Tässä ohjeessa käsitellään palkkojen hyväksyntänäkymän toimintoja. Ohjeessa neuvotaan palkkojen hyväksyminen, hylkääminen ja esikatselu sekä käydään läpi näkymän sarakkeet ja vaadittavat käyttöoikeudet.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkojen hyväksyntä

SISÄLLYSLUETTELO

Hyväksy palkkoja -näkymä

Hyväksyntänäkymässä näet palkanlaskentaprosessissa hyväksyntään siirretyt palkat. Hyväksy palkat, jotta ne siirtyvät laskentaprosessissa eteenpäin. Voit myös hylätä palkat, jolloin ne palaavat käsiteltäväksi.

Voit kirjoittaa hylkäämisen yhteydessä kommentin, esimerkiksi hylkäyksen syy. Palkanlaskija näkee kirjoittamasi kommentin. Käsittelyn jälkeen hylätyt palkat siirretään vielä uudelleen hyväksyntään. Lue lisää: Palkkojen hyväksyntä

Löydät palkkojen hyväksyntänäkymän Palkanlaskenta-osiosta.

Näet kohdan, jos sinulla on siihen käyttöoikeuksien mukaan muokkaus- tai lukuoikeus. Jos kohta ei näy, vaikka pitäisi, tarkista onko hyväksynnän käyttöönoton vaiheet tehty oikein. Sivun lopussa kerrotaan lisää käyttöoikeustilanteista.

Rivien valitseminen

Valitse useampi palkkalaskelma kerralla palkkamallikohtaisesti kyseisen palkkamallin riviltä. Vastaavasti valitse kaikki rivit otsikkotason valintalaatikosta.

  • Valitse kaikki taulukon rivit ylimmästä ruudusta (1).
  • Valitse palkkamallin alta olevat rivit palkkamallin kohdalta (2).
  • Valitse kyseinen rivi palkansaajan kohdalta (3).

 

Hyväksyminen

Kun olet tarkastanut laskelmat ja olet valmis hyväksymään ne, toimi seuraavasti:

  1. Valitse hyväksyttävät laskelmat listalta.
  2. Paina vihreää "Hyväksy valitut" -painiketta.

Jos sinulla on Palkanlaskija-rooli (P), hyväksyminen on mahdollista, mutta "Hyväksy valitut" -painikkeen painamisen jälkeen sinun tulee antaa vielä kommentti palkkojen hyväksymiseksi. Hyväksynnästä jää merkintä ja mahdollinen kommentti palkkalaskelman käsittelyhistoriaan.

 

Palkkalaskelmien (pdf) esikatselu

Löydät hyväksyntä- ja hylkäämispainikkeiden rinnalta esikatselutoiminnon "Näytä valitut palkkalaskelmat".

Käytä toimintoa nähdäksesi valittujen rivien palkkatiedot muodostettavana palkkalaskelmana (PDF). Näin näet, millainen laskelma palkkalajiriveistä muodostuu.

Esikatseluikkunan oikeassa yläreunassa on samat hylkäämis- ja hyväksymistoiminnot kuin hyväksyntänäkymän alareunassakin.

 

Hylkääminen

Hylkää laskelma seuraavasti:

  1. Valitse hylättävät laskelmat.
  2. Paina hylkäyspainiketta "Hylkää valitut".
  3. Anna avautuvassa vahvistusikkunassa selitys, miksi laskelma(-t) hylätään.

Huomioithan, että hylätty laskelma tulee vielä uudelleen hyväksyttäväksi uudelleenkäsittelyn jälkeen!

Annettu kommentti tallentuu hylätylle palkkalaskelmalle sen käsittelyhistoriaan.

Kommentti on myös palkanlaskijan luettavissa ja toimii ohjeena siihen, mitä palkkalaskelmalla tulisi muuttaa.

Hylätty laskelma palaa palkanlaskentaprosessissa takaisin käsittelemättömäksi ja sen tilaksi tulee punaisella "Hylätty", jolla palkanlaskija voi helposti erottaa sen vielä käsittelemättömistä laskelmista.

Palkanlaskija käsittelee ja siirtää palkkalaskelman uudelleen hyväksyntään.

Hyväksyttävät palkkalaskelmat

Palkkojen hyväksyntänäkymässä on listattuna palkanlaskentaprosessissa hyväksyntään siirretyt palkat. Palkat näytetään palkkamalleittain ryhmiteltyinä.

Kuka näkee kenen palkat?

Esihenkilö-roolilla (E) näet niiden käyttäjien hyväksyntään siirretyt palkkalaskelmat, joihin sinulla on yrityshierarkian mukaan hyväksyntäoikeus. Palkanlaskija-roolilla (P) varustettu käyttäjä ohittaa hierarkiaoikeudet ja näkee kaikki hyväksynnässä olevat palkat.

Sarakkeet

Sarakkeiden summissa näytetään palkkalajit, joille on yrityskohtaisissa palkkalajeissa määritelty palkkalistan ryhmä.

  • Palkansaaja: pääset porautumaan palkansaajan perustietoihin.
  • Palkkajakso: palkkajakson päivämäärät.

  • Palkkatiedot: Rahapalkka.
  • Muut vähennykset ja korvaukset: 
    • Verottomat korvaukset
    • Muut vähennykset
  • Maksetaan: 
    • Maksetaan
    • Vertailu
  • Kommentit/käsittelyhistoria

Rahapalkka, Verottomat korvaukset, Muut vähennykset ja Maksetaan

Klikkaa sinitaustaista sarakeotsikkoa nähdäksesi, mistä palkkalajeista kyseinen tieto on muodostettu. Palkkalajin asetuksissa valittu "Palkkalistan ryhmä" määrittää, missä sarakkeessa palkkalaji näytetään palkkojen hyväksynnässä. Yrityskohtaisissa palkkalajeissa määritellään palkkalajin asetukset.

Tällaisten sarakkeiden summat näytetään linkkeinä, joista avautuvasta ikkunasta voit tarkistaa, miten summa on muodostunut.

Pääset porautumaan sinisestä "Palkkasumma" -linkistä palkkalajeihin, jotka on ohjattu kyseisen sarakkeen tietoihin. Palkkalajin asetuksissa valittu "Palkkalistan ryhmä" määrittää, missä sarakkeessa palkkalaji näytetään palkkojen hyväksynnässä.

Vertailu

Hyväksynnän tueksi Vertailu-sarakkeessa näytetään Maksetaan-summan muutos edelliseen palkkajaksoon verrattuna. Jos nykyiseltä palkkamallilta ei löydy edellistä laskelmaa (esimerkiksi tilanteessa, jossa kyse on palkansaajan ensimmäisestä palkkajaksosta) näytetään vertailusarakkeessa vain viiva.

Muulloin sarakkeessa näytetään prosenttiluku, joka toimii linkkinä palkansaajakohtaiseen palkkakausien vertailunäkymään. Ikkunassa näet rinnakkain viimeisimpien palkkalaskelmien tiedot kuten ne näytetään palkansaajallekin palkkalaskelmalla. Nykyinen hyväksyttävä laskelma on viimeisimpänä. Palkkakausien vertailua varten sinulla tulee olla käyttöoikeudet palkanlaskennan raportointiin.

Kommentit / käsittelyhistoria

Hyväksyntänäkymässä näet palkkalaskelmien käsittelyhistorian merkinnöistä vain ne, joissa on sisältötekstiä. Näin käsittelyn aiheuttamat automaattimerkinnät käsittelyhistoriassa eivät turhaan näy hyväksynnässä, mutta palkanlaskijan itse kirjoittamat kommentit kylläkin.

Käyttöoikeudet

Palkkojen hyväksyntä edellyttää seuraavat käyttöoikeudet:

  • Sivulle pääsy vaatii joko Esihenkilö-roolin (E) (tai Palkanlaskija-roolin) (P).
  • Samalla käyttäjällä tulee myös olla hyväksymistä varten palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet palkkojen hyväksyntään.
    • Lukuoikeuksilla pääsee näkemään tietoja hyväksynnässä olevista laskelmista, mutta varsinaista palkkalaskelmaa ei pääse tarkastelemaan ilman muokkausoikeuksia. Myöskään laskelmien hyväksyntä- ja hylkäyspainikkeet eivät ole käytettävissä.
  • Hyväksyjällä tulee olla yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus palkansaajiin, joiden palkkoja hyväksytään.
  • Mikäli hyväksyjän tulee saada palkkalaskelmat avattua hyväksyntänäkymällä, tulee hänellä olla palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa lukuoikeus kohtaan "Palkanlaskenta".
  • Hyväksyjälle kannattaa katsoa myös tiedotusnäkymän oikeudet päälle, jotta hän voi nähdä heti aloitussivulta hyväksyttävät palkkalaskelmat.
  • Palkkojen hyväksyntätoiminto tulee olla kytketty päälle HRM:n perustiedoista.
  • Palkansaajakohtaisen palkkavertailuikkunan nähdäkseen tarvitaan oikeudet palkanlaskennan raportointiin.

Käyttöoikeuksien asettamisen voi tehdä tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai käyttäjahallitsija (KH).

Palkkojen hyväksyntänäkymälle on oma käyttöoikeuskohta, joka määrittää hyväksyntäsivulle pääsyn.

Hyväksyntänäkymästäkin auki saatavan palkansaajakohtaiset palkkavertailuikkunan avaamiseen tarvitaan lisäksi luku- tai muokkausoikeus palkanlaskennan raportointiin.

Jos palkkojen hyväksyntää ei ole kytketty päälle, mutta käyttäjällä on sivulle oikeus, tulee seuraava ilmoitus: "Palkkojen hyväksyntä ei ole käytössä."

Käyttäjä ei pääse sivulle ilman E- tai P-roolia, vaikka hyväksyntä olisi kytketty päälle. Tällöin ilmoitetaan: "Sinulla ei ole oikeuksia valittuun toimintoon. Vain Palkanlaskija-roolilla tai Esihenkilö-roolilla on oikeus valittuun toimintoon."

Jos käyttäjä pääsee sivulle, mutta sivulla ei näy toimintopainikkeita, on käyttäjällä sivulle käyttöoikeuksissa määriteltynä vain lukuoikeus.

 

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä hylätyille palkoille tapahtuu?
Hylätyt palkat palaavat käsiteltäväksi palkanlaskijalle. Käsittelyn ja korjausten jälkeen palkanlaskija siirtää ne uudelleen hyväksyntään.

Miksi en näe Hyväksy valitut -painiketta?
Jos näet hyväksyntänäkymän mutta et toimintopainikkeita, sinulla on kyseiseen toimintoon vain lukuoikeus. Ota yhteys pääkäyttäjään oikeuksien muuttamiseksi.

Miksi en näe alaisteni palkkoja?
Esihenkilönä näet vain ne palkat, joihin sinulla on yrityshierarkian mukaan hyväksyntäoikeus.

Avainsanat: Palkkojen hyväksyntä, hylkääminen, palkkalaskelma, esihenkilö, palkanlaskija, käyttöoikeudet, hyväksyntänäkymä.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.