Tässä ohjeessa käsitellään palkkojen hyväksyntää, sen käyttöönottoa, tarvittavia oikeuksia, yrityshierarkian rakentamista sekä hyväksyntäprosessin vaiheita Netvisorissa.

Luethan huolellisesti ensin Palkkojen hyväksynnän käyttöönoton!

SISÄLTÖ

Palkkojen hyväksyntä

Netvisorissa on mahdollista hyväksyttää palkat ennen kuin ne siirretään maksuun.

Kytke palkkojen hyväksyntä erikseen päälle palkanlaskennan asetuksista, jos haluat käyttää ominaisuutta.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Kun hyväksyntä on kytketty päälle, palkanlaskentaprosessiin ilmestyy uusi hyväksyntävaihe.

Hyväksy palkat omasta palkkojen hyväksyntänäkymästä Netvisorin sisällä. Tällöin laskelmia ei tarvitse toimittaa erikseen hyväksyjälle.

Palkat > Palkanlaskenta > Hyväksy palkkoja

Voit tarkastella muodostuvia palkkalaskelmia hyväksyntänäkymän esikatselutilassa PDF-muodossa.

Palkkojen hyväksyjä saa sähköpostilla tiedon, kun palkanlaskija siirtää palkkoja hyväksyntään. Palkanlaskija saa vastaavasti sähköpostilla tiedon, kun palkkoja on hyväksytty tai hylätty.

Anna palkkoja hyväksyvälle käyttäjälle Esihenkilö -rooli (E). Tarvittaessa hyväksynnän voi tehdä myös Palkanlaskija-roolilla (P).

Palkkalaskelmien hyväksynnästä jää merkintä palkkalaskelman käsittelyhistoriaan, ja merkinnät ovat sekä palkanlaskijan että hyväksyjän luettavissa. Huom! Jotta palkkalaskelman kommentit näkyvät hyväksyjälle palkkojen hyväksyntätoiminnossa, varmista, että hänellä on palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus kohtaan palkanlaskenta.

Hyväksyntäprosessi

Jos palkkojen hyväksyntä on otettu käyttöön, palkanlaskentaprosessiin ilmestyy uusi vaihe: "Hyväksynnässä olevat palkkalaskelmat".

Hyväksyntää käytettäessä käsittelemättömät palkkalaskelmat siirtyvät hyväksyttäviksi ennen palkkalaskelman toimitusvaihetta. Hyväksyntään siirtämisestä lähtee hyväksyjälle sähköpostilla tieto odottavista palkoista.

Hyväksy tai hylkää laskelmia erillisessä palkkojen hyväksyntänäkymässä. Hyväksyminen vie palkkalaskelmat laskentaprosessissa eteenpäin tulostusvaiheeseen. Hylkääminen palauttaa laskelman prosessissa takaisin käsittelemättömäksi. Palkanlaskijalle lähtee sähköpostitse ilmoitus hyväksymisestä ja hylkäämisestä.

Käsittelystä jää aina merkintä palkkalaskelman käsittelyhistoriaan, kun palkkalaskelmaa siirretään vaiheesta toiseen.

 

Palkkojen hyväksynnän käyttöönotto

Käyttöönoton voi suorittaa kokonaisuudessaan yrityksen tilitoimiston pääkäyttäjä -roolin (TPK) omaava henkilö. Palkanlaskija-rooli (P) ei riitä antamaan asiakasyrityksen käyttäjille tarvittavia käyttöoikeuksia ja rooleja. Käyttäjahallitsija (KH) voi muokata käyttäjien toimintokohtaisia oikeuksia ja yrityshierarkiaa, mutta ei voi asettaa Esihenkilö -roolia (E). Roolin antamiseen tarvitaan tilitoimiston pääkäyttäjän rooli (TPK).

TPK, KH ja/tai TT-roolin omaava käyttäjä pääsee näkemään kenellä on mikäkin rooli, ja hän voi etsiä henkilöt, jotka voivat asettaa tarvittavat oikeudet. Tarkista yrityksen käyttäjät ja roolit seuraavasti:

Yrityksen nimi > Käyttäjät ja roolit > Yrityksen käyttäjät

Netvisorin asiantuntijat voivat auttaa antamalla tarvittavan Esihenkilö -roolin (E). KH-käyttäjä voi muokata toimintokohtaisia oikeuksia. Jotta käyttöoikeuksia voidaan muuttaa Netvisorin asiantuntijoiden toimesta, yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön on vahvistettava tämä pyyntö, joka tulee liittää tukipyyntöön.

