Netvisorin käyttöä voidaan jatkaa tarvittaessa toisen tilitoimiston toimesta. Käytössä oleva aineisto siirtyy sovittuna siirtohetkenä uuden tilitoimiston alle ja tämä samalla myös siirtää laskutuksen kulkemaan kyseisen uuden tilitoimiston alle. Siirtoon tarvitaan valtuutus sekä vanhalta, että uudelta tilitoimistolta.


Nykyisin on olemassa kaksi tapaa hoitaa tilitoimiston vaihto. Olemme tehneet uuden tavan, jolla lomakkeet voidaan allekirjoittaa Netvisorin sisällä käyttäen sähköistä allekirjoitusta yhdellä siirtolomakkeella. Tämä mahdollistaa prosessin läpinäkyvyyden ja voi itse seurata siirron etenemistä ja tuo tähän selkeyttä. Lisäksi siirtolomakkeet jäävät talteen uuden tilitoimiston Netvisoriin. 

Uusi prosessi lyhykäisyydessään:

  1. Kuittaukset siirrolle hankitaan Netvisorista, vastaanottavan (uuden) tilitoimiston Netvisor-ympäristöstä --> sähköinen allekirjoitus toiminnallisuuden kautta.

  2. Vastaanottava (uusi) tilitoimisto täyttää siirtolomakkeen ja laittaa sen mukaan allekirjoituskutsuun.

  3. Vastaanottava (uusi) tilitoimisto lähettää allekirjoituskutsun luovuttavan (vanhan) tilitoimiston TPK- käyttäjälle tai nimenkirjoitusoikeudelliselle henkilölle.

  4. Luovuttava (vanha) tilitoimisto kuittaa siirron allekirjoittamalla asiakirjan sähköisesti. 

  5. Kun molemmat osapuolet ovat kuitanneet siirron vastaanottava (uusi) tilitoimisto laittaa siirtoon liittyen kirjallisen tukipyynnön Netvisorin asiakaspalveluun ja laittaa allekirjoitetun asiakirjan liitteeksi. 

Tässä siirtolomake


Tilitoimiston vaihto hoidetaan uuden tilitoimiston aloitteesta siten, että he pyytävät allekirjoituksen vanhalta tilitoimistolta Netvisorin sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Kun molemmat siirron osapuolet ovat allekirjoittaneet lomakkeen ja se näkyy allekirjoitettuna vastaanottavan (uuden) tilitoimiston sähköinen allekirjoitus näkymässä lähetetään siirrosta meille tukipyyntö. Tukipyynnön liitteeksi lisätään tämä allekirjoitettu lomake. Tämän jälkeen asiakaspalvelumme suorittaa siirron lomakkeen mukaisesti. 

Asia lähtee liikkeelle kirjautumalla Netvisorissa oman tilitoimiston ympäristöön ja yritysvalikosta valitaan sähköinen allekirjoittaminen. Tänne pääsee, kunhan omaa jonkinlaiset oikeudet tilitoimistoon. Profiili ei saa olla ”ei oikeutta”. Siirtolomakkeen allekirjoittamiseen tarvitaan kuitenkin TPK-oikeus tai tilitoimiston nimenkirjoitusoikeus.

Valitaan uusi allekirjoitettava asiakirja

Annetaan haluttu asiakirjan nimi. Se voi olla esim. yrityksen nimi ja y-tunnus ja tilitoimiston vaihto.

Kuvaus kenttään voi kertoa tästä tarkemmin, mutta sitä ei ole pakko käyttää.

Asiakirjan mukana lähetettävä viesti kenttään kannattaa vastaanottajalle antaa tästä lisää informaatiota. 

Lisää allekirjoitettava asiakirja lisätään varsinainen asiakirja tätä varten. 

Allekirjoittajat

Lisätään ensiksi vanhan tilitoimiston allekirjoittaja, kenellä on nimenkirjoitusoikeus tai hän on tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) ja perään lisätään uuden tilitoimiston nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön yhteystiedot tai tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) tiedot. Nimi ja sähköposti on pakollisia tietoja, jos halutaan käyttää myös tekstiviestiä kutsusta, niin sitten puhelinnumero on myös pakollinen tieto. Ruksataan pakota allekirjoitusjärjestys yllä olevan mukaisesti. 

