Tämä ohje kertoo, mitä käyttöoikeuksia ja asetuksia tulee määrittää Netvisoriin, jotta käsiteltävistä ostolaskuista saa muistutuksen sähköpostiin.
SISÄLTÖ
Netvisorista on mahdollista saada sähköpostimuistutus, mikäli käyttäjällä on käsittelemättömiä ostolaskuja asiatarkastuksen, hyväksynnän tai maksatuksen osalta. Käsittelemättömissä ostolaskuissa on yllä mainitut asiat tekemättä ja käyttäjä voi tehdä nuo toimet.
Jatkossa käyttäjä saa yhden koontiviestin, joka sisältää kaikkien käyttöoikeuksien piirissä olevien yritysten käsittelyä odottavat ostolaskut. Jos useammalla yrityksellä on sama viestiaika (kellonaika ja viikonpäivä), laskut kootaan yhteen viestiin. Eri aikaan ajastetuista yrityksistä lähtee edelleen erilliset viestit omina ajankohtinaan.
Tietoturvasyistä viesti ei sisällä enää linkkejä. Tilisiirtojen osalta ei tule viestejä, eikä viestintä myöskään toimi koulutusympäristön puolella.
Ostolaskujen viestinnän käyttöoikeudet ja asetukset
Voit avata toisen käyttäjän käyttöoikeuksien muokkauksen valitsemalla Käyttäjät ja roolit > valitse käyttäjä > Toimintokohtaiset oikeudet.
Toisen käyttäjän käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan käyttäjähallitsijan (KH) käyttöoikeuksilla. Toisen käyttäjän toimintokohtaisien oikeuksien muokkaaminen onnistuu Käyttäjät ja roolit -valikosta käyttäjän nimeä klikkaamalla kohdasta "Toimintokohtaiset oikeudet".
Jotta viestejä lähetetään käyttäjälle, käyttäjän toimintokohtaisissa oikeuksissa ostoreskontran alla pitää olla minimissään muokkausoikeudet ostoreskontrien perustoimintoihin ja ostoreskontrien näkymiin ja luetteloihin alla olevan kuvan mukaisesti.
- Varmista, että sinulla on käyttäjähallitsijan (KH) käyttöoikeudet, jos muokkaat toisen käyttäjän oikeuksia.
- Valitse Käyttäjät ja roolit.
- Valitse käyttäjän nimi, jonka oikeuksia haluat muokata.
- Valitse Toimintokohtaiset oikeudet.
- Anna ostoreskontran alle vähintään muokkausoikeudet:
- ostoreskontrien perustoimintoihin
- ostoreskontrien näkymiin ja luetteloihin.
Käyttäjällä täytyy myös olla määritettynä Myynti- ja Ostoreskontran oikeuksista vähintään ostolaskujen asiatarkastaja- ja/tai ostolaskujen hyväksyjä -oikeudet. Näitä pääsee muokkaamaan itse tai toisen käyttäjän toimesta, jos on käyttäjähallitsijan (KH) oikeus.
- Avaa Myynti- ja Ostoreskontran oikeudet -näkymä (linkin kautta tai järjestelmän valikosta).
- Anna käyttäjälle vähintään:
- ostolaskujen asiatarkastaja -oikeus ja/tai
- ostolaskujen hyväksyjä -oikeus.
- Muokkaa näitä oikeuksia itse tai toisen käyttäjän puolesta, jos sinulla on käyttäjähallitsijan (KH) oikeus.
Voit avata toisen käyttäjän viestinnän ajastuksen ja viestittävien asioiden muokkauksen valitsemalla Käyttäjät ja roolit > valitse käyttäjä > Muokkaa käyttäjän kirjautumisasetuksia > Viestintä-välilehti.
Toisen käyttäjän viestinnän ajastuksen ja viestittävien asioiden muokkaaminen onnistuu Käyttäjät ja roolit -valikosta käyttäjän nimeä klikkaamalla kohdasta ”Muokkaa käyttäjän kirjautumisasetuksia” ja menemällä Viestintä -välilehdelle.
Voit avata omat perusasetukset valitsemalla näytön oikeasta yläreunasta oman nimen > Omat perusasetukset > Viestintä.