Käyttöohje: Käyttäjät - Käyttöoikeuksien lisäys ja hallinta

Selvitä ensin, kenen on tarkoitus hyväksyä palkkoja yrityksessä. Hyväksyykö yksi henkilö kaikkien palkat vai hyväksyykö jokainen esihenkilö tiimiläistensä palkat. Näiden tietojen perusteella voit tehdä pohjatyöt, jotta haluttu hyväksyntäkäytäntö voidaan toteuttaa asettamalla hyväksyntäoikeudet yrityshierarkiaan ennen palkkojen hyväksynnän käyttöönottoa.

Palkkojen hyväksyntää varten hyväksyjällä on oltava vähintään:

  • Yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus
  • Esihenkilö -rooli (E)
  • Toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus kohtaan Palkkojen hyväksyntä
  • Toimintokohtaisissa oikeuksissa lukuoikeus kohtaan Palkanlaskenta

Ennen oikeuksien asettamista, käy vielä läpi alla olevat ohjeet ennen kuin valitset palkkojen hyväksynnän käyttöön palkanlaskennan asetuksista.

Yrityshierarkian rakentaminen

Yrityshierarkiassa määritellään, kenen palkkalaskelmia käyttäjä voi hyväksyä. Yrityshierarkia mallintaa käyttäjien sijainnin yrityksessä ja heidän keskinäiset oikeudet toisiinsa hierarkiaoikeuksien avulla. Hierarkioita käytetään työajan ja matkalaskujen hyväksymisessä sekä matkalaskujen asiatarkastuksessa, mikäli asiatarkastus on valittu käyttöön. Hierarkioiden hyväksymisoikeutta käytetään näiden lisäksi palkkojen hyväksynnässä. Rakenna hierarkiat vastaamaan koko yrityksen hyväksyntähierarkiaa ja anna oikeudet oikeille henkilöille oikeisiin hierarkiatasoihin.

Lue lisää yrityshierarkioista ja niiden rakentamisesta: Yrityshierarkiat

Rakenna yrityshierarkia yritysvalikon kautta:

Yritysvalikko > Yrityshierarkia > Hierarkiaoikeudet -välilehti

Hierarkian hallintaa varten tarvitaan käyttäjahallitsijan (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) -rooli.

Rakenna yrityshierarkiat sen mukaan, että haluttu palkkojen hyväksyntätapa täyttyy. Anna hyväksyjälle hyväksyntäoikeudet niihin tasoihin, joiden alla olevia tasoja hänen tulee myös hallita.

Sijoita palkansaajat rakennettuun hierarkiaan, eli anna palkansaajille oletushierarkiataso.

Voit tehdä tämän palkansaajalistauksesta massana tai yrityshierarkian "Hierarkiaoikeudet" -välilehdellä yksittäin.

Kun yrityshierarkia on tehty ja palkansaajat ovat oikeissa tasoissa, anna hyväksyjille hyväksyntäoikeudet haluttuihin tasoihin.

  • Huomioithan, että hyväksyjä saa oikeudet myös hänelle määritellyn tason alla oleviin tasoihin!

Mikäli hyväksyjällä on palkanlaskijan rooli (P), yliajaa tämä yrityshierarkian.

Käyttöoikeuksien asettaminen

Muokkaa käyttäjän palkanlaskennan toimintokohtaisia oikeuksia ja rooleja "Käyttäjät ja roolit" -sivulla. Käyttäjahallitisija (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) voi muokata käyttöoikeuksia.

Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > Porautuminen käyttäjälle > Toimintokohtaiset oikeudet

Muokkausoikeus palkkojen hyväksyntänäkymään

Aseta hyväksyjälle muokkausoikeus kohtaan "Palkkojen hyväksyntä". Pelkällä lukuoikeudella sivulla olevat hyväksyntä- ja hylkäystoiminnot eivät ole käytettävissä.

Jos käyttäjän on tarkoitus vain hyväksyä palkkoja, voit räätälöidä hänelle helposti toimintakohtaisien oikeuksien avulla pääsyn vain esim. palkkojen hyväksyntään ja palkansaajiin, ja rajata pääsyn muille sivuille.

Pelkkä toimintokohtainen käyttöoikeus ei kuitenkaan anna oikeutta päästä sivulle, vaan sivulle pääsy vaatii Esihenkilö -roolin (E) tai Palkanlaskija -roolin (P).

Käyttäjä, jolla on valittuna "Kaikki oikeudet" -profiili, saa oletuksena tällekin sivulle muokkausoikeudet.

Toimintokohtainen oikeus kohtaan "Palkkojen hyväksyntä" avaa palkkojen hyväksyjälle näkyviin sivun Palkat -valikkoon omaksi kohdakseen, joka on oletuksena lukittuna:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkojen hyväksyntä

Muokkausoikeus palkansaajiin

Aseta palkkojen hyväksyjälle toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus "Palkansaajien hallinta" kohtaan, jos hän haluaa:

  • Listata ja käsitellä palkansaajia palkansaajalistauksesta
  • Porautua palkansaajan perustietoihin

Jos käyttäjä vain hyväksyy palkkoja hyväksyntänäkymässä, eikä tarvitse pääsyä palkansaajien perustietoihin, voit jättää oikeuden antamatta.