Vanhan tilitoimiston pääkäyttäjä tai nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö allekirjoittaa tämän ensin. Jos hän kokee, että lomaketta on muokattava esim. siirtoajankohdan suhteen, niin sitten tämä lomake jää lopulta hylätyksi, kunhan kutsun voimassaoloaika umpeutuu. Mutta tässä tapauksessa kutsu pitää tehdä kokonaan uudestaan korjatun lomakkeen kera. Siirtoon osallistuvien osapuolten kannattaakin sopia siirron yksityiskohdista etukäteen, jolloin siirto sujuu ongelmitta.

Määrittele kutsuun sopiva voimassaoloaika, jonka sisällä tämä on allekirjoitettava. Tämä voi olla esim. 1 kk, mutta on siis keskenään sovittavissa. Voimassaoloaika pitää kuitenkin päättää ennen kutsun lähettämistä. 

Määrittele kutsu julkiseksi, jolloin myös muut voivat nähdä tämän kutsun tilitoimistosta. 

Kutsun tietoihin tulee lähettäjän nimi, tämä voi olla muukin henkilö kuin tilitoimiston pääkäyttäjäoikeuden tai nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Allekirjoitukset tulee kuitenkin aina olla tilitoimiston pääkäyttäjän tai nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön toteuttamia. Lähettäjä saa sähköpostiin kuittauksen, kun kutsun henkilö on käynyt allekirjoittamassa lomakkeen. 

Kutsun saaja saa tästä viestin omaan sähköpostiin ja kutsun mukana tulee salasana, joka pitää syöttää asiakirjan allekirjoittamiseksi. 

Kutsu pitää allekirjoittaa tunnistautumalla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Huom. tämä ei vielä allekirjoita kutsua vaan pitää muistaa vielä klikata allekirjoita asiakirja -painiketta. Allekirjoituksesta veloitetaan vastaanottavaa tilitoimistoa voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Kun kutsu on kokonaan allekirjoitettu, kirjaudutaan Netvisor tukeen ja lähetetään tästä kirjallinen tukipyyntö. Liitteeksi tulee lisätä allekirjoitettu lomake, joka on siis sekä vanhan ja uuden tilitoimiston allekirjoittama. 

Tämän jälkeen siirto tehdään tuesta sovittuna ajankohtana ja ilmoitus tulee takaisin tukipyynnön lähettäjälle. Uuden tilitoimiston TPK -oikeudelliset käyttäjät saavat oikeuden siirron yhteydessä ja loput käyttäjät voidaan lisätä tilitoimiston toimesta. 

Sähköisestä allekirjoituksesta löydät tarkemmat ohjeet ohjesivuiltamme.


Alla kuvaus aikaisemmasta siirtoprosessista, jota voi toistaiseksi käyttää:


Siirtoajankohta

Siirtohetki tulee määritellä yhteystyössä asiakkaan sekä molempien tilitoimistojen kanssa, jotta tilitoimiston vaihto etenee sujuvasti ja valtuutuksiin määritellään sama siirtoajankohta. Vanhan tilitoimiston tulee allekirjoittaa sähköisesti lomake "Valtuutus aineistojen käyttöoikeuksien siirtoon" ja uuden tilitoimiston lomake "Valtuutus tilitoimistolinkityksen muodostamiseen".

Käyttöoikeudet

Tilitoimistolinkityksen siirtyessä Netvisor tuki siirtää yhdelle uuden tilitoimiston käyttäjälle käyttöoikeudet TPK-roolilla. Tämä käyttäjä voi tarvittaessa kopioida käyttöoikeuksia muille käyttäjille käyttöoikeuksien kopiointityökalulla Käyttöoikeuksien kopiointi. Lomakkeen Lisätietoja-kenttään tulee määritellä sen uuden tilitoimiston käyttäjän tiedot, kenelle TPK-rooli lisätään. Mikäli lomakkeella ei ole määritelty käyttäjää, niin tuesta lisätään jollekin käyttäjälle oikeudet, kenellä on TPK-rooli uuden tilitoimiston alla.

Vanha tilitoimisto voi ottaa myös kantaa poistetaanko vanhan tilitoimiston käyttäjät siirtohetken yhteydessä, vai annetaanko niiden olla vielä päällä haluttuun hetkeen saakka. Mikäli sopimus siirretään uuden tilitoimiston alle jo aiemmin ja vanhan tilitoimiston käyttäjiä jätetään ympäristöön, on uudella tilitoimistolla kuitenkin päätösvalta siihen, annetaanko vanhan tilitoimiston käyttäjien olla edelleen ympäristössä. Tämän takia käyttöoikeuksista on hyvä keskustella myös etukäteen ja sopia tämä yhteystyössä kaikkien osapuolien kanssa.

Visma Sign -lomakkeen palauttaminen:

Siirto tehdään Netvisor tuen toimesta, kun molempien osapuolien lomakkeet on toimitettu tukeen kyseisen yrityksen osalta. Vanhan tilitoimiston tulee allekirjoittaa sähköisesti lomake "Valtuutus aineistojen käyttöoikeuksien siirtoon" ja uuden tilitoimiston lomake "Valtuutus tilitoimistolinkityksen muodostamiseen".

1. Täytä lomakkeella pyydetyt tiedot
2. Lähetä lomake painamalla "allekirjoita" painiketta

Mikäli olette kyseisen yrityksen vanha tilitoimisto ja yritys on siirtymässä pois toiselle tilitoimistolle, kertokaa uuden tilitoimiston nimi, mikäli tämä on tiedossa. Tämä nopeuttaa siirron tekoa.  

Valtuutus tilitoimistolinkityksen muodostamiseen

Valtuutus aineistojen käyttöoikeuksien siirtoon

FAQ

Asiakas on siirtynyt tilitoimistomme alle, miksi minulle ei ole lisätty käyttöoikeuksia?

Netvisor tuki lisää yhdelle uuden tilitoimiston käyttäjälle käyttöoikeudet TPK-roolilla. Tämä käyttäjä voi lisätä muille käyttäjille oikeudet käyttöoikeuksien kopiointityökalulla.

Olen toimittanut valtuutuksen Netvisor tukeen. Miksi asiakkuutta ei ole siirretty?

Tilitoimiston siirtoon tarvitsemme lomakkeet sekä vanhalta että uudelta tilitoimistolta. Mikäli asiakasta ei ole siirretty, niin lomake toisesta tilitoimistosta puuttuu, tai lomakkeella mainitut siirtoajankohdat eivät ole yhtenevät. Mikäli siirtoajankohdassa on eroa, niin suoritamme siirron myöhäisemmän päivämäärän mukaisesti, jotta siirtohetkellä molempien valtuutuslomakkeiden allekirjoitus on pätevä. Tässä tilanteessa kannattaa olla yhteydessä toiseen tilitoimistoon ja pyytää toimittamaan lomake tai mahdollisesti päivittämään siirtoajankohta. Emme voi suorittaa siirtoa, mikäli toinen tilitoimisto on määritellyt siirtohetken myöhemmäksi.

Asiakas on siirtynyt uuteen tilitoimistoon, mutta tarvitsisin vielä käyttöoikeuden ympäristöön. Voitteko lisätä minulle käyttöoikeuden?

Mikäli sopimus on siirretty uuteen tilitoimistoon, on uusi tilitoimisto Netvisor ympäristön hallinnoija. Olettehan tässä tilanteessa yhteydessä uuteen tilitoimistoon ja pyydätte uutta tilitoimistoa lisäämän käyttöoikeudet.

Tilitoimiston siirrolla on kiire, voitteko vauhdittaa siirtoa?

Netvisor tuki kontaktoi lomakkeen saavuttua toisen tilitoimiston ja pyytää valtuutusta siirtoon. Tilitoimiston vaihto on kuitenkin asiakkaan vastuulla ja asiakkaan tulee kontaktoida molemmat tilitoimistot, jotta siirto etenee sujuvasti. Netvisor tuella ei ole valtuuksia vauhdittaa siirtoa, vaan asiakkaan tulee määritellä siirtoajankohta yhdessä molempien tilitoimistojen kanssa ja pyytää valtuutuslomakkeiden toimitusta Netvisor tukeen.

 


pdf

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.