Lisäksi käyttäjän perusasetusten kautta viestintä -välilehdellä voidaan määritellä viestintään liittyviä asetuksia. Valikko löytyy näytön oikeasta yläreunasta viemällä hiiri oman nimen kohdalle > Omat perusasetukset > Viestintä. Omia perusasetuksia käyttäjä pääsee muokkaamaan itse.
Käyttäjän omien perusasetuksien viestintäasetuksissa pitää olla sähköpostikanavana email ja sähköpostiosoite pitää varmentaa käyttäjän toimesta. Sähköpostiosoite pitää lisätä käyttäjän toimesta henkilökohtaisesti Omat perustiedot -sivulle.
- Avaa Omat perusasetukset > Viestintä.
- Valitse viestintäasetuksissa sähköpostikanavaksi email.
- Avaa Omat perustiedot -sivu.
- Lisää oma sähköpostiosoitteesi henkilökohtaisesti.
- Tarkista sähköpostistasi vahvistuskoodi.
- Syötä vahvistuskoodi ohjelmaan, jotta sähköpostiosoitetta voi käyttää.
- Vaihda sähköpostiosoite tarvittaessa itse Omat perustiedot -sivulla. Vaihto ei onnistu toisen käyttäjän toimesta.
Sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä käyttäjällä.
Viestittävät asiat -kohdassa voidaan määrittää ne asiat, joista käyttäjälle lähetetään ilmoitus.
- Asiatarkastettavat ostolaskut – Viesti lähtee kaikille henkilöille, jotka pystyvät asiatarkastamaan tämän ostolaskun.
- Kohdistetut asiatarkastettavat ostolaskut – Viesti lähtee vain sille henkilölle, jolle lasku on kohdistettu asiatarkistuksen osalta.
- Hyväksyttävät ostolaskut – Viesti lähtee henkilölle, joka voi hyväksyä tämän ostolaskun.
- Maksuvalmiit ostolaskut – Viesti lähtee henkilölle, jolla on ostolaskujen maksatusoikeudet ja yrityksessä on maksuvalmiita ostolaskuja.
- Automaattisesti maksettavat ostolaskut – Kun automaatiosääntö käsittelee laskun ja maksaa tämän, lasku jää pankkiliikennejonoon 72 tunnin ajaksi. Laskun voi tänä aikana käydä poistamassa maksusta, mikäli siinä huomataan jotain korjattavaa. Poistaminen onnistuu laskunäkymästä (sininen infoteksti). Säännön käsittelemät laskut tulevat mukaan myös ostolaskuviestintään ja näistä maksuautomaation käsittelemistä laskuista tulee myös sähköpostilla ilmoitus yrityksen maksuoikeudet omaaville käyttäjille, mikäli viestintäasetuksissa (omat perustiedot) on aktivoitu valinta “Automaattisesti maksettavat ostolaskut”.
Mikäli käyttäjällä on asiatarkastaja ja hyväksyntä oikeudet ilman kohdistusrajauksia, käyttäjä näkee kaikki laskut ostoreskontrasta ja saa näistä viestejä, vaikka hänelle olisi laitettu viestinnän osalta vain käyttäjälle kohdistetut valinta.
Ostoreskontran viestinnän ajastus -kohdassa voidaan määrittää, kuinka useasti järjestelmästä lähetetään sähköposti, jossa edellä mainitut tiedot kerrotaan. Ilmoitukset voidaan ajastaa vuorokausien sekä kellonajan perusteella. Lisäksi käyttäjälle voidaan asettaa, onko viestinnän ajastus käytössä pelkästään kyseisessä yrityksessä vai käyttäjän mahdollisissa kaikissa yrityksissä.
- Avaa Viestintä-välilehti (esimerkiksi Omat perusasetukset > Viestintä tai käyttäjän kirjautumisasetuksista).
- Määritä Viestittävät asiat -kohdassa, mistä asioista haluat ilmoituksia.
- Avaa Ostoreskontran viestinnän ajastus -kohta.
- Valitse, kuinka usein sähköposti lähetetään (vuorokausien ja kellonajan perusteella).
- Valitse, koskeeko ajastus:
- vain tätä yritystä vai
- kaikkia yrityksiä, joissa käyttäjällä on oikeudet.
Tallenna asetukset -valinta vaikuttaa vain viestinnän ajastus -valintoihin.
- Valitse Tallenna asetukset, kun olet määrittänyt viestinnän ajastuksen.
