllä oleva tapa on kätevä keino, jolloin integraation toimintaan ei tarvitse tehdä muutoksia.


Aputoiminimen hyödyntäminen rajapinnan kautta tuodulla myyntilaskulla

Toisinaan voi olla tarpeen saada tiettyjen asiakkaiden laskuille näkyviin eri nimi, osoitetiedot, logo, laskunumerosarja ja/tai eri pankkitili, mitä olisi ns. päätoiminimen tiedoissa. Netvisoriin voi luoda tätä varten aputoiminimen.

Myös Netvisorin myyntilaskurajapinta mahdollistaa aputoiminimitietojen hyödyntämisen rajapinnan kautta tuotavilla myyntilaskuilla ja -tilauksilla. Aputoiminimi tulee olla luotuna Netvisoriin, jotta kohdistus aputoiminimelle voidaan rajapinnan kautta tehdä. Kohdistuksen voi tehdä joko aputoiminimen nimellä tai Netvisorkey:llä.

Aputoiminimen Netvisorkey löytyy selaimen osoiteriviltä aputoiminimikortilla oltaessa ja aputoiminimen nimi vastaavasti aputoiminimen tiedoista. Näitä tietoja ei voi hakea suoraan rajapinnan kautta, eli ne tulee tarkistaa käyttöliittymän kautta.


Olemassaolevien integraatiototeutusten osalta varmistathan vielä integraation toteuttajalta, tukeeko integraatiototeutus aputoiminimen käyttämistä.


Miksi myyntilaskulla on eri tiedot kuin asiakaskortilla?

Kun myyntilasku tuodaan rajapinnasta, useissa tapauksissa myyntilaskuaineiston mukana tuodaan asiakkaan laskutus- ja toimitustiedot, jotka näkyvät myyntilaskulla. Jos näin, laskulla ei käytetä Netvisorin asiakaskortilta muuta tietoa kuin y-tunnusta ja verkkolaskutustietoja/sähköpostilaskuosoitetta. Tällöin laskulla näkyvät tiedot voivat poiketa Netvisorin asiakaskortin tiedoista, mikäli asiakastietojen päivitystä ei ole tehty Netvisorin ja toisen järjestelmän välillä. 

Saat päivitettyä Netvisorin asiakaskortin tiedot laskulle laskun lähetysprosessissa. Lähetysprosessi näyttää oranssilla kolmiolla, mikäli laskulla olevat tiedot poikkeavat asiakaskortin tiedoista tai laskulla on muita puutteita esimerkiksi verkkolaskun lähetystä varten. Tietojen päivittämiseksi laskulle klikkaa oranssista kolmiosta ja tämän jälkeen 'Päivitä laskulle osoitetiedot asiakaskortilta':

Tämä toiminto päivittää asiakastiedot kyseiselle laskulle. Jotta tältä manuaaliselta toimelta vältytään jatkossa, varmista integraation ylläpitäjältä miksi asiakastiedot eivät ole päivittyneet Netvisorin asiakaskortille.

Jos myyntilasku on kohdistunut väärälle asiakaskortille, johtuu se siitä että integraatiossa on käytetty toisen asiakkaan kohdistustietoa. Tätä varten tarkista seuraavat asiat:

1. Myyntilasku kohdistetaan Netvisorin asiakaskorttiin joko asiakaskoodilla, NetvisorKeyllä tai y-tunnuksella. Jos kohdistus tapahtuu asiakaskoodilla, tarkista että sekä Netvisorissa että toisessa järjestelmässä käytetään samaa asiakaskoodia. Tarvittaessa voit varmistaa kohdistustavan integraation ylläpitäjältä tai Netvisorin asiakaspalvelusta.

2. Jos myyntilaskun tila on lähettämätön, voit vaihtaa asiakkaan oikeaksi myyntilaskulta: 



Varmista tämän jälkeen integraation ylläpitotaholta, että asiakkaan myyntilaskun siirrossa käytetään jatkossa oikeaa kohdistustietoa.

3. Mikäli laskulla on jo tosite ja sen tila on muu kuin lähettämätön (esimerkiksi avoin), laskulle tulee muodostaa toisessa järjestelmässä hyvityslasku, siirtää se Netvisoriin ja tämän jälkeen muuttaa asiakkaan kohdistustieto oikeaksi. Asiakkaan oikean kohdistustiedon varmistamiseksi ole yhteydessä integraation ylläpitäjään. Tämän jälkeen voit luoda laskun asiakkaalle uudelleen ja siirtää sen Netvisoriin.

Miten rajapinnasta tuodun myyntilaskun myyntitili määräytyy

Rajapinnasta tuodulla myyntilaskulla käytetään aina Netvisorista löytyviä tuotteita, kuten käyttöliittymänkin puolella. Myyntitili määräytyy ensisijaisesti myyntilaskulla käytettyjen tuotteiden asetuksista:

Rajapinta mahdollistaa myyntilaskulla oleville tuoteriveille tiliöintiehdotuksen antamisen. Jos tämä on annettu, myyntitiliä ei tällöin lueta tuotteen takaa. Näet tiliöintiehdotuksen Netvisorin myyntilaskulla:

 

Jos et tiedä kumpaa tapaa integraatio käyttää, tulee asiaa tiedustella integraation toteuttajalta.

Rajapinnasta tuodun myyntilaskun myyntisaamistilin määräytyminen

Netvisorissa myyntilaskun tositteen myyntisaamistili määräytyy kirjanpidon asetuksissa määritellyn oletustilin perusteella, joka löytyy Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit. Tähän asetukseen voidaan määrittää vain yksi myyntisaamistili, joka käytetään kaikissa myyntilaskutositteissa, ja oletuksena se on tili 1701.


 

Kun myyntilaskuja tuodaan integraatiolla Netvisoriin, on mahdollista yliajaa tämä oletustili käyttäen elementtiä overridevouchersalesreceivablesaccountnumber. Tämä antaa mahdollisuuden määrittää oletustilistä poikkeava kirjanpidon tili, joka ajaa oletus myyntisaamistilin yli. On tärkeää huomata, että tämä toimii vain silloin, kun laskut tuodaan Netvisoriin Avoin-tilaisina. Lähettämätön -tilaisille laskuille myyntisaamistiliksi nousee Netvisorin oletusmyyntisaamistili riippumatta siitä miten tieto tuodaan rajapinnasta.

Factoring -laskuille myyntisaamistili määräytyy factoring-tilin asetusten perusteella, joten niiden osalta menetelmä on poikkeava.

Mikäli laskuja tuodaan avoin-tilassa integraation kautta ja on tarvetta määritellä myyntisaamistili eri tiliksi kuin netvisorin oletustili,  tämän mahdollisuudesta kannattaa tiedustella integraation toteuttajalta.

Rajapinnasta tuodun laskun hyvittäminen, kun laskurivit eivät täsmää laskun summaan

Tässä ohjeessa käydään läpi miten hyvittää rajapinnasta tuotu myyntilasku, kun laskulle on tuotu rajapinnasta kokonaissumma, joka ei täsmää laskurivien pohjalta laskettuun summaan.

Ensisijainen toimintatapa on tuoda laskulle hyvityslasku rajapinnasta. Hyvityslasku tulisi tuoda samalla tavalla väärin, eli niin että loppusumma ja rivisumma eroavat toisistaan. Mikäli integraatio ei mahdollista tätä, siinä tapauksessa alla olevat ohjeet auttavat. Jos hyvityslaskun tuominen rajapinnan kautta ei ole mahdollista, voidaan toimia esimerkiksi jommalla kummalla tavalla:

Vaihtoehto 1: Muodosta hyvityslasku Myyntilaskun toiminnot > Muodosta hyvityslasku. Kun hyvityslasku muodostetaan Netvisorissa, hyvityslaskun summa muodostuu veloituslaskun laskurivien perusteella. Hyvityslaskulle voi lisätä yhden oikaisurivin (esimerkiksi käyttää apuna tilapäistä tuotetta ja selitteenä "oikaisurivi"), jolla saa hyvityslaskun summan täsmäämään veloituslaskun summan kanssa. Tässä tapauksessa veloituslaskun reskontrassa oleva summa on 100€, joten oikaistaan hyvityslaskun summaksi myös 100€.
Hyvityslaskun laskurivit:

Kohdistetaan hyvityslasku veloituslaskulle. Tarkistetaan hyvitys- ja veloituslaskun kirjanpidon tositteet ja korjataan ne vastaamaan toisiaan, tositteiden tulee olla peilikuvat.

Vaihtoehto 2: Kopioidaan veloituslasku (Myyntilaskun toiminnot - Kopioi lasku). Kun laskun kopioi, kopiolle muodostuu summa laskun rivien perusteella. Alkuperäinen veloituslasku tulee tässä tapauksessa poistaa ja tähän liittyvä kirjanpidon tosite mitätöidä. Tämä tapa ei ole suositeltava, jos alkuperäinen lasku on jo ehditty lähettää asiakkaalle. 

Rajapinnan kautta saapuvat myyntisuoritukset

Netvisorin ohjelmistorajapinta mahdollistaa myös myyntisuoritusten tuomisen rajapinnan kautta. Rajapinnan kautta tuotavat suoritukset voidaan kohdistaa myyntilaskuille joko laskun tietokanta ID:llä, viitenumerolla tai myyntilaskun numerolla. 

Integraatiototeutuksesta riippuen suorituksen tuonnissa hyödynnetään joko Netvisoriin luotua maksutapaa, tai vaihtoehtoisesti Netvisorista yrityksen perusasetuksista löytyvää pankkitilinumeroa. Tuotava suoritus ohjataan maksutavalle maksutavan nimen tai tilinumeroa käytettäessä IBAN-muotoisen tilinumeron avulla. Näitä tietoja ei voi hakea tai hallinnoida rajapinnasta eli ne määritetään aina Netvisorin käyttöliittymän kautta ja tulee olla perustettuna ennen suorituksen tuontia.

Rajapinnan yli tuotavasta suorituksesta muodostuu tosite automaattisesti. Mikäli integraatiossa ei oteta kantaa kirjanpidon tileihin suoritustietoa tuotaessa, tulee suoritustositteelle debet-kirjaus maksutavan tai pankkitilin asetuksiin määritetyn kirjanpidon tilin mukaisesti, sekä saatavatilinä käytetään Netvisorin oletussaamistiliä. Oletussaamistiliä pystyy muokkaamaan kohdasta Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit, oletuksena se on 1701.

Tositteelle tulevat kirjanpidon tilit voidaan kuitenkin tarvittaessa myös antaa rajapinnan kautta, jolloin Netvisorin oletustilejä ei käytetä - varmistathan siis vielä toteutustavan integraation toteuttajalta.

Osasuoritusten kohdistuminen rajapinnan kautta tuodulle myyntilaskulle

Kun toisesta ohjelmistosta tuodaan myyntilaskuja Netvisoriin, on integraation rakentajan kanssa hyvä keskustella ja varmistaa miten osasuoritusten kohdistaminen laskuille halutaan toimivan. Rajapinnan kautta tuoduille myyntilaskuille osasuoritukset eivät oletuksena kohdistu automaattisesti, ellei rajapinnasta tuotavalla myyntilaskusanomalla ole otettu kantaa osasuoritusten kohdistamiseen. 

Mikäli osasuoritukset halutaan kohdistumaan toisesta ohjelmistosta Netvisoriin tuoduille myyntilaskuille automaattisesti, myyntilaskusanomalla tulee antaa expectpartialpayments-kentässä arvo 1. Tarkempi dokumentaatio löytyy tästä linkistä

On hyvä huomioida, että vaikka Netvisorin käyttöliittymässä voi määrittää asetuksen osasuoritusten hyväksymisestä, koskee tämä vain käyttöliittymän kautta luotuja laskuja, ei rajapinnan kautta tuotuja laskuja. Mikäli osasuorituksia ei sallita, jos laskulle tuotava myyntisuoritus ei vastaa sentilleen laskun summaa, jää suoritus kohdistumattomiin viitesuorituksiin ja tulee tällöin kohdistaa manuaalisesti.

Ostolaskut

Ostolaskujen käsittely rajapinnan kautta

Netvisorin rajapinta mahdollistaa ostolaskujen käsittelyn myös rajapinnan kautta. Toisesta ohjelmistosta voidaan rajapinnan kautta tehdä esimerkiksi hyväksyntä, asiatarkastus tai tiliöinti Netvisorissa olevalle ostolaskulle. Rajapinnan kautta tehty käsittely tulee näkyviin ostolaskun käsittelyhistoriaan samaan tapaan kuin Netvisorin käyttöliittymänkin kautta tehtäessä:

Ostolaskujen käsittelyssä rajapinnan kautta on keskeistä huomioida kaksi seikkaa:

  1. Rajapintakäyttäjän käyttöoikeudet: Rajapintakäyttäjällä, eli sillä käyttäjällä kenen luomia ohjelmistorajapintatunnuksia integraatio käyttää, on oltava riittävät oikeudet toimenpiteisiin, joita integraation kautta tehdään. Jos ostolasku halutaan rajapinnan kautta asiatarkastaa, hyväksyä tai tiliöidä, tai halutaan muokata ostolaskun tiliöintirivejä, tulisi rajapintakäyttäjälle olla asetettuna näihin tarvittavat oikeudet Netvisorissa.
  2. Hyväksyntäkierto: Rajapinnan kautta tehtävät asiatarkastukset tai hyväksynnät suoritetaan sen käyttäjän nimissä, jonka luomia rajapintatunnuksia integraatiossa käytetään. Mikäli ostolaskulle on asetettu hyväksyntäkierto ja kierron asetukset edellyttävät tietyn henkilön suorittamaa tarkastusta tai hyväksyntää, integraation tulee myös käyttää kierrossa määrätyn henkilön luomia rajapintatunnuksia jotta toiminto onnistuu rajapinnan kautta.

Palkat

Muistisääntö palkkaintegraatioihin

Uuden palkkaintegraation käyttöönotossa epäselvyyksiä voi aiheuttaa, milloin numeroidaan kirjauslajit ja milloin palkkalajit. Tässä hyvä muistisääntö:

Mikäli integraatio siirtää Netvisoriin työaikaa, numeroidaan kirjauslajit toisen järjestelmän kanssa yhteneväiseksi.

Mikäli integraatio mahdollistaa myös palkkajaksokohtaisten kirjauslajien siirron, näiden osalta numeroidaan Netvisorin määrä-palkkalajit.

Jos integraatiossa taas tuodaan palkkalaskelmia, numeroidaan Netvisorin palkkalajit toisen järjestelmän kanssa yhteneväiseksi.

Mistä löydän palkanlaskennan integraation tuoman aineiston?

Kun otat käyttöön palkanlaskennan integraation, on tärkeää tietää, minne rajapinnan kautta tuotavat tiedot saapuvat Netvisorissa. Tämä riippuu siitä, mihin palkanlaskennan vaiheeseen tietoja tuodaan, eli mitä rajapintaresurssia integraatio käyttää. Alla on havainnollistettu tyypillisimmät vaihtoehdot. Tarkemman tiedon tietyn integraation käyttämistä rajapintaresursseista saat integraation rakentaneelta ohjelmistokumppanilta.

Työaikatietojen tuonti ja palkkajaksokohtaisten kirjausrivien tuonti

Rajapintaresurssit: workday.nv, payrollperiodcollector.nv

Sijainti Netvisorissa: Työajan kirjaus -näkymä. Samaan näkymään saapuvat myös mahdolliset palkkajaksokohtaiset kirjausrivit, mikäli integraatio mahdollistaa niiden tuomisen.

Lisätiedot: Tuodut tunnit ja palkkajaksokohtaiset kirjausrivit nousevat automaattisesti palkanlaskentaan, kun palkansaajalle muodostetaan palkkalaskelma.

Palkkalaskelman tuonti

Rajapintaresurssi: payrollpaycheckbatch.nv

Sijainti Netvisorissa: Palkat -> Palkkalaskelmat ja -jaksot

Palkanmaksuaineiston tuonti

Rajapintaresurssi: payrollexternalsalarypayment.nv

Sijainti Netvisorissa: Palkat -> Palkanlaskenta -> Maksa palkkoja -> Ulkoiset maksut

Lisätiedot: Palkanmaksuaineiston tuonnin yhteydessä saatetaan tuoda myös viitenumeron vaativia tilityksiä, jotka näkyvät Ostot -> Avoimet ja maksetut tilisiirrot -osiossa, sekä valmis tosite, joka saapuu Netvisorin tositelistaukseen Taloushallinto -> Tositelistaus.


 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.