Oikeus palkanlaskennan raportointiin

Palkkojen hyväksyntänäkymästä avautuva palkansaajakohtainen palkkakausien vertailuikkuna (avautuu hyväksyntänäkymän "Vertailu"-sarakkeen linkistä) on yksi palkanlaskennan raporteista.

Aseta palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista luku- tai muokkausoikeudet kohtaan "Raportointi", jotta saat raportin avattua.

Saman vertailuikkunan saa auki myös palkansaajalistauksesta:

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Näytä sarakkeet > Palkanlaskennan tiedot > Palkkavertailu

Palkansaajalistaukseen pääsemiseksi tarvitaan toimintokohtainen oikeus palkansaajien hallintaan. Palkkojen hyväksyntänäkymän palkkojen vertailuikkunan näkemistä varten hyväksyjällä tulee olla toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeudet kohtaan "Palkansaajien hallinta", eli samat oikeudet ja logiikka kuin palkkalaskelmien näkemiseen.

Oikeus hyväksyntänäkymässä palkkalaskelmien esikatseluun

Palkkojen hyväksyntänäkymässä on mahdollista saada auki palkkalaskelmien esikatseluikkuna kohdasta "Näytä valitut palkkalaskelmat".

Painikkeesta avautuu esikatselutilassa oleva palkkalaskelma (PDF), josta voi suoraan myös hyväksyä tai hylätä palkkalaskelman.

Palkkalaskelmien näkeminen (PDF) vaatii luku- tai muokkausoikeuden palkanlaskentaan. Toimintokohtainen oikeus on turvallista antaa, koska varsinaiseen palkanlaskentaan tarvitaan palkanlaskijan rooli (P).

24.8.2018 viikkopäivitysjulkaisun jälkeen on mahdollista nähdä palkansaajien palkkalaskelmien pdf-tulosteet palkansaajien tiedoista. Ennen tämä vaati palkanlaskijan (P)-roolin. Näin Esihenkilö -roolilla (E) voit tarkistaa maksetut palkkalaskelmat myös palkanlaskentaprosessin jälkeen. Esihenkilö -roolilla (E) yrittäjä voi nähdä palkanlaskennan raportteja, joissa on samat tiedot kuin palkkalaskelmilla, mutta niitä ei vain näytetä pdf-tiedostona.

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus

Tiedotusnäkymän oikeudet

Hyväksyjälle on tehty tiedotusnäkymään oma "Hyväksymättömät palkkalaskelmat (kpl)" -linkki "Minulla käsittelyssä" -widgetissä.

Palkanlaskenta-otsikko tulee näkyviin vasta kun hyväksyntä kytketään päälle palkanlaskennan asetuksista.

Jotta "Hyväksymättömät palkkalaskelmat" -linkki näkyisi tiedotusnäkymän widgetissä, tulee käyttäjällä olla:

  • Esihenkilö -rooli (E)
  • Muokkausoikeudet palkkojen hyväksyntään

Esihenkilö -roolin (E) antaminen

Anna hyväksyjälle Esihenkilö-rooli (E). Tällä roolilla käyttäjä saa pääsyn palkkojen hyväksyntänäkymään, sekä oikeuden nähdä palkansaajien palkkatietoja rakennetun yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksien rajoissa.

Palkanlaskijan roolilla (P) hyväksyntäsivulla näkee kaikkien hyväksynnässä olevat laskelmat.

Sähköpostiviestintä

Jotta hyväksynnän automaattiviestintä toimisi, tarkista että hyväksyjien ja palkanlaskijoiden sähköpostiosoitteet ovat oikein järjestelmässä.

Jos viestin vastaanottaja on palkansaajana yrityksessä:

  • Käytetään palkansaajan perustiedoissa olevaa sähköpostia.
  • Sähköpostin kieliversio valitaan palkansaajan kielivalinnan mukaisesti.

Jos viestin vastaanottaja ei ole yrityksen palkansaaja:

  • Käytetään käyttäjätiedoista (Käyttäjävalikko > Omat perustiedot) löytyvää sähköpostia.
  • Sähköpostin oletuskielenä on suomi, ellei perustiedoissa ole asetettu toista oletuskieltä.
  • Käyttäjän tiedoissa järjestelmäviestien kanavana on oltava Email.

Tiedotusnäkymä

Hyväksyntään liittyvät tiedot näytetään tiedotusnäkymässä oikeuksien ollessa kunnossa, mutta viestintä tehostaa hyväksyntäprosessia.

Palkanlaskennan valvontanäkymä

Palkanlaskija voi seurata hyväksynnän tilaa palkanlaskennan valvontanäkymässä (valikon "Palkat" -otsikkoa klikkaamalla).

Hyväksynnässä olevien sekä käsiteltyjen palkkojen määrä näkyy myös palkkajaksojen listauksessa:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot

Hyväksyntään liittyvät sarakkeet ja tiedot tulevat näkyville, kun hyväksyntä on kytketty päälle palkanlaskennan asetuksista.

 

 

Hyväksynnän kytkeminen päälle

Valitse palkkojen hyväksyntä erikseen käyttöön palkanlaskennan asetuksista. Tee tämä vasta lopuksi, kun kaikki pohjatyöt on tehty.

  1. Siirry palkanlaskennan asetuksiin.
  2. Kytke toiminto päälle. Kytkennän voi tehdä henkilö, jolla on käyttöoikeuksissa toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet kohtaan "Perustiedot".

Palkkojen hyväksynnän kytkentä tuo eri sivuille näkyviin hyväksyntään liittyvät sarakkeet sekä uuden hyväksyntävaiheen palkanlaskentaprosessiin, jotta palkanlaskija voi siirtää palkkoja hyväksyntään. Samoin pääsy palkkojen hyväksyntäsivulle mahdollistuu.

Palkkojen hyväksynnän poistaminen käytöstä

Jos kytket hyväksynnän palkanlaskennan asetuksista pois päältä, poistuvat näkymistä kaikki hyväksyntään liittyvät sarakkeet ja toiminnot. Samoin hyväksynnässä olevat laskelmat palautuvat käsittelemättömiksi. Jo hyväksytyt palkat pysyvät prosessissa siinä vaiheessa, missä ovat.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Kun asetukset on tehty

Palkanlaskija

  • Näkee palkanlaskentaprosessissa uuden hyväksyntävaiheen, johon hän siirtää palkat hyväksyttäviksi.
  • Ei voi siirtää palkkoja tulostettavaksi suoraan palkanlaskentaprosessin sivulta.
  • Näkee hyväksynnässä olevien palkkojen tilan tiedotusnäkymässä, palkanlaskennan valvontanäkymässä, palkkajaksojen listauksessa sekä palkanlaskentaprosessissa.
  • Palkanlaskija saa sähköpostiviestin, kun palkkalaskelmat ovat hyväksytty.
  • HUOM! Sähköpostit lähetetään kaikille niille henkilöille, joilla on kyseisessä yrityksessä Palkanlaskija-rooli ja omien perustietojen viestinnän asetuksissa viestien oletuskanavana "Email".

Hyväksyjä

  • Näkee tiedotusnäkymässä "Hyväksyttävät palkat" -linkin sekä hänen hyväksyttävissä olevien palkkojen määrän.
  • Näkee "Hyväksy palkkoja" -sivun "Palkanlaskenta"-otsikon alla.
  • Pääsee "Hyväksy palkkoja" -näkymään.
  • Näkee hyväksyntänäkymässä palkat vain palkansaajilta, joihin hänellä on annettu yrityshierarkian kautta hyväksyntäoikeus.
  • Voi hyväksyä ja hylätä palkkoja hyväksyntänäkymässä.
  • Voi porautua palkansaajien palkkalaskelmiin, joihin on hierarkiaoikeus.
  • Näkee myös palkkatietoja niiltä palkansaajilta, joihin on hierarkian mukaan oikeus.
  • Käyttäjän tiedoissa järjestelmäviestien kanavana on oltava Email.
  • Saa sähköpostiin viestin hyväksyttävistä palkkalaskelmista.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuka voi suorittaa palkkojen hyväksynnän käyttöönoton?
Käyttöönoton voi suorittaa kokonaisuudessaan tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK). Palkanlaskija-rooli (P) ei riitä antamaan tarvittavia oikeuksia ja rooleja.

Mitä oikeuksia hyväksyjällä on oltava?
Hyväksyjällä on oltava Esihenkilö-rooli (E), hyväksyntäoikeus yrityshierarkiassa sekä toimintokohtaiset oikeudet "Palkkojen hyväksyntä" (muokkaus) ja "Palkanlaskenta" (luku).

Voiko hyväksyjä nähdä palkkalaskelman PDF-muodossa?
Kyllä. Hyväksyntänäkymässä on esikatselutoiminto. Tämä vaatii luku- tai muokkausoikeuden palkanlaskentaan.

Miten saan sähköposti-ilmoitukset toimimaan?
Varmista, että käyttäjätiedoissa on oikea sähköpostiosoite ja viestintäkanavaksi on valittu "Email".

Avainsanat: palkanlaskenta, palkkojen hyväksyntä, yrityshierarkia, käyttöoikeudet, esihenkilö-rooli



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.