- Valitse jokin seuraavista:
- Tallenna oletusasetukseksi – Tämä on oletusvalinta käyttäjän asetuksiin, mikäli käyttäjälle ei ole tehty yrityskohtaisia poikkeuksia viestinnän asetuksiin.
- Vain tälle yritykselle – Tällä valinnalla viestintäajastuksien muutokset koskettavat vain tätä valittua yritystä.
- Kaikille yrityksille – Tällä valinnalla viestinnän ajastus ajetaan kaikkiin yrityksiin, mihin käyttäjällä on oikeudet. Mikäli KH-oikeuden omaava käyttäjä tekee tämän toiselle käyttäjälle tällä valinnalla, muutokset ajetaan myös sellaisiin yrityksiin, johon KH-käyttäjällä ei itsellään ole oikeutta.
Ostolaskujen viestinnän toimintaperiaate
Netvisorin taustapalvelu käy läpi laskuja ja kerää näistä lähetyslistaa jokaista henkilöä kohden. Käyttäjät voivat itse määritellä viestinnän ajankohdan ja viestittävät asiat "Omat perustiedot" -näkymästä. Määritettynä ajankohtana lähetyslistalla olevat asiat lähetetään sähköpostilla käyttäjälle, joka näkee sähköpostissa, mitkä asiat vaativat hänen toimenpiteitä.
- Avaa Omat perustiedot -näkymä.
- Määritä viestinnän ajankohta (ajastus) ja viestittävät asiat.
- Odota määritettyä ajankohtaa, jolloin taustapalvelu lähettää sähköpostin lähetyslistalla olevista asioista.
- Tarkista sähköpostista, mitkä asiat vaativat toimenpiteitä.
Käyttäjälle lähetetty viesti on oheisen mallin näköinen:
Alla esimerkki laskusta:
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten otan käyttöön sähköpostimuistutukset käsittelemättömistä ostolaskuista?
Anna käyttäjälle tarvittavat ostoreskontran käyttöoikeudet, määritä Myynti- ja Ostoreskontran oikeuksista ostolaskujen asiatarkastaja- ja/tai hyväksyjä -oikeudet, lisää ja varmista oma sähköpostiosoite Omat perustiedot -sivulla, valitse viestintäasetuksissa sähköpostikanavaksi email, määritä Viestittävät asiat ja ajasta Ostoreskontran viestinnän ajastus.
Miksi en saa sähköpostiviestejä ostolaskuista?
Sähköpostiviestit eivät lähde, jos käyttäjällä ei ole riittäviä ostoreskontran käyttöoikeuksia, Myynti- ja Ostoreskontran oikeuksista puuttuvat asiatarkastaja- tai hyväksyjä -oikeudet, viestintäasetuksissa ei ole valittuna email-kanavaa, sähköpostiosoitetta ei ole lisätty ja varmennettu Omat perustiedot -sivulla tai Ostoreskontran viestinnän ajastusta ei ole määritetty.
Mistä asioista voin saada sähköpostimuistutuksia ostolaskuista?
Viestittävät asiat -kohdassa voidaan valita asiatarkastettavat ostolaskut, kohdistetut asiatarkastettavat ostolaskut, hyväksyttävät ostolaskut, maksuvalmiit ostolaskut ja automaattisesti maksettavat ostolaskut.
Miten ajastan ostoreskontran viestinnän usealle yritykselle?
Määritä Ostoreskontran viestinnän ajastus -kohdassa haluttu ajastus ja valitse Tallenna asetukset -valinnassa joko Kaikille yrityksille tai Vain tälle yritykselle sen mukaan, haluatko ajastuksen koskevan kaikkia yrityksiä vai vain yhtä yritystä.
Miksi sähköpostiviestissä ei ole linkkejä ostolaskuihin?
Sähköpostiviesti ei sisällä linkkejä tietoturvasyistä. Käyttäjä näkee viestistä, mitkä asiat vaativat toimenpiteitä, ja käsittelee ostolaskut Netvisorin ostoreskontran näkymässä.
Avainsanat: viestintä, viestintä ostolaskuista, viestintäasetukset, viestien oletuskanava, viestittävät asiat, asiatarkastettavat ostolaskut, hyväksyttävät ostolaskut, viestinnän ajastus
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback